Workshop Organisatiebeheersing 5/02 Aankoopproces

Transcriptie

1 KPMG Advisory Workshop Organisatiebeheersing 5/02 proces Risico s en Verwachte Controles Internal Audit, Risk & Compliance Services

2 Risico s en Verwachte Controles op Procesniveau Het aankoopproces kan onderverdeeld worden in onderstaande subprocessen: Proces Overheidsopdrachten / keuze of Per subproces vindt u in de volgende slides: de voornaamste activiteiten, de risico s die hiermee gepaard gaan, en de verwachte controles. Noot : 1) het proces aanneming van werken wordt hier niet behandeld 2) Elke organisatie en haar processen is verschillend. Het proces, de generieke risico s en controles dienen dus afgestemd te worden op uw organisatie. verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 2

3 1. Behoefte en Aanvraag Identificeren van de bepalen van de vereisten Aanvraag indienen en goedkeuring verkrijgen Aankopen beantwoorden niet aan de behoefte/standaarden Aankopen passen niet binnen de doelstellingen van de organisatie Aankopen passen niet binnen het budget/begroting Financiële middelen zijn niet beschikbaar Aanvrager is niet geautoriseerd om type voor aankoop te doen (vb. magazijnbediende doet voor PC) De aankoopbehoefte is onvoldoende duidelijk gespecificeerd behoefte wordt niet tijdig ingeleid Aankopen doch zonder relevante aankoopbehoefte Procedure wordt niet/foutief uitgevoerd of omzeild omdat de medewerkers niet op de hoogte zijn van de procedure Vastleggen procedure aankopen en communicatie hierrond Vastleggen delegatiebevoegdheden De vereisten voor producten en worden formeel vastgelegd (prijs, kwaliteit, technische specificaties, etc ) evenals verantwoording van de vraag Centrale beoordeling/controle van de opportuniteit van de (volgens vastgelegde delegatiebevoegdheden) Aanvragen vóór voorbereiden bestek worden goedgekeurd in lijn met de delegatiebevoegdheden door inhoudelijke ordonnateur De budgetten voor aankopen worden vastgelegd en gevalideerd door het gepaste bestuursniveau Beschikbaar budget wordt geverifieerd vóór opmaken/versturen bestek Gebruik van standaardformulieren voor (waarbij aanvrager de behoefte documenteert, inclusief een inschatting van de noodzakelijke financiële middelen) Centrale ontvangst en controle van de aanvragen binnen een entiteit Functiescheiding Adequaat stockbeheer (indien mogelijk met minimum stock niveaus die aankooporder genereren) Deontologische code Periodieke behoefte-analyse en aanpassing van de budgetten in functie van behoeften verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 3

4 2. / Keuze Leverancier Vastlegging van eenduidige adequate criteria Selectie van de (indien van toepassing op basis van een aanbesteding) Voorbereiding en publicatie dossier evenals evaluatie en gunning De wetgeving inzake overheidsopdrachten wordt niet correct toegepast Belangenvermenging Aangekochte goederen / voldoen niet aan de standaarden Acceptatie van nietgeautoriseerde tarieven en voorwaarden Onvoldoende informatie om onderhandelingen op te starten / onvoldoende voorbereiding Criteria (voor beoordeling en selectie) onvoldoende duidelijk voorafgaand bepaald Leverancier werkt binnen een ander wettelijk kader (b.v. buitenland) of selectieprocedure wordt niet tijdig behandeld Behoeften wordt niet juist vertaald in het bestek Opleiding medewerkers (wetgeving maar ook naar cultuur, proces, ) Gebruik van gestandaardiseerde sjablonen voor de documentatie van procedure- en criteriaselectie Checklist voor overheidsopdrachten Aanvragen vóór opmaken/doorgeven bestek worden goedgekeurd in lijn met de delegatiebevoegdheden Opstellen gunning- en selectiecriteria evenals toezicht op het dossier (incl. communicatie en bewaring van dossier) Controle van de wettelijke conformiteit van de geselecteerde procedure en criteria Controle van de conformiteit van een dossier Controleprocedures opvolging wet van de overheidsopdrachten Identificatie en communicatie rond de evaluatie van de inhoud van de kandidaturen en/of offertes. De keuze van de wordt gedocumenteerd en gevalideerd in lijn met de delegaties Meervoudige evaluators zetelend in de evaluatiecommissie Functiescheiding De vereisten met betrekking tot de goederen / en de offerte worden duidelijk gecommuniceerd naar de potentiële s. Digiflow: monitoring tool voor selectiecriteria verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 4

5 2. / Keuze Leverancier (2) Vastlegging van eenduidige adequate criteria Selectie van de (indien van toepassing op basis van een aanbesteding) Voorbereiding en publicatie dossier evenals evaluatie en gunning vervolg Raad van State procedures waardoor het aankoopproces stilvalt is niet gelijk aan werkelijke behoefte (bij correcte interne order) Autorisatie onduidelijke of weinig gedefinieerde bevoegdheden Bestek wordt op maat van de bepaald De evaluatie wordt niet objectief uitgevoerd Prijsafspraken Te weinig s vervolg Inzetten van juridische en/of technische expertise tijdens het proces De wet op de overheidsopdrachten zelf is een soort van Interne Controle, indien goed toegepast Gebruik van een lijst van goedgekeurde of afgekeurde s (cfr. Deelnemers hier bestaat een arrest rond dat deze praktijk goedkeurt) Goede planning van het proces en opvolging van de timing Functionele en technische mensen samenzetten om tot een duidelijke en relevante vertaling van de behoeften te komen (IT projecten vnl) Limitatieve budgetaire cut-off (geen geld, geen bestelling) Afsluiten van Service Level Agreements of raamwerkcontracten waarbuiten niet besteld kan worden Standaardbestekken verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 5

6 3. OF Voorafgaande vastlegging (in welbepaalde gevallen) Aanmaken van een bestelling Gunning opdracht Ongeautoriseerde bestellingen worden doorgegeven aan de en worden doorgegeven door niet- geautoriseerde personen. wordt doorgegeven bij nietgeselecteerde (vb. tax advies wordt besteld bij een welke raamcontract heeft voor ander soort advies) bij voor niet goedgekeurde goederen/ orders voor bedragen die de toelating van de medewerkers overschrijdt Wet op de overheidsopdrachten wordt niet gevolgd en worden gelanceerd zonder goedkeuring of vastlegging en blijven liggen (niet tijdig verwerkt of gecommuniceerd) Gunning voor privé-doeleinden zonder aanwezig budget Niet-respecteren hoeveelheden Er bestaan geschreven aankoopprocedures (procedure overheidsopdrachten) met formele goedkeuringsniveaus Controleprocedures rond opvolging wet overheidsopdrachten Eventuele ERP/IT controles Indien bestellingen elektronisch kunnen voorbereid worden, toegangsbeperking tot ERP systeem enkel voor geautoriseerde. De toegangen worden op regelmatige basis gecontroleerd. Voor alle goedgekeurde aanvragen wordt een bestelling gemaakt (eventueel in systeem te registreren). Leveranciers worden geregistreerd in het ERP systeem en alleen voor deze s kan er een bestelling opgemaakt worden. Scheiding van functies inzake aanmaken/aanpassen s, aanmaken van bestellingen, valideren van de bestelling, ontvangen van goederen/ en betaling. Er bestaat een lijst van goedgekeurde s Alle bestellingen worden gevalideerd (manueel of in het systeem) door inhoudelijke ordonnateur en geregistreerd Controle door boekhoudkundige ordonnateur (naargelang bedrag ook nog goedkeuring door controleur van de vastleggingen) Delegatiebevoegdheden voor beslissingen zijn vastgelegd (Centrale) opvolging van de bestelling en bijhorende document flow Redelijkheidscontrole op bedrag / hoeveelheid van de bestelling BVR begrotingscontrole verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 6

7 3. (2) OF Voorafgaande vastlegging (in welbepaalde gevallen) Aanmaken van een bestelling Gunning opdracht Te vage omschrijving van de behoefte (in de context van een raamwerkcontract) Tussentijdse wijzigingen in de inhoud in functie van de behoeften zijn enkel mogelijk binnen de krijtlijnen aangeduid door de initiële aanvaarde offerte Gebrek aan overzicht van gebruik/verbruik door het lijnmanagement Authorisatie van gebruik (bijvoorbeeld online bestellen van office supplies via een webinterface wie kan er gebruik van maken?) Duidelijke afspraken met aangaande verwachte dienstverlening en levering Opmaak raamcontracten SLA s inclusief monitoring rapporten Goede communicatie rond de noodzakelijke levering of dienst, zowel interne als naar de Gebruik maken van standaard sjablonen met verplichte velden Afspraken maken rond de inhoud van het toegewezen budget: waarvoor gebruiken we deze middelen? Integratie van de bestelling en het budget: als er besteld wordt, wordt het budget automatisch aangepast (nu niet zo in het kader van vastleggingen/ordonnanceringen) Goede financiële planning Toewijzen van een budgetverantwoordelijke, die op regelmatige basis een overzicht geeft van gebruik Goede rapportering en terugkoppeling van het budgetverbruik verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 7

8 4. Ontvangst goederen/ Ontvangen van goederen of manueel en in het systeem Opvolging uitvoering Ontvangen goederen/ worden niet correct geregistreerd/gerapporteerd Goederen worden tweemaal geleverd Niet bestelde of geannuleerde bestellingen worden geleverd. Verkeerde goederen of nietconforme kwaliteit / hoeveelheden / worden geleverd Goederen worden besteld en/of ontvangen door een niet geautoriseerde persoon Goederen/ worden niet of te laat geleverd of op een foutieve plaats Diefstal van geleverde goederen Collusie met Onduidelijkheid over aansprakelijkheid in geval van betwisting Opvolging van uitvoering van prestaties (in overeenstemming met de wet overheidsopdrachten) Regelmatige evaluatie van de uitvoering door de verantwoordelijke voor de opvolging van levering en Er bestaat een procedure inzake het ontvangen van goederen en Functiescheiding Opvolging van openstaande (nog niet volledig geleverde bestellingen) Verificatie van ontvangst bij levering (of onder voorbehoud van keuring voor ontvangst tekenen). Deze verificatie/kwaliteitscontrole wordt gedocumenteerd en worden zonder uitstel geregistreerd en gecommuniceerd naar de aanvrager Enkel bestelde goederen worden aanvaard bij levering. Hoeveelheden worden geteld bij levering Stocktellingen / stockbeheer Eventuele ERP/IT controles Vb; Matching tussen bestelling en levering verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 8

9 4. Ontvangst goederen/ (vervolg) Terugsturen van goederen Terugsturen van goederen is niet toegelaten. Goederen worden niet tijdig teruggestuurd. Niet alle teruggestuurde goederen worden geregistreerd Formele procedure inzake het terugsturen van goederen Procedure rond doorgeven/opvolging van klachten rond dienstverlening Goedkeuring, registratie en opvolging van alle goederen die worden teruggestuurd. Centralisatie van klachten Er worden provisies voor te ontvangen credit nota s aangelegd Opvolging ontvangst creditnota s Bevestiging opvolgen rond ontvangst teruggestuurde goederen verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 9

10 5. Ontvangen en verwerken van facturen en credit nota s Transacties worden niet volledig of onjuist geboekt (bv. op verkeerde budgetrekening) Facturen worden niet tijdig verwerkt. Bijgevolg geven de schulden op korte termijn een foutief beeld van de werkelijkheid Ongeautoriseerde aanpassingen in het grootboek Facturen worden betaald voor nietgeleverde goederen Facturen worden betaald voor nietbestelde goederen (hetzij foutieve, dubbele bestellingen of te hoge hoeveelheden) Niet-overeenstemming tussen factuur en bestelbon en/of leveringsbon Factuur is onvolledig naar bedrag, hoeveelheid of naar vormvereisten Collusie Dubbele facturen of dubbel ingeboekt Matching van de gunning, de leveringsbon / PV van oplevering en de factuur Procedure rond behandeling afwijkingen tussen gunning, opleveringsstaten en de factuur Functiescheiding Beperking toegang tot uitvoeren betaling Beperking toegang tot de sdatabase inclusief rekening nummer Regelmatig nazicht van sdatabase Systeemregistratie rond dubbele invoer facturen Adequaat opvolgingsysteem naar gedeeltelijke of niet-conforme facturatie Adequate procedure voor jaareinde boekingen (b.v. voor nog te ontvangen facturen) Opvolging nog te ontvangen facturen Voldoende detail eisen van de op de factuur (gezien kan leiden tot dubbele betalingen) verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 10

11 5. (vervolg) levering Controle facturen en credit nota s Validatie facturen facturen zijn niet correct Aankopen worden ontvangen maar niet of verkeerd gecommuniceerd Geboekte bedragen komen niet overeen met het bedrag van de geleverde goederen en het bedrag gevalideerd door het management Fictieve facturen Facturen voor goederen of die nooit werden ontvangen Facturen van goederen of die niet werden besteld Facturen van excessieve hoeveelheden of foutieve leveringen Facturen van geannuleerde of dubbele bestellingen Ongeautoriseerde aankopen worden betaald Facturen worden niet goedgekeurd in lijn met de geldende procedures Automatische afstemming tussen aankoop, levering en factuur in het systeem ( three way match ) of gedocumenteerde manuele afstemming Manuele controle van de sfacturen door deze te vergelijken met het aankooporder en leveringsbon Systeemcontroles op de registratie van facturen. Bijvoorbeeld controles op dubbele ingaven, geen registratie van facturen van s die niet gekend zijn in het systeem. Duidelijke procedure met betrekking tot de afwijkingen tussen aankooporders en facturen. Exceptierapport met betrekking tot afwijkende aankoopprijzen Elke factuur wordt manueel of elektronisch gevalideerd in lijn met de volmachtenregeling Scheiding van functies tussen plaatsing van de bestelling, goederen ontvangst en factuurverwerking (sboekhouding) en betaling verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 11

12 6. en Goederenontvangs t Voorbereiden betaling Facturen worden dubbel betaald Foutieve bedragen worden betaald en gebeuren aan de verkeerde of ongeautoriseerde s of personen. en voor goederen of die nooit werden ontvangen en van goederen of die niet werden besteld en van excessieve hoeveelheden of foutieve leveringen en van geannuleerde of dubbele bestellingen Laattijdige betaling van facturen (evt. risico op verwijlintresten) Ongeoorloofde splitsing van facturen of betaling Formele procedure met betrekking tot aanpassingen van de sgegevens in het systeem. Aanpassingen aan gegevens worden op regelmatige basis nagekeken via een exceptierapport Nieuwe s worden gevalideerd alvorens ingegeven te worden in het systeem Scheiding van functies tussen plaatsing van de bestelling, goederen ontvangst, factuurverwerking (sboekhouding), betalingen, goedkeuring van facturen en beheer van de sgegevens. Toegang tot het vrijgeven van facturen in het systeem is beperkt (o.a. door geautomatiseerde toegangscontroles) De betalingslijst wordt nagekeken met de bijhorende facturen en formeel gevalideerd alvorens opgeladen te worden in het betalingssysteem. verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 12

13 6. en (vervolg) Goederenontvangs t Creëren en versturen van de betaling Geen restrictie op de toegang tot het betalingssysteem Ongeautoriseerde betalingen en houden geen rekening met verleende kortingen Toegang tot het systeem om betalingen te versturen naar de banken is beperkt en beveiligd. Er bestaat een formele procedure rond betalingen waaronder volmachten, nazicht betalingslijst Rekeningnummers waarop betalingen werden verricht worden op regelmatige basis geverifieerd. svolmachten worden gecommuniceerd naar de banken verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 13

14 Identificatie risico s / controles leidraad Organisatiebeheersing I N T E G R I T E I T A C T PLAN DO CHECK EFFECTIVITEIT Belanghebbendenmanagement Doelstellingen, proces- en risicomanagement ORG HRM ICT CUL FIM FAM ICO Monitoringsystemen EFFICIENTIE Veranderingsmanagement K W A L I T E I T 1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement (DPR) 2. Belanghebbendenmanagemen t (BHM) 3. Monitoring (MON) 4. Organisatiestructuur (ORG) 5. Human resources management (HRM) 6. Organisatiecultuur (CUL) 7. Informatie en communicatie (ICO) 8. Financieel management (FIM) 9. Facility management (FAM) 10. Informatie- en communicatietechnologie (ICT) 11. Veranderingsmanagement (VER) verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 14

15 Risico s / controles relatie met de leidraad (niet limitatief) Leidraad - Doelstellingen, proces- en risicomanagement Leidraad organisatiestructuur Risico : doelstellingen/procedures van het aankoopproces zijn niet gedefinieerd ; aankopen worden uitgevoerd welke niet passen binnen de doelstellingen van de organisatie Risico : onvoldoende aflijning van verantwoordelijkheden Gestructureerd aankoopproces Formele definitie en documentatie van het proces aankopen/overheidsopdrachten en de controles Bepaling aankoopstrategie Duidelijke procedures rond aankopen/bestellingen/wetgeving op de overheidsopdrachten Evaluatieproces zodat aankopen/aanbestedingen gerelateerd zijn aan de doelstellingen van de entiteit Bepaling van organisatiestructuur, rollen en verantwoordelijkheden in het aankoopproces eventueel centralisatie Duidelijke delegatiebevoegdheden Leidraad - Organisatiecultuur Risico : belangenvermenging ; collusie ; niet correct toepassen van de wetgeving op de overheidsopdrachten (zowel qua opstellen bestek/gunning/aanvaarding van de opgeleverde /goederen) ; gebrek aan integriteit in het algemeen Risico : ongeautoriseerd gebruik van de financiële middelen/eigendommen van de entiteit Opstellen van een deontologische code Organisatie van dilemmatrainingen voor kwetsbare functies (zowel op eventuele centrale aankoopdienst als bij gebruikers/aankopers sommige aankopen gebeuren bij facility management of MOD management ondersteunende ) verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 15

16 Risico s / controles relatie met de leidraad Leidraad HRM Risico : aankopers beschikken niet over de noodzakelijke kennis, ervaring, competentie om een overheidsopdracht te begeleiden en te evalueren Risico : onvoldoende beschikbaar personeel Risico : kennisconcentratie Opleiding wetgeving overheidsopdrachten.. Leidraad Informatie en communicatie/ict Risico : onvoldoende informatie rond wetgeving op de overheidsopdrachten, procedure aankopen in het algemeen Richtlijnen rond aankopen/overheidsopdrachten Informatiesystemen? Leidraad Financieel management/monitoring/facility management Risico : gebrek aan doeltreffend proces van toewijzing van de middelen Risico : onvoldoende opvolging van de prestaties Risico : betaling van niet geleverde goederen/ Aankopen in functie van begroting / budget + rapportering Opvolging van prestaties KPI s Toezicht op derden verbonden zijn aan KPMG International, een Zwitserse coöperatie. Alle rechten voorbehouden. 16