Selectiedocument met het oog op de oproep tot kandidaatstelling inzake bestek CDA Onthaalbalie. Generaal Armstrongweg 1.

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel Fax ask_aankoop@digipolis.be Selectiedocument met het oog op de oproep tot kandidaatstelling inzake bestek CDA Wijze van gunnen Bekendmaking Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Europese en Belgische publicatie Indiening van de kandidaatstellingen Adres Uiterlijk tegen Digipolis Onthaalbalie Generaal Armstrongweg 1 B-2020 Antwerpen 25-nov-2013 om 10:00 uur. Plaats opening Kandidaatstellingen zullen worden geopend in Zaal O, Digipolis II gebouw op het vermelde uur. Indiening van de offertes Contactpersoon Verzending van uitnodiging tot inschrijven Uiterlijk tegen Gestanddoening termijn Birgitte Gielen, Projectleider, tel: , Birgitte.Gielen@digipolis.be Indicatieve data ifv deze selectieprocedure. De definitieve data worden gecommuniceerd na de selectiefase en zullen vermeld zijn in het bestek 12-feb-2014 om 10:00 uur (indicatief) 180 kalenderdagen Titel van het bestek Overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot aankoop van een BBC conform financieel platform voor AG Stedelijk onderwijs met mogelijke uitbreiding naar entiteiten van de groep Antwerpen Pagina 1 van 9

2 Voorwerp van de opdracht De opdracht bestaat uit 3 delen: Deel 1. De selectie van een geïntegreerd financieel systeem dat BBC compliant is. De software moet voldoen aan de BBC vereisten. BBC staat voor Beleids- en beheerscyclus en wordt vanuit de Vlaamse overheid opgelegd aan alle gemeenten, OCMW s, provincies, autonome gemeentebedrijven (AGB), autonome provinciebedrijven (APB) en OCMW verenigingen van publiek recht. Meer informatie hieromtrent is te vinden op Daarnaast moet de software ook kunnen gebruikt worden om complexe en eenvoudige organisaties te voorzien van een financieel pakket. De kost ervan dient dan ook verantwoord te zijn voor elke organisatie. Deel 2. De analyse en implementatie van de geselecteerde software bij AG Stedelijk Onderwijs. Daarnaast wordt een onderhoudscontract en een ondersteuningscontract gevraagd. Binnen het onderhoudscontract worden alle updates, upgrades, etc. verwacht, inclusief alle wijzigingen die het resultaat zijn van aanpassingen aan de wetgeving (zowel BBC als algemene boekhoudwetgeving). Binnen het ondersteuningscontract wordt een tweedelijnsondersteuning van de software na de implementatie afgesproken. Daarnaast maakt ook de implementatie van de monitoringsoftware, die nodig is om de kwaliteit, beschikbaarheid en performantie van het aangeboden softwarepakket te meten, deel uit van dit deel van de opdracht. Stedelijk onderwijs is een autonoom gemeentebedrijf (AG) binnen de groep Antwerpen die instaat voor de uitvoering van het beleid en de verdere uitbouw van het stedelijk onderwijs in Antwerpen. Deel 3. De mogelijke implementatie van andere modules voor het geïntegreerd financieel systeem bij Stedelijk Onderwijs alsook de mogelijke implementatie van de geselecteerde software bij andere leden van de groep Antwerpen. Deze verdere implementatie zal verlopen volgens: - Een vastgestelde productencatalogus; nl. een raamovereenkomst voor de licenties van het geselecteerde pakket, inclusief een onderhoudscontract. - Een vastgestelde dienstencatalogus; nl. een raamovereenkomst voor diensten in het kader van het geselecteerde pakket, zowel voor mogelijke uitbreidingen van de implementatie bij Stedelijk Onderwijs als voor nieuwe implementaties, en voor diensten voor beheer en ondersteuning na implementatie. Min. en max. van te selecteren kandidaten Uitvoeringstermijn Maximaal 5 kandidaten zullen weerhouden worden voor de beoordelingsronde. De duurtijd van de opdracht bedraagt 11 (elf) jaar vanaf de totstandkoming van de overeenkomst met de dienstverlener. Stedelijk Onderwijs wenst het nieuwe pakket in gebruik te nemen vanaf het boekjaar Dit impliceert dat de oplossing klaar moet zijn in oktober 2014 om de budgetten van 2015 te kunnen opmaken en tijdig te kunnen doorgeven aan Vlaanderen. Vanaf 1 januari 2015 zullen alle registraties en boekingen moeten kunnen gebeuren in het nieuwe pakket. Er wordt gekozen voor de lange looptijd van 11 jaar om enerzijds aan Stedelijk Onderwijs de mogelijkheid te bieden om hun gekozen pakket te optimaliseren en uit te breiden na de effectieve implementatie en om anderzijds aan andere geïnteresseerden van de groep Antwerpen de mogelijkheid te bieden om het gekozen pakket te implementeren. Alle onderhoudscontracten, raamovereenkomsten voor diensten en licenties en de te sluiten implementatieovereenkomsten (ontstaan uit de implementatie van modules in overeenstemming met deel 3) zijn jaarlijks opzegbaar door Digipolis, mits vooropzeg van drie (3) maanden. Pagina 2 van 9

3 Juridische situatie verlangde bewijsstukken De kandidaat of inschrijver kan van deelname aan de opdracht uitgesloten worden indien hij zich in één van de gevallen bevindt vermeld in art. 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 (verder vermeld als KB Plaatsing) 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij een rechtelijke beslissing dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 8. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek ; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 11. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: - een verklaring op erewoord waarin de kandidaat of inschrijver verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 61 van het KB Plaatsing betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. (document 1) - RSZ-attest voor binnenlandse inschrijvers (art. 62 van het KB Plaatsing): Digipolis zal het RSZ-attest zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het inschrijvingsformulier. - RSZ-attest voor buitenlandse inschrijvers (art. 62 van het KB Plaatsing): De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. (document 2) Opmerking: de aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om vooraleer tot de selectie over te gaan, de conformiteit van deze documenten na te gaan en alsnog bijkomende bewijsstukken op te vragen. Er zal dan ten gepaste tijde een lijst worden bezorgd van de diverse Pagina 3 van 9

4 stukken die binnen een redelijke termijn aan de aanbestedende overheid zullen moeten worden bezorgd. Economische en financiële draagkracht verlangde bewijsstukken Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de kandidaat-inschrijvers gevraagd: - een bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s met vermelding van beginen einddatum. (document 3) - een kopie van de laatste 2 neergelegde gedetailleerde jaarrekeningen (document 4) Technische bekwaamheid verlangde bewijsstukken Om de technische bekwaamheid van de dienstverlener na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de kandidaat-inschrijvers gevraagd: - een verbintenis om in het kader van deze opdracht alle communicatie met de klant steeds in het Nederlands te doen. (document 5) - een verklaring van de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting tijdens de laatste drie jaren en het huidige organogram van de organisatie. Hierbij moet aangegeven worden welk percentage van de personeelsbezetting verantwoordelijk is voor de software waarmee de kandidaat van plan is in te schrijven. (document 6) - een selectie van 4 relevant geachte referenties die de kandidaat heeft uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar en waar een referentiebezoek mogelijk is (document 7). Er dient minstens 1 referentie meegegeven te worden waarmee de BBC ervaring aangetoond wordt. Indien de kandidaat nog geen referentie heeft met BBC, dient een beschrijving gegeven te worden van hoe en volgens welke planning de kandidaat plant om de software, waarmee de kandidaat denkt in te schrijven, BBC compliant kan maken. De installaties en implementaties die als referenties worden opgegeven moeten afgerond en daadwerkelijk uitgevoerd zijn, m.a.w er moeten duidelijke resultaten beschreven worden, met uitzondering van de BBC referentie. Voor deze BBC referentie moeten duidelijk plan van aanpak beschreven worden. Naast de BBC referentie dienen er ook referenties opgenomen te worden waarmee volgend aspect aangetoond wordt: o ervaring met implementaties van compelexe hiërarchische structeren met meerdere niveaus (+3) die vaak kunnen wijzigen. Deze wijzigingen dienen zonder of met zeer beperkte tussenkomst van de implementator te kunnen uitgevoerd worden. (zie conceptnota voor meer toelichting) Per referentie dient volgende indeling te worden gebruiken Korte beschrijving inhoud project Relevantie voor deze nieuwe opdracht Sector Problematiek (wat waren de knelpunten tijdens de implementatie) Plan van aanpak Datum installatie en implementatie Geschatte duurtijd implementatie + werkelijke duurtijd implementatie per fase Pagina 4 van 9

5 Gepland aantal vte s dat ingezet is op het project + effectief ingezet aantal vte s zowel van uw eigen bedrijf als van de klant Gebruikte technologie Gepland budget + werkelijke kostprijs Contactpersoon Telefoonnummer BBC referentie? Ja/Nee Referentie ivm complexiteit en vaak veranderende organisatiestructuur? Ja/Nee Illustratiemateriaal in de vorm van screenshots is welkom. - De aangeboden oplossing dient te kunnen worden gebruikt door middel van toegang over standaard internetverbindingen (geen LAN of WAN). - een intentie om al dan niet bepaalde delen van de opdracht in onderaanneming te geven. (document 8) Onderaannemers worden met naam genoemd. Tevens dienen de contactgegevens worden bijgevoegd. De inschrijver moet dan aantonen dat hij voor deze opdracht over een verbintenis met de andere bedrijven /onderaannemers beschikt. Selectiecriteria De inschrijver(s) waarvan de juridische situatie bewezen werd, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de opdracht, komen voor verdere evaluatie in aanmerking. Er zal offerte gevraagd worden aan de inschrijver(s) wiens economisch, financiële en technische bekwaamheid voldoende bewezen wordt rekening houdend met onderstaande selectiecriteria: Selectiecriteria Gewicht Personeelsbezetting 10% Financieel gezond 10% Referentie BBC 40% Referenties complexe organisatie en aanpak 40% Toelichting van de selectiecriteria: 1. Personeelsbezetting: kandidaten die minder dan 7 personeelsleden hebben, krijgen geen punten voor dit criterium. Kandidaten die meer dan 7 personeelsleden hebben, krijgen 10 punten. 2. Financiële gezondheid van de onderneming: Aan de hand van de jaarrekeningen zal nagegaan worden hoe gezond, stabiel en betrouwbaar de kandidaat is om een samenwerking op lange termijn aan te gaan. Dit criterium zal beoordeeld worden aan de hand van 3 ratio s die alledrie even belangrijk zijn: o Gemiddelde rentabiliteit eigen vermogen op basis van bedrijfsresultaat (code 9901) uit de meegegeven jaarrekeningen. Deze ratio zal als volgt beoordeeld worden: Indien het gemiddelde kleiner dan nul is, worden nul punten toegekend. Indien het gemiddelde groter is dan nul, wordt volgende formule toegepast om tot een score te komen: Gemiddelde rentabiliteit van de kandidaat/hoogste gemiddelde rentabiliteit Pagina 5 van 9

6 o o Gemiddelde rentabiliteit eigen vermogen op basis van nettowinst (code 9904) uit de meegegeven jaarrekeningen. Deze ratio zal als volgt beoordeeld worden: Indien het gemiddelde kleiner is dan nul, worden nul punten toegekend. Indien het gemiddelde groter is dan nul, wordt volgende formule toegepast om tot een score te komen: Gemiddelde rentabiliteit van de kandidaat/hoogste gemiddelde rentabiliteit Gemiddelde solvabiliteit (EV/VV) uit de meegegeven jaarrekeningen. Deze ratio zal als volgt beoordeeld worden: Indien het gemiddelde lager is dan 1, worden nul punten toegekend. Indien het gemiddelde groter dan 1 is, wordt volgende formule toegepast om tot een score te komen: Gemiddelde solvabiliteit van de kandidaat/hoogste gemiddelde solvabiliteit Om tot de score van een kandidaat te komen zal het gemiddelde van de scores behaald op de 3 ratio s berekend worden. Vervolgens wordt dit gemiddelde vermenigvuldigd met het gewicht dat toegekend is aan het selectiecriterium financieel gezond. 3. BBC Referentie: Aan de hand van deze referentie zullen volgende onderdelen beoordeeld worden: Ervaring met BBC: kandidaten die een referentie hebben, worden beoordeeld voor 40 punten op basis van o De aanpak van het project De geschatte waarden zullen afgewogen worden versus de werkelijke (duurtijd, budget, inzet personeel, etc) De effectieve waarden (budget, duurtijd, etc) plan van aanpak o Technische opbouw van de oplossing: Welke technologie is er gebruikt? Waar werd de toepassing gehost? Welke koppelingen zijn er gerealiseerd naar andere toepassingen? Kandidaten die nog geen BBC referentie hebben, worden beoordeeld voor max 30 punten op basis van de beschrijving en planning van hoe de software BBC compliant is of gaat zijn. Hierbij zal het gewicht van 40% als volgt verdeeld worden over deze onderdelen: 65% voor de ervaring met complexe organisatorische structuren 35% voor de algemene aanpak (duurtijd, kostprijs, technisch ) 4. Referenties complexe binnen complexe organisatiestructuren: Aan de hand van deze referenties zullen volgende onderdelen beoordeeld worden: Ervaring met implementaties binnen complexe organisatorische structuren, worden beoordeeld voor 40 punten op basis van o de aanpak van projecten: de geschatte waarden zullen afgewogen worden versus de werkelijke (duurtijd, budget, inzet personeel, etc.) de effectieve waarden (budget, duurtijd, etc.) plan van aanpak o Technische opbouw van de oplossing: Welke technologie is er gebruikt Waar werd de toepassing gehost? Welke koppelingen zijn er gerealiseerd naar andere toepassingen? Welke datacommunicatielijnen werden gebruikt? Manier van aanmelden door de gebruikers. Hierbij zal het gewicht van 40% als volgt verdeeld worden over deze onderdelen: 65% voor de ervaring met complexe organisatorische structuren 35% voor de algemene aanpak (duurtijd, kostprijs, technisch ) De opgegeven referenties zullen beoordeeld worden aan de hand van wat de kandidaat meegeeft in de kandidaatstelling maar eventueel ook door contact op te nemen met deze referenties. Pagina 6 van 9

7 Beschikbare documenten Er is een conceptnota, 2 bijlagen en een selectiedocument inzake deze opdracht verkrijgbaar. Deze worden gratis ter beschikking gesteld op het officieel federaal platform op Ingeval het platform niet beschikbaar is kunnen deze documenten ook gratis aangevraagd worden bij de aankoopdienst van Digipolis. Telefoon: 03/ Fax: 03/ ask_aankoop@digipolis.be. Ondertekening van de kandidatuur De ingediende kandidatuur moet niet ondertekend zijn, maar ze moet wel ingediend worden via de e-tendering applicatie. Kandidaatstellingen die via het platform opgeladen worden en die niet ondertekend zijn worden niet uitgesloten wegens het niet reglementair ondertekend zijn van de kandidaatstelling (aanvraag tot deelneming). Indienen van de kandidatuur kandidaturen worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; naast de elektronische indiening ook een papieren kandidatuur in te dienen; om meer dan een (1) elektronische kandidatuur in te dienen. De capaciteit voor het opladen van kandidaturen is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk kandidaturen correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige kandidatuur. De kandidaturen, inschrijvers die niet aan voorgaande bepalingen voldoen worden niet weerhouden voor evaluatie en worden als onregelmatig aangeduid. De kandidaturen worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De kandidaturen moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Pagina 7 van 9

8 Inschrijvingsbiljet Opdrachtgever Digipolis, Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen De vennootschap Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) Voor- en achternaam Ofwel De ondergetekende(n) Voor- en achternaam Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats Straat, huisnummer, postcode, gemeente, land. (Indien meerdere ondergetekenden, voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) R.S.Z.-inschrijving nr(s) KBO nr(s) (alleen in België) Contactpersoon Voor- en achternaam, adres, tel.no en fax.no Volgende medewerker van de inschrijver zal fungeren als onze afgevaardigde in alle relaties met Digipolis voor deze opdracht. Deze medewerker zorgt ten allen tijde voor de nodige continuïteit bij de leverancier inzake de voortgang en opvolging van deze opdracht. Tot en met de toewijzing van de opdracht en gedurende de uitvoering van de opdracht zal enkel dit adres door het opdrachtgevend bestuur gebruikt worden om de inschrijver elektronisch in kennis te stellen van genomen beslissingen. Deze persoon moet deze communicatie in naam van de inschrijver kunnen ontvangen. Het is tevens aan te raden dat deze persoon ook is geregistreerd op het e- Notification, e-tendering platform. Contactpersoon Voornaam: Naam: Functie: adres: Telefoonnummer: Faxnummer: Pagina 8 van 9

9 Formulier verklaring op erewoord Dit formulier dient verplicht gebruikt te worden en wordt toegevoegd aan de kandidatuur van de inschrijver als bijlage. Verklaring 1 Wij, ondergetekenden, de inschrijver verklaren ons niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 17 (in geval van werken), art. 43 (in geval van leveringen) en 69 (in geval van diensten) van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten (KB 23/11/2007) van de toegang ertoe, de aannemer die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 8. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende dienst, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen over te maken. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitinggrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. In het bestek zal tevens worden bepaald dat, indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, het contract door Digipolis eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij kan worden verbroken. 1 In te dienen door elke persoon of vennootschap die (mede) deel uitmaakt van de kandidaat of op wiens middelen een kandidaat zich beroept met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria. Pagina 9 van 9