SELECTIECRITERIA OPROEP AANVRAGEN TOT DEELNEMING

Transcriptie

1 WoninGent cvba-so Lange Steenstraat Gent BE Tel: , Fax: SELECTIECRITERIA OPROEP AANVRAGEN TOT DEELNEMING SELECTIEPROCEDURE VOOR HET AANSTELLEN VAN ADVOCATEN Raamovereenkomst voor het verlenen van diensten van juridische aard: juridische bijstand bij o.m. huurgeschillen, bouwgeschillen, beheers- en beleidszaken en personeelszaken ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET NATIONALE BEKENDMAKING Pagina 1 van 13

2 Opdracht Wijze van gunnen Opdrachtgever Raamovereenkomst voor het verlenen van diensten van juridische aard: juridische bijstand bij o.m. huurgeschillen, bouwgeschillen, beheers- en beleidszaken en personeelszaken De opdracht is een aanneming van diensten. Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. WoninGent cvba-so Lange Steenstraat Gent Uiterste indiendatum 28 maart 2012 Algemeen Directeur: Karin Wouters Contactpersoon: Femke Verfaillie Opening kandidaturen 28 maart 2012 om 10u in gesloten zitting in de burelen van WoninGent cvba-so, Lange Steenstraat 54 te 9000 Gent. Pagina 2 van 13

3 Deel 1. Reglementaire en verordenende bepalingen TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN Op deze oproep is de wetgeving op overheidsopdrachten van toepassing: De wet van betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S aanvulling ) en hun latere wijzigingen; Het koninklijk besluit van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (B.S aanvulling B.S ) en hun latere wijzigingen; Het koninklijk besluit van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (B.S ) en hun latere wijzigingen; De Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies van openbare werken. (bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken); Alle latere aanvullingen op bovenvermelde besluiten, geldig op datum van bekendmaking, alsook de bepalingen van het bestek die aanvullingen en wijzigingen kunnen inhouden van voormelde besluiten en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst. 3. ALGEMENE BEPALINGEN 3.1. Aanbestedende vennootschap WoninGent cvba-so Lange Steenstraat Gent BE Algemeen Directeur: Karin Wouters (karin.wouters@woningent.be) Pagina 3 van 13

4 Contactpersoon: Femke Verfaillie 3.2. Aard en voorwerp van de opdracht Het behelst een overheidsopdracht voor de aanneming van leveringen en diensten, meer bepaald de selectie van advocaten(kantoren), op basis van het door WoninGent gezochte profiel, en rekening houdend met de marktsituatie. Sinds 1 juli 2011 is sociale huisvestingsmaatschappij WoninGent cvba-so gefuseerd met de huisvestingsmaatschappijen de Goede Werkmanswoning en Huisvesting Scheldevallei. Naar aanleiding van de fusie werd het wenselijk geacht de juridische bijstand van de drie gefuseerde maatschappijen in kaart te brengen, in vraag te stellen en te herbekijken. Het uitschrijven van een gunningprocedure verhelpt aan deze verzuchting en draagt ertoe bij dat de markt op een omvattende wijze zal worden geraadpleegd. De doelstelling is WoninGent in de toekomst op gerechtelijk en juridisch vlak te laten bijstaan door gespecialiseerde advocaten Duur Het betreft meer bepaald een raamovereenkomst voor WoninGent en dit voor een bepaalde duur van 3 jaar, verlengbaar met 2 jaar of tweemaal 1 jaar Percelen De opdracht omvat vier percelen: Perceel 1: huurgeschillen Het betreft de huurgeschillen waar een sociale huisvestingsmaatschappij al dan niet dagdagelijks mee in aanraking komt. Hierbij kan gedacht worden aan: vorderingen tot uitzetting ingevolge: overlast; huurachterstal: indien de huurder pertinent blijft weigeren om de openstaande facturen te betalen, zal door het afdelingshoofd verhuur, het afdelingshoofd sociale dienstverlening en de directeur verhuur en sociale dienstverlening beslist kunnen worden een gerechtelijke procedure op te starten tot betaling van de openstaande facturen; domiciliefraude. betwistingen i.v.m. onderhoud/herstellingen, opzeggingen e.d. adviezen en algemene vragen betwistingen met huurdersbond vorderingen van huurders betwistingen m.b.t. concessies of bezettingen Enkele exemplatieve richtgetallen: Pagina 4 van 13

5 Soort dossier Gemiddeld aantal per jaar Overlastdossier 30 Betalingsachterstand 500 Uitzetting krakers 50 Domiciliefraude 5 (vnl. in combinatie met huurachterstand) Perceel 2: bouwgeschillen Het betreft geschillen aangaande het patrimonium van de sociale huisvestingsmaatschappij WoninGent. Bij het bouw-of renovatieproces komen verschillende actoren (aannemers, architecten, studiebureaus, ) met elkaar in aanraking waardoor geschillen quasi onvermijdelijk zijn. De expertise van de advocaat dient verder te reiken dan technische geschillen. Niet alleen dossiers waar WoninGent zelf opdrachtgever is worden hieronder begrepen, maar evenzeer zaken waar WoninGent de koper is van onroerende goederen of projecten. De offerte-indiener toont bij voorkeur aan dat hij ook onderlegd en ervaren is in bemiddelingstechnieken en verzoening. Niet alle geschillen dienen immers te leiden tot een gerechtelijke procedure. Niet-limitatieve voorbeelden van bouwgeschillen: beheer van het patrimonium betwistingen inzake stedenbouw of ruimtelijke ordening eigendomsrecht, erfpacht, opstal, contractenrecht, aansprakelijkheid e.d. geschillen inzake bouw- en sloopdossiers betwistingen m.b.t. concessies of bezettingen discussies omtrent de afwerking problemen in verband met de timing van de werken leveringsproblemen schade door de uitvoering van de werken boetes wegens laattijdigheid meerwerken-minwerken opleveringsgeschillen Perceel 3:beheers- en beleidszaken Beheers- en beleidszaken worden in deze zeer ruim opgevat. Het betreft zowel adviezen als juridische bijstand bij procedures. Niet-limitatieve omschrijving: herstelvorderingen overheidsopdrachten en aannemingen: betwistingen bij de gunningprocedure betwistingen tijdens de uitvoering van de overeenkomst Pagina 5 van 13

6 schadeclaims i.v.m. overheidsopdrachten problematiek inzake het aankopen van energie boekhouding fiscale betwistingen inkomsten en management statuten en reglementen administratief recht en procedures Raad van State m.b.t. personeelsgebonden materies, o.m. personeelsstatuten, reglementen, procedures tegen beslissingen toezichthoudende en andere hogere overheden. Geschillen die kaderen in het M.B. van tot bepaling van nadere regels met betrekking tot de interne beheersaspecten en de onroerende transacties van de sociale huisvestingsmaatschappijen. alles m.b.t. beheer en beleid van sociale huisvestingsmaatschappijen in Vlaanderen Perceel 4: personeelszaken - sociaal recht Een gebreide kennis van arbeids- en sociale zekerheidsrecht is hierbij onontbeerlijk. De eerstelijnsbijstand wordt verstrekt door de interne diensten van de aanbestedende overheid, alsmede de juridische dienst van het sociaal secretariaat. Voor issues die diepgaandere expertise noodzaken, zal beroep gedaan worden op een gespecialiseerde advocaat-specialist die zich onderscheidt van zijn confraters door een doorgedreven kennis van de materie sociaal recht. Niet-limitatieve omschrijving: arbeidsongevallen (betwistingen voor de arbeidsrechtbank en arbeidshof) arbeidsovereenkomsten sociale zekerheid conflicten met sociale partners terugvorderingen teveel ontvangen lonen en/of andere vergoedingen arbeidsongevallen of ongevallen buiten dienst: terugvordering uitgaven van WoninGent (werkgever) op aansprakelijke derde(n), zowel strafrechtelijk door burgerlijke partij stelling of burgerrechtelijk, al dan niet samen met: Opmerkingen De verschillende percelen worden onafhankelijk van elkaar gegund. Het is de inschrijvers toegelaten op één of meerdere percelen in te schrijven, voor zover zij in elk van deze materies een grondige ervaring en deskundigheid kunnen aantonen. Deze procedure houdt overeenkomstig artikel 18 van de overheidsopdrachtenwet geen verplichting in voor WoninGent tot het toewijzen van deze opdracht. WoninGent kan afzien van de gunning of de procedure herbeginnen, desnoods op een andere manier. Op grond van artikel 18, 2 lid van voornoemde wet heeft WoninGent het recht om niet alle percelen toe te wijzen en eventueel te besluiten de andere op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten die desnoods op een andere wijze zullen worden gegund. De inschrijver kan geen aanspraak maken op enige schadevergoeding in geval van de hiervoor opgesomde gevallen. Pagina 6 van 13

7 3.5. Lijsten Er wordt geopteerd voor de aanleg van een beperkte lijst per perceel, meer bepaald 3 à 5 advocaten(kantoren) per lijst. Tijdens de duurtijd van het contract zal de dienstverlener afzonderlijke deelopdrachten (dossiers) ontvangen, op afroep, van het opdrachtgevend bestuur. Elke deelopdracht wordt toegewezen aan de advocaat die het meest geschikt lijkt, gelet op de aard van de opdracht. De opdrachtgever zal hierbij wel een evenwichtige verdeling van de deelopdrachten nastreven. Dossiers die niet onder één van deze percelen ressorteren, kunnen steeds aan een advocaat van één van de lijsten worden toegewezen na onderzoek wie hiervoor de beste expertise bezit. Deze opdracht verleent de inschrijvers geen exclusiviteit betreffende het uitvoeren van de opdrachten. Als er voor een bepaald dossier twijfel rijst over de aard van de betrokken rechtsmaterie, behoudt het opdrachtgevend bestuur zich het recht voor om autonoom te beslissen om het dossier niet door te geven aan de dienstverlener. Geen van de inschrijvers zal recht hebben op een minimum aantal dossiers of minimumomzet Berichten en terechtwijzigingen De berichten en terechtwijzigingen, bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie vóór de openingszitting, maken integraal deel uit van de bindende contractuele bepalingen. De inschrijver wordt derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en ermee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn kandidaatstelling Gunningwijze De gunningwijze is een onderhandelingsprocedure met nationale bekendmaking op grond van artikel 17, 3, 2 van de wet van Ingevolge deze bepaling kan op deze procedure beroep worden gedaan wanneer in uitzonderlijke gevallen, het gaat om werken of diensten waarvan de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen. WoninGent verkeert in casu in de onmogelijkheid om vooraf een volledig inzicht te krijgen in de uit te voeren diensten. Noodgedwongen zal men pas in de loop van de uitvoering een concrete inhoud kunnen geven aan de contractuele verbintenissen en ze gedurig moeten aanpassen aan de gegevens van het ogenblik, gelet op de grote en niet vooraf gekende moeilijkheden waarmee de uitvoering zal gepaard gaan. Deze onderhandelingsprocedure leidt derhalve tot een overheidsopdracht die in een eerste fase slechts uit een raam bestaat en die daarom raamopdracht wordt geheten. In die eerste fase is het immers niet alleen onmogelijk om een volledige studie en raming te maken. De opdracht kan bovendien niet met voldoende nauwkeurigheid worden bepaald aangezien op heden de bedragen en hoeveelheden niet te voorspellen zijn. Bijgevolg is de raamopdracht in hoofdzaak een verbintenis tot samenwerking met een opdrachtnemer (advocaat of -kantoor) met het oog op de bestudering en de uitvoering van het project/dossier. Pagina 7 van 13

8 Voor iedere stap in de uitvoering worden er vervolgens deelovereenkomsten afgesloten, mede in functie van de vaststellingen die tijdens de vorige uitvoeringsfases zijn gedaan. Specificaties van de opdracht zullen slechts kunnen worden bepaald eens men zicht heeft op deze facetten van de dienstverlening ingevolge de ingediende offertes, de onderhandelingen en de daaropvolgende uitvoering van de overeenkomst Selectiecriteria Uitsluitingscriteria Teneinde na te gaan of de dienstverlener zich niet in één van de uitsluitingsgevallen van art. 69 van het K.B. van 8 januari 1996 bevindt, moet bij de offerte het volgende document worden gevoegd: RSZ-attest zoals bepaald in art. 69bis, 1 en 2 van het voormelde K.B. van 8 januari Kwalitatieve selectiecriteria Technische en professionele bekwaamheid De kandidaturen zullen beoordeeld worden aan de hand van de volgende kwalitatieve selectiecriteria: - ervaring en deskundigheid met betrekking tot de materie(s) die betrekking hebben op het perceel of de percelen waarvoor wordt ingeschreven; - ervaring en opleiding van de kandidaat en van eventuele andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen; - de mate waarin continuïteit van de dienstverlening kan gegarandeerd worden; - de mate waarin er affiniteit met de wereld van de sociale huisvestingsmaatschappijen en het Gentse kan worden aangetoond, uitsluitend voor het perceel huurgeschillen. De leverancier dient bij zijn inschrijving concreet aan te tonen dat hij voldoet aan het gevraagde profiel, meer bepaald: Op deze opdracht kan worden ingeschreven door advocaten die hun stage hebben beëindigd en gedurende minstens 3 jaar ingeschreven zijn op het tableau van een Orde van Advocaten; Er kan ook ingeschreven worden onder de vorm van of namens een associatie van advocaten; in dat geval moet 1 advocaat opgegeven worden als verantwoordelijke, die zijn stage heeft beëindigd en gedurende minstens 3 jaar ingeschreven is op het tableau van een Orde van Advocaten; Een lijst van referenties waaruit een grondige ervaring, deskundigheid én opleiding blijkt m.b.t. de materie(s) vermeld in de percelen van zowel de kandidaat als andere advocaten(- stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen. Zonder schending van het beroepsgeheim kan dit aangetoond worden door vermelding van het aantal behandelde dossiers (en een korte beschrijving hiervan), publicaties, (gepubliceerde) rechtspraak, analoge dossiers behandeld voor overheden/publiekrechtelijke instanties/sociale huisvestingsmaatschappijen m.b.t. de betreffende materie(s) over de laatste 3 jaar. Pagina 8 van 13

9 Dit impliceert eveneens een duidelijke vermelding voor welk perceel of percelen een kandidaatstelling wordt ingediend; De nodige bewijzen waaruit blijkt dat continuïteit in de dienstverlening kan gegarandeerd worden; De nodige bewijzen waaruit afdoende affiniteit met de wereld van het sociaal wonen in Gent kan worden aangetoond; Een curriculum vitae van de kandidaat en van eventuele andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen; Indien de kandidaat verwijst naar curricula vitae van andere advocaten, moeten bij de kandidatuurstelling verklaringen van deze advocaten gevoegd worden, waarin zij zich ertoe verbinden de dienstverlener bij te zullen staan indien de opdracht aan hem/haar gegund wordt; Indien de kandidaat een beroep zal doen op andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen, een engagementsverklaring vanwege de kandidaat dat, indien één van deze advocaten(-stagiairs) de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, eenzelfde kwaliteitsniveau zal gegarandeerd blijven bij de behandeling van de dossiers, bijvoorbeeld door deze te vervangen door even ervaren en capabele advocaten; Indien door een associatie wordt ingeschreven, een engagementsverklaring vanwege de associatie dat, indien één van de vennoten of advocaten die de dossiers zal behandelen de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, eenzelfde kwaliteitsniveau zal gegarandeerd blijven bij de behandeling van de dossiers, bijvoorbeeld door deze te vervangen door even ervaren en capabele advocaten. 4. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 4.1. Vorm van kandidatuurstelling De aanvragen tot deelneming dienen te worden ingediend op papieren drager. Het invulformulier met de algemene informatie dient verplicht te worden gebruikt. De inschrijver wordt eveneens verplicht de kandidatuurstelling bijkomend op digitale drager (bvb. op cd-rom of memorystick) in MS Word-versie bij de papieren drager te voegen. De kandidatuurstelling wordt in 2 exemplaren ingediend, een papieren versie en een digitale versie. Deze dienen identiek te zijn qua inhoud Uiterste indieningsdatum voor de kandidaatstellingen De aanvragen tot deelneming dienen uiterlijk op woensdag 28 maart 2012 om 10u00 te worden ingediend. Pagina 9 van 13

10 4.3. Verloop van de onderhandelingsprocedure Eerste stadium De aanbestedende overheid publiceert bij deze de aankondiging waarin de financiële, economische en technische minimumeisen worden bepaald waaraan de belangstellende advocaten(kantoren) moeten voldoen en de uiterste ontvangstdatum voor de indiening van de kandidaturen. Enkel de advocaten(kantoren) die geacht worden over de beste draagkracht te beschikken om de opdracht uit te voeren en die zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden (faillissement, fiscale achterstallen of achterstallen bij de RSZ). Met toepassing van 16, lid 5 van het K.B. van zal het aantal gegadigden dat tot de onderhandelingen wordt toegelaten niet kleiner zijn dan 3 (per perceel) en in elk geval voldoende zijn om een daadwerkelijke mededinging te waarborgen, voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn Tweede stadium In een tweede stadium verzoekt de aanbestedende overheid de geselecteerde inschrijvers een offerte in te dienen tegen een vastgelegde datum. Het bestek wordt bij de uitnodiging gevoegd. Om de laagste of voordeligste offerte te bepalen, beschikt de aanbestedende overheid over de mogelijkheid om met één of met verschillende concurrenten te onderhandelen over de voorwaarden van de opdracht. Deze onderhandelingen vinden plaats overeenkomstig het beginsel inzake gelijke behandeling. De concurrenten die objectief vergelijkbare offertes hebben ingediend, zullen worden uitgenodigd om deel te nemen aan deze onderhandelingen Taalgebruik Alle documenten dienen in het Nederlands te worden opgesteld. Alle betrekkingen, zowel in woord als in schrift, tussen de inschrijver en WoninGent zullen in het Nederlands worden gevoerd, zowel voor als na de eventuele gunning Lijst van de bij de inschrijving te voegen documenten Ter info: met toepassing van art. 5, 1 van het Reglement inzake publiciteit van de Orde van Vlaamse Balies van mag de advocaat in een gunningprocedure melding maken van de behaalde resultaten, van het aantal zaken dat hij behandelt, van zijn omzet en van een succespercentage. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Indien de documenten zijn ondertekend door een gemachtigde, moet bij de offerte een documenten worden toegevoegd waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de inschrijver. De volgende documenten dienen in de inschrijvingsbundel te worden opgenomen: invulformulier recente documenten zoals hierboven gevraagd: RSZ-attest De inschrijver dient bij zijn offerte een origineel attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (voorzien van de droogstempel) te voegen waaruit blijkt dat hij volgens zijn Pagina 10 van 13

11 rekeningen heeft voldaan aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en de bestaanszekerheid overeenkomstig artikel 69bis van het KB van recent document (max. 9 maanden oud) waaruit blijkt dat de stage van de kandidaatadvocaat is beëindigd en bewijs van reeds minimum 3 jaar ingeschreven te zijn op het tableau van een Orde van Advocaten; voor het perceel huurgeschillen: de nodige bewijzen waaruit afdoende affiniteit met de wereld van het sociaal wonen in Gent kan worden aangetoond lijst en beschrijving van de gevraagde referenties, middels de gegevens zoals hierboven weergegeven, alsmede een duidelijke vermelding voor welk perceel of percelen een kandidaatstelling wordt ingediend; de nodige bewijzen waaruit blijkt dat continuïteit in de dienstverlening kan gegarandeerd worden; curriculum vitae van de kandidaat en van eventuele andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen; engagementsverklaringen. Pagina 11 van 13

12 5. Invulformulier Naam advocaat-verantwoordelijke Perceel of percelen van inschrijving Balie van inschrijving Aantal jaren van inschrijving op het tableau Oprichtingsdatum van het kantoor Vennoten die aan de dossiers zullen meewerken met vermelding van: * naam * aantal jaren aan de balie ná stage Stagiairs die aan de dossier zullen meewerken met vermelding van: * naam * aan de balie sinds (xx.xx.20xx) Kantooradres Telefoonnummer Faxnummer adres Pagina 12 van 13

13 Inhoud TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN ALGEMENE BEPALINGEN Aanbestedende vennootschap Aard en voorwerp van de opdracht Duur Percelen Perceel 1: huurgeschillen Perceel 2: bouwgeschillen Perceel 3:beheers- en beleidszaken Perceel 4: personeelszaken - sociaal recht Opmerkingen Lijsten Berichten en terechtwijzigingen Gunningwijze Selectiecriteria Uitsluitingscriteria Kwalitatieve selectiecriteria ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Vorm van kandidatuurstelling Uiterste indieningsdatum voor de kandidaatstellingen Verloop van de onderhandelingsprocedure Eerste stadium Tweede stadium Taalgebruik Lijst van de bij de inschrijving te voegen documenten Invulformulier Pagina 13 van 13