Conceptnota. Opvolgsysteem DIFTAR op containerparken CDA002278

Transcriptie

1 Conceptnota CDA Pagina 1 van 7

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Huidige situatie Toekomstige situatie Concept en uit te werken oplossing Functionele vereisten Gevraagde koppelingen Technische vereisten SLA Implementatie plan... 7 Pagina 2 van 7

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht De en het ophalen van grofvuil zijn momenteel diensten die de Stad gratis levert aan haar burgers. Vanwege de hogere overheid Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij (OVAM) wordt het verplicht gesteld dat dit betalend gaat worden. Dit gebeurt onder toepassing van het DIFTAR (*) principe of met andere woorden het principe dat de vervuiler betaalt. (*) DIFTAR staat voor gedifferentieerde tarieven waarbij per huishouden geregistreerd wordt hoeveel afval aangeboden wordt. Hoe meer afval een burger aanbiedt hoe hoger de afvalstoffenheffing zal zijn. Door het betalend maken van de fracties grofvuil en steenpuin is er voor de noodzaak aan een kassasysteem. Deze opdracht omvat het leveren en implementeren van een kassasysteem voor de. Optioneel het leveren van een dergelijk kassasysteem voor vrachtwagens en mobiele ploegen. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (03) Fax. (03) Leidend ambtenaar voor dit bestek: Dennis Fordel Tel: +32 (0) dennis.fordel@digipolis.be 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Pagina 3 van 7

4 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald 2.4 Procedure die zal gevolgd worden De procedure bestaat uit 2 fases: de selectie- en de bestekfase. Selectiefase: Tijdens de selectiefase is het de bedoeling om a.d.h.v. de vermelde selectiecriteria 5 inschrijvers over te houden. De geselecteerde inschrijvers zullen gevraagd worden om aan de hand van een referentiebezoek hun oplossing toe te lichten. Hierna zal gebaseerd op de beoordeling van het referentiebezoek, een shortlist van maximaal 3 kandidaat-inschrijvers samengesteld worden die het bestek zullen ontvangen. Bestek fase: Tijdens de bestekfase zal de beoordeling van de offerte van de geselecteerde inschrijvers verlopen in twee onderhandelingsrondes: Ronde 1 Indiening eerste offerte Beoordeling regelmatigheid van de eerste offerte en uitnodiging tot onderhandelingen met de deelnemers die een regelmatige eerste offerte hebben ingediend. Onderhandelingen met de deelnemers. Finalisering en vaststelling van het Bestek voor de indiening van de beste en finale offertes ( BAFO ). Ronde 2 Indiening BAFO. Beoordeling BAFO s en rangschikking deelnemers. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers Stad Antwerpen Stadsbeheer. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten De en het ophalen van grofvuil zijn momenteel diensten die de Stad gratis levert aan haar burgers. Vanwege de hogere overheid (OVAM) wordt het verplicht gesteld dat dit betalend gaat worden. Om deze afrekening efficiënt te kunnen doen, is de Stad op zoek naar een partner die een kassasysteem kan leveren op maat van de. Pagina 4 van 7

5 3.3 Beschrijving van de opdracht Het leveren en implementeren van een kassasysteem voor de om te voldoen aan de DIFTAR maatregelen van OVAM. Optioneel het leveren van een dergelijk kassasysteem voor vrachtwagens en mobiele ploegen. 3.4 Duurtijd van de opdracht Het eerste containerpark moet in het eerste kwartaal 2015 operationeel kunnen zijn. De andere parken volgen snel daarna. De totale uitvoeringstermijn tussen gunning en realisatie zal, naast prijs, kwaliteit en functionele eisen, een selectiecriterium worden. Na de initiële implementatie wordt van dienstverlener gevraagd dat hij gedurende 4 jaar onderhoudsdiensten levert op de hard- en software. 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie Stad Antwerpen baat verspreid over het grondgebied negen uit. Toegang tot deze parken is gratis voor eigen inwoners. Meer informatie is te vinden op de website van Stad Antwerpen: Toekomstige situatie De fracties grofvuil en steenpuin moeten betalend gemaakt worden. Met deze opdracht wordt harden software gezocht om dit te ondersteunen. De bedoeling is dat de burger zoveel mogelijk zelf kan doen zodat de medewerkers van het containerpark efficiënter ingezet kunnen worden met toezicht in het park zelf. 5 Concept en uit te werken oplossing De fracties grofvuil en steenpuin op de worden betalend gemaakt op basis van een inschatting van volume. Dit volume wordt ingegeven en geregistreerd. Voor het personeel zal het een grote verandering zijn om met dit betaalsysteem te werken: De parkwachters zullen met nieuwe ICT moeten werken (tablet, betalingssysteem) en daar op een correcte manier mee omgaan naar bezoekers. Ook voor de ploegleiders verandert er veel: er is een continue betaalstroom waar zij verantwoordelijk voor zijn. Om dit in goede banen te leiden, gaan we zoveel als mogelijk automatiseren. De betaling zal enkel via elektronische weg of met postfacturatie kunnen gebeuren. Financiële opvolging is noodzakelijk, en hiervoor zullen er interfaces met de huidige financiële systemen SAP en AVIAS (een eigen ontwikkeling) gelegd moeten worden. Grofvuilopaling aan huis wordt eveneens betalend. Hiervoor zijn er mobiele kassa s nodig die kunnen koppelen met de weegunits op de grofvuilwagens. Bij grofvuilophaling aan huis werken we niet volume diftar maar met effectief wegen van het aangeboden grofvuil. Dit proces gaat waarschijnlijk via een andere software verlopen, maar als er leveranciers zijn die beide mogelijkheden aanbieden, geniet een geïntegreerde oplossing de voorkeur. Wat wordt door dit project beïnvloed, en op welke manier? De timing is sterk afhankelijk van de snelheid waarmee we het betaalsysteem kunnen implementeren. Pagina 5 van 7

6 6 Functionele vereisten Het proces zal als volgt in z n werk gaan: Burger komt aangereden. Een slagboom belet dat hij verder kan. Naast de slagboom staat een zuil met daarin een aanraakscherm en een eid-lezer. De burger geeft zijn eid kaart is als controle dat hij wel degelijk een burger is van de Stad Antwerpen. Hiervoor moet verbinding gemaakt worden met een referentiesysteem dat deze persoonsgegevens bevat. Deze koppeling is beschikbaar via een beschreven webservice. Als de burger effectief van Stad Antwerpen is, krijgt hij de mogelijkheid om in te geven hoeveel kubieke meter hij bij heeft van iedere fractie. Dit is een inschatting. Van zodra dat klaar is, wordt een ticket afgedrukt met de detail van de volumes en fracties, alsook met de prijs hiervoor. Het ticket moet later identificeerbaar zijn (barcode, QR-code, ) De slagboom kan open. De kassasoftware moet hiervoor het signaal geven aan de reeds bestaande slagbomen. Burger stort. Tijdens het storten moet het mogelijk zijn dat een parkwachter een correctie uitvoert. Dit moet via een mobiel toestel kunnen gebeuren (tablet, ruggedised PC, smartphone, PDA). Dit toestel moet: o Het ticket vlot kunnen scannen om op die manier de detailgegevens op te vragen o Een foto kunnen maken om latere betwistingen te kunnen documenteren. Deze foto s moeten ook opgeslagen kunnen worden in de kassasoftware, en dit bij het ticket in kwestie o De parkwachter moet ook bijkomende artikels kunnen toevoegen. Momenteel worden ook GFT-containers en compostvaten verkocht op de, maar dit productaanbod kan uitbreiden in de toekomst. o Een nieuw ticket afdrukken na de correctie is niet nodig. o Via dit mobiel toestel moet de parkwachter ook kunnen aangeven dat het park verzadigd is. Wanneer dit gebeurt, vertoont het scherm aan de ingang tijdelijk (tot de parkwachters terug signaleren dat er plaats is) de vraag om even geduld te hebben, en is tijdelijk geen nieuwe ingave meer mogelijk. Wanneer de burger klaar is met het deponeren van het afval, begeeft hij zich naar een betaalzuil Aan deze zuil scant hij het ticket, en kan hij betalen met bancontact of kiezen voor een post-facturatie. De factuur wordt dan, eventueel met een toeslag voor administratieve kosten. Een factuur wordt automatisch gestuurd indien de burger het containerpark verlaat zonder betaling. De slagboom bij het buitenrijden gaat automatisch open, en is geen deel van deze opdracht. Er is een communicatie naar het boekhoudsysteem betreffende de te verwachten betalingen met bancontact, alsook welke facturen naar wie gestuurd moeten worden. Op sommige parken is een dergelijke zelfaanmelding niet mogelijk, en zal een parkwachter de intake doen. In bepaalde gevallen kunnen ook niet-inwoners afval storten, en om hen binnen te laten moet een intake ook door een parkwachter kunnen gebeuren. Optioneel: Mobiele kassa Naast het storten in de, levert Stad Antwerpen ook de dienst om grofvuil op te halen bij de mensen thuis. Dit is gebaseerd op het gemeten gewicht via een ingebouwde weegbrug in de vrachtwagen. Tevens moet een dergelijke mobiele kassa gebruikt kunnen worden voor het innen van andere retributies. Pagina 6 van 7

7 Proces: De burger vraagt een grofvuilophaling aan. Dit wordt ingegeven in een planningssysteem (niet in scope) Op het afgesproken tijdstip wordt het afval opgehaald. De burger moet zelf aanwezig zijn, en zijn identiteit wordt gecontroleerd. Na het storten in de vrachtwagen, wordt het aantal kilogram ingegeven in het kassasysteem, of (bij voorkeur) registreert het kassasysteem dit automatisch op basis van de gegevens van het weegsysteem op de vrachtwagen. Dit systeem drukt een bon af voor toekomstige referentie van de burger. In het ideale geval is er een bancontact terminal verbonden met deze kassa zodat het bedrag niet overgetypt dient te worden. Hou er rekening mee dat er niet verwacht kan worden dat de burger in de vrachtwagen klimt om de code in te geven Ook hier is post-facturatie mogelijk in geval de burger niet onmiddellijk kan betalen. 7 Gevraagde koppelingen CRS-P: Centraal referentiebestand personen. Hierin wordt de woonplaats van een persoon opgezocht. Alternatief kan dit rechtsreeks van de identiteitskaart gelezen worden. Boekhoudpakket betreffende de actuele bancontact ontvangsten (per containerpark) Boekhoudpakket betreffende de te versturen facturen. 8 Technische vereisten De software dient te draaien op de. Deze hebben niet allemaal een snelle netwerkverbinding met de centrale computers. Op de zal Wifi voorzien worden om de mobiele toestellen te laten werken. Eventueel kan dit ook aangeboden worden dat ze werken met GPRS. De software kan ofwel door de leverancier, ofwel door Digipolis gehost worden. In het laatste geval is het wenselijk dat deze voldoet aan het technische biotoop welke reeds in huis is. Dit is gebaseerd op MS Server met SQL databanken. Een volledige beschrijving is in bijlage te vinden. 9 SLA De SLA zal besproken worden in de bestekfase na een eerste selectie van kandidaten. 10 Implementatie plan Timing is kritisch in dit project, dus vragen we van de aanbieders een haalbaar implementatieplan waar ze zich aan kunnen houden. Pagina 7 van 7