AANKOOPDIENST UZ GENT JORIS DE MUYTER DIENSTHOOFD AANKOOP

Transcriptie

1 AANKOOPDIENST UZ GENT JORIS DE MUYTER DIENSTHOOFD AANKOOP

2 Inhoud 1. Situering 2. Organisatie van de Aankoopdienst 3. Het aankoopproces en toepasselijke regelgeving 4. Controle 5. Uitdaging 6. Kern beleidsplan

3 1. Situering Aparte dienst binnen de bedrijfsondersteunende sector Aankopen van leveringen en diensten behalve werken, geneesmiddelen (implantaten) en verse voeding +/- 450 OH opdrachten/jaar (>5500 ) 23 VTE

4 1. Situering Toegevoegde waarde aankoopdienst: * tijdswinst voor de interne klanten * uniformiteit/bemiddelen * wettelijkheid/juiste procedures * schaalvoordelen * contract management

5 2. Organisatie Structuur Aankoopdienst

6 2. Organisatie Algemeen secretariaat Vrijgeven borgstellingen Opvolgen processen verbaal Postbedeling Planning leveranciersbezoeken Datamanagement Onderhouden en updaten ERP systeem Implementeren BILUKA

7 2. Organisatie Alle dossiers > (min. 4 ogen per dossier) Kennis regelgeving Overheidsopdrachten SPOC en dossierbeheerder per sector Realiseren investeringsbegroting + real time rapporteren Contract management raamcontracten Ziekenhuisbreed Project management (kunst, soft tissue, BILUKA, )

8 2. Organisatie Bestellingen < Afroepen op raamcontracten Individuele bestellingen Back order opvolging Nauw contact met centraal magazijn +/ artikelen en +/ leveranciers Permanentie 8u-17u

9 2. Organisatie Controleren facturen op 3-way match Momenteel conforme facturen nog manueel Toekomst: BILUKA

10 3. Het aankoopproces en toepasselijke regelgeving Aankoopdienst ziet toe op de toepassing van : Wet Overheidsopdrachten beginselen van behoorlijk openbaar bestuur Interne bevoegdheidsdelegaties Budgetcontrole Procedure > 5500 Gestaffelde gunningsbeslissing (DH; AB; DC; RvB)

11 SOORTEN OVERHEIDSOPDRACHTEN Opdracht van werken Activiteiten i.v.m. (burgerlijke) bouw, sloop, wegenbouw.. Opdracht van leveringen Beschikken over een roerend goed door koop, huurkoop, huur of leasing Opdracht van diensten Presteren van diensten opgenomen in bijl. 2 van de wet

12 SOORTEN PROCEDURES < 1.240,00 EUR aangenomen factuur > 1.240,00 EUR en < 5.500,00 EUR Verkorte procedure, wel mededinging > 5.500,00 EUR en < ,00 EUR Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking leveranciers één leverancier (uitbreiding, exclusiviteit, technische specifiteit, ) > ,00 EUR Openbare procedure (Publicatie) Algemene of beperkte offerteaanvraagalgemene Offertevraag Onderhandelingsprocedure met bekendmakingbeperkte Onderhandelingsprocedure Concurrentiegerichte dialoog (to be)beperkte Offertevraag Bedragen zijn exclusief BTW

13 Grensbedragen goedkeuring aankoop Goedkeuringen < 5 500: Diensthoofd Aankoop Goedkeuringen > 5 500: AB altijd RC > DC > RvB >

14 Stappen aankoopproces

15 4. Controle Controle * Diensthoofd * Interne audit intern * Regeringscommissaris (>22000 ) * Inspectie van Financiën * Rekenhof * Revisoren extern

16 4. Controle Risicobeheersing ISO 9001:2000 gecertifieerd (april 2004) ISO 9001:2008 gecertifieerd (1/9/2010) Beproefde procedures; sjablonen ERP systeem : MS Dynamics Axapta Dossierbehandeling door aankoper & dossierbeheerder & interne klant

17 5. Uitdaging Centralisatie aankoop Beslissing van de Raad van Bestuur d.d. 5/7/2010 Aankopen (met uitzondering van werken, geneesmiddelen en aanverwanten) gebeuren via de Centrale Aankoopdienst en dit zowel voor hospitalisatie, medisch-technische diensten, derde pijler als FODen andere contracten, voor zover het geraamde bedrag hoger ligt dan 1250 (BTW niet inbegrepen).

18 6. KERN BELEIDSPLAN Klantgerichtheid Personeelstevredenheid Doelstellingen 2012 e.v. BILUKA Fase 2: drie luiken 1. Dossierbeheersysteem 2. Vervanging huidig ERP systeem (Axapta) 3. Bestellingen/aankoopaanvragen via intranet + e-catalogi Implementeren nieuwe wetgeving overheidsopdrachten Bundelen krachten Infrastructuur/Aankoop Life Cycle Costing/Total Cost of Ownership Ziekenhuisbreed Projectbeheer Real time rapportering

19 7. VRAGEN?