RAAMOVEREENKOMST VOOR DE VERVANGING VAN DE CIPAL RESERVATIESYSTEMEN CHIRON EN ITHACA

Transcriptie

1 RAAMOVEREENKOMST VOOR DE VERVANGING VAN DE CIPAL RESERVATIESYSTEMEN CHIRON EN ITHACA CONCEPTNOTA P01734 VERSIE 1 DD. 02/07/2015 Cipal dv Bell-Telephonelaan 2D 2440 Geel

2 Inhoudstafel 1 Doelstelling conceptnota Cipal dv De opdracht Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Voorwerp en looptijd van de opdracht Wijze van gunning Motivering van de procedure Fasering Bereik van de opdracht, opdrachtencentrale Opdrachtencentrale, bevoegdheidsverdeling Leiding van de opdracht Plaats van uitvoering Wijzigingen Onderaannemers Omschrijving van de opdracht Rol van Cipal De actuele klantenbasis De nieuwe klantenbasis Voorwerp en duur van de opdracht Te realiseren oplossing Functionele vereisten Architectuur Vereiste dienstverlening Professionele begeleiding en helpdesk Verzekerde service buiten kantooruren Projectbeheer Catalogus van producten en diensten... 8 Cipal opdracht P /8

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Cipal dv aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht geven opdat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht kandidaat wensen te stellen. Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden, zal de definitieve bepalingen m.b.t. deze opdracht bevatten. 1.1 Cipal dv Cipal is een dienstverlenende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking. De dienstverlenende vereniging Cipal levert proces- en beleidsondersteuning, informatiemanagementdiensten en e-government oplossingen aan lokale en provinciale overheden in Vlaanderen. De lijst van de 237 leden (dd. 12/06/2015) van de dienstverlenende vereniging Cipal wordt als bijlage 1 toegevoegd bij de oproep tot kandidaatstelling voor de opdracht P De opdracht Sinds een tiental jaren stelt Cipal de eigen applicaties Chiron, Ithaca ter beschikking van de lokale besturen in Vlaanderen. Deze applicaties ondersteunen resp. het reserveren van zalen en het reserveren, de uitleen en het herstellen van materialen Deze applicaties zijn functioneel rijk en sterk geïntegreerd maar technologisch gedateerd. De geïnstalleerde basis is betekenisvol maar onvoldoende groot om een nieuwe investering in huiseigen oplossingen te verantwoorden. Gelet op het generieke karakter van de basisprocessen die m.b.v. deze software worden beheerd, meent Cipal dv dat de aankoop van een gevestigde oplossing de betere optie is voor de besturen die van de beoogde raamovereenkomst gebruik willen maken. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur De opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Cipal dienstverlenende vereniging met zetel Winkelom 4, 2440 Geel, 2440 Geel. Ondernemingsnummer BTW nr. BE De contactpersoon voor alle vragen m.b.t. onderhavige opdracht is dhr. Kurt Erauw Cipal dv, Bell-Telephonelaan 2D, 2440 Geel tel: kurt.erauw@cipal.be 2.2 Voorwerp en looptijd van de opdracht Deze opdracht moet leiden tot een niet-exclusieve raamovereenkomst met één leverancier voor de aankoop van een systeem voor de reservering van zalen en infrastructuur en voor het beheer van de uitleen van materialen. Cipal dv is - net als de andere afnemers - na toewijzing vrij om eender welk product te bestellen dat door de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht wordt aangeboden en dit in de aantallen die hij nodig acht. De looptijd van de raamovereenkomst bedraagt 4 jaar. Cipal opdracht P /8

4 Varianten en opties zijn niet toegestaan. Er zijn geen percelen. 2.3 Wijze van gunning Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking wordt gebruikt. 2.4 Motivering van de procedure De opdrachtgever opteert voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat de technische specificaties van deze opdracht niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald (art. 26, 2, 3 van de wet van 15 juni 2006). 2.5 Fasering Het is de bedoeling een huiseigen oplossing te vervangen door een bestaande oplossing waarbij maatwerk bij voorkeur tot een minimum wordt beperkt. Vraag en aanbod dienen daarbij rationeel economisch op elkaar te worden afgestemd. De te vervangen oplossingen kennen een belangrijke integratie met allerlei lokale toepassingen en processen. Met de geselecteerde kandidaat opdrachtnemers moet een verantwoorde alternatieve oplossing worden gevonden die de bedrijfskritieke processen vrijwaart en een minimum aan secundaire kosten induceert. Het reële bereik van de opdrachtencentrale kan door bovenstaande parameters ernstig beïnvloed worden. De complexiteit van het totale project is - afhankelijk van de beschikbare oplossingen - potentieel groot en de vereiste inzet van mensen en middelen moet in dit perspectief kunnen worden geëvalueerd. De procedure zal in 2 fases worden gevoerd. Onderstaande timing is richtinggevend, maar niet bindend Kandidaatstelling en kwalitatieve selectie De oproep tot kandidaatstelling volgt op de beslissing van de Raad van Bestuur dd. 24 juni 2015 en loopt tot 25 augustus Op basis van de selectiecriteria in het selectiedocument zullen min. 3 en max 5 kandidaten worden weerhouden. Indien er zich minder dan 3 kandidaten aandienen, vervalt de ondergrens. De selectie van de kandidaten wordt beoordeeld door de Raad van Bestuur van Cipal in de zitting van 13 oktober 2015, waarna de geselecteerde kandidaten het definitieve bestek ontvangen Bestek en onderhandeling Na het indienen van de offerte zal aan de inschrijvers worden gevraagd een demonstratie van de aangeboden oplossing te verzorgen. Naast de delegatie van Cipal zal ook een afvaardiging van de actuele Chiron en Ithaca gebruikers deelnemen aan deze sessies. De onderhandelingen starten medio november en de gunning wordt verwacht eind december De betekening van de gunning en de sluiting van de opdracht volgen op de wachtperiode en situeren we in de tweede helft van januari Bereik van de opdracht, opdrachtencentrale Cipal dv zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als opdrachtencentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de opdrachtencentrale kunnen beroepen om het reservatiesysteem, in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen. Cipal opdracht P /8

5 Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: Alle andere Vlaamse provincies en provinciale instellingen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten 2.7 Opdrachtencentrale, bevoegdheidsverdeling Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent. Cipal dv is o.m. bevoegd voor: het onderschrijven en eventueel bijsturen van alle contractuele documenten m.b.t. de raamovereenkomst het verbreken of beëindigen van de raamovereenkomst zoals in de modaliteiten van dit bestek bepaald de opvolging van de borgstelling door de opdrachtnemer, de eventuele ambtshalve afhouding en de vrijgave van de globale borgtocht het toepassen van straffen voor zover het feit dat aanleiding geeft tot het toepassen van een straf een schending van de raamovereenkomst betreft de rechtsvorderingen die desgevallend m.b.t. de raamovereenkomst worden ingediend. De afnemer is bevoegd voor: het plaatsen en eventueel opzeggen van de eigen bestellingen het onderschrijven van de vereiste contractuele documenten eigen aan het product of de dienstverlening (altijd met expliciete verwijzing naar de raamovereenkomst) de oplevering van de door de afnemer bestelde producten de controle op de facturatie van de aan de afnemer geleverde producten of diensten de opvolging van de supplementaire borgstelling door de opdrachtnemer, de eventuele ambtshalve afhouding en de vrijgave van de supplementaire borgtocht voor zover van toepassing op de betrokken bestelling de afhandeling van eventuele klachten m.b.t. de door de afnemer geplaatste bestellingen het toepassen van straffen voor zover het feit dat aanleiding geeft tot het toepassen van een straf enkel de levering aan die afnemer betreft alle rechtsvorderingen m.b.t. de individuele levering aan de betrokken afnemer van de door die afnemer bestelde producten 2.8 Leiding van de opdracht De leidend ambtenaar voor Cipal dv wordt aangesteld bij de sluiting van de opdracht. Op niveau van de concrete bestellingen en de leveringen van producten door en aan de afnemer, wordt de rol van leidend ambtenaar in de zin van art. 11 van de algemene uitvoeringsregels vervuld door de afnemer. 2.9 Plaats van uitvoering De dienstverlening en leveringen in het kader van de individuele opdrachten gebeurt in de kantoren van Cipal dv in Geel en/of in de lokalen van de betrokken diensten van de afnemer. De plaats van de dienstverlening of levering leidt nooit tot additionele kosten voor Cipal dv noch voor de afnemer. Cipal opdracht P /8

6 2.10 Wijzigingen De opdrachtnemer heeft geen recht op schadeloosstelling of correcties van de eenheidsprijzen in de hieronder beschreven gevallen Vermoedelijke hoeveelheden De vooropgestelde of af te leiden hoeveelheden zijn gebaseerd op een extrapolatie van gangbare en verwachte hoeveelheden per type bestuur en een inschatting van de participatie in de opdrachtencentrale door de leden van de dienstverlenende vereniging en andere afnemers, m.a.w. dit zijn minima noch maxima. Aan de opdrachtnemer van de raamovereenkomst wordt derhalve geen enkele minimale afname verzekerd. Hoeveelheden kunnen zonder beperking uitgebreid of verminderd tot geschrapt worden overeenkomstig de noden van Cipal dv en van de afnemers en binnen het kader van dit bestek. Afwijkingen tussen deze hoeveelheden en de effectieve afname worden niet beschouwd als een wijziging van de opdracht. De verwachte omzet in de opdrachtencentrale wordt op kruissnelheid en louter indicatief - gesitueerd tussen ,00 (honderdduizend) en ,00 (honderdvijftigduizend) Euro op jaarbasis. Gelet op het gedateerde karakter van de te vervangen oplossingen is er onvoldoende basis voor een meer gedetailleerde raming van de te verwachten omzet Vrijheid om bij andere leveranciers bestellingen te plaatsen. Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als de andere afnemers - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd Onderaannemers De opdrachtnemer mag beroep doen op één of meerdere onderaannemers, voor de uitvoering van onderhavige opdracht. In dat geval word(t)(en) deze partijen geïdentificeerd en wordt de bijdrage per partij in een expliciete verklaring als bijlage bij de offerte toegelicht. Een softwareproducent wordt niet beschouwd als onderaannemer. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Rol van Cipal Cipal richt deze opdracht bij prioriteit in als raamcontract en opdrachtencentrale voor de vervanging van het huiseigen aanbod. Cipal treedt daarbij op als opdrachtgevend bestuur maar zal geen contracterende partij zijn voor de levering en implementatie van de producten en diensten die het voorwerp uitmaken van onderhavige opdracht bij de afnemers. In functie van de succesvolle migratie is Cipal evenwel bereid de nodige ondersteunende diensten te leveren in opdracht van de afnemers. De modaliteiten van die eventuele bijdrage maakt mede het voorwerp uit van de onderhandelingen. 3.2 De actuele klantenbasis De te vervangen applicaties Chiron en/of Ithaca zijn op datum van publicatie van dit document in gebruik bij 54 besturen. Daartoe rekenen we zowel grote als kleine gemeenten, enkele centrum steden en een aantal autonome gemeentebedrijven. De meeste besturen beschikken reeds lang over deze Cipal oplossingen en de implementatie is dan ook vaak sterk verankerd in de lokale context. De besturen gebruiken de software op diverse wijzen en voor uiteenlopende doeleinden. De verschillende systeemconfiguraties en de specifieke exploitatieregels vergen de nodige flexibiliteit van de vervangende oplossing. De besturen die vandaag nog gebruik maken van deze Cipal applicaties wensen over een nieuwe, hedendaagse, betaalbare oplossing te kunnen beschikken. Die oplossing is bij Cipal opdracht P /8

7 voorkeur als internetdienst beschikbaar en kent de nodige faciliteiten om data met andere systemen te delen of informatie ter beschikking te stellen. 3.3 De nieuwe klantenbasis Cipal wil met dit initiatief ook andere besturen de kans geven de nieuwe oplossing aan te kopen. In die zin vervangt de nieuwe oplossing de toepassingen Chiron en Ithaca ook als aanbod in de producten- en dienstencatalogus van Cipal. 3.4 Voorwerp en duur van de opdracht Cipal richt de opdrachtencentrale in voor de duur van 4 jaar. De migratie van de huidige klantenbasis dient echter voltooid te zijn vóór 1 juli Na die datum wordt de goede werking van de Cipal toepassingen Chiron en Ithaca immers niet langer verzekerd. 4 Te realiseren oplossing 4.1 Functionele vereisten Basisproces Het basisproces dat door de nieuwe oplossing dient ondersteund, kan worden samengevat tot de reservatie van infrastructuur. Het gaat daarbij zowel om vergaderzalen, sportterreinen, podia, als meubilair, veiligheids- en elektrische uitrusting, audio/video materiaal, De actoren zijn zowel interne als externe belanghebbenden Vaak complexe configuraties De software begeleidt de gebruiker in de logica van het reservatieproces en gaat op intelligente wijze om met dynamische en samengestelde configuraties. Het betrokken patrimonium kent immers steeds vaker een multifunctioneel karakter. Eén grote ruimte kan opgedeeld worden in meerdere zones die tegelijk door meerdere belanghebbenden worden benut. De optionele reservatie van ondersteunend materiaal kan in de ene ruimte wel, in de andere net niet. De software dient voldoende vrijheidsgraden te hanteren om de middelen op coherente wijze te configureren Vaak complexe spelregels De infrastructuur kan aan partijen kosteloos ter beschikking gesteld worden of verhuurd worden tegen een tarief dat door metadata op de configuratie of op de belanghebbende wordt gestuurd. Het ter beschikking stellen van infrastructuur kent ook vaak een repetitief karakter. In de lange termijn planning dient verstandig te worden omgegaan met conflicten in de agenda. Niet alle activiteiten zijn overal en altijd mogelijk of toegelaten op een bepaalde locatie. Niet alle interne en/of externe klanten van het bestuur genieten dezelfde prioriteit en te allen tijde dient de optimale benutting van de capaciteit te worden bewaakt Sluitend en klantvriendelijk beheer De medewerkers van het bestuur die instaan voor het beheer van de betrokken middelen, moeten de reservaties op sluitende wijze kunnen beheren en moeten over voldoende mogelijkheden beschikken om zo nodig in te grijpen en de processen ad hoc bij te sturen. De software moet de gebruikers ondersteunen bij het omgaan met annuleringen, het crediteren van vergoedingen en het herbestemmen van vrijgekomen middelen. In voorkomend geval dienen de beheerders ook gemakkelijk met de betrokken interne of externe klanten te communiceren over de impact van de ingrepen. Van de nieuwe oplossing wordt dan ook verwacht dat die een nette integratie met de populaire kantoor- en communicatiesoftware ondersteunt. Cipal opdracht P /8

8 De oplossing is uiteraard ook voorzien van de nodige rapporteringsfaciliteiten teneinde efficiëntie en effectiviteit te kunnen meten en het aanbod nog beter op de vraag af te stemmen Veilige self service Het is evident dat de interne en externe klanten van het bestuur in belangrijke mate toegang krijgen tot de self service faciliteiten die de nieuwe oplossing rijk is. De software is dan ook op sluitende wijze beveiligd tegen ongeoorloofde toegang en dwingt (zo discreet mogelijk) de identificatie van de gebruiker af. Alle manipulaties worden geregistreerd met respect voor de vigerende regels van informatieveiligheid en privacy. 4.2 Architectuur De nieuwe oplossing is bij voorkeur beschikbaar als internetdienst, al wordt een meer klassieke client/server oplossing niet uitgesloten. Bij de gunning zullen vooral criteria als functionaliteit, gebruikersvriendelijkheid, flexibiliteit en totale kostprijs de aandacht krijgen. De toepassing Chiron verzoent tot dusver deze doelstellingen door de gebruiker zowel een internet- als een rijke desktop interface aan te bieden. De gebruikers van het nieuwe reservatiesysteem moeten evident op mobiele apparaten minstens de beschikbaarheid van het aanbod kunnen consulteren en een eigen reservatie kunnen beheren. Even belangrijk is de aandacht van de inschrijver voor de mogelijke integratie van de lokale bronnen. Daarbij denken we zowel aan de gebruikers- en de klantenbasis als aan het patrimonium en het financieel management systeem. In een typische Cipal-context worden de klanten (burgers en bedrijven) beheerd met de toepassing Themis. De financiële transacties worden hoofdzakelijk geregistreerd in de CIPAL BBC oplossing Mercurius. Dergelijke koppelingen zijn dan ook bij het merendeel van de actuele gebruikers aan de orde, al dient net zo goed rekening te worden gehouden met andere integratienoden. 5 Vereiste dienstverlening 5.1 Professionele begeleiding en helpdesk De gebruikers van de nieuwe oplossing genieten een professionele ondersteuning in al z n aspecten. De opdrachtnemer beschikt over een Nederlandstalige helpdesk. Een integratie van de dienstverlening van de opdrachtnemer in de vertrouwde servicedesk van Cipal behoort tot de te bespreken modaliteiten. 5.2 Verzekerde service buiten kantooruren Van de kandidaat opdrachtnemers wordt evident verwacht dat de goede werking van de oplossing ook buiten de klassieke kantooruren wordt verzekerd. De afnemers moeten daarbij enige keuzevrijheid genieten om de modaliteiten van de dienstenovereenkomst op de eigen specifieke noden af te stemmen. 6 Projectbeheer Van de kandidaat opdrachtnemers wordt verwacht dat zij over voldoende know-how en daadkracht beschikken om de opdracht projectmatig en doeltreffend aan te pakken. De medewerkers zijn daartoe getraind en ervaren en delen de ambitie om de afnemers zo snel en efficiënt mogelijk naar de nieuwe oplossing te brengen. Gelet op de verwachte diversiteit bij de implementatie per bestuur, is het maken en beheren van goede afspraken een kritieke succesfactor. Cipal opdracht P /8

9 7 Catalogus van producten en diensten In functie van de exploitatie van de opdrachtencentrale zal de opdrachtnemer permanent een catalogus van producten en diensten publiceren waaruit de afnemers een selectie kunnen maken. De modaliteiten m.b.t. de concrete invulling van deze catalogus en het bijhorende prijsbeleid is mede deel van de onderhandelingen. Cipal opdracht P /8