Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr BIJLAGE. Bijlage nr. 3. Protocolakkoord

Transcriptie

1 Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr BIJLAGE Bijlage nr. 3 Protocolakkoord 1

2 Protocolakkoord Beeldkwaliteitsplan voor de publieke ruimte van het Kanaalgebied in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BKP) TUSSEN: genoemd, EN: (in te vullen): Het Brussels Planningsbureau (BPB = perspective.brussels), waarvan de sociale zetel gesitueerd is in de Naamsestraat 59, 1000 Brussel = De organiserende aanbestedende opdrachtgever, hierna de "Centrale" daadwerkelijk vertegenwoordigt door de Directeur generaal Christophe SOIL waarvan de sociale zetel gesitueerd is = de aan de dienstencentrale deelnemende aanbestedende opdrachtgever (publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon), hierna de "Deelnemende aanbestedende opdrachtgever" genoemd, daadwerkelijk vertegenwoordigt door WORDT HET VOLGENDE UITEENGEZET: Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren en de latere wijzigingen daarvan; Gelet op het bijzonder bestek betreffende het Beeldkwaliteitsplan voor de publieke ruimte van de Kanaalzone in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BKP/PR/KZ/BHG/BPB); Overwegende dat artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten het een opdrachtencentrale mogelijk maakt om opdrachten voor werken, leveringen en diensten te plaatsen die bestemd zijn voor aanbestedende opdrachtgevers; Overwegende dat artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten bepaalt dat een aanbestedende overheid die een beroep doet op een opdrachtencentrale wordt vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren; Overwegende dat het mechanisme van de opdrachtencentrale het mogelijk maakt om opdrachten te groeperen en de begunstigde aanbestedende opdrachtgevers vrij te stellen van de verplichting om zelf een openbare aanbesteding voor hun opdrachten te organiseren; Overwegende dat een kader moet worden vastgesteld voor de oprichting van een Opdrachtencentrale tussen de organiserende aanbestedende overheid "perspective.brussels" (het Brussels Planningsbureau (BPB)), departement Territoriale Strategie, Naamsestraat 59 te 1000 Brussel" en de categorie aanbestedende opdrachtgevers zoals bedoeld in het artikel 6 van het bijzonder bestek van het BKP. 1

3 EN WORDT AANSLUITEND HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN: Artikel Wettelijk kader De techniek van de opdrachtencentrale wordt geregeld door de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 wordt de aanbestedende overheid die een beroep doet op de Opdrachtencentrale vrijgesteld van de verplichting om zelf de gunningsprocedure te organiseren zodat wie via de Opdrachtencentrale werken, leveringen of diensten verwerft geacht wordt de verplichtingen m.b.t. het plaatsen van overheidsopdrachten te hebben nageleefd, voor zover de Opdrachtencentrale zelf de regelgeving betreffende overheidsopdrachten heeft nageleefd. Artikel Definities Voor de toepassing van dit protocol moet worden verstaan onder: - Opdrachtencentrale (centrale): de aanbestedende overheid die belast is met het opstarten en de plaatsing van de raamovereenkomst en die verantwoordelijk is voor de uitvoering van luik 1 en 2 van deze raamovereenkomst; - Deelnemende aanbestedende opdrachtgevers: de aanbestedende opdrachtgevers (publiek- of privaatrechtelijke rechtspersonen) die zich aansluiten bij de Opdrachtencentrale; - De opdrachtnemer: de indiener met wie de raamovereenkomst is gesloten. De dienstverlener (van de raamovereenkomst) ; - Protocol: onderhavig Protocolakkoord dat de samenwerking tussen de centrale en de deelnemende aanbestedende opdrachtgevers regelt; - Aansluiting: aansluitingsbeslissing genomen door het bevoegde orgaan van iedere deelnemende aanbestedende opdrachtgever om deel te nemen aan een specifieke opdracht op basis van het bijzonder bestek opgesteld door de centrale en betreffende een vervolgopdracht. Artikel 3. Voorwerp van de centrale en de door haar geplaatste opdrachten De centrale is belast met het opstarten en de gunning van de raamovereenkomst evenals van eventuele aanvullende en vervolgopdrachten aan de opdrachtnemer. Volgens de voorwaarden bepaald in de raamovereenkomst (perimeter, gunningswijze) heeft de centrale de mogelijkheid om de opdrachtnemer te belasten met een of meerdere opdrachten binnen de volgende drie luiken: Het eerste luik betreft de opmaak van een Beeldkwaliteitsplan voor de publieke ruimte van de Kanaalzone in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BKP) en de opmaak van een nota over de afwezigheid van aanzienlijke milieueffecten. Dit plan moet kunnen worden gebruikt als een handleiding voor de toekomstige inrichting van de publieke ruimtes. 2

4 Het tweede luik betreft aanvullende opdrachten bij het eerste luik. Dit biedt de aanbestedende overheid de mogelijkheid om de opdracht te geven tot diverse aanvullende studies en/of opdrachten m.b.t. ontwerp, begeleiding, overleg en advies ter ondersteuning of verdere uitwerking van het eerste luik. 3. Het derde luik betreft vervolgopdrachten verbonden aan de uitvoering van het BKP. Dit gaat vnl. over ontwerpopdrachten voor de publieke ruimte, met inbegrip van diverse aanvullende studies zoals begeleidings-, overleg- en/ of adviesopdrachten over het betrokken gebied. Wat betreft de aanvullende en vervolgopdrachten die in het tweede en derde luik worden beoogd, biedt de centrale de deelnemende aanbestedende opdrachtgevers de mogelijkheid om een beroep te doen op de diensten van de opdrachtnemer van de raamovereenkomst. Artikel 4. Aansluiting bij de Opdrachtencentrale Zodra de opdrachtdocumenten zijn opgesteld, kunnen de aanbestedende opdrachtgevers waarop de opdrachtencentrale zich richt (zie Bijzonder Bestek BKP, punt 6) zich aansluiten bij de centrale. Iedere deelnemende aanbestedende opdrachtgever die zich wil aansluiten bij de centrale, brengt de Centrale schriftelijk op de hoogte van haar voornemen. Het te kennen geven van het voornemen om zich bij de centrale aan te sluiten houdt in hoofde van de deelnemende aanbestedende opdrachtgever geen enkele verplichting in om de door de centrale aangewezen dienstverlener daadwerkelijk te belasten met een vervolgopdracht. 3. De mogelijkheid om zich aan te sluiten bij de centrale is niet beperkt tot de aanbestedende overheden die hun belangstelling te kennen hebben gegeven bij het opstarten van de centrale. Alle aanbestedende opdrachtgevers waarop de opdrachtencentrale zich richt (zie Bijzonder Bestek BKP, punt 6) kunnen op ieder moment in het bestaan van de centrale te kennen geven dat ze zich willen aansluiten door dit schriftelijk mee te delen aan de centrale. 4. Indien een schriftelijke weigering van de centrale binnen dertig kalenderdagen na het versturen van de kennisgeving door de aanbestedende opdrachtgever uitblijft, wordt de centrale geacht de aansluiting te aanvaarden. 5. De aansluitingsbeslissing wordt genomen door het bevoegde orgaan van de deelnemende aanbestedende opdrachtgever. 3

5 Artikel 5. Implementatie van de Opdrachtencentrale Gunning van de raamovereenkomst De centrale wil een overheidsopdracht voor diensten gunnen in de vorm van een raamovereenkomst die met een enkele dienstverlener wordt gesloten. Op basis van die raamovereenkomst belast de centrale de aangewezen opdrachtnemer met de uitvoering van het eerste luik van de opdracht, nader bepaald in artikel 3 van dit protocol. De centrale beschikt bovendien over de mogelijkheid om de genoemde dienstverlener te belasten met "aanvullende opdrachten", die het voorwerp zijn van het tweede luik van de opdracht, nader bepaald in artikel 3 van dit protocol. De centrale is verantwoordelijk voor de uitvoering van de betaling van het eerste en het tweede luik van de opdracht. De centrale informeert iedere aanbestedende opdrachtgever die belangstelling zou kunnen hebben voor de resultaten van de eerste en de tweede opdracht. Gunning van de "vervolgopdrachten" Deelnemende aanbestedende opdrachtgevers die belangstelling hebben om de opdrachtnemer van de raamovereenkomst te belasten met een "vervolgopdracht", maken zich schriftelijk kenbaar bij de centrale met een beschrijving van hun opdracht en met de mogelijkheid om specifieke bepalingen toe te voegen (zoals i.v.m. termijnen, betalingen) die niet in tegenstrijd zijn met de regels en de praktische bepalingen van de raamovereenkomst. Op basis van die beschrijving en voor zover de opdracht beantwoordt aan de ontvankelijkheidscriteria (cfr. Het bijzonder bestek van het BKP, 7.6) belast de centrale de opdrachtnemer met een vervolgopdracht, overeenkomstig de regels en de praktische bepalingen van de raamovereenkomst, in naam en voor rekening van de deelnemende aanbestedende opdrachtgever. 3. Uitvoering van de "vervolgopdrachten" Tenzij anders bepaald in het bijzonder bestek van de betrokken opdracht wordt iedere deelnemende aanbestedende opdrachtgever belast met de uitvoering van het vervolgopdracht dat haar betreft. De deelnemende aanbestedende opdrachtgever wordt aldus rechtstreeks belast met de follow-up en de controle van de uitvoering van de opdracht, de controle van de eventuele aangiften van schuldvordering in het kader van die opdracht en de betaling van de overeenstemmende facturen binnen de termijn bepaald in de beschrijving van het betrokken vervolgopdracht. 4

6 Tenzij anders bepaald in het bijzonder bestek van de betrokken opdracht, en voor zover van toepassing, wordt de borgtocht gesteld door iedere deelnemende aanbestedende opdrachtgever op basis van haar opdracht. De deelnemende aanbestedende opdrachtgever wordt ook belast met het vrijgeven van de borgtocht, overeenkomstig de Algemene uitvoeringsregels. 3. De aanbestedende opdrachtgever die zich bij de opdrachtencentrale aansluit, aanvaardt om de dienstverlener te begeleiden bij elk van haar vervolgopdrachten (met inbegrip van eventuele testcases) om ervoor te zorgen dat de visie en de principes van het BKP maximaal in de vervolgopdrachten worden geïntegreerd. De dienstverlener rapporteert regelmatig aan het dagelijks bestuur voor de opmaak van het BKP (tijdens de testfase over de testcases) en aan het opvolgingscomité voor de follow-up van het BKP (over de vervolgopdrachten, volgend op de testfase) over de sterke punten en de moeilijkheden om de visie en de principes van het BKP te integreren in de vervolgopdrachten. Het doel is om na te gaan of het noodzakelijk is om het BKP aan te passen. 4. Er is een verplichting tot informatie en transparantie tussen het geheel van partijen van het Protocol. De partijen komen minstens één maal per jaar samen en telkens wanneer dit noodzakelijk is. De vergaderingen worden door de Dienstencentrale georganiseerd. 4. Vertrouwelijkheid Onverminderd hun wettelijke en regelgevende verplichtingen op het vlak van motivering en informatie verbinden de partijen zich ertoe om vertrouwelijkheid in acht te nemen m.b.t. de clausules en voorwaarden van de overheidsopdrachten waarvan ze kennis hebben in het kader van de uitvoering van het protocol. Artikel 6. Verantwoordelijkheden en betalingen De centrale verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de opgestarte openbare aanbesteding uit te voeren maar garandeert echter niet dat de procedure er daadwerkelijk toe zal leiden dat de overeenkomst wordt gesloten. De centrale moet een inspanningsverbintenis naleven. De deelnemende aanbestedende opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en de betaling van de dienstverlener van iedere vervolgopdracht dat hen betreft. 3. Iedere deelnemende aanbestedende opdrachtgever verbindt zich ertoe, voor de vervolgopdrachten die haar betreffen, om alle directe of indirecte met inbegrip van gerechtelijke gevolgen te dragen van eventuele betalingsachterstand of wanbetaling. 5

7 4. De samenwerking tussen de dienstencentrale en de deelnemende aanbestedende opdrachtgever is kosteloos. Artikel 7. Geschillen Geschillen met de opdrachtnemer of een derde Iedere deelnemende aanbestedende opdrachtgever die een geschil heeft met de opdrachtnemer m.b.t. de vervolgopdracht die haar betreft (bijv. opvraging van garantie, opleggen van boetes, gebrekkige uitvoering enz.) of een derde (bijv. een uitgesloten inschrijver) meldt dit aan de centrale binnen een redelijke termijn. Ieder geschil dat uitsluitend betrekking heeft op de gunning van de opdracht wordt volledig autonoom beheerd door de centrale. 3. Tenzij de centrale in het bijzonder bestek wordt belast met aanvullende opdrachten voor de uitvoering van de opdracht, wordt ieder geschil dat uitsluitend betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht volledig autonoom beheerd door de deelnemende aanbestedende opdrachtgever. Geschillen tussen partijen Bij geschillen tussen partijen betreffende de uitvoering van het voorliggende protocol wordt eerst getracht om met de betrokken partijen een minnelijke schikking te treffen. Bij ontstentenis zijn de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd om zich over het geschil uit te spreken en is het Belgisch recht van toepassing. Artikel 8. Duur Het protocol wordt gesloten voor de duur van de raamovereenkomst. Artikel 9. Inwerkingtreding Het protocol treedt voor iedere partij in werking op de datum van ondertekening. 6

8 Opgesteld te Brussel op in drie (3) originele exemplaren, waarvan elke partij erkend één (1) exemplaar te hebben ontvangen. Voor de deelnemende aanbestedende opdrachtgever, Voor de Centrale, Perspective.brussels, Christophe SOIL, Directeur generaal, 7

9 Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het opdrachtdocument met betrekking tot het opstellen van een masterplan van de openbare ruimte van de campus Ceria- Coovi,Emile Grysonlaan 1 te 1070 Brussel (Anderlecht) nr van De collegeleden, Bianca DEBAETS Pascal SMET Guy VANHENGEL 1