Hierbij vindt u een overzicht van de belangrijke topics aangaande het dossier externe communicatie van Logeren in Vlaanderen vzw.

Transcriptie

1 Logeren in Vlaanderen vzw Diestsevest Leuven 5/2/2016 Betreft: Overheidsopdracht voor het aanstellen van een dienstverlener die de externe communicatie van Logeren in Vlaanderen vzw ( ) zal begeleiden en realiseren - Selectieleidraad Hierbij vindt u een overzicht van de belangrijke topics aangaande het dossier externe communicatie van Logeren in Vlaanderen vzw. INLEIDING - PROCEDURE Het huidig contract externe communicatie heeft haar einddatum bereikt. Logeren in Vlaanderen vzw dient conform de regelgeving Overheidsopdrachten (wet 15 juni 2006) een nieuwe aanbesteding te organiseren. Uit voorgaande dossiers is gebleken dat Logeren in Vlaanderen moeilijk op voorhand de specificaties in een bestek kan vastleggen gezien het hier gaat over een uiterst creatieve markt waarbij het portfolio aan diensten heel innovatief en uitgebreid kan zijn. Het is m.a.w. aangewezen dat er kan worden onderhandeld over de specificaties, daar deze onmogelijk nauwkeurig in een bestek kunnen worden opgenomen. Logeren in Vlaanderen is bijgevolg de mening toegedaan dat er kan worden gekozen voor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking conform Art van de wet overheidsopdrachten van 15 juni Na goedkeuring door de raad van bestuur geldt deze nota als gemotiveerde beslissing voor de keuze van de wijze van gunnen. OPDRACHT DIENSTVERLENER De nieuw aan te stellen dienstverlener wordt aangesteld voor een periode van vier jaar (jaarlijks opzegbaar). Hij/zij zal zich in een eerste tijd dienen te integreren in het huidige externe communicatie concept en in een tweede tijd dit concept laten evolueren conform het creatief model van de weerhouden offerte. De volgende taken zijn voorzien (niet exhaustief): Strategie en advies inzake communicatie-acties naar doelgroepen Creatieve concepten voor communicatiemiddelen Ontwikkelen van een grafische vormgeving voor de externe communicatie, inclusief POSmateriaal. Projectbegeleiding bij de ontwikkeling van communicatiemiddelen Aanleveren van het eindproduct Beheer van de contactendatabase en acties ter uitbreiding van deze database Stockage en order picking van het logiesboek ten einde de realisatie van het fulfillment Het voeren van de onderhandelingen met distributiepunten/-partners en het afsluiten van de nodige overeenkomsten Uitvoeren en optimaliseren van een jaarlijks redemptie-onderzoek m.b.t. de impact van de campagne en de communicatiemiddelen op de verkoop van arrangementen bij de adverterende logiesuitbaters Distributie van het logiesboek ( ex). Voorbereiding van het traject om te komen tot een mogelijke verderzetting/opvolger/alternatief voor de Vlaanderen Vakantiecheque vanaf juni Concreet zal het communicatiebureau tijdens de looptijd van de opdracht in samenwerking met Logeren in Vlaanderen vzw: Vanuit een correcte inschatting van de bestaande situatie op korte termijn een strategische visie ontwikkelen over hoe de doelstellingen kunnen bereikt worden. Advies betreffende specifieke communicatie bij verschillende (sub)doelgroepen, inclusief een aanbeveling voor de inzet van communicatiemiddelen op langere termijn. Vervolgens op basis van die visie een koepelconcept uitwerken, daar creatieve invulling aan geven en alle verdere communicatie ontwikkelen, zodat de doelstellingen van het project kunnen worden

2 bereikt. De campagne-onderdelen moeten elkaar vanuit een bepaalde visie opvolgen en versterken. Er moeten typische vormelijke elementen worden ontwikkeld die op de communicatiedragers ter promotie van Logeren in Vlaanderen Vakantieland als geheel kunnen worden toegepast. Het bureau zal vanuit het koepelconcept ook diverse afgeleide creaties of producties moeten kunnen leveren zowel voor de meer specifieke campagnegolven als voor producten gericht op specifieke doelgroepen. Advies geven over de opbouw van welke acties, de timing daarvan, de elementen van de marketing- en mediamix enz. Als opdrachtgever willen wij, met de beschikbare budgetten, onze doelgroepen zo efficiënt mogelijk benaderen. Daarom kijken we uit naar een strategisch opgebouwde planning waarin per doelgroep een gemotiveerde, gebalanceerde keuze werd gemaakt tussen alle elementen uit de marketingmix bv PR-werking voor free publicity, inschakeling van nieuwe media of outdoor media, via onze website, en dergelijke meer. Logeren in Vlaanderen kiest voor een contract van het type raamovereenkomst met één dienstverlener, waarbij zal worden gewerkt met tussentijdse bestelbonnen. Een bestelbon zal worden opgesteld voor elke punctuele behoefte, conform de voorwaarden van het onderhandelde contract. Logeren in Vlaanderen wenst zich ook niet volledig te binden en kan nog altijd voor bepaalde deeltaken beroep doen op andere dienstverleners, weliswaar zal telkens de wetgeving overheidsopdrachten worden gerespecteerd. KWALITATIEVE SELECTIE Gezien de onderhandelings- en evaluatielast worden enkel drie kandidaten weerhouden (conform Art. 58 van het Koninklijk besluit van 11 juli 2013). De kandidaten zullen zich niet in een toestand van uitsluiting mogen bevinden (in orde met BTW, RSZ, juridische situatie, ). Door uw kandidatuur te stellen verklaart u impliciet dat u zich niet in een toestand van uitsluiting bevindt. Logeren in Vlaanderen zal deze gegevens online verifiëren in de applicatie Telemarc. De kandidaten dienen in hun kandidatuurstelling te bewijzen dat zij over de passende inhoudelijke en technische bekwaamheid beschikken om de opdracht uit te voeren. Als bewijs van zijn inhoudelijke en technische bekwaamheid dient de kandidaat inschrijver volgende inlichtingen en documenten bij zijn offerte te voegen: 1. een referentielijst van de voornaamste diensten, gelijkaardig naar omvang en taakinhoud, uitgevoerd tijdens de laatste vijf jaren met de vermelding van: o - inhoud o - de datum van uitvoering o - het bedrag o - de publiek of privaatrechtelijke instantie waarvoor zij bestemd waren Minimale eis: de inschrijver moet zijn bekwaamheid aantonen d.m.v. minstens drie kwalitatieve referenties waaruit blijkt dat de inschrijver als organisatie voldoende ervaring en organisatorische kwaliteiten beschikt om de opdracht voor Logeren in Vlaanderen vzw uit te voeren. De referenties dienen aan volgende voorwaarden te voldoen: o de referentie omvat een communicatie-opdracht die door de inschrijver zelf werd uitgevoerd in de afgelopen 3 jaar. o de opdracht moet volledig afgerond zijn op het ogenblik van indienen van het dossier. o per referentie dient de kandidaat inschrijver het sjabloon in bijlage 2 volledig in te vullen. Hou er rekening mee dat de referentie op kwalitatieve basis beoordeeld wordt en dat de omschrijving van de opdracht voldoende gedetailleerd moet zijn om die beoordeling toe te laten. o minstens één certificaat van goede uitvoering die door deze instanties zijn opgesteld of goedgekeurd en die door hen zijn ondertekend met vermelding contactpersoon en telefoonnummer (zie modelgetuigschrift in bijlage). 2. de C.V s van de werknemers, in dienst van de indiener, die zullen meewerken aan de uitvoering van dit contract met aanduiding van relevante ervaring. Het team moet minimaal bestaan uit een strateeg/communicatiespecialist, grafisch ontwerper, account/productiebegeleider. VERHOOPTE TIMING

3 18/2/2016 Bekendmaking 21/3/2016 Uiterste datum ontvangst aanvragen tot deelneming (kandidatuurstellingen) 21/4/2016 Informatie niet geselecteerden Verzenden bestek naar gegadigden 15/6/2016 Gunning BIJKOMENDE INLICHTINGEN Bijkomende inlichtingen kunnen worden ingewonnen bij: Saskia Van Laere, Directeur Logeren in Vlaanderen vzw Diestsevest, Leuven tel: 016/ OPGEMAAKT TE LEUVEN OP 5/2/2016 GOEDGEKEURD DOOR RVB OP 17/2/2016

4 Bijlage 1: Gevraagde referenties (minimaal drie) Naam van het bedrijf waarvoor de opdracht werd uitgevoerd: Contactpersoon binnen het bedrijf: Contactgegevens van de contactpersoon: Beschrijving opdracht (beschrijving waarmee de inschrijver zijn professionele bekwaamheid voor de communicatie-opdracht aantoont) Budget van de opdracht (eventueel opgesplitst indien relevant) Doorlooptijd en einddatum van de opdracht: Betrokken medewerkers van uw bedrijf en hun aandeel in de opdracht: Beoogde doelstellingen en resultaten: Werd deze opdracht in samenwerking met een andere firma gerealiseerd? Indien ja, vermeld dan de naam van de firma en hun aandeel binnen de opdracht.

5 Bijlage 2: Modelgetuigschrift van goede uitvoering Ondergetekenden(naam en functie) (handelsnaam en adres van de opdrachtgever) bevestigen dat de firma/overheid (handelsnaam en maatschappelijke zetel van de onderneming) tot onze volle tevredenheid de volgende dienstverlening heeft uitgevoerd (beschrijving van het werk, tijdstip en plaats van uitvoering en bedrag)

6 Bovenvermelde prestaties werden volgens de regels van de kunst uitgevoerd en op regelmatige wijze tot een goed einde gebracht. Voor juist en echt verklaard, Gedaan te...op handtekening(en):

7