Selectiedocument met het oog op de oproep tot kandidaatstelling inzake bestek CD Generaal Armstrongweg 1. B-2020 Antwerpen

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel Fax ask_aankoop@digipolis.be Selectiedocument met het oog op de oproep tot kandidaatstelling inzake bestek CD Wijze van gunnen Bekendmaking Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Europese en Belgische publicatie Indiening van de kandidaatstellingen Tav Uiterlijk tegen Digipolis Onthaalbalie Generaal Armstrongweg 1 B-2020 Antwerpen 29 april 2015 om 13:00 uur. Plaats opening Kandidaatstellingen zullen worden geopend in Zaal O, Digipolis II gebouw op het vermelde uur. Contactpersoon Lieven Van den Branden, Projectleiding, tel: , lieven.vandenbranden@digipolis.be Indiening van de offertes Verzending van uitnodiging tot inschrijven Verbintenis termijn Indicatieve data ifv deze selectieprocedure. De definitieve data worden gecommuniceerd na de selectiefase en zullen vermeld zijn in het bestek. 120 kalenderdagen Titel van het bestek Overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot een raamovereenkomst vervanging tijdsregistratie Voorwerp van de opdracht Digipolis schrijft een openbare aanbesteding uit voor een raamovereenkomst voor de aankoop en implementatie van een tijdsregistratie en/of planningsysteem ter vervanging van het bestaande tijdsregistratiesysteem. In deze systemen moeten de tijdsgegevens en/of planningen kunnen beheerd worden van de gehele populatie of van een deel van de werknemers van de betrokken werkgevers. Er dient een koppeling opgezet te worden met zowel het payroll systeem SAP als andere bestaande en nieuwe randsystemen. De opdrachtgevers hebben hun medewerkers ingedeeld in verschillende doelgroepen, met elk hun specifieke noden en verwachtingen naar tijdsbeheer en/of planning toe. De aangekochte systemen moeten deze verschillende doelgroepen zo efficiënt en gebruiksvriendelijk mogelijk kunnen beheren en dit voor de verschillende gebruikersrollen (medewerker, leidinggevende/goedkeurder, planner, beheerder,.) Pagina 1 van 9

2 Min. en max. van te selecteren kandidaten Uitvoeringstermijn Minimaal 3, maximaal 5 kandidaten zullen weerhouden worden voor de volgende beoordelingsronde. 4 jaar met de mogelijkheid tot jaarlijkse stilzwijgende verlengingen na deze initiële duur met een maximum van 6 verlengingen. De afschrijvingstijd die gehanteerd wordt bij investeringen over apparatuur beveiliging bedraagt 10 jaar. Na 10 jaar moet men rekening houden met het feit dat apparatuur verouderd is en vervangen dient te worden. Vanaf 8 jaar zal het gemiddeld product ook niet langer voldoen aan de actuele vereisten. Om die reden zoeken wij leveranciers die producten hebben en diensten leveren die binnen minimaal 9 jaar nog goed werken en te onderhouden zijn. Wij wensen tijdens die periode ook geen verhoogde onderhoudskost te noteren. Juridische situatie verlangde bewijsstukken De kandidaat of inschrijver kan van deelname aan de opdracht uitgesloten worden indien hij zich in één van de gevallen bevindt vermeld in art. 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 (verder vermeld als KB Plaatsing) 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij een rechtelijke beslissing dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 8. deelname aan criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek ; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 11. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: - een verklaring op erewoord waarin de kandidaat of inschrijver verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 61 van het KB Plaatsing betreffende Pagina 2 van 9

3 de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. (Volgende naamgeving dient gebruikt te worden voor dit document: CD000675_Naam leverancier_verklaring op erewoord) - RSZ-attest voor binnenlandse inschrijvers (art. 62 van het KB Plaatsing): Digipolis zal het RSZ-attest zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het inschrijvingsformulier. - RSZ-attest voor buitenlandse inschrijvers (art. 62 van het KB Plaatsing): De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. (CD000675_Naam leverancier_rsz buitenlandse inschrijver) Opmerking: de aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om vooraleer tot de selectie over te gaan, de conformiteit van deze documenten na te gaan en alsnog bijkomende bewijsstukken op te vragen. Er zal dan ten gepaste tijde een lijst worden bezorgd van de diverse stukken die binnen een redelijke termijn aan de aanbestedende overheid zullen moeten worden bezorgd. Economische en financiële draagkracht verlangde bewijsstukken Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de kandidaat-inschrijvers gevraagd: - een bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s met vermelding van begin- en einddatum. (CD000675_Naam leverancier_verzekering) Technische bekwaamheid verlangde bewijsstukken Betreffende relevante referenties die bewijzen dat de inschrijver capabel is om tegemoet te komen aan de eisen van de conceptnota 1. Geef een selectie van drie relevant geachte referenties, die u heeft uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar, met betrekking tot de implementatie. Er worden slechts drie referenties toegestaan. 2. De referenties moeten zo relevant mogelijk zijn en aansluiten bij de omgeving die in de conceptnota geschetst wordt. Per referentie wordt verplicht volgende indeling gebruikt : Korte beschrijving inhoud project Relevantie voor deze nieuwe opdracht Sector Beschrijving van de problematiek en de gekozen oplossing.. Datum installatie en implementatie A) Project algemeen Pagina 3 van 9

4 B) Robuustheid en gebruiksvriendelijkheid van het aangeboden systeem Geef hier ook aan hoeveel het aantal effectieve gebruikers van de toepassing is. C) Maatwerk D) Interfaces E) Planningstool Duurtijd implementatie Gebruikte applicaties en technologie(ën) (geef hier ook aan hoe het AAAA principe toegepast werd en of het gaat over een saas/paas/on premises oplossing) Budget Contactpersoon Telefoonnummer Mogelijkheid referentiebezoek? Ja/Nee Contactpersonen worden gebeld en hebben op voorhand toestemming gegeven. Om de technische bekwaamheid van de dienstverlener na te gaan, wordt een antwoord op onderstaande punten gevraagd. De antwoorden zullen gebruikt worden voor de kwalitatieve selectie van de kandidaat-inschrijvers, De gevraagde gegevens (A, B, C, D, E) dienen per referentie aangeleverd te worden in document CD000675_Naam leverancier_technische bekwaamheid De gevraagde referenties (F) dienen in een apart document CD000675_Naam leverancier_referenties te worden aangeleverd. Elk van onderstaande punten dient beantwoord te worden en onderstaande indeling (bv A.1) dient aangehouden te worden. Documenten die niet in de gevraagde vorm worden aangeleverd zullen het correct inschatten en quoteren van de leverancier bemoeilijken. We willen dan ook aandringen om de gevraagde vorm aan te houden. A) Betreffende het project algemeen 1. Beschrijving in welke mate het project bij de referentie mapt op de Core Business van de inschrijver.beschrijving van de Core Business van de inschrijver met toelichting in welke mate tijdsregistratie onderdeel is van de core business. 2. Geef aan welke garanties u kan bieden dat u de komende 10 jaar nog actief ondersteuning zal kunnen geven voor de aangeboden oplossing bij deze referentie. 3. De leverancier verplicht zichzelf om in het kader van deze opdracht enkel Nederlandstalige medewerkers in te zetten en alle software en bijhorende documentatie in het Nederlands op te leveren. Beschrijf voor deze referentie hoe dit werd geïmplementeerd. Pagina 4 van 9

5 4. De leverancier geeft de intentie aan om al dan niet bepaalde delen van de opdracht in onderaanneming te geven Onderaannemers worden met naam genoemd. Tevens dienen de contactgegevens worden bijgevoegd. 5. De leverancier geeft voor de aangeboden oplossing een advies naar on premises, saas of paas installatie. Welke oplossing werd voor deze referentie gekozen? B) Betreffende robuustheid en gebruiksvriendelijkheid van het aangeboden systeem 1. Wat is het maximum aantal effectieve gebruikers bij een effectieve klant voor de toepassingen die de leverancier zal voorstellen in de offerte. Als gebruiker zien wij iedereen die van het systeem gebruik maakt, medewerker en manager die selfservice gebruiken, centrale en decentrale beheerders, applicatiebeheerders. Het aantal opgegeven gebruikers moet realistisch zijn. Dit wil zeggen dat de gebruiksvriendelijkheid, performantie en stabiliteit van het systeem gegarandeerd moet blijven. 2. Zoals in de conceptnota staat vermeld, is het tijdsregistratie bij de klant zeer divers opgezet. Het gaat om een diversiteit aan types gebruikers, zeer veel afwijkende regels en werkplannen. Hierdoor is ook het beheer van de toepassing zeer complex. Geef aan hoe uw toepassing(en) tegemoet kunnen komen aan deze diversiteit vanuit het standpunt van de beheerder. Doelstelling is om het beheer tot een minimum te reduceren. 3. Geef aan hoe het gebruiksgemak voor de eindgebruiker gegarandeerd wordt binnen de diversiteit zoals beschreven in de conceptnota en punt B Geef aan hoe het voorgestelde systeem kan worden ingericht zodat onze diverse klanten hun eigen parameters kunnen inregelen zonder mekaar hierdoor te beïnvloeden. C) Betreffende maatwerk : 1. Beschrijf op basis van de conceptnota welke onderdelen als maatwerk dienen opgeleverd te worden. 2. Geef een schatting van het percentage maatwerk voor deze opdracht ten opzichte van het totale project D) Betreffende interfaces 1. Beschrijf op welke manier uw oplossing kan interfacen met randsystemen (zie conceptnota). Geef telkens aan welke technologieën voor interfacing gebruikt worden. 2. Geef aan hoe uw oplossing kan interfacen met de huidige badgelezers (GET en IDTech) om de tiktijden over te halen naar uw eigen toepassing en daar verder te verwerken. E) Betreffende de planningstool 1. Geef aan of u een planningstool kan aanbieden voor personeelsplanning. Beschrijf over welk pakket het gaat en beschrijf in grote lijnen de oplossing. Indien niet beschikbaar, beschrijf dan hoe uw oplossing voor tijdsregistratie met dergelijke systemen kan interfacen. 2. Geef aan of u een planningstool kan aanbieden voor zelfroostering volgens scandinavisch model. Beschrijf over welk pakket het gaat en beschrijf in grote lijnen de oplossing. Indien niet beschikbaar, beschrijf dan hoe uw oplossing voor tijdsregistratie met dergelijke systemen kan interfacen. 3. Geef aan of u een planningstool kan aanbieden voor extra zaken zoals taakplanning, materiaalplanning en andere parameters (bv competenties, voorkeuren ). Beschrijf over welk pakket het gaat en beschrijf in grote lijnen de oplossing. Indien niet beschikbaar, beschrijf dan hoe uw oplossing voor tijdsregistratie met dergelijke systemen kan interfacen. Selectiecriteria De inschrijver(s) waarvan de juridische situatie bewezen werd, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de opdracht komen voor verdere evaluatie in aanmerking. Indien er meer dan 5 inschrijvers zijn dan worden de 5 eerste geselecteerd voor de offertefase. Indien de behaalde score in de opeenvolgende rangschikking een verschil vertoont van 20% of meer dan heeft het opdrachtgevend bestuur het recht om met minder dan 5 kandidaten verder te gaan naar de offertefase. Pagina 5 van 9

6 Er zal offerte gevraagd worden aan de inschrijver(s) wiens economisch, financiële en technische bekwaamheid voldoende bewezen wordt rekening houdend met onderstaande selectiecriteria: Selectiecriteria Gewicht Referenties 100% Subcriteria referenties Relevatie van de aangeboden referentie 40% A. Project algemeen 5% B. Robuustheid en gebruiksvriendelijkheid v/h aangeboden systeem 20% C. Maatwerk 10% D. Interfaces 15% E. Planningstool 10% Toelichting van de selectiecriteria: De punten worden toegekend op basis van de antwoorden van de leverancier op de onderdelen die vermeld staan onder technische bekwaamheid. Beoordelingswijze: Per selectiecriterium wordt per element een beoordeling / toelichting gemaakt per inschrijver. Vervolgens wordt een score toegekend overeenkomstig de beoordeling door de aanbestedende overheid volgens onderstaande tabel: Uitstekend = 10 Goed = 8 Voldoende = 6 Matig = 4 Zwak = 2 Geen = 0 De toegekende punten voor alle elementen in een selectiecriterium worden eerst opgeteld en vervolgens gedeeld door het maximaal aantal te behalen punten in het selectiecriterium en tenslotte vermenigvuldigd met de maximumscore van het selectiecriterium om te komen tot de score van het selectiecriterium. Daarna worden de scores voor de verschillende selectieciteria opgeteld om te komen tot de totaalscore. Pagina 6 van 9

7 Beschikbare documenten Er is een conceptnota en een selectiedocument inzake deze opdracht verkrijgbaar. Deze worden gratis ter beschikking gesteld op het officieel federaal platform op Ingeval het platform niet beschikbaar is kunnen deze documenten ook gratis aangevraagd worden bij de aankoopdienst van Digipolis. Telefoon: 03/ Fax: 03/ ask_aankoop@digipolis.be. Ondertekening van de kandidatuur De ingediende kandidatuur moet niet ondertekend zijn, maar ze moet wel ingediend worden via de e-tendering applicatie. Kandidaatstellingen die via het platform opgeladen worden en die niet ondertekend zijn worden niet uitgelsoten wegens het niet reglementair ondertekend zijn van de kandidaatstelling (aanvraag tot deelneming). Indienen van de kandidatuur kandidaturen worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; naast de elektronische indiening ook een papieren kandidatuur in te dienen; om meer dan een (1) elektronische kandidatuur in te dienen. De capaciteit voor het opladen van kandidaturen is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk kandidaturen correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige kandidatuur. De kandidaturen, inschrijvers die niet aan voorgaande bepalingen voldoen worden niet weerhouden voor evaluatie en worden als onregelmatig aangeduid. De kandidaturen worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De kandidaturen moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Pagina 7 van 9

8 Inschrijvingsbiljet Opdrachtgever Digipolis, Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen De vennootschap Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) Voor- en achternaam Ofwel De ondergetekende(n) Voor- en achternaam Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats Straat, huisnummer, postcode, gemeente, land. (Indien meerdere ondergetekenden, voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) R.S.Z.-inschrijving nr(s) KBO nr(s) (alleen in België) Contactpersoon Voor- en achternaam, adres, tel.no en fax.no Volgende medewerker van de inschrijver zal fungeren als onze afgevaardigde in alle relaties met Digipolis voor deze opdracht. Deze medewerker zorgt ten allen tijde voor de nodige continuïteit bij de leverancier inzake de voortgang en opvolging van deze opdracht. Tot en met de toewijzing van de opdracht en gedurende de uitvoering van de opdracht zal enkel dit adres door het opdrachtgevend bestuur gebruikt worden om de inschrijver elektronisch in kennis te stellen van genomen beslissingen. Deze persoon moet deze communicatie in naam van de inschrijver kunnen ontvangen. Het is tevens aan te raden dat deze persoon ook is geregistreerd op het e-notification, e-tendering platform. Contactpersoon Voornaam: Naam: Functie: adres: Telefoonnummer: Faxnummer: Pagina 8 van 9

9 Formulier verklaring op erewoord Dit formulier dient verplicht gebruikt te worden en wordt toegevoegd aan de kandidatuur van de inschrijver als bijlage. Verklaring 1 Wij, ondergetekenden, de inschrijver verklaren ons niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 17 (in geval van werken), art. 43 (in geval van leveringen) en 69 (in geval van diensten) van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten (KB 23/11/2007) van de toegang ertoe, de aannemer die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 8. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende dienst, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen over te maken. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitinggrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. In het bestek zal tevens worden bepaald dat, indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, het contract door Digipolis eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij kan worden verbroken. 1 In te dienen door elke persoon of vennootschap die (mede) deel uitmaakt van de kandidaat of op wiens middelen een kandidaat zich beroept met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria. Pagina 9 van 9