Reglement voor de Ledenraad van Coöperatie Qurrent U.A.

Transcriptie

1 Versie d.d. 11/ RwC/GJ/CvG ondwerk\oa\oa14\ reglq3 Reglement voor de Ledenraad van Coöperatie Qurrent U.A. Begripsomschrijving Artikel 1 Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: a. de coöperatie: Coöperatie Qurrent U.A.; b. het bestuur: het ingevolge artikel 13 van de statuten fungerende bestuursorgaan van de coöperatie; c. de raad van commissarissen: het ingevolge artikel17 van de statuten fungerende toezichtsorgaan van de coöperatie; d. de benoemingsadviescommissie: de commissie als bedoeld in artikel 2 van de statuten; e. de algemene ledenvergadering: vergadering van de leden van de coöperatie zoals omschreven in artikel 18 van de statuten; f. de ledenraad: het ingevolge artikel 19 van de statuten fungerende orgaan ter vertegenwoordiging van de leden; g. statuten: de statuten van de coöperatie; h. reglement: een door het bestuur ingevolge artikel 28 van de statuten vastgesteld reglement van de coöperatie. Vaststelling. Wijziging Artikel 2 1. Dit reglement is met inachtneming van artikel 28 van de statuten vastgesteld door het bestuur en geldt voor onbepaalde tijd. Wijziging kan uitsluitend geschieden door het bestuur. De raad van commissarissen is bevoegd de wijziging van dit reglement aan zijn goedkeuring te onderwerpen. 2. Een besluit tot wijziging van dit reglement wordt bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen in een vergadering van het bestuur. Voor die vergadering van het bestuur geldt geen quorum. 3. Een besluit als bedoeld in lid 2 van dit artikel kan ook schriftelijk worden genomen, tenzij de onafhankelijke voorzitter van de ledenraad, een bestuurder of de vertegenwoordiger van Stichting DOEN in de ledenraad zich daar tegen verzet. Een dergelijk schriftelijk besluit kan bij meerderheid van stemmen worden genomen.

2 2 4. Voor wijziging van de bevoegdheden van de raad van commissarissen is de goedkeuring van de raad van commissarissen vereist, ook ais die raad geen gebruik heeft gemaakt van zijn bevoegdheid van lid 1, laatste zin, van dit artikel. Samenstelling van de ledenraad Artikel 3 1. In gevolge artikel 19.1 van de statuten heeft de raad van commissarissen het aantal leden van de ledenraad vastgesteld op 3. Op grond van artikel 19.7 van de statuten heeft Stichting DOEN het recht op een natuurlijk persoon af te vaardigen in de ledenraad, die daarin spreekrecht heeft maar geen stemrecht. 2. Slechts gewone leden en bestuurders, toezichthouders en werknemers van een I-lid zijn tot lid van de ledenraad benoembaar. 3. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige samenstelling van de ledenraad waarbij een combinatie van betrokkenheid bij, ervaring met en deskundigheid op het terrein van (de) duurzame energie(branche) leidend zijn. 4. Er wordt voorts gestreefd naar een evenwichtige participatie van mannen en vrouwen in de 5. Ieder van de leden van de ledenraad moet in staat zijn om de hoofdlijnen van het beleid van de coöperatie en haar onderneming te beoordelen. 6. Ten minste één van de leden van de ledenraad, de onafhankelijk voorzitter daaronder begrepen, moet relevante kennis en ervaring hebben op financieel verslaggeving terrein. 7. Bestuurders en commissarissen van de coöperatie kunnen niet fungeren als lid van de Benoeming van de leden van de ledenraad Artikel 4 1. Het bestuur organiseert de verkiezingen van de leden van de Steeds wanneer volgens rooster of tussentijds in een vacature moet worden voorzien, informeert het bestuur de leden daarover. Het bestuur nodigt tegelijkertijd de leden uit kandidaten aan te bevelen die door het bestuur ter benoeming aan de algemene ledenvergadering kunnen worden voorgedragen. 2. Het bestuur informeert de leden bij elke uitnodiging tot het doen van aanbevelingen over het profiel van de ledenraad en vermeldt daarbij, indien van toepassing, de criteria waar aan een aan te bevelen kandidaat (bij voorkeur) dient te voldoen. 3. Het bestuur stelt bij de uitnodiging aan de leden tot het aanbevelen van kandidaten een redelijke termijn. Het bestuur dient er daarbij naar te streven dat de ledenraad compleet is samengesteld op de tijdstippen waarop de ledenraad zijn bevoegdheden in gevolge de statuten en reglementen dient uit te oefenen. Het bestuur is bevoegd die termijn te verlengen. 4. Leden kunnen kandidaten aanbevelen die (a) passen binnen het door het bestuur voor de gehele ledenraad vastgestelde profiel en (b) voldoen aan de eventueel door het bestuur vastgestelde overige criteria, als bedoel in lid 2 van dit artikel. De leden vermelden bij de

3 3 aanbeveling van de kandidaat in ieder geval: (i) naam en adres, (ii) leeftijd, (iii) beroep of functie, (iv) nationaliteit, (v) geslacht, (vi) nevenfuncties voor zover relevant voor de vervulling van taak als lid van de ledenraad, (vii) relevante kennis en deskundigheid. 5. Het bestuur zendt de gegevens van de aanbevolen kandidaten aan de benoemingscommissie. De benoemingscommissie maakt een selectie uit de aanbevolen kandidaten aan de hand van het opgestelde profiel en nodigt een door haar gemaakte selectie van de aanbevolen kandidaten uit voor een gesprek met het bestuur en de benoemingsadviescommissie of een delegatie daarvan. Indien het onmogelijk blijkt een gesprek te organiseren waarbij de gehele benoemingscommissie en het bestuur aanwezig is, kan de voorzitter van de benoemingscommissie ook bepalen dat afzonderlijke gesprekken zullen plaats vinden. 6. De benoemingsadviescommissie zendt haar advies over de ter benoeming voor te dragen kandida(a)t(en) aan het bestuur. Het bestuur draagt een aanbevolen kandidaat ter benoeming aan de algemene ledenvergadering voor, tenzij (i) na benoeming, de ledenraad niet conform het profiel zal zijn samen gesteld of (ii) de aanbevolen kandidaat niet geschikt is tot benoeming op grond van het bepaalde in artikel 3.5 van dit reglement of om een andere door het bestuur gemotiveerde reden. 7. Indien de benoemingsadviescommissie besluit om een aanbevolen kandidaat niet ter benoeming voor te dragen, deelt het bestuur dit binnen 5 werkdagen na zijn daartoe strekkend besluit de kandidaat en degene(n) die hem of haar hebben aanbevolen onder opgaaf van redenen mee. 8. Tot 10 werkdagen na dagtekening van de in lid 7 van dit artikel bedoelde mededeling van het bestuur zijn de geweigerde kandidaat en degene(n} hem of haar heeft aanbevolen, bevoegd in beroep te gaan bij de benoemingsadviescommissie. 9. De benoemingsadviescommissie beslist omtrent het beroep binnen één maand nadat het (tijdig) is ingesteld. De procedure van behandeling van het beroep wordt door de benoemingsadviescommissie zelf vastgesteld en meegedeeld aan betrokkenen, waaronder het bestuur en de onafhankelijke voorzitter van de 10. Indien een aanbevolen kandidaat door het bestuur wordt geweigerd of op een ingesteld beroep finaal is beslist door de benoemingsadviescommissie en er geen andere kandidaten zijn voorgedragen die aan de door het bestuur gestelde criteria voldoen, nodigt het bestuur zo spoedig mogelijk de betrokken leden uit om een nieuwe kandidaat aan te bevelen. Het in dit artikel bepaalde is bij een dergelijke procedure weer volledig van toepassing. 11. In alle gevallen waarin de bevoegde leden geen kandidaat hebben gesteld binnen de daartoe door het bestuur vastgestelde termijn, is het bestuur vrij in zijn keuze kandidaten ter benoeming door de algemene ledenvergadering voor te dragen, doch niet dan nadat daar over overleg is gevoerd met de benoemingsadviescommissie. Zittingstermijn. Tussentijds aftreden. Herbenoeming Artikel 5 1. Leden van de ledenraad worden benoemd voor een termijn van 2 jaar, tenzij ingevolge het hierna bepaalde een langere termijn geldt. Die termijn vangt aan op een door de algemene

4 4 ledenvergadering vast te stellen tijdstip en eindigt op het laatst gelegen tijdstip van (i) de datum waarop het lid van de ledenraad 3 jaar in functie is en (ii) de datum van de algemene ledenvergadering die gehouden wordt in het jaar waarin het lid van de ledenraad 3 jaar in functie is, en wei uiterlijk in de 6 e maand van dat jaar, behoudens uitstel van die vergadering door de ledenraad met inachtneming van het voor uitstel in de wet bepaalde. 2. Een lid van de ledenraad kan één keer worden herbenoemd. Indien een lid van de ledenraad is benoemd in een tussentijds ontstane vacature, geldt zijn of haar eerste termijn slechts als volledige eerste termijn indien deze langer duurt dat 1 jaar. 3. Een lid van de ledenraad treedt tussentijds met onmiddellijke ingang af: indien (i) hij of zij niet langer voldoet aan het vereiste als bedoeld in artikel 3.2 van dit reglement, (ii) hij of zij als bestuurder of commissaris van de coöperatie gaat fungeren, (iii) als onafhankelijke voorzitter van de ledenraad gaat fungeren of (iv) krachtens daartoe strekkend, gemotiveerd, besluit van de algemene ledenvergadering dat is genomen met inachtneming van het in lid 4 van dit artikel bepaalde. 4. Zowel de onafhankelijke voorzitter van de ledenraad, het bestuur als de raad van commissarissen is bevoegd een voorstel of voortijdige beëindiging van de zittingstermijn van een lid van de ledenraad ter besluitvorming aan de algemene ledenvergadering voor te leggen. Diegene doet dit niet dan nadat het betrokken lid van de ledenraad in staat is gesteld om van dit voornemen kennis te nemen en daarover van gedachten te wisselen in een gezamenlijk vergadering van het bestuur en de raad van commissarissen die wordt voorgezeten door de onafhankelijke voorzitter van de ledenraad of een door hem of haar aangewezen plaatsvervanger. Het betrokken lid van de ledenraad is bevoegd in die vergadering het woord te voeren en zich in de vergadering door een raadsman te laten bijstaan. 5. In afwijking van het in dit artikel bepaalde worden de leden van de Ledenraad die voor de eerste maal wordt samengesteld benoemd voor een (voorlopige) periode van maximaal 1 jaar. Het bestuur draagt er zorg voor dat binnen de periode van 1 jaar definitieve verkiezingen worden uitgeschreven. Deze voorlopige deelname aan de ledenraad geldt als benoeming op een tussentijdse vacature in de zin van lid 2 van dit artikel. Bevoegdheden van de ledenraad Artikel 6 De ledenraad heeft de bevoegdheden als vermeld in artikel 21.2 van de statuten. De ledenraad heeft voorts alle andere bevoegdheden die krachtens artikel 21.1 van de statuten door het bestuur door middel van het vaststellen van dit reglement aan hem zijn verleend. Werkwijze van de ledenraad Artikel 7 1. De vergaderingen van de ledenraad worden gehouden met in achtneming van artikel 22 en artikel 23 van de statuten. De vergaderingen van de ledenraad worden geleid door de onafhankelijke voorzitter van de ledenraad, als bedoeld in en benoemd met inachtneming

5 5 van artikel 20 van de statuten. De onafhankelijke voorzitter heeft geen stemrecht in de 2. Besluiten van de ledenraad worden genomen met inachtneming van artikel 24 van de statuten. 3. De onafhankelijke voorzitter van de ledenraad, en bij zijn afwezigheid, zijn of haar plaatsvervanger, wijst voor iedere vergadering van de ledenraad een secretaris aan. De secretaris hoeft geen deel uit te maken van de 4. De secretaris houdt aantekening van de door de ledenraad genomen besluiten. De onafhankelijke voorzitter van de ledenraad, en bij zijn of haar afwezigheid, zijn of haar plaatsvervanger, kan de secretaris echter opdragen meer omvattende notulen van het in de vergadering behandelde op te stellen. 5. De door de secretaris opgestelde besluitenlijst of de door hem of haar opgestelde notulen worden ter vaststelling voorgelegd aan de onafhankelijke voorzitter van de Artikel 8 Het bestuur is belast met de uitvoering van de besluiten van de Artikel 9 De leden van de ledenraad, de onafhankelijke voorzitter van de ledenraad en de vertegenwoordiger van Stichting DOEN in de ledenraad zijn ieder gebonden aan alle (toekomstige) regelingen op het gebied van integriteit, loyaliteit, privacy en compliance die van toepassing zijn (verklaard) op de coöperatie, ongeacht of deze regelingen van toepassing zijn bij of krachtens de wet, enige andere algemeen verbindend zijnde regeling op de (leden van) organen van de coöperatie of waarvan het bestuur in het kader van integriteitsvoering en met oog op de goede reputatie van de coöperatie het noodzakelijk vindt deze te implementeren voor de coöperatie. Slot Dit reglement is vastgesteld door het bestuur op 1 maart 2015 en treedt in werking op 2 maart 2015.