FUNCTIEBESCHRIJVING 1

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING 1 Functie Hoofddoel van de functie Plaats in het organogram U staat in voor de administratieve ondersteuning van de dienst personeel. Hierdoor draagt u bij tot het leveren van een kwaliteitsvolle dienstverlening via de meest efficiënte organisatie binnen de beschikbare middelen. De gemeente en het OCMW van Sint-Katelijne-Waver hebben een geïntegreerde organisatiestructuur. Samen telt het lokaal bestuur drie directies: de directie ondersteuning, de directie samenleving en welzijn en de directie grondgebiedszaken. Twee directies staan onder leiding van een directeur. De directie ondersteuning wordt deels geleid door de algemeen directeur en deels door de financieel directeur. De administratief medewerker personeel maakt deel uit van de dienst personeel. De dienst personeel maakt deel uit van de directie ondersteuning. Deze directie groepeert vier diensten van de gemeente en het OCMW, namelijk dienst organisatie, dienst financiën, dienst personeel en dienst juridische zaken. De dienst personeel staat in voor een correcte, efficiënte en actuele personeels- en loonadministratie. Ze beantwoordt vragen van personeelsleden, informeert en adviseert met betrekking tot administratieve of geldelijke regelingen. U rapporteert aan het diensthoofd personeel. U werkt zeer nauw samen met de deskundigen en medewerkers van de personeelsdienst. U werkt dienst- en directieoverschrijdend samen met medewerkers van andere diensten en directies. U geeft geen leiding. Functie-inhoud Kernopdrachten: U zorgt voor een vriendelijk onthaal wanneer personeelsleden vragen hebben over hun dossier. Dit houdt onder meer in dat u: - informatie geeft, vragen beantwoorden mensen correct doorverwijst die zich persoonlijk op de dienst aanmelden; - telefoonoproepen beantwoordt en eventueel doorschakelt naar de correcte persoon; - persoonlijke documenten en formulieren (RVA, vakbond, ) voor de werknemer invult, verwerkt, doorstuurt en/of opvolgt. U fungeert als administratieve tandem met uw collega ( HR business partner ). Dit houdt onder meer in dat u: Functiebeschrijving DPB 05/10/2018 Gemeente en OCMW Lemanstraat Sint-Katelijne-Waver t

2 - dossiers toegewezen krijgt in functie van uw domein specifieke kennis; - personeelsdossiers administratief controleert en vervolledigt; - de contacten legt met verschillende partners (o.a. preventiedienst, verzekeringsmaatschappijen) nodig om uw dossiers optimaal op te volgen; - de correcte procedures toepast m.b.t. werving en selectie; - de dossiers doorgeeft naar de betreffende persoon/dienst en eventueel terugkoppelt naar derden; - contacten onderhoudt met de betrokken instanties. U werkt halftijds specifiek ter administratieve ondersteuning van de sociale dienst van het OCMW, meer bepaald voor de doelgroep medewerkers artikel 60: - u bent verantwoordelijk voor het opmaken van de correcte uurroosters en bijhorende tijdsregistratie; - u bezorgt een antwoord op juridische vraagstukken in overleg met de juridische dienst; - u geeft arbeidsongevallen aan; - u verstuurt aangetekende brieven indien noodzakelijk; - u verzamelt ziektebriefjes en doet aangifte van sociaal risico; - u verzorgt uit dienst documenten (C4, tewerkstellingsattest, vakantieattest); - u bent verantwoordelijk voor DIMONA aangiftes; - u bent het aanspreekpunt voor de trajectbegeleider van het OCMW; 2 Functiebeschrijving - u beheert de personeelsdossiers in het loonprogramma. U verricht administratieve opdrachten in functie van de dienst/directie. Dit houdt onder meer in dat u: - brieven, s en faxen opstelt en/of uitwerkt conform de geldende huisstijl en richtlijnen; - telefoonoproepen beantwoordt en eventueel doorschakelt naar de correcte persoon;

3 - de binnenkomende post en de uitgaande post behandelt conform de geldende huisstijl en richtlijnen; - brieven, documenten, verslagen, dossiers, tijdschriften, enz. klasseert, archiveert en/of opvolgt; - administratieve ondersteuning biedt in wervingsdossiers (contact juryleden, organisatie examens, opmaak beslissingen, ); - in opdracht van uw verantwoordelijke dossiers administratief samenstelt; - de behandeling van arbeidsongevallen coördineert; - de administratie verricht voor nieuwe medewerkers (opmaak contracten, infomap maken, onthaal, ); - de beslissingen van de gemeenteraad, OCMW-raad, het college, het vast bureau, de algemeen directeur en de andere bestuursorganen administratief voorbereidt en/of afwerkt voor de aan u toevertrouwde dossiers; - voorstellen voor de gemeenteraad, OCMW-raad, het college, het vast bureau, de algemeen directeur en de andere bestuursorganen administratief opmaakt, verwerkt en/of opvolgt; - de interne communicatie en organisatie van de griepvaccins en periodieke medische onderzoeken uitvoert; - bestanden opmaakt, aanvult en/of actueel houdt; - de aansluitingen en wijzigingen hospitalisatieverzekering in orde brengt; - de administratie van de stagiaires opvolgt; - de vormingen (inschrijvingen, registratie in systeem) coördineert; - de premies sociale dienst berekent. U levert een dienstverlening aan medewerkers en/of diensten. Dit houdt onder meer in dat u: - de behoeften en de wensen van de klant bevraagt en onderzoekt; - informatie inwint om de volledige context van de vraag te kennen; - aan de medewerkers een concreet voorstel of advies formuleert; 3 Functiebeschrijving

4 - de medewerker regelmatig informeert over de stand van zaken van zijn vraag of dossier. U onderhoudt interne werkrelaties met betrekking tot de activiteiten en de doelgroepen om zo door een goede samenwerking een efficiënt verloop van de processen te garanderen: - u neemt deel aan (team)vergaderingen en werkgroepen; - u deelt relevante informatie met collega s; - u wisselt kennis, ervaring en knelpunten uit; - u werkt samen aan verbeterprojecten. Aanvullende taken: U signaleert behoeften, tekorten en problemen rondom de werking van de dienst en denkt mee na over oplossingen. U volgt vormingen en opleidingen die relevant zijn voor uw werk. Vanuit uw expertise levert u een positieve bijdrage aan uw directe collega s. U respecteert de privacy van de burger. U gaat hierbij vertrouwelijk om met de verkregen informatie. U geeft informatie aan en beantwoordt vragen van mensen die zich persoonlijk of telefonisch op de dienst aanmelden. U staat mee in voor de opleiding en/of begeleiding van collega s, stagiairs en/of vrijwilligers. Competentieprofiel Organisatiecompetenties Klantgericht handelen Zich flexibel opstellen Organisatiebetrokkenheid tonen Functiegerelateerde competenties Efficiënt werken Resultaatgericht werken Nauwkeurig werken 4 Functiebeschrijving

5 Functiespecifieke competenties Samenwerken PC-kennis hebben Weddenschaal C1-C3 Deze functiebeschrijving en profielbeschrijving zijn niet beperkend en kunnen te allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente en het OCMW. 5 Functiebeschrijving