Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 27 augustus 2014 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 27 augustus 2014 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Volmachten: Geen. Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede Karl-Filip Coenegrachts De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Digipolis_Directiecomité_verslag_ _overzichtslijst.docxPagina 1 van 8

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking Aan 8 personen wordt loopbaanonderbreking toegestaan. Aanwervingen Aan 1 persoon wordt een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur aangeboden. 2 personen krijgen een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. Bevorderingen 9 medewerkers hebben deelgenomen aan een selectieprocedure voor een interne openstaande vacature en zijn hierin geslaagd. Ontslag 1 medewerker heeft ontslag gekregen en 1 medewerker heeft ontslag genomen. Wijziging arbeidsovereenkomst Aan 1 medewerker wordt een 4/5 arbeidsovereenkomst aangeboden. Bijbetrekking Aan 1 medewerker wordt toelating verleend om een bijbetrekking uit te oefenen. Onbezoldigd verlof Aan 2 medewerkers wordt onbezoldigd verlof toegekend. Digipolis_Directiecomité_verslag_ _overzichtslijst.docxPagina 2 van 8

3 3. Aankopen Intrekking Gent: CDG ehrm, harde HR Tijdens het digitale directiecomité van 29 juli 2014 werd beslist om de opdracht CDG ehrm, harde HR toe te wijzen aan inschrijver SD Dienst, beslissing die aan het fysieke directiecomité van 27 augustus 2014 ter bekrachtiging wordt aangeboden. Bvba Dileoz heeft bezwaar aangetekend tijdens de wachttermijn, zodat niet tot sluiting van het dossier kan worden overgegaan. Daarom wordt beslist akkoord te gaan met de intrekking van het bestreden gunningsbesluit van 29 juli 2014, alsook van het verslag van nazicht van 28 juli 2014, zoals voorgesteld door onze raadsman. Bestek Antwerpen + Gent: CD Raamovereenkomst Beheerstool mobiele toestellen De opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst met één leverancier voor vier jaar voor het leveren van diensten, hardware en/of software voor een oplossing die zal ingezet worden voor het beheer van alle gewenste mobiele toestellen van de Lokale Politie Antwerpen (LPA). Antwerpen: CDA Externe projectleider SW (Stadsontwikkeling) en SB (stadsen buurtonderhoud) Inhuren van een externe projectleider voor het uitvoeren van ICT -projecten voor de stedelijke bedrijfseenheden Stadsontwikkeling (SW) en Stads- en buurtonderhoud (SB). Gent: CDG Business analist voor de business intelligence -omgeving De consulent die de opdracht zal uitvoeren dient na inwerking van de materie te starten met de analyse en verdere uitbouw van de BI-omgeving bij onze klant in de gekozen technologie gebaseerd op Microsoft SQL Server 2008 Integration Services, Analysis Services, Excel 2007 en SQL Server 2008 Reporting Services. Antwerpen + Gent: CDD SMS communicatie Het voorwerp van de opdracht betreft de aanneming van diensten m.b.t. het aangaan van een raamovereenkomst voor SMS diensten, ter ondersteuning van de digitale communicatiestrategie van de stad Antwerpen, waarbij het zowel om gratis als premium SMS diensten kan gaan. Gent: CDG Inhuren Business analist Het op afroep uitvoeren van specifieke opdrachten in het kader van ICT-projecten op het vlak van business analyse. Opvangen van tijdelijke tekorten in de bestaffing van ICT-projecten en dit voor het uitvoeren van specifieke taken op het vlak van BI-analyse. Digipolis_Directiecomité_verslag_ _overzichtslijst.docxPagina 3 van 8

4 Antwerpen + Gent: CD Projecten voor de realisatie van app s Volledig traject voor het ontwikkelen en testen van verschillende apps voor Stadstoezicht (bouwtoezicht, woontoezicht, brandtoezicht, hygiëne). De deelfunctionaliteiten van de apps worden in een framework opgeslagen om hergebruik mogelijk te maken. Antwerpen + Gent: CD Verzekeringen: arbeidsongevallen, dienstverplaatsing en gewaarborgd inkomen Het voorwerp van de opdracht is: het afsluiten van een verzekeringspolis (Arbeids)ongevallen, omnium dienstverplaatsingen en gewaarborgd inkomen. Er zijn twee percelen: Perceel I Arbeidsongevallen en Omnium Dienstverplaatsingen bestaande uit 2 secties: Sectie 1 Arbeidsongevallen en Sectie 2: Omnium Dienstverplaatsingen. Perceel II- Collectieve Invaliditeitsverzekering Gunning Gent: CDG Projectleider HRM Bedoeling is om op een snelle en adequate manier tijdelijke tekorten in de bestaffing van ICTprojecten op te vangen en dit voor het uitvoeren van specifieke taken op het vlak van projectleiding en analyse. Gent: CDG Net ontwikkelaar Het inhuren van een externe.net ontwikkelaar voor het ontwikkelen & aanpassen van diverse softwaretoepassingen die worden beheerd door Digipolis Gent. Goedgekeurd Antwerpen + Gent: CD Raamovereenkomst backupsoftware Het voorwerp van de opdracht is het aangaan van een raamovereenkomst voor de aankoop en implementatie van een backupoplossing ter ondersteuning van de IT dienstverlening van Digipolis en haar klanten. De huidige oplossing moet vervangen worden voor 31 december Digipolis wenst hiervan gebruik te maken om de backupoplossing te optimaliseren en te vernieuwen. Ook relatief nieuwe ontwikkelingen, zoals backup naar de Cloud, moeten mogelijk gemaakt en geïntegreerd kunnen worden met de nieuwe oplossing. Er wordt gezocht naar een open, flexibele en steeds evoluerende oplossing die het inspelen op nieuwe trends op de markt mogelijk maakt. Niet alleen bij de start van de overeenkomst, maar ook tijdens de volledige doorlooptijd van de aanbesteding In tweede instantie zal de dienstencataloog in de raamovereenkomst worden aangewend om toekomstige uitbreidingen van de backupoplossing te voorzien. Gent: CDG Beheersysteem voor parkeerkaarten De huidige toepassing waarmee het Mobiliteitsbedrijf de parkeerkaarten beheert, voldoet niet meer om aan een klantvriendelijke en efficiënte dienstverlening tegemoet te komen. Digipolis_Directiecomité_verslag_ _overzichtslijst.docxPagina 4 van 8

5 In haar zoektocht naar een nieuwe toepassing wil zij vooral de kaart van de innovatie trekken. De toekomst is: een virtueel Mobiliteitsbedrijf met de focus op online dienstverlening en digitale parkeerrechten. De burger moet zoveel mogelijk zelf kunnen instaan voor het beheer van zijn/haar parkeerrecht(en); een intelligent Mobiliteitsbedrijf waarbij processen zoveel mogelijk worden geautomatiseerd en gedigitaliseerd, met behulp van alle beschikbare informatiebronnen. Gent: CDG Business analist Business Intelligence De consulent die de opdracht zal uitvoeren dient na inwerking van de materie te starten met de analyse en verdere uitbouw van de BI-omgeving bij onze klant in de gekozen technologie gebaseerd op Microsoft SQL Server 2008 Integration Services, Analysis Services, Excel 2007 en SQL Server 2008 Reporting Services. Opvangen van tijdelijke tekorten in de bestaffing van ICT-projecten en dit voor het uitvoeren van specifieke taken op het vlak van BI-analyse. Antwerpen: CDA Opvolgsysteem DIFTAR op containerparken De containerparken en het ophalen van grofvuil zijn momenteel diensten die de stad gratis levert aan haar burgers. Vanwege de hogere overheid Openbare Vlaamse afvalstoffenmaatschappij (OVAM) wordt het verplicht gesteld dat dit betalend gaat worden. Dit gebeurt onder toepassing van het DIFTAR principe of met andere woorden het principe dat de vervuiler betaalt. DIFTAR staat voor gedifferentieerde tarieven waarbij per huishouden geregistreerd wordt hoeveel afval aangeboden wordt. Hoe meer afval een burger aanbiedt hoe hoger de afvalstoffenheffing zal zijn. Door het betalend maken van de fracties grofvuil en steenpuin is er voor de containerparken noodzaak aan een kassasysteem. Deze opdracht omvat het leveren en implementeren van een kassasysteem voor de containerparken. De opdracht omvat de volgende zaken: het leveren en installeren van de benodigde centrale software, inclusief de nodige koppelingen met de bestaande systemen; het leveren en plaatsen van de zuilen aan de inkom van het containerpark, alsook de benodigde software; het leveren van de mobiele toestellen, alsook de geïntegreerde software op deze; het leveren en plaatsen van de betaalzuil, inclusief de nodige software; het uitvoeren van de benodigde installatiewerken op het park; het aanpassen van de bestaande hardware om te kunnen werken met de geboden oplossing; optioneel: Het leveren en plaatsen van een informatiescherm; het aanbieden van minimaal 4 jaar ondersteuning op de hard- en software. Hierbij vallen alle mankementen in de eerste twee jaar voor rekening van de aanbieder (met uitzondering van beschadigingen door ongeval of vandalisme); identificatiepasjes. Alle andere elementen die nodig zijn om tot een performante totaaloplossing te komen. Bijvoorbeeld eventuele externe hosting van de software of mobiele dataverbindingen. Digipolis_Directiecomité_verslag_ _overzichtslijst.docxPagina 5 van 8

6 Antwerpen: CDA VISIT-website op A-stad platform Het voorwerp van de opdracht is het design, de analyse en de ontwikkeling van de nieuwe website van Visit Antwerpen, gebaseerd op het A-stad platform dat sinds mei beschikbaar is. Optioneel komen hierbij hosting en onderhoud. Het centraal plaatsen van digitale technologie in de marketing van de toeristische services van Antwerpen laat Antwerpen Toerisme & Congresstad (AT&C) toe om zichzelf te positioneren als een inspirerende bestemming die zowel regionale, Europese en bezoekers van over zee aantrekt. AT&C zal haar eigen merk en bijbehorende merkwaarden op deze manier meer zelf sturen. Antwerpen + Gent: CD Raamovereenkomst aankoop IT-materiaal met bijhorende opties De opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst met meerdere leveranciers voor de aankoop van IT materiaal zoals GSM's, smartphones, laptops, tablets en bijhorende accesoires of opties en andere verwante producten en diensten. De leveranciers stellen hiervoor een webshop ter beschikking. Naast een concurrentiële prijs is het uitermate belangrijk dat de leverancier een technologisch up-to-date productaanbod kan aanbieden. De opdrachtnemer dient op elk ogenblik de meest geschikte producten, overeenkomstig de geldende technologische ontwikkelingen en stand van zaken van de beschikbaarheid van die producten, te leveren. Milieuvriendelijkheid is eveneens een belangrijk onderdeel van de opdracht. De inschrijver geeft mee aan welke ecolabels voldaan kan worden (EU Ecolabel, Blauwe Engel, Nordic Swan,..) Naarmate de inschrijver meer dergelijke certificeringen heeft behaald en deze aantoont in zijn antwoord zal een hogere score toegekend worden. Alle producten moeten voldoen aan de meest recente Energy Star-normen voor energieprestaties; zie hiervoor: Antwerpen + Gent: CD Raamovereenkomst Zoom in op uw dak (ZIOUD) De nieuwe geïntegreerde website dient de door AGIV aangeleverde datasets in beeld te kunnen brengen, op basis waarvan de bewoners dan zelf het potentieel van hun dak kunnen nagaan en de voorwaarden voor de investeringen en de terugverdientijd ervan kunnen berekenen. Naast de weergave van de basisinformatie over het dak is er noodzaak aan een viewer met drie thema s: thermografie, zonnepotentieel en groendak. Om deze doelstelling te realiseren zullen extra thema s en toepassingen dienen gerealiseerd en geïmplementeerd te worden. In een latere fase is er een mogelijke uitbreiding met de thema s: lichtpollutie, potentieel microwindturbines, etc. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij de aangeleverde datasets met de nodige GIS manipulaties in het formaat van de te ontwikkelen web-applicatie kan verwerken. Hiertoe dient hij in nauw overleg met de opdrachtgever de nodige added value bevragingen te ontwikkelen binnen de viewers / website. Antwerpen: CDA Implementatie toeristisch data referentiesysteem Het implementeren, hosten en onderhouden van een toeristisch data referentiesysteem, dat in een snelle en stabiele omgeving toeristische informatie kan verzamelen en uitwisselen, en dat de authentieke bron (met zowel vaste als tijdelijke informatie) wordt voor diverse toepassingen. De databank moet kunnen uitgebreid of aangepast worden, bij voorkeur zelfstandig door de medewerkers van Antwerpen Toerisme & Congres. Het gaat zowel om de basisstructuur als om de toegevoegde meta-informatie. En het gaat zowel om content als structuur van die content. Dit moet een web gebaseerde oplossing zijn. Digipolis_Directiecomité_verslag_ _overzichtslijst.docxPagina 6 van 8

7 De kerntaak van een toeristische dienst is het verzamelen, beheren en verspreiden van informatie over het toeristisch aanbod in de stad. Van evenementen tot attracties, van sightseeing tot meeting locaties: alles wat een stad tot een toeristische topbestemming maakt, maakt deel uit van de kennisdatabank van een toeristische dienst. De medewerkers en vooral hun kennis over de stad en haar toeristisch aanbod zijn het kapitaal van een toeristische dienst. Zij zijn als het ware de ogen en oren van AT&C. Het is essentieel voor een goede werking van een toeristische dienst dat alle kennis die nu bij deze medewerkers zit ook wordt vertaald naar gestructureerde digitale data. Deze data moeten door alle andere medewerkers geraadpleegd kunnen worden en ontsloten naar de verschillende doelgroepen op maat. Er is dus een concrete nood aan een nieuw systeem, zowel top down vanuit het bestuur dat bepaalde organisatorische en concurrentiële doelstellingen heeft, als bottom up vanuit de toeristen die aan de balie komen of naar de website surfen. Daarnaast worden er in de loop van 2014 verschillende websites naar specifieke toeristische doelgroepen opgeleverd en komt er een volledig nieuwe overkoepelende website rond toerisme & congres in Antwerpen. Een nieuw Toeristisch Data Referentiesysteem (TDR) zorgt voor de invulling van deze behoeftes van AT&C. Hoewel de uiteindelijke bedoeling is dat dit systeem binnen A-stad gebouwd zal worden, kan dit niet binnen afzienbare termijn gerealiseerd worden, en is er dus nood aan een tussenoplossing. Gent: CDG Business analist business intelligence De consulent die de opdracht zal uitvoeren dient na inwerking van de materie te starten met de analyse en verdere uitbouw van de BI-omgeving bij onze klant in de gekozen technologie gebaseerd op Microsoft SQL Server 2008 Integration Services, Analysis Services, Excel 2007 en SQL Server 2008 Reporting Services. Wijziging Antwerpen: CDA Facility management systeem stad Antwerpen Het huidige raamcontract wordt, omwille van exclusiviteit, verlengd. Stopzetting Gent: CDG Testcoördinator Ten gevolge de wijziging in de huidige noden, dient deze functie voorlopig niet te worden ingevuld. Bestekken en gunningen ter bekrachtiging De bestekken en gunningen < excl btw of < incl btw of < excl btw of < incl btw zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand juni en juli 2014 werden bekrachtigd. Bestellingen ter informatie Het overzicht van alle bestellingen gedurende de periode 1/6/ /7/2014 werd overlopen. Digipolis_Directiecomité_verslag_ _overzichtslijst.docxPagina 7 van 8

8 4. Diversen Interne controlesystemen actualisering acties Beslist wordt kennis te nemen van de geactualiseerde versie van de controlematrix en eventuele opmerkingen door te geven. Aanbevelingen managementletter Efficiëntieverhoging goedkeuringsproces bestelaanvragen Beslist wordt dit punt te herwerken tegen het volgende Directiecomité en nog niet voor akkoord voor te leggen aan de Raad van Bestuur van 27 augustus Inktcartridges Beslist wordt dit punt te agenderen op de Raad van Bestuur van 27 augustus 2014, met de aanbeveling om in een volgend bestek het gebruik van hervulbare/gerecycleerde inktpatronen te onderzoeken. Voorstel vergaderdata 2015 Voorstel van vergaderdata werd goedgekeurd. De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Digipolis_Directiecomité_verslag_ _overzichtslijst.docxPagina 8 van 8