Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 19 oktober 2016 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 19 oktober 2016 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Volmachten: Geen. Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 17u00. Pagina 1

2 Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. Personeelszaken Loopbaanonderbreking en zorgkrediet Aan 6 medewerkers wordt loopbaanonderbreking of zorgkrediet toegestaan. Aanwervingen Aan 8 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Bevorderingen 4 medewerkers solliciteerden op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Ontslag 4 medewerkers hebben ontslag gegeven. Pensioen 1 medewerker zal met pensioen gaan per 31 december Aanpassing arbeidsovereenkomst Aan 1 medewerker wordt, op zijn vraag, een aangepaste arbeidsovereenkomst aangeboden. Bijbetrekking Aan 2 medewerkers wordt toelating gegeven een bijbetrekking uit te oefenen. Onbezoldigd verlof Aan 3 medewerkers wordt onbezoldigd verlof toegekend. Vormingsverlof Aan 1medewerker worden 4 dagen vormingsverlof toegekend. Aanpassing statuut voor het contractueel personeel en arbeidsreglement Beslist wordt om de aangepaste rechtspositieregeling en de aangepaste arbeidsregeling ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur voor te leggen. De vergadering neemt akte van de vraag van de vakorganisaties voor een mogelijke verhoging van de maaltijdcheques en de fietsvergoeding. Pagina 2

3 Aankopen a. Bestek Antwerpen: A Consultant technische business analist We wensen externe bijstand in te huren voor business en technische analyse in het kader van de verwezenlijking van de Digitale Communicatiestrategie van de stad Antwerpen ( Antwerpen: A Junior beheerder IT-telecom We wensen externe bijstand in te huren ter ondersteuning van het team dat de infrastructuur van Digipolis beheert. Antwerpen: A Senior BI medewerker We wensen externe bijstand in te huren voor de verdere uitbouw van een BI-platform. Gent: G Raamovereenkomst voor support van SuccesFactors Het voorwerp van de opdracht is een raamovereenkomst met één leverancier voor de ondersteuning van SuccessFactors. De opdracht houdt onder meer in: kennisoverdracht omtrent alle functioneel/inhoudelijke aspecten van de support mbt SuccessFactors; begeleiding releases per kwartaal; diverse vragen, support en bijkomende training; begeleiding jaarlijkse system copy/restore. Gent: G Raamovereenkomst aankoop lidkaarten BIB Gent De Gentse bibliotheek wenst voor zijn lezers over te stappen naar een nieuwe lidkaart. Het doel van deze opdracht is aankopen van RFID lidkaarten voor de Bibliotheek Gent, het leveren en implementeren van het beheersysteem voor deze lidkaarten, het optioneel aankopen van de digitale printers voor het personaliseren van deze lidkaarten met een barcode en een naam of het optioneel aankopen van RFID smartcardwriters voor het coderen van het lenersnummer in de lidkaarten. Daarnaast moet de RFID lidkaart worden gebruikt voor het uitlenen van boeken, het openen/sluiten van lockers en het nemen van kopijen. b. Gunning Gent: G Online attesten Aankoop en implementatie van een online applicatie waarbij de burger of belanghebbende rechtstreeks akten of bevolkingsuittreksels kan aanvragen en we deze direct afleveren via een online webpagina met digitale kluis. We willen een integratie met de offline diensten waarbij de loketten dezelfde applicatie gebruiken voor aflevering van deze documenten. Er moet een rechtstreekse link zijn met de toepassing waar onze akten worden opgeslagen (ScanSearch) en met het rijksregister. Pagina 3

4 Gent: CDG Realisatie digitale werkplek Het afsluiten van een raamcontract met één leverancier voor de realisatie Digitale Werkplek (Intranet) De opdracht omvat: de aanschaf/huur en implementatie van een nieuwe digitale werkplek voor Stad Gent, OCMW Gent, Digipolis en andere partnerorganisaties van Groep Gent. het leveren van diensten om de nieuwe digitale werkplek te integreren met bestaande toepassingen. het leveren van diensten om de nieuwe digitale werkplek verder uit te breiden met nieuwe functionaliteit. Het aankopen en implementeren van een moderne en efficiënte digitale werkplek als vervanger voor de verschillende intranet toepassingen die momenteel gebruikt worden. Deze nieuwe oplossing houdt rekening met trends en evoluties in de tijd. Antwerpen: A Business analist De business analist reikt gefundeerde voorstellen aan voor innovatieve totaaloplossingen ondersteund door ICT. Het eindresultaat dat de business analist aflevert is een plan van aanpak om de gewenste situatie te bereiken. De afgeleverde oplossingsvoorstellen zijn op maat gemaakt van de klant, in de taal van de klant en komen tegemoet aan diens toekomstvisie. Bovendien zijn deze oplossingen kostenefficiënt en realiseerbaar binnen de beschikbare middelen, waarbij steeds gezocht wordt naar meerwaarde en synergie bij de aanwending van deze middelen. Antwerpen: A Consultant projectleider Het inhuren van externe projectleiding ter ondersteuning van diverse infrastructuur projecten Antwerpen: A MeldJeAan (MJA) Secundair (CAR) Het aanpassen van de MeldJeAan-webapplicatie ( voor het aanmelden van kinderen in het basisonderwijs naar een webapplicatie die het ook mogelijk maakt om kinderen aan te melden in andere onderwijsvormen dan het basisonderwijs. (zoals bv. het secundair onderwijs) Hosten van deze applicatie op het Azure-platform ICT-Ondersteuning volgens SLA - Garanderen van versiebeheer over de looptijd van het contract. De opdracht moet volledig functioneel en getest door ontwikkelaars en eindgebruikers, operationeel zijn in een productieomgeving tegen de laatste werkdag van MAART Gent: CD Audio en video verslaggeving Een raamovereenkomst met één leverancier afsluiten om de brede waaier van diensten voor het ontsluiten van raadsinformatie naar de burger te kunnen implementeren in de komende jaren. Via een geïntegreerd portaal bestuurlijke raadsinformatie (zoals agenda s, besluiten, audio- en videoopnames van de zittingen, ) op een zo gebruiksvriendelijk mogelijke manier ontsluiten naar de burger. Pagina 4

5 Antwerpen: A Senior front-end ontwikkelaar In kader van het nieuwe digitale platform van antwerpen.be zoeken we een senior front-end ontwikkelaar. Hij komt terecht in een scrumteam van developers, designers en analisten die samen werken aan het nieuwe digitale platform voor de Stad Antwerpen. c. Gunning andere overheid Antwerpen en Gent: D schoonmaak gebouwen Op 3 juli 2015 keurde het College van burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen de gunning goed van de Raamovereenkomst voor de schoonmaak van diverse stadslocaties en eventueel andere entiteiten (GAC/2014/24354). De opdracht werd gegund dmv een open offerte aanvraag volgens artikel 25 van de wet van 15 juni 2011 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Digipolis heeft kennis genomen van dit dossier. De prijszetting en uitvoering van deze opdracht is kwalitatief voordeliger dan de huidig lopende opdracht voor de schoonmaak (CD000477) tevens gegund aan ISS nv. De huidig lopende opdracht neemt zijn einde op 31/01/2017. Antwerpen: A Referentiedata gevaarlijke stoffen(bw) Op 29/8/2016 keurde de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Algemene Directie Civiel Veiligheid de gunning goed van de open offerteaanvraag voor de levering van referentiedata gevaarlijke stoffen voor diverse overheidsdiensten. (BestekII/MAT/A ) De opdracht werd gegund dmv een open offerteaanvraag volgens artikel 25 van de wet van 15 juni 2011 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Worden beschouwd als klanten, zij die bestellingen op deze opdracht kunnen plaatsen: de Federale overheidsdiensten (met inbegrip van de FOD Binnenlandse Zaken), de hulpverleningszones (met inbegrip van de prezones of gelijkwaardig), de brandweerscholen, de Federale Politie, de Lokale Politie, de gemeenschappen, de gewesten, de provincies en de gemeenten. Digipolis heeft kennis genomen van dit dossier. De brandweer heeft deze geactualiseerde data nodig in zijn operationele werking; zowel als netwerkversie, standalone versies voor commandowagens en online voor tablets en smartphones d. Stopzetting/niet-gunning Antwerpen: A Senior beheerder ITD-Telecom Stopzetting:Inhuren van een senior beheerder ITD telecom ter ondersteuning van het team dat de infrastructuur van Digipolis beheert. e. Bestek ter voorbereiding van RvB Gent: G Planningstool inclusief mobiele app Het voorwerp van de opdracht betreft een raamovereenkomst met één leverancier voor de implementatie en ondersteuning van een planningstool voor het inplannen van werkorders/technische ploegen en voor de implementatie van een mobiele applicatie voor het Pagina 5

6 mobiel bewerken (update, registratie) van werkorders, waarbij een integratie met de bestaande SAP-omgeving wordt gerealiseerd. Tevens zal de raamovereenkomst, naast de effectieve implementatieactiviteiten, ook een dienstencataloog voor eventuele regiewerken omvatten. Gezien binnen de partners van Groep Gent (o.a. Stad en OCMW van Gent) er de komende jaren meerdere entiteiten zijn die ondersteunende tools in dit bereik behoeven, wordt er gekozen voor het afsluiten van een raamovereenkomst met een partner die een passende totaaloplossing kan aanbieden en de verschillende te verwachten implementaties bij de leden van de Groep Gent kan begeleiden en de nodige flexibiliteit kan bieden voor aanpassingen aan de specifieke noden van de verschillende roll-outs. Er wordt een onderhoudscontract gevraagd. Antwerpen: A SELECT for Cities SELECT for Cities is een Europees project dat bedrijven uitdaagt om samen met de Smart Cities Antwerpen, Helsinki en Kopenhagen de ontwikkeling van de stad als een Internet of Everything lab vorm te geven. Het betreft een pre-commercial procurement (PCP), waarbij er nog geen passende producten of diensten op de markt beschikbaar zijn. De betrokken overheden kopen onderzoek en ontwikkeling (R&D) aan van nieuwe innovatieve oplossingen. Het PCP-traject stopt met de oplevering van één of meer werkende prototypes. Een potentiële commerciële aankoop maakt deel uit van een nieuwe procedure en overeenkomst. De deelname van de stad Antwerpen (bedrijfseenheid Ondernemen & Stadsmarketing) wordt ondersteund door Digipolis en het digitale onderzoekscentrum iminds. Digipolis is lead procurer voor de voltallige buyers group bestaande uit de 3 aankopende steden. PCP is een gefaseerde aankoopmethode. Meerdere dienstverleners gaan met elkaar in competitie gedurende drie fasen van het ontwikkelproces. Na elke fase wordt een evaluatie gemaakt en enkel de beste oplossingen gaan door naar de volgende fase. Na elke fase worden alle dienstverleners vergoed voor de gedane inspanningen en resultaten. Doordat de intellectuele eigendom (IPRs) ten gevolge van de R&D-activiteiten op het einde van het traject aan de dienstverleners worden overgedragen, zijn zij in staat de ontwikkelde oplossing (prototype) verder te commercialiseren. De buyers group verkrijgt hiervoor gebruiksrecht en een korting op de projectkost. Op deze manier worden de risico s en baten van de innovatie gedeeld tussen de aankopende overheden en de dienstverleners. PCP biedt als dusdanig de mogelijkheid voor overheden om gemakkelijker samen te werken met nieuwe, opstartende en innovatieve bedrijven. Beslist wordt principieel akkoord te gaan met de aankopen binnen dit project voor de volledige PCP (fasen 1, 2 en 3) en deze voor akkoord voor te leggen aan de Raad van Bestuur van 16 november f. Wijziging Antwerpen: CDS Juridisch advies inzake BTW Op 19/12/2014 werd bovenstaande opdracht gegund dmv een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking conform artikel 26 (opdracht < ebtw) aan KPMG TAX & LEGAL ADVISERS BV. Digipolis werd begeleid om de gevolgen in te schatten betreffende de programmawet van 19 december 2014 en om de ruling aan te vragen aan de Federale Overheidsdienst Financiën. Gezien de specifieke kennis van KPMG over dit dossier wenst Digipolis ook voor toekomstige activiteiten beroep te doen op KPMG binnen het kader van de huidige overeenkomst. Het betreft steeds juridische diensten in de zin van de bijlage II B van de wet van 15 juni Overeenkomstig art. 26, 2, 4 van deze wet kunnen deze diensten geplaatst worden door middel van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking tot de Europese drempel ( ebtw) Beslist wordt om het contract voor de opdracht CDS Juridisch advies inzake BTW en toegewezen aan KPMG Taks & Legal Advisers BV te gebruiken tot de EUdrempel (= ebtw). Pagina 6

7 g. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van de goedgekeurde bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maanden augustus en september 2016, wordt bekrachtigd. 2. Bestellingen ter informatie Het overzicht van alle bestellingen gedurende de periode 1/08/ /09/2016 wordt overlopen. Diversen Invoering LEZ in Antwerpen. Samenwerkingsovereenkomsten met andere overheden Om dit project tot een goed einde brengen is er samenwerking opgezet tussen de federale dienst DIV en de stad Antwerpen en tussen de Vlaamse diensten LNE & VDI via AIV (Agentschap Informatie Vlaanderen) met Digipolis en met de stad Antwerpen. Bijgevoegde overeenkomsten regelen de samenwerking tussen AIV, DA en de stad. Beslist wordt de samenwerkingsovereenkomsten goed te keuren en ter kennisname voor te leggen aan de Raad van Bestuur. Voorbereiding Algemene Vergadering De agenda van de Algemene Vergadering dd. 21 december 2016 wordt goedgekeurd. 1. Verslag vorige vergadering 2. Ontwerpbegroting Data Strategienota Beëindiging/aanstelling/benoeming van een bestuurder 6. Toetreding nieuwe leden 7. Rondvraag Rondvraag Geen. De vergadering wordt gesloten om uur. Volgende vergadering: 16 november uur De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 7