Forensische opdrachten m.b.t. overheidsopdrachten De ervaring van Audit Vlaanderen

Transcriptie

1 Forensische opdrachten m.b.t. overheidsopdrachten De ervaring van Audit Vlaanderen 23/10/2017 Agenda I. Over Audit Vlaanderen II. III. IV. Samenwerking met IBR Ervaring met overheidsopdrachten algemeen Ervaring met overheidsopdrachten Vlaamse administratie V. Ervaring met overheidsopdrachten lokale besturen VI. Vragen 2 1

2 I. Over Audit Vlaanderen Korte historiek 2000: oprichting Interne Audit in ministerie van de Vlaamse Gemeenschap bevoegd voor auditopdrachten in VOI s 2004: oprichting agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) 2014: oprichting Audit Vlaanderen auditagentschap van de Vlaamse administratie en de lokale besturen 4 2

3 Missie Audit Vlaanderen heeft als missie: een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. 5 Aansturing Aansturing door twee auditcomités Auditcomité Vlaamse overheid Auditcomité lokale besturen 4 onafhankelijken 4 onafhankelijken 3 personen aangeduid door de Vlaamse Regering 2 VVSG 1 VVP Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer 6 3

4 Opdracht Geplande/reguliere audits (80% van de auditcapaciteit): organisatie-audits procesaudits thema-audits Ad-hocopdrachten Forensische audits: bij ernstige indicaties van mogelijke onregelmatigheden op basis van een melding na het voeren van een vooronderzoek 7 II. Samenwerking met IBR 4

5 II. Samenwerking met IBR 6 juni 2014: overeenkomst Rekenhof IBR Audit Vlaanderen Indien gemeenschappelijke entiteiten (EVA s met rp, VRT, AGB s en APB s): Audit Vlaanderen informeert de bedrijfsrevisor over het einde van een auditopdracht, waarna deze een kopie van het rapport kan opvragen. De commissaris of bedrijfsrevisor van de gecontroleerde entiteit bezorgt een exemplaar van zijn verslag en management letter aan Audit Vlaanderen. 9 III. Ervaring met overheidsopdrachten - algemeen 5

6 Ervaringen Vaak voorkomende fenomenen bij overheidsopdrachten: belangenvermenging, draaideurconstructies, beperking van de mededinging. Komt voor bij zowel grote als kleine organisaties. Bij besturen met zwakke organisatiebeheersing: soms moeilijk om onregelmatigheden te bewijzen (gebrek aan kennis bewuste overtredingen) 11 Single audit Tot heden weinig overlap met werkterrein IBR relatief weinig FA s bij entiteiten met bedrijfsrevisor. 12 6

7 IV. Ervaring met overheidsopdrachten Vlaamse administratie Voorbeeld 1 Een afdelingshoofd is medeoprichter en aandeelhouder van een firma in kantoorartikelen, stelde binnen zijn agentschap zijn eigen firma voor als mogelijke leverancier, zonder eigen betrokkenheid te vermelden, plaatste zelf bestellingen en keurde betalingen goed aan eigen firma. belangenvermenging 14 7

8 Voorbeeld 2 Een medewerker van de Vlaamse overheid is betrokken bij een project. De medewerker neemt ontslag en gaat werken bij een private firma. Haar voormalig leidinggevende, verantwoordelijke voor het project, huurt via verschillende overheidsopdrachten de firma in waar de exmedewerker werkzaam is. De ex-medewerker is zo als consultant opnieuw betrokken bij het project. Opdrachten geplaatst zowel via aanvaarde factuur als via bestaande raamcontracten. De vereisten worden zeer specifiek geformuleerd en de antwoordtermijn is kort. draaideurconstructie onterecht splitsen van de opdracht ( saucissonering ) 15 Voorbeeld 3 Een projectleider initieert een overheidsopdracht, nl. een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB). Er worden drie kandidaten uitgenodigd: één firma waarvan de projectleider medeoprichter is, één firma is opgericht door zijn oud-medewerker, met de derde kandidaat heeft de projectleider schijnbaar goede persoonlijke contacten. De opdracht wordt gegund aan de derde kandidaat, die ondertussen een vennootschap heeft opgericht. Als die persoon enkele maanden later de firma verlaat, wordt in de daaropvolgende maand de overeenkomst stopgezet. onregelmatige procedure 16 8

9 V. Ervaring met overheidsopdrachten lokale besturen Voorbeeld 1 Een gemeentesecretaris beoordeelt offertes bij een aantal opdrachten via OPZB, waarin een firma meedingt waarvan zijn moeder gedelegeerd bestuurder is, ondertekent bestelbonnen voor opdrachten gesloten via aanvaarde factuur, voor een firma waarvan zijn moeder gedelegeerd bestuurder is, ondertekent bestelbonnen voor opdrachten gesloten via aanvaarde factuur, aan een firma waar hij zelf (via een andere NV) bestuurder en mede-eigenaar van is. belangenvermenging 18 9

10 Voorbeeld 2 Een medewerker is betrokken bij de voorbereiding van een overheidsopdracht, de beoordeling van de offertes en de uitvoering van de opdracht (via aanvaarde factuur), terwijl haar echtgenoot managing partner is van één van de 4 aangeschreven firma s. belangenvermenging Een andere medewerker keurde de bestelaanvragen voor 2 opdrachten goed die gegund werden aan haar echtgenoot. belangenvermenging Bij andere overheidsopdrachtendossiers: opmerkingen bij gunningscriteria (bijv. geen weging), opmerkingen bij beoordeling inschrijvers, overschrijden drempelbedrag aanvaarde factuur, niet motiveren van gunnen aan één kandidaat ( monopolie ). 19 Voorbeeld 3 Een gemeentesecretaris is nauw betrokken bij een sportclub. Aan een aantal firma s die sponsor waren van die sportclub, werden door de gemeente verschillende overheidsopdrachten gegund. De betrokken overheidsopdrachtendossiers bleken niet conform de wetgeving: niet respecteren van het mededingingsprincipe, afbreken van lopende procedures zonder afdoende motivering, niet motiveren van gunningsbeslissingen, onvoldoende toepassen van het transparantiebeginsel, onterecht toepassen van een OPZB

11 23/10/2017 Andere voorbeelden Meerdere forensische audits bij lokale besturen waarin er verschillende problemen zijn, o.a. met overheidsopdrachten. Vaak een algemeen zwakke organisatiebeheersing moeilijk om dan belangenvermenging, corruptie, te bewijzen. Vaststellingen: verkeerde keuze overheidsopdrachtenprocedures, bestek wijzigen tijdens OPZB zonder andere kandidaten kans te geven offerte aan te passen, te specifieke bepalingen in bestek opnemen (bijv. merknaam), onrechtmatig uitbreiden/verlengen van de opdracht, te weinig transparantie: geen motivering van beslissing, ontbreken van formele overheidsopdrachtenprocedure, 21 VI. Vragen? 11

12 Katrien Callewaert 23/10/