WORKSHOP 4 Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten. Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013

Transcriptie

1 WORKSHOP 4 Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013

2 WS 4 GEZAMENLIJK AANKOPEN EN OVERHEIDSOPDRACHTEN Ludovic Van den Bulck Bestuurcoördinator Gemeenschappelijke aankoopcentrale (GAC) stad-ocmw Antwerpen

3 Agenda 1. Aanleiding oprichting 2. Situering GAC 3. Uitwerking Organogram en diensten Klanten Resultaat 4. Doelstellingen 2013

4 Beslissing oprichten gemeenschappelijke aankoopcentrale Besluit College 2 juni 2006: Opzetten van een expertisecentrum overheidsopdrachten Besluit College 29 december 2006: gunning opdracht aan PPI Besluit College 10 oktober 2008: kennisname van auditrapport Opzetten van een expertisecentrum overheidsopdrachten, het operationeel leiden ervan en het invullen van de nodige expertise om dit centrum te doen werken. Besluit College 17 oktober 2008: Kennisname rapport Samenwerking tussen Stad en OCMW van Antwerpen. Een kwestie van doen? Beslissing College 24 oktober 2008: Opstarten aanstelling van een leidinggevende, voor de operationele aansturing GAC.

5 Beslissing samenwerking Stad OCMW Tweedaagse managementteam Stad en managementcomité OCMW 23 en 24 januari 2008: afspraken over structurele samenwerking tussen Stad en OCMW Besluit College 19 december 2008 (jaarnummer 17254): Voorstel om te starten met samenwerking Stad - OCMW op 9 concrete domeinen, waaronder aankoop September 2009: Aanstelling bedrijfsdirecteur Gemeenschappelijke Aankoopcentrale

6 Motivatie oprichten GAC Overkoepelend eigenaarschap voor het ganse proces overheidsopdrachten Functiescheiding tussen gebruikers en verwervers van diensten, leveringen, werken Creatie van expertisecentrum overheidsopdrachten Onderhandelen op hoog niveau en met het nodige economische inzicht om tot betere prijscondities te komen

7 Gemeenschappelijke Aankoopcentrale (GAC) = Gemeenschappelijke aankoopdienst die diverse klanten ondersteunt (Zorgbedrijf, OCMW, bedrijven stad ) bij overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken Vroegere aankoopafdelingen van stad Antwerpen en OCMW Antwerpen Organisatorisch: gemeenschappelijke dienst stad / OCMW Samengesteld uit personeel van stad en OCMW Rapporteert zowel aan stad als OCMW

8 Bedrijfsdirecteur GAC Strategische coördinatie Strategisch aankoopexpert Klantbegeleiders Juridische cel Administratie Aankoop Aankoopdienst Magazijn Secretariaat Leveringen Werken Diensten SAP-cel

9 Cel Overheidsopdrachten OCMW 85,3 VTE Centrale Aankoop en Logistiek Stad 2009: ,0 VTE 61,3 VTE 5,0 VTE Aankoop Werken PO/SW Nu: Gemeenschappelijke Aankoopcentrale (61,1 + 3,6 VTE) Aankoopdienst Magazijn 35,20 (+ 3,6) VTE 25,90 VTE

10 Aankoopdienst Administratief gedeelte van overheidsopdrachten 3 afdelingen: Leveringen Werken Diensten 3 hoofdaankopers Juridische cel Strategisch aankoopexpert Klantbegeleiders

11 Magazijn: Zorgt voor dagelijkse materialen voor alle diensten van groep Antwerpen; Staat in voor aankopen van materialen bij leveranciers (via raamcontracten); Doet voorraadbeheer; Doet logistieke verwerking van bestellingen.

12 Klantbegeleiding: Klantbegeleider = Tussenpersoon tussen klant en aankoopdienst Automatisch aanspreekpunt voor dienstverlening of advies m.b.t overheidsopdrachten Opstart en intake van nieuwe aankoopdossiers Informatie m.b.t. timing en procedure Tussentijdse stand van zaken en eventuele problemen in een dossier Opstellen aankoopplan in overleg met contactpersoon bij het klantbedrijf Inplannen overlegmomenten (structureel of ad hoc) Opvolgen tevredenheid (klanten / leveranciers)

13 Klanten: OCMW Gemeenschappelijke Aankoopcentrale Zorgbedrijf Stad Groep Antwerpen AG KOP

14 Resultaat = aankoopcentrale die zorgt voor: Consolidatie / synergie Prijsonderhandelingen Maximaliseren raamcontracten Marktverkenning en - analyse Adviesverlening Kwaliteitsopvolging Klantentevredenheid Kortere doorlooptijd Proactieve opvolging Transparantie van werkwijze - opvolging in elk stadium Optimalisatie van de procedures Begeleiding en opleiding

15 ND: We werken samen met private partners op basis van solide afspraken met het oog op optimale prijs-kwaliteit, effectiviteit en efficiëntie, kostenbewustzijn en duurzaamheid. OD 1: Alle aankopen gebeuren aan de beste prijs/kwaliteitsverhouding OD 2: Alle overheidsopdrachten worden getoetst aan de waarden van maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzame ontwikkeling OD 3: Bestellingen kunnen op een efficiënte manier geplaatst en opgevolgd worden OD 4: Bestellingen bij het magazijn worden tijdig en juist geleverd OD 5: Overheidsopdrachten worden gegund via een optimaal en efficiënt proces, op basis van kwaliteitsvolle bestekken, optimale procedures en onderhandelingen, uitgevoerd door gekwalificeerd personeel,