Conceptnota. Raamovereenkomst voor backupoplossing CD000563

Transcriptie

1 Conceptnota Raamovereenkomst voor backupoplossing CD Versie 7.0 CD000563_OMB_conceptnota_raamovereenkomst_backupoplossing Pagina 1 van 9

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Huidige situatie Concept en uit te werken oplossing Functionele vereisten Gevraagde koppelingen Technische vereisten SLA Implementatie plan... 9 Versie 7.0 CD000563_OMB_conceptnota_raamovereenkomst_backupoplossing Pagina 2 van 9

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht Het voorwerp van de opdracht is het aangaan van een raamovereenkomst voor de aankoop en implementatie van een backupoplossing ter ondersteuning van de IT dienstverlening van Digipolis en haar klanten. De huidige oplossing moet vervangen worden voor 31 december Digipolis wenst hiervan gebruik te maken om de backupoplossing te optimaliseren en te vernieuwen. Ook relatief nieuwe ontwikkelingen, zoals backup naar de Cloud, moeten mogelijk gemaakt en geïntegreerd kunnen worden met de nieuwe oplossing. Er wordt gezocht naar een open, flexibele en steeds evoluerende oplossing die het inspelen op nieuwe trends op de markt mogelijk maakt. Niet alleen bij de start van de overeenkomst, maar ook tijdens de volledige doorlooptijd van de aanbesteding. De opdracht zal verder gespecificeerd worden in het bestek dat naar de geselecteerde kandidaten gestuurd wordt. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan Stad Antwerpen en Stad Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (03) Fax. (03) Leidend ambtenaar voor dit bestek: De Bourdeaud huy Cathy Tel: +32 (0) Cathy.debourdeaudhuy@digipolis.be 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Versie 7.0 CD000563_OMB_conceptnota_raamovereenkomst_backupoplossing Pagina 3 van 9

4 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Belgische en Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald o De technische complexiteit van de opdracht en de functionaliteiten die de aanbestedende overheid vraagt, moeten getoetst worden aan de bereidheid en mogelijkheden die de oplossingen van de potentiële aanbieders bevatten. o De aanbestedende overheid wil zich vergewissen dat de aangeboden oplossingen zeer nauw aansluiten op de wensen van haar klanten en aan de geldende en toekomstige praktijken uit de IT-omgevingen. o De aanbestedende overheid wil bij de potentiële aanbieders nagaan hoe de ondersteuning, het plan van aanpak en de SLA s zullen aangeboden worden. 2.4 Procedure die zal gevolgd worden Verzending publicatieblad Europese Unie (EU) en Bulletin der Aanbestedingen (BE) Openbare zittingsdag kandidaatstelling Opvragen ontbrekende stukken Verzending aan niet-geselecteerden i.f.v. beroepsmogelijkheden Verzending aan geselecteerde inschrijvers Beperkte zittingsdag ontvangst offertes Einde onderhandelingen (+ BAFO) Verzending aan niet-geselecteerden i.f.v. beroepsmogelijkheden Verzending aan geselecteerde inschrijvers De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in verschillende onderhandelingsrondes, die van start gaan na de beperkte zittingsdag ontvangst offertes. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers De basisopdracht betreft een onderdeel van de huidige infrastructuur die Digipolis momenteel ter beschikking heeft voor het leveren van IT diensten aan haar klanten zijnde Stad, OCMW, Zorgbedrijf, Lokale Politie en verzelfstandigde eenheden van de Groep Stad Antwerpen. Voorts kan Digipolis uit dit raamovereenkomst putten om op te treden als opdrachtcentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. Versie 7.0 CD000563_OMB_conceptnota_raamovereenkomst_backupoplossing Pagina 4 van 9

5 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten (zoals de Federale Politie). 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Het voorwerp van de opdracht is het aangaan van een raamovereenkomst voor de aankoop en implementatie van een backupoplossing ter ondersteuning van de IT dienstverlening van Digipolis en haar klanten. 3.3 Beschrijving van de opdracht Om Digipolis de mogelijkheid te bieden om een optimale keuze te maken uit de aangeboden oplossingen, wordt er naast de basisopdracht aan de inschrijvers gevraagd om twee opties uit te werken. De basisopdracht bestaat er in om de bestaande, klassieke oplossing van Digipolis Antwerpen te vervangen. Hierbij kijkt Digipolis vooral naar optimalisatie, efficiëntie, effectiviteit, openheid en evolutief karakter van de oplossing. De huidige backupomgeving is een klassieke backupoplossing op basis van Symantec Netbackup. Het serverpark is in de voorbije jaren echter geëvolueerd tot een hybride server en storageplatform en Digipolis verwacht dan ook dat de nieuwe backupoplossing hieraan aangepast is. De nieuwe backupoplossing moet minimaal een antwoord bieden op onderstaande zaken: Integratie binnen de bestaande hybride server-en storageinfrastructuur Integratie met het diverse serverpark: fysieke en virtuele windows- en linuxservers zowel on-prem als IAAS met daarop een breed gamma aan toepassingsgebieden zoals databases (SQL, Mongo, Redis, oracle), mailomgeving (Exchange), SAP, Inspelen op en voortrekker zijn m.b.t. de evolutie naar cloud-computing die binnen Digipolis een belangrijke plaats inneemt Sleutelwoorden waaraan de nieuwe backupoplossing moet voldoen zijn: doordacht, slim, efficiënt, effectief en geoptimaliseerd. De inschrijver is vrij om een combinatie van verschillende oplossingen en tools zoals cloud, backup-as-a-service, versioning, snapshots, aan te bieden. Hij hoeft zich hierbij niet te beperken tot de klassieke software oplossingen. De inschrijver voorziet ook een volledig implementatie en integratie traject van de bestaande oplossing naar de door hem aangeboden oplossing. Dit project (implementatie, migratie en transitie) dient afgewerkt te zijn voor 31 december 2015, datum waarop het onderhoudscontract van de bestaande backupoplossing vervalt. Ingeval de inschrijver de datum van 31/12/2015 niet haalt, zal hij een alternatief moeten voorstellen om Digipolis ervan te verzekeren dat zij de bestaande oplossing verder kan blijven gebruiken zonder extra kosten m.b.t. verlenging van het onderhoud. Alle kosten m.b.t de voorgestelde alternatieven en om de bestaande oplossing verder te onderhouden, volgens de regels van de kunst, dienen door de inschrijver te worden gedragen. Bij zijn offerte voegt de inschrijver een gedetailleerde dienstencatalogus. Hierin vermeldt hij minimaal uitbreidingen en/of vervangingen van bestaande componenten die nodig zijn bij de Versie 7.0 CD000563_OMB_conceptnota_raamovereenkomst_backupoplossing Pagina 5 van 9

6 implementatie, migratie of groei van de aangeboden backupoplossing(en). Deze dienstencatalogus bevat eveneens alle onderdelen die binnen deze raamovereenkomst besteld kunnen worden (hardware, software, diensten). Omdat Digipolis veel waarde hecht aan het evolutieve, vernieuwende en open karakter van de aangeboden oplossing, wordt aan de inschrijver gevraagd om zijn visie te geven over trends, evolutie en verbetering op het gebied van backup en restore van data. Hij linkt zijn visie aan de aangeboden oplossing en beschrijft de voordelen en toegevoegde waarde hiervan voor Digipolis. Naast de basisopdracht vraagt Digipolis om een aantal opties uit te werken: Optie 1: backup van on-premise data naar de cloud De inschrijver dient een optie uit te werken waarbij een tweede kopij van de backupdata op een efficiënte en betrouwbare manier naar cloud storage genomen kan worden. Dit wordt ingegeven door de wens van Digipolis om het tweede datacenter, waar nu een 2 de kopij van de backups bijgehouden wordt, op termijn af te bouwen. Digipolis neemt reeds lange termijn backups via backup to cloud en wenst dit in de toekomst ook verder te doen en, waar mogelijk, uit te breiden. In de optie specifieert de inschrijver aan welke min technische vereisten zoals bandbreedte,.. de omgeving moet voldoen. De inschrijver dient in de beschrijving van de optie ook duidelijk te vermelden hoe de backup en de cloud backup genomen worden en hoe beide in relatie met elkaar zullen staan. De cloud storage maakt geen deel uit van deze opdracht, maar de inschrijver dient wel aan te geven of er restricties gelden op het aantal of het soort cloud providers. Digipolis wenst met een zo open mogelijke oplossing te werken die ook in de toekomst kan uitgebreid worden met bijkomende, nieuwe cloud providers. Optie 2: backup van cloud IAAS Digipolis beschikt momenteel over een hybride server- en storage-infrastructuur. Aan de inschrijver wordt gevraagd om een optie uit te werken waarbij het mogelijk is om servers bij IAAS providers te backuppen. In eerste instantie denkt Digipolis hierbij aan Amazon EC2 instances, maar dit zal op termijn uitgebreid worden met andere IAAS providers. Ook hier verwachten we een efficiënte en kostenbesparende manier van backuppen. De data moet gerecupereerd en gerestored kunnen worden wanneer het IAAS datacenter waar de instances in draaien niet meer operationeel zou zijn. Ook hier geldt het kunnen backuppen van een heel divers server park: windows, linux met een uitgebreid gamma aan toepassingsgebieden zoals databases (sql, mongodb, oracle), mail, SAP, Digipolis verwacht van de inschrijver een gedetailleerd, efficiënt en eenduidig prijsmodel voor deze opties. 3.4 Duurtijd van de opdracht De globale duurtijd van het contract wordt gesloten voor een periode van 4 jaar en kan maximaal 2 maal door de aanbestedende overheid met één jaar worden verlengd. De aanbestedende overheid heeft onvoorwaardelijke recht op deze verlenging. 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie De huidige backupoplossing van Digipolis is gebaseerd op Symantec Netbackup. Digipolis wil de huidige oplossing vervangen voor het vervallen van het huidige onderhoudscontract op 31 december Digipolis Antwerpen beschikt over een hybride server- en storage-infrastructuur waarvoor een geoptimaliseerde backupoplossing wordt gevraagd. Het serverpark is heel divers en bestaat uit Versie 7.0 CD000563_OMB_conceptnota_raamovereenkomst_backupoplossing Pagina 6 van 9

7 fysieke en virtuele windows- en linuxservers zowel on-prem als IAAS met daarop een breed gamma aan toepassingsgebeiden zoals databases (SQL, Mongo, Redis, oracle), mailomgeving (Exchange), SAP, Aangezien de server infrastructuur momenteel geoptimaliseerd wordt en er volop activiteiten rond Cloud-computing bezig zijn, is de As-Is situatie onderhevig aan wijzigingen. Tijdens de onderhandelingen en voor de BAFO zullen de exacte gegevens van de As-Is worden geactualiseerd. Het voorwerp van deze opdracht heeft dus ook een evolutief karakter. Digipolis verwacht van de aangeboden oplossing dat deze op de evolutie naar cloud-computing kan inspelen en kan anticiperen op nieuwe trends. Digipolis wenst zijn tweede datacenter dat onder andere gebruikt wordt voor disaster recovery af te bouwen en hiervoor gebruik te maken van onder andere cloud-computing. Standaard gebruikt Digipolis een backupoplossing hoofdzakelijk voor het nemen van technische backups. Technische backups zijn bedoeld voor het herstellen van dataverlies tgv corruptie, foutieve updates, disaster, Deze backups worden standaard 2 weken bijgehouden. Naast de technische backups worden er ook een aantal functionele backups genomen. Dit zijn backups die voor langere periode bijgehouden worden. Een voorbeeld hiervan zijn bepaalde mappen/bestanden op NAS, bepaalde data(banken) van toepassingen, data voor forensisch onderzoek,... Overzicht van de huidige omgeving Servers: Type Antwerpen (aantal) centrale fysieke windows servers (windows 2003 tem windows 2012) 196 centrale fysieke linux servers (redhat, suse) 2 ESX servers (5.x) 50 virtuele windows servers (windows 2003 tem windows 2012) waarvan een 10-tal IAAS 460 virtuele linux (vnl ubuntu) servers 42 Exchange 2010 servers 8 MS SQL servers (SQl 2000 tem SQL 2012) 72 Mongo DB servers 10 SQL express 40 Oracle servers 11 Active directory servers 30 front-end te backuppen centrale data (TB) 60 decentrale fysieke windows servers 90 front-end te backuppen decentrale data (TB) 5 NAS (netapp FAS3220) via ndmp 2 Overzicht van backupopslagmedia: Versie 7.0 CD000563_OMB_conceptnota_raamovereenkomst_backupoplossing Pagina 7 van 9

8 Backuptarget Antwerpen VTL (Eternus CS 800) 2 Riverbed Whitewater virtual appliance gekoppeld met MS Azure 1 Scalar (Tape) 2 Puredisk storage (SAN) 10 TB 5 Concept en uit te werken oplossing Zoals reeds eerder aangehaald, verwacht Digipolis dat de inschrijvers oplossingen aanreiken voor het backuppen van de hybride serverinfrastructuur en de data. Deze oplossingen moeten minimaal zaken als snapshot, deduplicatie, schaalbaarheid, performantie, snelle backup- en restoretijden, kostenefficiënt backuppen als mogelijkheden hebben. Digipolis hecht veel belang aan een makkelijke integratie en transparante migraties op technisch/infrastructureel vlak. De impact naar de eindgebruiker toe moet minimaal zijn. De oplossing moet bovendien flexibel en schaalbaar genoeg zijn om te kunnen inspelen op eventuele toekomstige uitbreidingen, inkrimpingen en evoluties en trends zoals cloud-computing. Digipolis verwacht dat de inschrijver een duidelijke, transparante en performante SLA aanbiedt voor de duurtijd van de raamovereenkomst. Bij de offerte wordt een duidelijk, in de tijd geprojecteerd, stappenplan voor de migratie van de huidige backupoplossing naar de nieuwe aangeleverd. Bovendien dient de inschrijver de verschillende risico s, afhankelijkheden en aandachtspunten mee te geven. Het project- of stappenplan dient ermee rekening te houden dat de nieuwe backupoplossing volledig operationeel (oude backupoplossing afgebouwd, nieuwe volledig operationeel) dient te zijn voor 31 december Functionele vereisten Op gebied van functionele vereisten verwacht Digipolis dat de aangeboden oplossing voldoende performant is, zodat backup van servers en bijhorende data binnen het backup tijdsslot afgerond is. De installatie van bijkomende componenten in het netwerk of op de servers mogen geen of slechts minimale gevolgen hebben voor de performantie van de reeds bestaande elementen. De impact op de eindgebruikers dient ook geminimaliseerd te worden. Digipolis vraagt om formele product specifieke opleidingen voor de beheerders van de nieuwe backupoplossing(en). Deze opleidingen worden gevraagd als optie. Kennisoverdracht m.b.t. de nieuwe backupoplossing(en) moeten wel deel uitmaken van de basisopdracht en worden opgenomen in het projectplan. 7 Gevraagde koppelingen De inschrijver toont voor alle items die binnen de aanbesteding overgenomen of aangeboden worden aan hoe deze geïntegreerd worden binnen de bestaande omgeving. Dit omvat minimaal: koppelen van servers, VTL, NAS, SAN, cloud storage en beheerportaal van Digipolis Antwerpen. Versie 7.0 CD000563_OMB_conceptnota_raamovereenkomst_backupoplossing Pagina 8 van 9

9 De mandagen nodig voor de integratie in de bestaande omgeving dienen mee voorzien te worden. 8 Technische vereisten De aangeboden backupoplossing moet redundant en gespreid opgezet kunnen worden. De voorgestelde architectuur moet hoge beschikbaarheid, redundantie, deduplicatie, snapshottechnologie, stabiliteit, performantie, schaalbaarheid, kosten efficiënt backuppen als evidente begrippen in zich hebben. 9 SLA Er wordt een Service Level Agreement gevraagd dat alle elementen van de aangeboden oplossing omvat. De SLA zal een aantal bindende afspraken vastleggen voor de betrokken partijen om een kwaliteitsvolle dienstverlenging tussen inschrijver en opdrachtgever op te zetten. De gevraagde SLA voorwaarden zullen deel uitmaken van het bestek, dit zowel voor hardware als voor software. De gevraagde SLA-voorwaarden zullen in het bestek vermeldt staan. 10 Implementatie plan Er wordt aan de inschrijver gevraagd om een plan van aanpak en tijdsgebonden stappenplan voor te stellen. Het stappenplan dient rekening te houden met het einde van het onderhoudscontract van de bestaande backupoplossing (31 december 2015), en dient ook de aandachtspunten, risico s en afhankelijkheden met andere infrastructuur elementen duidelijk en volledig weer te geven. Het implementatieplan dient de ervaring/kunde van de inschrijver op vlak van backupoplossingen en vergelijkbare migraties te bewijzen Versie 7.0 CD000563_OMB_conceptnota_raamovereenkomst_backupoplossing Pagina 9 van 9