Selectiedocument met het oog op de oproep tot kandidaatstelling inzake bestek D Onthaalbalie Bellevue 1 B-9050 Ledeberg (Gent)

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel Fax ask_aankoop@digipolis.be Selectiedocument met het oog op de oproep tot kandidaatstelling inzake bestek D Wijze van gunnen Bekendmaking Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Europese en Belgische publicatie Indiening van de kandidaatstellingen Indiening van de offertes Adres Uiterlijk tegen Plaats opening Contactpersoon Verzending van uitnodiging tot inschrijven Uiterlijk tegen Verbintenis termijn Digipolis Onthaalbalie Bellevue 1 B-9050 Ledeberg (Gent) 26-jan-2016 om 11:00 uur. Kandidaatstellingen zullen worden geopend in Digitaal bulletin op het vermelde uur. Bart Stichelmans, projectleider, tel: 09/ , overheidsopdrachten.gent@digipolis.gent Indicatieve data ifv deze selectieprocedure. De definitieve data worden gecommuniceerd na de selectiefase en zullen vermeld zijn in het bestek 25-apr-2016 om 11:00 uur (indicatief) 120 kalenderdagen Titel van het bestek Overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot een archiefbeheersysteem voor provincie west-vlaanderen, oost-vlaanderen en groep gent Pagina 1 van 9

2 Voorwerp van de opdracht De aankoop van de nodige mandagen en/of licenties aangaande een archiefbeheersysteem; Het verwerven van de nodige rechten (auteurschap) ter verspreiding aan derden. De implementatie van een archiefbeheersysteem voor de voornoemde openbare besturen. een raamovereenkomst aan te gaan voor eventuele uitbreidingen aangaande het archiefbeheersysteem een SLA af te sluiten voor de ondersteuning van de respectieve archiefbeheersystemen. Min. en max. van te selecteren kandidaten Uitvoeringstermijn Minimum 3 en maximaal 5 kandidaten zullen weerhouden worden voor de volgende beoordelingsronde. De totale looptijd van de overeenkomst voor de implementatie van de gekozen software bedraagt 4 jaar. Onderhoud en SLA is een opdracht van onbepaalde duur met de mogelijkheid tot jaarlijkse opzegging Pagina 2 van 9

3 Juridische situatie verlangde bewijsstukken De kandidaat of inschrijver kan van deelname aan de opdracht uitgesloten worden indien hij zich in één van de gevallen bevindt vermeld in art. 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 (verder vermeld als KB Plaatsing) 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij een rechtelijke beslissing dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 8. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek ; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 11. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: - een verklaring op erewoord waarin de kandidaat of inschrijver verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 61 van het KB Plaatsing betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. (document 1) - RSZ-attest voor binnenlandse inschrijvers (art. 62 van het KB Plaatsing): Digipolis zal het RSZ-attest zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het inschrijvingsformulier. (document 2) - RSZ-attest voor buitenlandse inschrijvers (art. 62 van het KB Plaatsing): De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. Opmerking: de aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om vooraleer tot de selectie over te gaan, de conformiteit van deze documenten na te gaan en alsnog bijkomende Pagina 3 van 9

4 bewijsstukken op te vragen. Er zal dan ten gepaste tijde een lijst worden bezorgd van de diverse stukken die binnen een redelijke termijn aan de aanbestedende overheid zullen moeten worden bezorgd. Economische en financiële draagkracht verlangde bewijsstukken Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de kandidaat-inschrijvers gevraagd: - een bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s met vermelding van beginen einddatum. (document 3) - een verklaring voor de laatste afgelopen drie boekjaren van zijn totale omzet en zijn specifieke omzet betreffende de diensten waarover de opdracht gaat, op te geven (document 4) Technische bekwaamheid verlangde bewijsstukken Om de technische bekwaamheid van de dienstverlener na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de kandidaat-inschrijvers gevraagd: - Een selectie van cv s van medewerkers die ingeschakeld kunnen worden op dit project. (document 5) - Een verbintenis om in het kader van deze opdracht enkel Nederlandstalige medewerkers in te zetten. (document 6) - Een selectie van minimaal 3 relevant geachte referenties die de kandidaat heeft uitgevoerd gedurende de laatste 5 jaar. (document 7) De installaties en implementaties die als referenties worden opgegeven moeten afgerond en daadwerkelijk uitgevoerd zijn, m.a.w. er moeten duidelijke resultaten kunnen worden beschreven. Per referentie (max. 1 A4) dient volgende indeling te worden gebruiken : Korte beschrijving inhoud project Relevantie voor deze nieuwe opdracht Sector Problematiek Datum installatie en implementatie Duurtijd implementatie Gebruikte technologie Budget Contactpersoon Telefoonnummer Mogelijkheid referentiebezoek? Ja/Nee Illustratiemateriaal in de vorm van screenshots is welkom. Pagina 4 van 9

5 - een intentie om al dan niet bepaalde delen van de opdracht in onderaanneming te geven. (document 8) Onderaannemers worden met naam genoemd. Tevens dienen de contactgegevens worden bijgevoegd. De onderaannemers dienen deze intentie ook te ondertekenen en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om zich te verbinden. - In het kader van de selectie van kandidaten is het mogelijk dat een kandidaat-inschrijver zich beroept op de bekwaamheid/draagkracht van onderaannemers. De inschrijver moet dan aantonen dat hij voor deze opdracht over een verbintenis met de andere bedrijven /onderaannemers beschikt. Selectiecriteria De inschrijver(s) waarvan de juridische situatie bewezen werd, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de opdracht, komen voor verdere evaluatie in aanmerking. Er zal offerte gevraagd worden aan de inschrijver(s) wiens economisch, financiële en technische bekwaamheid voldoende bewezen wordt rekening houdend met onderstaande selectiecriteria: Selectiecriteria Gewicht Ervaring met projecten in een gelijkaardige 40 % omgeving (i.e. archiefbeheer) Technische bekwaamheid / ervaring met de 20 % oplossing Stabiliteit onderneming/beschikbaarheid project 20 % Sector-ervaring 10 % Algemene kwaliteit/overzichtelijkheid dossier 10 % Gewicht van de beoordeelde criteria: De kandidaatstellingen worden in consensus beoordeeld op de volgende kwalitatieve selectiecriteria, in afnemende volgorde van belang: - De hoogste weging (40) wordt toegekend aan de Ervaring met projecten in een gelijkaardige omgeving (i.e. archiefbeheer) omdat praktische ervaring met relevante projecten een belangrijke meerwaarde betekend voor het welslagen van de opdracht. -Een gelijke lagere weging (20) wordt toegekend aan Technische bekwaamheid/ervaring met de oplossing en Stabiliteit onderneming/beschikbaarheid project omdat dit van groot belang is voor de specifieke expertise van de onderneming, maar toch in mindere mate dan de effectief gerealiseerde projecten (referenties). -De laagste weging (10) wordt gegeven aan Sector-ervaring en Algemene kwaliteit/overzichtelijkheid dossier omdat deze criteria zeker relevant zijn doch in mindere mate dan de overige criteria met een hoger gewicht. Toelichting van de selectiecriteria: Er wordt per criterium een score op 10 gegeven. Er wordt rekening gehouden met: - Ervaring met projecten in een gelijkaardige omgeving (i.e. archiefbeheer): Per referentie worden punten gegeven op de inhoud van de referentie en de relevantie. Indien meer dan 3 referenties worden bijgevoegd, worden de 3 meest relevante referenties gequoteerd. - Technische bekwaamheid/ervaring met de oplossing: Per CV (tot een maximum van 3) worden punten gegeven op het aantal jaren relevante ervaring (vanaf 5 jaar krijgt de CV de maximumscore) en op de ervaring met archiefbeheersystemen. Pagina 5 van 9

6 De combinatie van aantoonbare ervaring binnen het bedrijf én in de CV s én in de referenties krijgt de maximumscore. - Sector-ervaring: Per kandidaat worden punten gegeven voor aantoonbare ervaring met provinciale en lokale overheden. Ook hier word de bedrijfsdocumentatie samen met de CV s en de referenties gequoteerd. - Algemene kwaliteit/overzichtelijkheid dossier: Per dossier worden punten gegeven op de structuur, taal, leesbaarheid en bondigheid van de kandidatuur. - Stabiliteit onderneming/beschikbaarheid project: Per kandidaat worden punten gegeven op de stabiliteit van het aantal werknemers en van de omzet. Een score tussen 10 en 7 wordt beschouwd als een goede score, tussen 7 en 5 als een matige score en een score van minder dan 5 geeft aan dat het dossier voor dat criterium niet voldoet aan de vereiste kwaliteit. Pagina 6 van 9

7 Beschikbare documenten Er is een conceptnota, en een selectiedocument inzake deze opdracht verkrijgbaar. Deze worden gratis ter beschikking gesteld op het officieel federaal platform op Ingeval het platform niet beschikbaar is kunnen deze documenten ook gratis aangevraagd worden bij de aankoopdienst van Digipolis. Telefoon: E- mail: overheidsopdrachten.gent@digipolis.gent Ondertekening van de kandidatuur De ingediende kandidatuur moet niet ondertekend zijn, maar ze moet wel ingediend worden via de e-tendering applicatie. Kandidaatstellingen die via het platform opgeladen worden en die niet ondertekend zijn worden niet uitgesloten wegens het niet reglementair ondertekend zijn van de kandidaatstelling (aanvraag tot deelneming). Indienen van de kandidatuur kandidaturen worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; naast de elektronische indiening ook een papieren kandidatuur in te dienen; om meer dan een (1) elektronische kandidatuur in te dienen. De capaciteit voor het opladen van kandidaturen is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk kandidaturen correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige kandidatuur. De kandidaturen, inschrijvers die niet aan voorgaande bepalingen voldoen worden niet weerhouden voor evaluatie en worden als onregelmatig aangeduid. De kandidaturen worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De kandidaturen moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Pagina 7 van 9

8 Inschrijvingsbiljet Opdrachtgever Digipolis, Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen De vennootschap Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) Voor- en achternaam Ofwel De ondergetekende(n) Voor- en achternaam Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats Straat, huisnummer, postcode, gemeente, land. (Indien meerdere ondergetekenden, voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) R.S.Z.-inschrijving nr(s) KBO nr(s) (alleen in België) Contactpersoon Voor- en achternaam, adres, tel.no en fax.no Volgende medewerker van de inschrijver zal fungeren als onze afgevaardigde in alle relaties met Digipolis voor deze opdracht. Deze medewerker zorgt ten allen tijde voor de nodige continuïteit bij de leverancier inzake de voortgang en opvolging van deze opdracht. Tot en met de toewijzing van de opdracht en gedurende de uitvoering van de opdracht zal enkel dit adres door het opdrachtgevend bestuur gebruikt worden om de inschrijver elektronisch in kennis te stellen van genomen beslissingen. Deze persoon moet deze communicatie in naam van de inschrijver kunnen ontvangen. Het is tevens aan te raden dat deze persoon ook is geregistreerd op het e- Notification, e-tendering platform. Contactpersoon Voornaam: Naam: Functie: adres: Telefoonnummer: Faxnummer: Pagina 8 van 9

9 Formulier verklaring op erewoord Dit formulier dient verplicht gebruikt te worden en wordt toegevoegd aan de kandidatuur van de inschrijver als bijlage. Verklaring 1 Wij, ondergetekenden, de inschrijver verklaren ons niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in artikel 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren : 1.in staat van faillissement of vereffening is, of die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen of reglementeringen; 2.aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen of reglementeringen; 3.bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4.bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5.niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen; 6.niet in orde is met betaling van zijn belastingen volgens de Belgisch wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7.zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen of die de gevraagde inlichtingen niet heeft verstrekt Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1.deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2.omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3.fraude als bedoeld in artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4.witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van het opdrachtgevend bestuur, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen over te maken. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitinggrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. In het bestek zal tevens worden bepaald dat, indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, het contract door Digipolis eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij kan worden verbroken. 1 In te dienen door elke persoon of vennootschap die (mede) deel uitmaakt van de kandidaat of op wiens middelen een kandidaat zich beroept met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria.² Pagina 9 van 9