Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 29 juni 2017 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 29 juni 2017 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Martine De Regge Koen Palinckx Volmachten: Volmacht van Martine De Regge aan Franky Loveniers Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Franky Loveniers. De vergadering wordt geopend om 17u00. Pagina 1

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking en zorgkrediet Aan 6 medewerkers wordt zorgkrediet toegestaan. Aanwervingen Aan 6 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Bevordering 7 medewerkers solliciteerden op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Ontslag 4 medewerkers verlaten het bedrijf. Bijbetrekking 1 medewerker krijgt toelating een bijbetrekking uit te oefenen. Onbezoldigd verlof 3 medewerkers krijgen toelating onbezoldigd verlof op te nemen. Verhoging fietsvergoeding Beslist wordt het voorstel tot verhoging van de fietsvergoeding naar 0,22 per 1 juli 2017 goed te keuren en aan een digitale Raad van Bestuur ter goedkeuring voor te leggen. De verhoging van de fietsvergoeding dient beschouwd te worden als een voorafname op het volgende lokaal akkoord. 3. Aankopen a. Gunning Antwerpen: A Senior projectleider Zorgbedrijf Het inhuren van een Program & Solution Manager Zorgbedrijf & Stadsontwikkeling De kandidaat beschikt over een gedegen marktkennis en een ruime ICT- gerelateerde ervaring in een brede waaier van functionele domeinen m.b.t. de werking van het Zorgbedrijf Antwerpen. De kandidaat is bovendien procesdeskundige voor overheidsprocessen met betrekking tot het Zorgbedrijf en de administratieve processen binnen dit domein. De kandidaat kan door middel van referenties van vergelijkbare aard en schaal (cfr. Zorgbedrijf Antwerpen Ziekenhuizen OCMW s, e-health, Care solutions, ) deze kennis en ervaring aantonen. De kandidaat beschikt over een gedegen marktkennis en een ruime ICT- gerelateerde ervaring in een brede waaier van functionele domeinen m.b.t. de werking van het bedrijf Stadsontwikkeling en specifiek ifv de diverse Openbaar Domein IT-projecten. Pagina 2

3 Gent: G NET ontwikkelaar front end Om de bestaande ontwikkelingen verder uit te bouwen is Digipolis Gent op zoek naar een.net ontwikkelaar front end. Dit houdt in: - meehelpen met de ontwikkeling - aanreiken van oplossingen voor problemen - testen van de ontwikkeling Antwerpen: A Business analist SLNA Het inhuren van een externe business & functioneel analist ter ondersteuning van ict projecten in het kader van de verdere uitbouw van de website Slim Naar Antwerpen. Doel is om de externe communicatie, in functie van het brede middenveld en alle weggebruikers (burgers en medewerkers) en hun mobiliteitsvragen, optimaal aan te bieden. De doelgroepen zijn: bewoners, handelaars en hun verenigingen scholen publiekstrekkende organisaties; bedrijven; weggebruikers (pendelaars en bezoekers, doorgaand verkeer); communicatie medewerkers stad, omliggende gemeenten, mobiliteitspartners en de pers. De communicatiedoelstellingen van de website omvatten: Informeren: de gebruiker krijgt informatie over welke grote werken er zijn en hoe hij zich het beste verplaatst. Hij is op de hoogte van de gevolgen van deze grote werken en de beste route en modus om op zijn bestemming te geraken. Converseren: meldingen doen over reisroutes en vragen stellen. Deelnemen: de gebruiker wordt betrokken door middel van een profiel en beloningen. Inspireren: de website gebruikers moedigen elkaar aan tot duurzaam mobiliteitsgedrag. Imago versterken: de gebruiker ziet de maatregelen die de stad en haar partners neemt om bereikbaar te blijven. Overtuigen: door de informatie op de site kiest de gebruiker voor een ander en duurzamer mobiliteitsgedrag. De kandidaat zal als business analist in diverse simultane en reeds lopende projecten ingeschakeld worden. Gent: G Senior Business analist Voor het analyseren van strategische software en personeelsplanningssystemen, is Digipolis Gent op zoek naar een senior business analist. Gent: G Expert Drupal8 In het kader van de overgang van Drupal 7 naar Drupal 8 zoeken we een Drupal8 expert die mee kan werken aan verschillende projecten met hoge prioriteit en visibiliteit. Coaching van andere ontwikkelaars om hen te ondersteunen is ook van groot belang. Gent: G Senior projectleider.net Voor het uitvoeren van een programma bestaande uit 4 projecten is er nood aan een senior projectleider.net. Deze projecten volgen een agile / scrum methodiek en worden ontwikkeld met.net en Angular js. Het is zeer belangrijk functioneel betrokken te zijn om de interactie en besluitvorming tussen de verschillende stakeholders te faciliteren. De verschillende projecten omvatten de ontwikkeling van planning en budgettering tools. Pagina 3

4 Antwerpen: A senior projectleider Politie Antwerpen Er wordt een projectleider gezocht voor het leiden van projecten voor de klant politie van de stad Antwerpen. Antwerpen: A Raamovereenkomst versiebeheer SF Het voorwerp van de opdracht betreft een raamovereenkomst voor de uitvoering van individuele SuccessFactors configuratie-opdrachten in opdracht van Digipolis: SF configuratie, SF Rapportering, SF Integratie. Het huidig contract loopt ten einde. Antwerpen en Gent : D Archiefbeheersysteem Het voorwerp van de opdracht is Archiefbeheersysteem voor provincies West- en Oost Vlaanderen en groep Gent: de aankoop van de nodige mandagen en/of licenties aangaande een archiefbeheersysteem; het verwerven van de nodige rechten (auteurschap) ter verspreiding aan derden; de implementatie van een archiefbeheersysteem voor de voornoemde openbare besturen; een raamovereenkomst aan te gaan voor eventuele uitbreidingen aangaande het archiefbeheersysteem; een SLA af te sluiten voor de ondersteuning van de respectieve archiefbeheersystemen. Gent : G Bezetting GPSO Het voorwerp van de opdracht is een raamovereenkomst met één leverancier voor het ontwikkelen van sprints alsook het programmeren van welomschreven opeenvolgende sprints: in de opgelegde programmeeromgeving; met de door Digipolis opgelegde architectuur; volgens de scrummethodiek. b. Wijziging Gent: CDG Raamovereenkomst New Horizon Uitbreiden met 2 jaar ( ) voor het afnemen van mandagen voor operationele bijstand voor het pakket New Horizon onder meer op het vlak van: 1. Berekenen van aanvullende financiële bijstand voor de cliënt 2. Opmaken verslag BCSD 3. Aanpassingen COT SD: a. Registreren van beroepsprofiel van cliënten b. Verbeteren van huidige werking code 71 c. Kleinere verbeteringen in SD en COT modules 4. Uitwisseling van New Horizon van en naar besluitvorming en DSD Pagina 4

5 Antwerpen: A Hosting en onderhoud A-sign (parkeerborden) Zowel Rombit, Digipolis als Mobiliteit en Parkeren zijn overeengekomen de SLA dd. 22/12/2015 uit te breiden in een Addendum. Dit Addendum wordt gesloten voor onbepaalde duur. Partijen kunnen dit Addendum opzeggen mits schriftelijke kennisgeving van drie (3) maanden. De vaste maandelijkse vergoeding die door Rombit aan Digipolis wordt aangerekend voor de hosting, het nagaan van servers op upgrades en vulnerabilities en de kosten voor het preventief onderhoud wordt verhoogd ten opzichte van de originele SLA dd. 22/12/2015. c. Gunning andere overheid Antwerpen + Gent : D VITO datacenter apparatuur de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (VITO) in Mol. Vito treedt in deze opdracht op als Opdrachtencentrale in de zin van artikel 2.4 van de Wet van 15 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, levering en diensten. Digipolis wens, indien opportuun, eveneens gebruik te maken van de raamovereenkomst voor de aankoop of huur van ICT-apparatuur (Hardware en software) voor een datacenter met bijbehorende diensten. d. Bestek Antwerpen: A Expert softwareverspreiding en werkplek beheer Om op een snelle en efficiënte wijze de klant verder te helpen aangaande werkpleksoftware, is er nood aan een extra VTE om software pakketten te maken en softwaredistributies tot een goed einde te brengen. Digipolis werkt met OPSI en Fusion Directory. Zeer goede kennis van deze tool is dan ook essentieel. Doorgedreven kennis van Symantec Workflow is eveneens een vereiste. Gent: G Inhuren senior business analist Digipolis Gent is op zoek naar een business analist voor de analyse van strategische software en personeelsplanningssystemen. Gent: G Functioneel/technisch analist interface HR De analist zal worden ingezet voor verschillende projecten als functioneel/technisch en business analist binnen het ERP Domein. Het gaat hier over de projecten: De koppelingen naar en van het nieuwe e-hrm tool (opgezet met SAP HR). De opdracht omvat het functioneel en technisch analyseren van koppelingen met de e-hrm-systemen. FMIS project wat het volledige landschap van Facility Management bekijkt, de processen in kaart brengt en als doel heeft een vereenvoudiging van het landschap. De analist zal meehelpen om de processen verder in kaart te brengen per deelproject en meehelpen om de gemigreerde/nieuwe systemen live te brengen op een correcte manier, tem. de acceptatie van de systemen. Inrichting van een nieuw sociaal secretariaat en prestatiebepaling systeem voor de Hulpverleningszone Centrum. Pagina 5

6 Gent: G Senior business analist Web Digipolis Gent is op zoek naar senior business analist die rechtstreeks in contact staat met de klant om de noden te capteren. De behoeften van de klant vertaal je naar een business analyse die je illustreert met de nodige wireframes en procestekeningen. Je kan goed hoofd- van bijzaken onderscheiden en kan zelf inschatten welke mate van detail belangrijk is voor ontwikkelaars. Tijdens het ontwikkelproces sta je dagelijks in contact met de informatie architect en de ontwikkelaars. Je beantwoordt grote en kleine functionele vragen. Je test de ontwikkelingen en checkt af of deze voldoen aan de functionaliteiten die gevraagd zijn voordat dit wordt voorgesteld aan de klant. Gent: G NETontwikkelaar Front end Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar front end om samen met andere collega s: de bestaande ontwikkelingen verder uit te bouwen; mee aan het ontwerp te staan van nieuwe.net software voor de Groep Gent. Dit houdt in: meehelpen met de ontwikkeling; aanreiken van oplossingen voor problemen; testen van de ontwikkeling; documentatie van bovenstaande. Antwerpen: A Versiebeheer Drupal websites Het voorwerp van de opdracht is het afsluiten van een raamovereenkomst met 1 opdrachtnemer voor versiebeheer en onderhoud van bestaande Drupal-websites voor de klanten van Digipolis Antwerpen. Gent: G NET ontwikkelaar back end Digipolis Gent is op zoek naar een.net developer back end die, samen met andere collega s: de bestaande ontwikkelingen verder uitbouwt; mee aan het ontwerp staat van nieuwe.net software voor de Groep Gent. Dit houdt in: meehelpen met de ontwikkeling; aanreiken van oplossingen voor problemen; testen van de ontwikkeling; documentatie van bovenstaande. Gent: G Senior projectleider WEB Digipolis Gent is op zoek naar een projectleider met ervaring: de kandidaat heeft op zijn minst 8 jaar ervaring als projectleider; de kandidaat coördineert de samenwerking met de business en werkt nauw samen met het ontwikkelteam binnen Digipolis; de kandidaat volgt de projectplanning op, stuurt bij waar nodig en communiceert rond het project met alle betrokken personen op regelmatige tijdstippen; de kandidaat heeft ervaring met pro-actief communiceren naar de business en de voordelen daarvan; kennis van agile scrum methodologie is een pluspunt; kandidaat kan ook afstand doen van zijn eigen projectwerking en meewerken aan portfolio management van het domein web bij Digipolis; kandidaat kan nauwgezet plannen, rapporteren en stuurgroepen organiseren en leiden. Pagina 6

7 Gent: G Senior projectleider WEB Digipolis Gent is op zoek naar een projectleider met ervaring: de kandidaat heeft op zijn minst 8 jaar ervaring als projectleider; de kandidaat coördineert de samenwerking met de business en werkt nauw samen met het ontwikkelteam binnen Digipolis; de kandidaat volgt de projectplanning op, stuurt bij waar nodig en communiceert rond het project met alle betrokken personen op regelmatige tijdstippen; de kandidaat heeft ervaring met pro-actief communiceren naar de business en de voordelen daarvan; kennis van agile scrum methodologie is een pluspunt; kandidaat kan ook afstand doen van zijn eigen projectwerking en meewerken aan portfolio management van het domein web bij Digipolis; kandidaat kan nauwgezet plannen, rapporteren en stuurgroepen organiseren en leiden. Gent: G Senior business analist WEB Digipolis Gent is op zoek naar senior business analist die rechtstreeks in contact staat met de klant om de noden te capteren: de behoeften van de klant vertaal je naar een business analyse die je illustreert met de nodige wireframes en procestekeningen; je kan goed hoofd- van bijzaken onderscheiden en kan zelf inschatten welke mate van detail belangrijk is voor ontwikkelaars; tijdens het ontwikkelproces sta je dagelijks in contact met de informatie architect en de ontwikkelaars. Je beantwoordt grote en kleine functionele vragen; je test de ontwikkelingen en checkt af of deze voldoen aan de functionaliteiten die gevraagd zijn voordat dit wordt voorgesteld aan de klant. Antwerpen: A Senior Projectleider LPA Senior projectleider voor het uitvoeren van projecten bij de klant Politie Antwerpen. Project ter uitvoering: coördinatie van de verdere ontwikkeling van een mobiel platform ter ondersteuning van medewerkers politie op het terrein. De kandidaat dient door scholing en beroepservaring een gedegen kennis (profiel van Senior Projectleider) en een minimale ervaring van 10 jaar te hebben van: het plannen, coördineren en budgettair beheren van projecten bij voorkeur in de openbare sector (deze activiteiten dienen te gebeuren volgens de standaard afspraken voor de projectwerking binnen Digipolis); het gelijktijdig aansturen van meerdere projectteams met interne- en externe medewerkers (analisten, ontwikkelaars en klantbegeleiders) en kerngebruikers; het organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokkenen binnen Digipolis en bij de klant; het organiseren van de acceptatie en verspreiding van de projectresultaten; coördinerende en uitvoerende activiteiten binnen aankopen onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten; het analytisch, gestructureerd en pragmatisch werken. Gent: G Functioneel analist MS Dynamics CRM Digipolis Gent is op zoek naar een functioneel analist Microsoft CRM die in nauwe samenwerking met Digipolis de volgende taken zal uitvoeren: het uitvoeren van de functionele analyse op basis van een business analyse en verdere input van toekomstige (sleutel)gebruikers en projectleden; het opdelen van de functionele behoeftes in implementeerbare fasen, epics en user stories (volgens de Agile/SCRUM) methode; Pagina 7

8 het begeleiden van de implementatie; het uittesten en controleren van de uitgewerkte oplossing in vergelijking met de functionele behoeftes; het uitwerken van gebruikersdocumentatie en het begeleiden van gebruikerstesten. Gent: G Uitleendienst Feestelijkheden Raamovereenkomst met één leverancier voor het leveren en implementeren van software ten behoeve van de uitleendienst Deze opdracht omvat: de levering en implementatie van software; onderhoud op de licenties; ondersteuning voor het verder beheer van de applicatie. Omschrijving: De uitleendienst van de dienst Feestelijkheden van de stad Gent zoekt een oplossing ter vervanging van de nu gebruikte access-tool voor het opvolgen en administratief afhandelen van uitleningen aan zijn doelgroep (Gentse Verenigingen, VZWs, stadsdiensten, scholen, niet-gentse openbare besturen in Oost-Vlaanderen) Gent: G Net developer back end Digipolis Gent is op zoek naar een.net developer back end die samen met de Digipolis collega s de bestaande ontwikkelingen verder uitbouwen en mee aan het ontwerp staan van nieuwe.net software voor de Groep Gent. Dit houdt in: meehelpen met de ontwikkeling; aanreiken van oplossingen voor problemen; testen van de ontwikkeling. Antwerpen: A Business analist Inhuren van externe bijstand voor business en technische analyse in het kader van de verwezenlijking van de Digitale Communicatiestrategie van de stad Antwerpen. De opdracht zal zich hoofdzakelijk situeren in het domein van de multikanaaldienstverlening. Antwerpen: A Business analist met technische affiniteit Inhuren van externe bijstand voor business analyse in het kader van de verwezenlijking van antwerpen.be in lijn met de Digitale Communicatiestrategie van de stad Antwerpen. De opdracht zal zich hoofdzakelijk situeren in het domein multikanaaldienstverlening. e. Stopzetting Gent: G Senior Drupal ontwikkelaar Programmeren en implementeren van internet applicaties voor de stad Gent, OCMW Gent, politieen brandweerdiensten van de stad Gent. De kandidaat schat de complexiteit van de te ontwikkelen applicaties in en zal, in nauw overleg met de interne Digipolis medewerkers, de ontwikkeling en implementatie acties doorvoeren op de Drupal Acceptatieomgeving/Productieomgeving. Pagina 8

9 Support bij andere Drupal ontwikkelingen bij Digipolis. Naast het zelfstandig ontwikkelen en implementeren van intranet/internet applicaties zal de kandidaat ook ingezet worden om andere projecten te ondersteunen. Coaching van programmeurs. Naast het zelfstandig ontwikkelen en implementeren van intranet/internet applicaties zal de kandidaat ook ingezet worden om collega programmeurs te assisteren in Drupal. f. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand mei 2017, wordt bekrachtigd. 4. Diversen Dienstverleningsovereenkomst Na de invoering van de innovatieve aankoopprocedures binnen Digipolis (fast en very- fast procedures) kunnen we vaststellen dat er een exponentiële groei ontstaat van startups die onze challenges wenst uit te werken. Het is dan ook opportuun dat bij de ontwikkeling van oplossingen voor deze challenges de gekozen start-up zich vestigt binnen de kantoorgebouwen van Digipolis om een efficiënte werking te garanderen binnen het project team. Een aantal bedrijven hebben de wens geuit om in het kader hiervan het adres van Digipolis als maatschappelijk zetel te definiëren. In het kader hiervan en om aan deze vraag tegemoet te komen werd een Dienstverleningsovereenkomst opgemaakt dat de minimale voorwaarden definieert voor deze doelstelling. Interne controlesystemen actualisering acties Op het directiecomité van 20 maart 2009 werd de interne controleomgeving voorgesteld. Deze omgeving is gebaseerd op de leidraad interne controle/ organisatiebeheersing die uitgegeven werd door de Vlaamse Overheid. De thema s van dit organisatiebeheersmodel werden voor zover ze van toepassing zijn op Digipolis opgenomen in een tabel, waarin per thema de aanwezige interne controle instrumenten werden gekoppeld aan de voornaamste risico s. Ook de status van de interne controle en de al geplande acties werden opgenomen. Vaak wordt er verwezen naar andere documenten. De matrix is dus slechts een leidraad. De controleomgeving is het totaal aan documenten waarnaar wordt verwezen. Deze matrix werd opnieuw geüpdatet. Kennisattest vanuit Digipolis Gedurende de maanden april-mei-juni organiseerde de een Enterprise Architectuur Bootcamp voor collega business analisten. Deze kandidaat business architecten hebben zich minstens 1dag per week vrijgemaakt om deel te nemen aan een intensief programma rond ACPaaS, Enterprise Architectuur, het gebruik van Engines, Hackatons, EA-Principes, Microservice Architecture, Integratiepatronen, QG-keeping, ACPaaS.UI, waarbij elke oefening/poc/hackaton steeds kaderde binnen één van de 4 stadsbrede E-inclusie doelstellingen : Melding, Dossier, Planning, Cashless. Het programma wordt begin juli afgerond en de bootcamp-deliverables worden opgenomen binnen een ruimer EA-Plan. De collega Business Architecten zullen ook allen deelnemen aan de transversale architectengilde. Pagina 9

10 Beslist wordt om aan betrokkenen een attest af te leveren vanuit Digipolis bevestigend dat betrokkene belangrijke kennis heeft opgebouwd over ondermeer Enterprise Architectuur en Microservice Architecturen (ACPaaS) en hierdoor geëvolueerd is van business analist naar business architect. 5. Voorbereiding algemene vergadering Naar aanleiding van de beslissing van de Gemeenteraad van stad Gent dd. 22 mei 2017 zal onderstaande wijziging in de raad van bestuur worden geagendeerd op de algemene vergadering van 29 juni 2017: Ontslag/aanstelling/benoeming lid Raad van Bestuur 1. Aanvaarding beëindiging mandaat bestuurder Het mandaat van mevrouw Astrid De Bruycker als bestuurder van Digipolis werd beëindigd. De algemene vergadering wordt uitgenodigd om akte te nemen van de beëindiging van het mandaat als bestuurder van Digipolis van mevrouw Astrid De Bruycker. 2. Aanvaarding nieuwe bestuurders De Gemeenteraad van Gent besliste op 22 mei 2017 om mevrouw Anne Schiettekatte voor te dragen als bestuurder van Digipolis. Voorgesteld wordt akkoord te gaan met de voordracht van mevrouw Anne Schiettekatte tot bestuurder van Digipolis. De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 10