SELECTIECRITERIA OPROEP AANVRAGEN TOT DEELNEMING

Transcriptie

1 WoninGent cvba-so Lange Steenstraat Gent BE Tel: , Fax: SELECTIECRITERIA OPROEP AANVRAGEN TOT DEELNEMING SELECTIEPROCEDURE VOOR HET AANSTELLEN VAN EEN SOCIAAL SECRETARIAAT Levering en bedrijfsklare installatie van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem voor WoninGent cvba-so. Levering van de nodige diensten voor de loonberekening (Payroll) voor WoninGent cvba-so ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING Pagina 1 van 16

2 Opdracht Wijze van gunnen Opdrachtgever Levering en bedrijfsklare installatie van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem voor WoninGent cvba-so. Levering van de nodige diensten voor de loonberekening (payroll) voor WoninGent cvba-so. De opdracht is een aanneming van diensten. Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. WoninGent cvba-so Lange Steenstraat Gent Directeur: Karin Wouters Contactpersonen: Femke Verfaillie AnneMie Schipper Uiterste indiendatum dinsdag 2 augustus 2011 Opening kandidaturen woensdag 3 augustus 2011 in gesloten zitting in de burelen van WoninGent cvba-so, Lange Steenstraat 54 te 9000 Gent. Pagina 2 van 16

3 Deel 1. Reglementaire en verordenende bepalingen 1. TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN Op deze oproep is de wetgeving op overheidsopdrachten van toepassing: De wet van betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S aanvulling ) en hun latere wijzigingen; Het koninklijk besluit van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (B.S aanvulling B.S ) en hun latere wijzigingen; Het koninklijk besluit van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (B.S ) en hun latere wijzigingen; De Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies van openbare werken. (bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken); Alle latere aanvullingen op bovenvermelde besluiten, geldig op datum van bekendmaking, alsook de bepalingen van het bestek die aanvullingen en wijzigingen kunnen inhouden van voormelde besluiten en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst. 2. ALGEMENE BEPALINGEN 2.1. Aanbestedende vennootschap: CVBA-SO WoninGent Lange Steenstraat Gent BE Directeur: Karin Wouters Pagina 3 van 16

4 Contactpersonen: Femke Verfaillie AnneMie Schipper Tel: , Fax: Aard en voorwerp van de opdracht Het behelst een overheidsopdracht voor de aanneming van leveringen en diensten, meer bepaald de selectie van een sociaal secretariaat voor WoninGent, op basis van het door WoninGent gezochte profiel, en rekening houdend met de marktsituatie. Vanaf is WoninGent cvba-so gefuseerd met de huisvestingsmaatschappijen de Goede Werkmanswoning en de Scheldevallei. De loonadministratie van de fusiemaatschappijen zal met ingang van 1 januari 2011 volledig verwerkt dienen te worden door het gekozen sociaal secretariaat. Het betreft meer bepaald een raamovereenkomst voor de levering van en de bedrijfsklare installatie van een personeelsbeheersysteem (HRM), met inbegrip van de nodige diensten voor de loonberekening (payroll) voor WoninGent en dit voor een bepaalde duur van 3 jaar, verlengbaar met 2 maal 1 jaar of 2 jaar. De opdracht omvat twee percelen: Perceel 1 betreft de levering en bedrijfsklare installatie van een geïntegreerd personeelbeheersysteem voor WoninGent en bevat 5 delen, meer bepaald: 1. Levering, installatie en aanpassing aan de specifieke behoeften van WoninGent van een gebruiksvriendelijk personeelbeheersysteem, bestelbaar en uitvoerbaar in verschillende fases tijdens de duur van het raamcontract; 2. Onderhoud van de geleverde toepassingen na de waarborgperiode, inclusief de upgrades van de producten op basis van het onderhoudscontract. Binnen dit onderhoud vallen ook alle aanpassingen en wijzigingen opgelegd door de wetgever; 3. Kennisoverdracht, opleiding en documentatie; 4. Consultancy volgens raamcontract; Pagina 4 van 16

5 5. Levering via raamcontract van bijkomende modules en licenties binnen een productengamma voor de verdere uitbouw van het personeelbeheersysteem, indien hier bij WoninGent nood aan is. Het betreft een resultaatverbintenis voor de delen 1 en 2. De inschrijver stelt de ingezette middelen op zijn verantwoordelijkheid voor, met het doel het beoogde resultaat te bereiken. De inschrijver draagt de eindverantwoordelijkheid voor het opleveren van alle noodzakelijke componenten om tot dit resultaat te komen. Perceel 2 betreft de levering van de nodige diensten voor de loonberekening (payroll) en aanverwante diensten voor WoninGent en bevat 8 delen, meer bepaald: 1. Tijdige levering van de noodzakelijke diensten voor de (eenmalige) koppeling met het door WoninGent gekozen HRM-systeem (cf. perceel 1) en tijdsregistratiesysteem. Optioneel zullen er koppelingen met de boekhouding worden gevraagd; 2. Tijdige levering van de nodige diensten voor de maandelijkse uitbetaling (payroll) van de lonen, toelagen en vergoedingen, alsmede kinderbijslaggeld en kraamgeld. Hierbij zijn de aanpassingen en wijzigingen voortvloeiend uit wettelijke of reglementaire bepalingen inclusief, zonder dat deze bijkomende kosten kunnen veroorzaken; 3. Tijdige levering van de nodige diensten voor de naverwerking van de loonberekeningen, zoals RSZ-aangifte, belastingfiches, e.d.m. Dit luik omvat alle wettelijk verplichte handelingen rond de naverwerking; 4. Verzorgen van een praktijkgerichte opleiding voor de personeelsleden die met het systeem zullen werken, alsmede het voorzien van technische documentatie en informatiekanalen; 5. Levering van de nodige juridische bijstand (via een goed uitgebouwde juridische dienst) aan WoninGent voor specifieke problemen en vragen aangaande het personeelsbeleid en loonberekening; 6. Levering van herberekeningen gedurende 5 jaar na het beëindigen van deze overeenkomst; 7. Terbeschikkingstelling van de interbedrijfsgeneeskundige dienst van het sociaal secretariaat voor de periodieke controles van werknemers en de medische controle bij (langdurige) afwezigheid, alsmede de psychische ondersteuning en bijstand (met toepassing van de wet van 11 juni 2002 betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk); 8. Begeleiding en ondersteuning van sociale verkiezingen. Het betreft een resultaatverbintenis voor de delen 1, 2 en 3. De inschrijver stelt de ingezette middelen op zijn verantwoordelijkheid voor, met het doel het beoogde resultaat te bereiken. Pagina 5 van 16

6 De inschrijver draagt de eindverantwoordelijkheid voor het opleveren van alle noodzakelijke componenten om tot dit resultaat te komen. Opmerkingen De verschillende percelen kunnen niet onafhankelijk van elkaar gegund worden. Een inschrijver moet meedingen voor de beide percelen. Deze procedure houdt geen verplichting in voor WoninGent tot het toewijzen van deze opdracht. De inschrijver kan geen aanspraak maken op enige schadevergoeding in geval van de hiervoor opgesomde gevallen Minimale afname Perceel 1 Binnen dit raamcontract worden minstens de analyse, levering en implementatie van de module voor de personeelsadministratie besteld. Voor de implementatie van het HRM-systeem wordt gekozen voor een gefaseerde invoering van de gekozen oplossing, waarbij prioriteit (fase 1) wordt gegeven aan het opzetten van een personeelsbeheersysteem waardoor vanaf de eerste maand (januari 2012) de lonen en wedden correct kunnen berekend en uitbetaald worden (payroll). Tevens worden er optioneel koppelingen met andere systemen opgezet. De belangrijkste hierbij zijn de koppelingen naar een tijdsregistratiesysteem en met de boekhouding. Tijdens de looptijd van het raamcontract moeten verschillende fasen mogelijk zijn, waarbij telkens deelprojecten worden gedefinieerd en besteld. Elementen die worden vermeld als optionele functionaliteiten kunnen al dan niet deel uitmaken van de initiële opdracht en kunnen gedurende de looptijd van het contract worden besteld en geïmplementeerd. WoninGent biedt echter geen garantie dat alle optionele functionaliteiten zullen worden aangekocht en geïmplementeerd Perceel 2 Voor perceel 2 worden minstens de diensten voor de payroll besteld (deel 1, 2 en 3 van de opdracht). Juridische ondersteuning wordt op afroep besteld, na overleg met de leverancier. Hierbij wordt geen minimale afname gegarandeerd. Over de herberekeningen na het beëindigen van het contract zal ten gepaste tijde, via onderhandelingen, een concrete afspraak gemaakt worden. Pagina 6 van 16

7 Berichten en terechtwijzingen De berichten en terechtwijzingen, bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen vóór de openingszitting, maken integraal deel uit van de bindende contractuele bepalingen. De inschrijver wordt derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en ermee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. Gunningwijze: De gunningwijze is een onderhandelingsprocedure met bekendmaking op grond van artikel 17, 3, 4 van de wet van Ingevolge deze bepaling kan op deze procedure beroep worden gedaan wanneer de aard van de dienst zodanig is dat specificaties van de opdracht niet kunnen bepaald worden met voldoende nauwkeurigheid om de toewijzing toe te laten volgens de procedure van de aanbesteding of offerteaanvraag. De opdracht kan niet met voldoende nauwkeurigheid worden bepaald aangezien op heden niet te voorspellen is of en in welke mate de opdracht betrekking zal hebben op nevendiensten van de payroll, meer bepaald onder meer op de juridische dienstverlening, de terbeschikkingstelling van de interbedrijfsgeneeskundige dienst, de begeleiding en ondersteuning van sociale verkiezingen hier niet zijn inbegrepen. Specificaties van de opdracht zullen slechts kunnen worden bepaald eens men zicht heeft op deze facetten van de dienstverlening ingevolge de ingediende offertes, de onderhandelingen en de daaropvolgende uitvoering van de overeenkomst. Op grond van 16, lid 5 van het K.B. van zal het aantal gegadigden dat tot de onderhandelingen wordt toegelaten niet kleiner zijn dan 3 en in elk geval voldoende zijn om een daadwerkelijke mededinging te waarborgen, voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn. Deze opdracht zal uiteindelijk, bij toepassing van artikel 17, 3 van de wet van , overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek, worden gegund aan de best gerangschikte inschrijver Selectiecriteria Uitsluitingscriteria *** Is met toepassing van artikel 69, 1 van het KB van uitgesloten van deelneming aan de opdracht (in welk stadium dan ook), elke dienstverlener die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : Pagina 7 van 16

8 1. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. *** Kan met toepassing van artikel 69, 2 van het KB van worden uitgesloten van deelneming aan de opdracht (in welk stadium dan ook), elke dienstverlener die 1. in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijke reorganisatie aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; 5. niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van voornoemd KB; 6. niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van opvorderbare inlichtingen in verband met de kwalitatieve selectie voor de overheidsopdrachten voor aanneming van diensten. Het bewijs dat de leverancier zich niet in één van de gevallen vermeld in 1. t.e.m. 7. bevindt, kan worden geleverd door voorlegging van de volgende stukken: Pagina 8 van 16

9 voor 1., 2. of 3.: een uittreksel uit het strafregister; voor 5.: een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid; voor 6.: een attest 276C2 van de directe belastingen en een attest van de B.T.W Financiële en economische draagkracht Overeenkomstig artikel 70 van het KB van dient de financiële en economische draagkracht van de inschrijver te worden aangetoond door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet betreffende de diensten waarover de opdracht gaat, over de laatste drie boekjaren Kwalitatieve selectiecriteria Technische en professionele bekwaamheid De leverancier dient bij zijn inschrijving de volgende gegevens te voegen: Minimaal drie referenties die voldoen aan de volgende voorwaarden: gelijk(w)aardig aan het beschreven project; voor een onderneming met minimum 160 VTE werknemers, zowel bedienden als arbeiders met diverse werkschema s en glijdende uren; in de Belgische openbare sector; door de inschrijver gerealiseerd; gedurende de afgelopen vijf jaar; met de vermelding van de naam en de contactgegevens van de betrokken contactpersoon. Voor elke referentie wordt de als bijlage 1 toegevoegde tabel volledig ingevuld, eventueel aangevuld met bijkomende informatie in een bijgevoegd document. Indien de inschrijver binnen de gevraagde periode van 5 jaar deel uitmaakte van een fusie, overgenomen werd of zelf een overname heeft gedaan die relevant is voor dit bestek, dienen hiervoor de nodige officiële documenten bij de offerte te worden gevoegd, bvb. publicaties uit het Belgisch Staatsblad, zodat WoninGent kan nagaan of de verstrekte informatie correspondeert met de werkelijkheid. WoninGent behoudt zich het recht voor om de opgegeven referenties te contacteren en eventueel een bezoek te brengen aan deze ondernemingen of besturen om hun ervaringen met de voorgestelde oplossing op te tekenen. Pagina 9 van 16

10 Aangezien de selectie op basis van de ingediende documenten gebeurt, is het van groot belang dat hieraan de nodige aandacht wordt besteed en de referenties uitvoerig worden beschreven. 3. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN: 3.1. Vorm van kandidatuurstelling De aanvragen tot deelneming dienen te worden ingediend op papieren drager. Het invulformulier dient te worden gebruikt. Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van een aanvullend document voor eventuele bijkomende informatie en verduidelijkingen. Deze documenten dienen zorgvuldig en volledig ingevuld te worden. De inschrijver wordt eveneens verplicht de kandidatuurstelling bijkomend op digitale drager (bvb. op cd-rom of memorystick) bij de papieren drager te voegen Uiterste indieningsdatum voor de kandidaatstellingen De aanvragen tot deelneming dienen uiterlijk op dinsdag 2 augustus 2011 te worden ingediend Verloop van de onderhandelingsprocedure Eerste stadium In een eerste stadium is door de aanbestedende overheid een aankondiging gepubliceerd waarin de selectiecriteria aangaande de financiële, economische en technische minimumeisen, waaraan de belangstellende ondernemingen moeten voldoen, zijn bepaald en de uiterste ontvangstdatum voor de kandidaturen. Enkel de ondernemingen die zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden (faillissement, fiscale achterstallen of achterstallen bij de RSZ...) en die geacht worden over de beste draagkracht te beschikken om de opdracht uit te voeren (minimum 3 ondernemingen indien er voldoende geschikte gegadigden zijn) worden geselecteerd. Pagina 10 van 16

11 Tweede stadium In een tweede stadium verzoekt de aanbestedende overheid de best geklasseerde inschrijvers, een offerte in te dienen tegen een vastgelegde datum. Het bestek zal bij deze uitnodiging worden gevoegd. Enkel de regelmatige offertes worden in aanmerking genomen ONDERHANDELINGSRONDE 1 De gunningcriteria worden een eerste maal toegepast op de ingediende offertes ONDERHANDELINGSRONDE 2 In een tweede onderhandelingsronde zullen, tenzij de resultaten van de beoordeling in de eerste ronde een kleiner of groter aantal wettigt, de drie best geklasseerde inschrijvers uit de eerste ronde toegelaten worden. De inschrijvers die tot de tweede ronde zijn toegelaten, krijgen de gelegenheid om: hun aanbieding toe te lichten; hun aanbieding te verduidelijken; vragen te beantwoorden van WoninGent i.v.m. zowel geboden functionaliteiten als prijzen; eventueel een demonstratie te komen geven van de aangeboden oplossing (cf. infra). De opdracht zal worden gegund aan de uiteindelijk best gerangschikte inschrijver BIJKOMENDE RONDES WoninGent behoudt zich het recht voor om bijkomende onderhandelingsrondes te organiseren indien dit noodzakelijk wordt geacht Taalgebruik Alle documenten dienen in het Nederlands te worden opgesteld. Alle betrekkingen, zowel in woord als in schrift, tussen de inschrijver en WoninGent zullen in het Nederlands worden gevoerd, zowel voor als na de eventuele gunning. Pagina 11 van 16

12 3.5. Lijst van de bij de inschrijving te voegen documenten beschrijving van de gevraagde referenties via de bijgevoegde formuleren; recente documenten (maximaal 5 maanden oud) zoals hierboven gevraagd: RSZ-attest De inschrijver dient bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te voegen waaruit blijkt dat hij volgens zijn rekeningen heeft voldaan aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en de bestaanszekerheid overeenkomstig artikel 69bis van het KB van Attest 276C2 van de directe belastingen Attest van de B.T.W. Jaarrekeningen van de laatste 3 boekjaren Verklaring betreffende de totale omzet en de omzet betreffende de diensten waarover de opdracht gaat, over de laatste drie boekjaren. Pagina 12 van 16

13 4. BIJLAGE: Voor het vermelden van de projecten die als referentie worden gebruikt, dient onderstaande tabel te worden ingevuld. Er worden minimaal 3 referenties gevraagd. Eventuele bijkomende informatie mag in een bijgevoegd document worden verstrekt. Naam van bedrijf/overheidsinstantie waar project werd uitgevoerd: Contactpersoon Contactgegevens Aantal werknemers van het bedrijf/overheidsinstantie waar project werd uitgevoerd Titel van het project Doorlooptijd en einddatum project Kostprijs project Aantal betrokken projectmedewerkers en hun aandeel in het project Pagina 13 van 16

14 Gebruikte producten en technieken Loonberekening (volledig intern of door personeel van opdrachtgever, intern maar door personeel inschrijver, volledig extern?) Werd dit project in samenwerking met een andere onderneming gerealiseerd. Indien ja, vermeld dan de naam van deze onderneming(en) en hun taken binnen het project. Was u de hoofdopdrachthouder van het project? (Ja/neen) Werd de projectleiding opgenomen door medewerkers van uw onderneming (volledig, gedeeltelijk of niet). Indien gedeeltelijk, geef een percentage van hun bijdragen bij de functionele analyse. Pagina 14 van 16

15 Werd de functionele en technische analyse opgenomen door medewerkers van uw onderneming (volledig, gedeeltelijk of niet). Indien gedeeltelijk, geef een percentage van hun bijdragen bij deze analyses. Werd de implementatie (programmatie, parametrisatie) uitgevoerd door medewerkers van uw onderneming (volledig, gedeeltelijk of niet). Indien gedeeltelijk, geef een percentage van hun bijdragen bij de functionele analyse. Werd de opleiding van de gebruikers uitgevoerd door medewerkers van uw onderneming (volledig, gedeeltelijk of niet). Indien gedeeltelijk, geef een percentage van hun bijdragen bij opleiding. Koppeling met tijdregistratiesysteem (ja/neen) Koppeling met boekhouding (ja/neen) Pagina 15 van 16

16 Inhoud 1. TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN ALGEMENE BEPALINGEN Aanbestedende vennootschap: Aard en voorwerp van de opdracht Minimale afname Perceel Perceel Berichten en terechtwijzingen Gunningwijze: Selectiecriteria Uitsluitingscriteria Financiële en economische draagkracht Kwalitatieve selectiecriteria ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN: Vorm van kandidatuurstelling Uiterste indieningsdatum voor de kandidaatstellingen Verloop van de onderhandelingsprocedure Eerste stadium Tweede stadium Taalgebruik Lijst van de bij de inschrijving te voegen documenten BIJLAGE: Pagina 16 van 16