Opdrachthoudende Vereniging DIGIPOLIS Raad van bestuur van 20 maart 2019 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Aanwezigheden Opdrachthoudende Vereniging DIGIPOLIS Raad van bestuur van 20 maart 2019 Overzichtslijst Bestuurders Aanwezig Cliff BEECKMAN Sofie BRACKE Verontschuldigd Hafsa EL-BAZIOUI Claude MARINOWER Patricia DE BEULE Yeliz GÜNER Ilse JACQUES Franky LOVENIERS Koen PALINCKX Wendy SIMONS Bram VAN BRAECKEVELT Volmachten Volmacht van Hafsa El-Bazioui aan Bram Van Braeckevelt Volmacht van Claude Marinower aan Franky Loveniers Lid met raadgevende stem Aanwezig Verontschuldigd Sandra Van Renterghem Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Johan Van der Bauwhede Greet Royers De vergadering wordt voorgezeten door Sofie Bracke. De vergadering wordt geopend om uur. Raad van Bestuur - Verslag dd. 20/03/2019 1

2 1. Verslag vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Aanstelling voorzitter, vice-voorzitter en secretaris Voorzitter en vice-voorzitter Beslist wordt om Sofie Bracke, schepen van de stad Gent, als voorzitter en Franky Loveniers, gemeenteraadslid van de stad Antwerpen, als vice-voorzitter van de raad van bestuur aan te duiden. Aanstellen secretaris Beslist wordt mevrouw Greet Royers aan te stellen als secretaris van de raad van bestuur, buiten de raad van bestuur en onbezoldigd voor die functie. 3. Aanpassing huishoudelijk reglement en delegatie administratieve bevoegdheden Beslist werd akkoord te gaan met de aanpassingen aan het huishoudelijk reglement en delegatie van administratieve bevoegdheden. Huishoudelijk reglement raad van bestuur Het huishoudelijk reglement werd aangepast en conform gemaakt aan het DLB. Delegatie bevoegdheden. De delegatie van bevoegdheden werd vastgelegd.. 4. Data 2019 De vergaderingen worden bij voorkeur gehouden op de 3de woensdag van de maand.. 5. Personeel 1. Collectief personeelsbeheer Geen. Raad van Bestuur - Verslag dd. 20/03/2019 2

3 2. Collectief personeelsbeheer ter bekrachtiging Promotiedossier Het promotiedossier 2018, goedgekeurd door het remuneratiecomité dd. 20/2/2019, wordt bekrachtigd. 3. Individueel en dagelijks personeelsbeheer ter bekrachtiging Personeelsbewegingen Samenvatting van aanwervingen en uit diensten Aan 4 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. 5 medewerkers verlaten het bedrijf. Andere individuele en dagelijkse personeelsaangelegenheden Beslist wordt de besluiten, goedgekeurd door het directiecomité van 12 maart 2019, te bekrachtigen. 6. Aankopen 1. Overheidsopdrachten ter goedkeuring. Geen. 2. Overheidsopdrachten ter bekrachtiging. Goedgekeurd door een digitale raad van bestuur Opdrachtdocumenten Antwerpen en Gent: D Raamovereenkomst Collectieve verzekering gewaarborgd inkomen (GWI) Deze opdracht betreft het collectief verzekeren van het gewaarborgd inkomen (GWI) voor het personeel van Digipolis. Het betreft een raamovereenkomst die wordt gesloten met één ondernemer. GOEDGEKEURD. Antwerpen en Gent: D Mobiele operator Digipolis wenst haar klanten te voorzien van kwalitatieve en hedendaagse mobiele communicatie. De opdracht omvat de levering van traditionele mobiele diensten zoals voice en data, maar eveneens de technische toepassingen zoals machine-to-machine en IOT. Ook wordt er gevraagd om een innovatieve en goede oplossing te leveren voor vast-mobiele telefonie integratie. Digipolis moet steeds kunnen beschikken over een stabiele, veilige en voldoende performante mobiele telecomdienst als ondersteuning van de stedelijke processen. Raad van Bestuur - Verslag dd. 20/03/2019 3

4 Inschrijvers moeten flexibel kunnen inspelen op de veranderingen waaraan Digipolis en de stedelijke diensten onderhevig zijn. De inschrijvers worden aangespoord om proactief te werken, win-win situaties te realiseren, te zorgen voor kwaliteitsverbetering, de problemen op te lossen die ontstaan uit de integratie van producten en diensten van derde partners en een synergie te creëren. GOEDGEKEURD. Antwerpen en Gent: D Software raamovereenkomst Raamovereenkomst voor de aankoop van gebruiksrechten op standaard (out of the box) software, zowel op klassieke wijze (via download of op media) als voor cloud- of SaaS-oplossingen, inclusief aankoop- en beheersadvies (rond licentievoorwaarden, prijsmodellen,.). GOEDGEKEURD. Goedgekeurd door het directiecomité Het directiecomité heeft binnen zijn bevoegdheid tot en met 19 maart onderstaande goedgekeurd. Deze worden ter bekrachtiging aan de raad van bestuur aangeboden. Beslist wordt de besluiten van de laatste digitale directiecomités te bekrachtigen. Opdrachtdocumenten Gent: G Invorderen LEZ-boetes De Gentse binnenstad wordt vanaf 1 januari 2020 een lage-emissiezone (hierna LEZ genoemd). De LEZ is een gebied met strenge uitstootnormen en toelatingsvoorwaarden voor voertuigen. Voertuigen die niet toegelaten zijn in de LEZ én die door een camera geregistreerd worden in de LEZ, worden gepenaliseerd. Stad Gent moet in staat zijn om de LEZ-boete conform de regelgeving uit te schrijven en in te vorderen. Vanaf 1 januari 2020 wil de stad Gent de software CityControl CityFinance gebruiken voor het beheer en het invorderen van de LEZ-boete. Dit bestaand softwarepakket CityControl CityFinance wordt reeds bij de stad Gent gebruikt voor parkeercontroles op straat. De opdracht betreft: Het toevoegen van het product (instrument) lage-emissiezone aan het softwarepakket CityControl CityFinance en bijhorende configuraties of aanpassingen aan de software om het invorderingsproces van de LEZ-boetes te ondersteunen. Raamovereenkomst voor toekomstige werkzaamheden/uitbreidingen De SLA voor onderhoud op bovenstaande elementen. Het softwarepakket CityControl van leverancier Sigmax is vandaag reeds bij de stad Gent geïmplementeerd voor het invorderen en beheer van parkeerretributies en het verwerken van de financiële processen ervan door de medewerkers van diverse stadsdiensten. De stad Gent wil dit softwarepakket ook gebruiken voor de digitale ondersteuning van vaststellingen en boetes voor de lage-emissiezone en LEZ als product toevoegen. Kiezen voor een andere tool voor de lage-emissiezone zou een overmatige inspanning betekenen voor zowel de stad als Digipolis. Gent: G Raamovereenkomst veilige softwareontwikkeling Digipolis Gent beoogt een permanente beveiliging en bescherming tegen kwetsbaarheden van haar IT-infrastructuur en applicaties. Digipolis Gent ontwikkelt zelf, al dan niet in opdracht, een merendeel van de applicaties binnen haar applicatielandschap. Om een hoger veiligheidsniveau van deze applicaties te kunnen garanderen, zet Digipolis Gent in op veilige softwareontwikkeling. Hiervoor zijn we op zoek naar consultancy-diensten voor securitytesten (zoals security scans, penetratietesten, security code Raad van Bestuur - Verslag dd. 20/03/2019 4

5 reviews) en trainingen inzake veilige softwareontwikkeling, die we flexibel kunnen inzetten om de beveiliging van onze applicaties en infrastructuur te versterken. Deze opdracht heeft als voornaamste doel kwetsbaarheden in eigen ontwikkelde applicaties te identificeren waarbij terugkoppeling naar de ontwikkelaars of analisten een belangrijk aspect is. Een bijkomstig doel is het voorzien in trainingen inzake veilige softwareontwikkeling, mocht dit tijdens het uitvoeren van de opdracht nodig blijken. Daarnaast willen we waar nodig onze medewerkers binnen ontwikkeling opleiden en helpen om de gevonden kwetsbaarheden aan te pakken en deze in de toekomst te vermijden. Deze opdracht betreft een raamovereenkomst in 3 percelen, op afroep. Er is een perceel met betrekking tot onze 4 hoofd-ontwikkeltalen/technologieën (perceel 1), een perceel met betrekking tot extra technologieën en een derde perceel met betrekking tot opleiding van onze eigen ontwikkelaars. Perceel 1 - hier dient de inschrijver voor de 4 volgende technologieën security tests te kunnen uitvoeren: o C# o JavaScript o Angular o PHP (Drupal) Perceel 2 - hier kan de inschrijver aanbieden om security tests uit te voeren op sommige of alle van de vermelde technologieën: o Python o Powershell o ABAP o (T-)SQL o Java o View.js o Andere Perceel 3 - diensten met betrekking tot opleiding van medewerkers. De inschrijvers dienen zich minimaal kandidaat te stellen voor perceel 1. Optioneel kunnen inschrijvers zich tevens kandidaat stellen voor de percelen 2 en 3. Men is niet verplicht om voor alle percelen in te schrijven. Onderaanneming is in elk perceel toegestaan. De percelen worden ten allen tijde onafhankelijk van elkaar gegund. Om in dit opdrachtdocument te kunnen deelnemen aan het perceel 2 en/of perceel 3 is deelname aan minimum perceel 1 vereist. Gent: G NET ontwikkelaar Back end Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar back end die samen met andere collega s de bestaande ontwikkeling verder uitbouwt en mee aan het ontwerp staat van de nieuwe.net Software voor de groep Gent Dit houdt in: meehelpen met de ontwikkeling aanreiken van oplossingen voor problemen testen van de ontwikkeling documentatie van bovenstaande Gunningen Gent: G Medior BI analist ontwikkelaar Raad van Bestuur - Verslag dd. 20/03/2019 5

6 Digipolis Gent is op zoek naar een medior BI analist ontwikkelaar voor analyse en implementatie van business logica en nieuwe databronnen op een bestaande BI implementatie. Gent: G Senior business analist BI Digipolis Gent is op zoek naar senior business analist voor de analyse van strategische software en projectplanningssystemen binnen het domein Ontwikkeling. Gent: G Senior Projectleider De senior projectleider zal, in nauwe samenwerking met de Digipolis domeinverantwoordelijke, de volgende taken uitvoeren: Verantwoordelijkheid opnemen voor het volledig beheer van meerdere Software implementatie projecten. Beheer van de gerelateerde projectbudgetten. Opstellen van projectaanpak en planning. Projectcoördinatie- en rapportering volgens afspraken Digipolis projectwerking. Coördinatie met en tussen andere projecten en projectteams. Aansturen van multi-disciplinaire projectmedewerkers en kerngebruikers. Organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokken van de klant. Organiseren van de acceptatie en verspreiding van de projectresultaten. Rapportering naar het management en de klanten. Deelname andere overheid Antwerpen en Gent: D Raamovereenkomst voor het verlenen van juridische diensten In zitting van 15 juni 2018 besliste het college van burgemeester en schepenen van stad Antwerpen akkoord te gaan met de gunning voor het bestek GAC/2016/4240 Raamovereenkomst voor het verlenen van juridische diensten voor volgende percelen: Perceel 1 aansprakelijkheid algemeen burgerlijk recht Perceel 2 bevolking burgerlijke stand Perceel 3 geschillen lokale belastingen executie Perceel 4 overheidsopdrachten administratief recht Perceel 5 Personeel Perceel 6 Ruimtelijke ordening stedenbouw Perceel 7 - Veiligheid Digipolis wenst gebruik te maken van Perceel 4. Intrekking gunningsbeslissing Gent: G Raamovereenkomst voor de aankoop en implementatie van een klantbegeleidingssysteem Het voorwerp van de opdracht Bestek G Raamovereenkomst met één leverancier voor de aankoop en implementatie van een klantbegeleidingssysteem voor Groep Gent betreft een raamovereenkomst voor het leveren en implementeren van hardware en software voor klantgeleiding en online afspraken, zowel voor de toekomstige loketwerking van de Stad Gent als ook het OCMW en andere partijen binnen de Groep Gent. Het digitale directiecomité van 4 maart 2019 besliste de gunningsbeslissing dd 28/1/2019 opdrachtdocument G Raamovereenkomst met één leverancier voor de aankoop en implementatie van een klantbegeleidingssysteem voor Groep Gent in te trekken. Opdrachtdocumenten en gunningen managementteam Als bijlage vindt u het overzicht van opdrachtdocumenten en gunningen < excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand februari Beslist werd de besluiten van het managementteam te bekrachtigen. Raad van Bestuur - Verslag dd. 20/03/2019 6

7 7. Diversen Digipolis - vervroegde ontbinding. In het bestuursakkoord heeft het Antwerpse stadsbestuur een aantal beleidskeuzes geformuleerd met betrekking tot een meer efficiënte en transparante groepsarchitectuur en het doordacht deelnemen in verenigingen en samenwerkingsverbanden. Zo werd onder andere opgenomen om Digipolis, na afloop van het intercommunaal samenwerkingsverband met Gent, om te vormen. In zitting van 22 februari 2019 werd met CBS_2019_01619 beslist om Digipolis te ontvlechten uit het intergemeentelijk samenwerkingsverband tegen uiterlijk 1 januari 2020 en te organiseren binnen de best mogelijke bedding. Aan Digipolis werd opdracht gegeven om hierover met stad Gent gesprekken aan te knopen. Hiervoor werd op 18 april 2019 een ambtelijk overleg ingepland. Op de agenda van het college van de stad Antwerpen dd. 22 maart 2019 staat de goedkeuring van een collegiale brief, gericht aan het college van de stad Gent met de vraag of de stad Gent kan instemmen met een vervroegde ontbinding van de Intergemeentelijke Samenwerking Digipolis. 8. Rondvraag Bijlagen: - bestekken en gunningen De voorzitter Sofie Bracke De secretaris Greet Royers Raad van Bestuur - Verslag dd. 20/03/2019 7