Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Raad van Bestuur van 21 november 2018 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Raad van Bestuur van 21 november 2018 Overzichtslijst Aanwezigheden Franky Loveniers Koen Palinckx Christoph Wuyts Fatma Akbas Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Anne Schiettekatte Wendy Simons Bruno De Saegher Sofie Bracke Cengiz Cetinkaya Ilknur Cengiz Volmachten: Volmacht van Anne Schiettekatte aan Martine De Regge Volmacht van Bruno De Saegher aan Franky Loveniers Volmacht van Wendy Simons aan Koen Palinckx Sandra Van Renterghem Lid met raadgevende stem Karl-Filip Coenegrachts Deskundigen Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Franky Loveniers. De vergadering wordt geopend om 16u30. Pagina 1

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Aanwervingen Aan 8 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Aan 1 persoon wordt een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur aangeboden. Ontslag 5 medewerkers verlaten het bedrijf. Bevordering 6 medewerkers hebben gesolliciteerd op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Aanpassing arbeidsovereenkomst Aan 1 persoon wordt een 4,5/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Aan 1 persoon wordt een 4/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Aan 1 persoon wordt een 5/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Bijbetrekking 2 medewerkers krijgen toelating een bijbetrekking uit te oefenen. Vormingsverlof 1 medewerker krijgt toelating vormingsverlof op te nemen. Eisenbundel vakorganisaties sociale programmatie Er wordt kennis genomen van de eisenbundel van de vakorganisaties en beslist om aan Peter Crombecq & Johan Van der Bauwhede, de bevoegdheid te verlenen om hierover de onderhandelingen met de vakorganisaties op te starten volgens de voorgestelde onderhandelingsruimte. 3. Aankopen Bestek Antwerpen: A Raamovereenkomst Versiebeheer Drupal website Het voorwerp van de opdracht is het afsluiten van een raamovereenkomst met 1 opdrachtnemer voor versiebeheer en onderhoud van bestaande Drupal-websites voor de klanten van Digipolis. De opdracht bevat ook de hosting van deze websites. Pagina 2

3 Antwerpen: A Instandhouding Storage Infrastructuur Antwerpen Digipolis Antwerpen wenst een raamovereenkomst af te sluiten voor managed services, het verderzetten van de hardware en software support op de bestaande storage oplossingen en de mogelijkheid tot uitbreidingen op de bestaande storage infrastructuur. Er wordt een dienstencatalogus gevraagd van items (hardware, software en support) en services om de bestaande storage oplossingen te kunnen uitbreiden en verder te ondersteunen. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst Autodesk Stad Antwerpen en Stad Gent hebben een breed patrimonium in beheer. Samen met externe architecten ontwerpen de architecten van de stad de nieuwe looks van de stedelijke omgeving. Straten, pleinen, wegen, gebouwen,... teveel om op te noemen. Om snel en efficiënt nieuwe ideeën en concepten toonbaar te kunnen maken maken de medewerkers van Stad Antwerpen en Stad Gent heden gebruik van diverse Autodesk (of gelijkwaardige) producten, waarvoor zij ook de relevante opleidingen hebben gevolgd. Met deze opdracht zoeken Stad Antwerpen en Stad Gent en aanverwante diensten, een partner die deze producten kan aanbieden aan de beste licentievoorwaarden en ondersteuning biedt voor training en bijstand van de (key)users. Gent: G RO Klantbegeleidingssysteem De opdracht betreft een raamovereenkomst voor het leveren en implementeren van hardware en software voor klantgeleiding en online afspraken, zowel voor de toekomstige loketwerking van de Stad Gent als ook het OCMW en andere partijen binnen de Groep Gent. In de loop van 2020 wordt de vernieuwde AC Zuid site in gebruik genomen door de Stad Gent. Als onderdeel van deze verhuis wordt de loketwerking van de stad herbekeken. In eerste instantie zullen de loketten in 2019 tijdelijk verhuizen naar het EGW gebouw. Bij de ingebruikname van het EGW gebouw en later op de definitieve locatie AC Zuid moet een nieuwe, performante oplossing in gebruik genomen worden voor de klantgeleiding en voor het online maken van afspraken. De nieuwe oplossing moet niet enkel tegemoet komen aan de behoeften van de stadsbrede loketwerking maar ook aan de behoeften tegemoetkomen van diensten die niet met fysieke loketten werken maar wel medewerkers hebben die op afspraak werken met burgers en/of interne medewerkers. 4. Diversen TER GOEDKEURING Deskundigen Beslist wordt aan de Algemene Vergadering voor te stellen om de vervanging van de Gentse deskundige goed te keuren en de vergoeding voor deskundigen, met ingang van 1/1/2019, te schrappen. Evaluatierapport Situering De raad van bestuur van een opdrachthoudende vereniging legt aan de jaarvergadering, die telkens plaatsvindt in de loop van het eerste werkingsjaar na het jaar waarin verkiezingen voor de Pagina 3

4 algehele hernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd, een evaluatierapport voor over de werking van de vereniging. Dat rapport bevat normaal een nieuw ondernemingsplan voor de komende zes jaar of een gemotiveerd voorstel het samenwerkingsverband te beëindigen met inachtneming van de statutair bepaalde rechten van de deelnemers. Het ondernemingsplan zal worden opgemaakt bij het begin van de nieuwe bestuursperiode. Beslist wordt akkoord te gaan met het evaluatierapport en dit voor te leggen aan de Algemene Vergadering in TER BEKRACHTIGING Statutenwijziging De digitale Raad van Bestuur dd. 5 september 2018 besliste akkoord te gaan met een aangepaste versie van het ontwerp van de statutenwijziging, die eerder werd goedgekeurd op 29 augustus Het betreft het schrappen van art. 33 van de statuten. De wijziging is als volgt: Ontwerp van Statutenwijziging opgesteld door het digitale directiecomité van 5 september 2018 en geagendeerd op de digitale raad van bestuur van 5 september 2018; te agenderen voor de algemene vergadering van 19 december 2018 Statutenwijziging in het kader van het Decreet van 22 december 2017 over het Lokaal Bestuur inwerkingtreding 1 januari 2019 ART. 1. In artikel 2 Decreet op Intergemeentelijke Samenwerking van 6 juli 2001 vervangen door Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 2. In artikel 3 wordt zoals omschreven in artikel 10, 2 lid van het decreet van 6 juli 2001 vervangen door zoals omschreven in artikel van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur En te 9000 Gent, Wilsonplein 1 wordt vervangen door 9050 Gent, Bellevue 1. ART. 3. In artikel 6 1, tweede lid, wordt artikel 37 vervangen door artikel 425 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 4. In artikel 7, derde lid, wordt decreet op de intergemeentelijke samenwerking vervangen door het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 5. In artikel 16, eerste lid wordt door het decreet van 6 juli 2001 vervangen door door het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. Een tweede lid wordt toegevoegd dat luidt als volgt: De algemene vergadering stelt een code van goed bestuur vast. De code van goed bestuur wordt meegedeeld aan de toezichthoudende overheid. ART. 6. In artikel 18, tweede lid wordt, evenals in de provinciehuizen van de deelnemende provincies geschrapt en wordt in de laatste zin van artikel 40 van dit decreet vervangen door in de laatste zin van artikel 428, tweede lid van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 7. In artikel 22 1 wordt een tweede lid toegevoegd dat luidt als volgt: Maximaal twee derden van de leden is van hetzelfde geslacht. Pagina 4

5 6 wordt de modaliteiten van artikel 47 van het Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking vervangen door de modaliteiten van artikel 435 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. 7 wordt die werd benoemd overeenkomstig artikel 52 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking vervangen door die werd benoemd overeenkomstig artikel 440 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 8. In artikel 31 5 wordt moeten binnen de 20 dagen na de vergadering vervangen door moeten binnen de 10 dagen na de vergadering. ter inzage van het publiek gedurende ten minste 20 dagen wordt geschrapt. ART. 9. Als een gevolg van Art 443, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur, Er zijn geen andere organen mogelijk dan deze vermeld in dit decreet. wordt het Directiecomité afgeschaft. ART. 10. Artikels 33 t/m 37, handelend over het Directiecomité, worden geschrapt. ART.11. Artikel 38 wordt artikel 33 ART. 12. Artikel 39 wordt artikel 34 ART. 13. Artikel 40 wordt artikel 35 De algemene vergadering beslist onder de voorwaarden bepaald in' artikel 39 van het decreet van 6 juli 2001' wordt 'artikel 427 van het Decreet van 22 december over het lokaal bestuur'. ART. 14 Artikel 41 wordt artikel 36 ART. 15. Artikel 42 wordt artikel 37 In artikel 42, 2 de lid, wordt op dezelfde wijze als een directiecomité geschrapt. Beslist wordt het besluit van de digitale Raad van Bestuur te bekrachtigen. 5. Voorbereiding algemene vergadering De agenda van de algemene vergadering dd. 19 december 2018, zoals goedgekeurd door de digitale raad van bestuur dd. 30 oktober 2018, wordt bekrachtigd. 1. Verslag vorige vergadering 2. Ontwerpbegroting Data Strategienota Verlenging mandaat bedrijfsrevisor 6. Statutenwijziging 7. Beëindiging/aanstelling/benoeming van een bestuurder indien van toepassing 8. Toetreding nieuwe leden indien van toepassing 9. Rondvraag 6. Rondvraag Geen. De voorzitter Franky Loveniers De secretaris Greet Royers Pagina 5