Mogen we ons laten verleiden? Over verleidingen en valkuilen bij overheidsopdrachten.

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Mogen we ons laten verleiden? Over verleidingen en valkuilen bij overheidsopdrachten."

Fenna van den Velde
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Mogen we ons laten verleiden? Over verleidingen en valkuilen bij overheidsopdrachten. Sprekers: Christof Impens (BZ) Gunter Schryvers (Audit Vlaanderen) Datum: donderdag 10 april 2014 (11u45 12u45) Agenda Impulsaankopen? Bv. firma contacteert ons, verleiding om een impulsaankoop te doen. In welke mate kan dat? Uitgebreid kennis maken met aanbieders? Producten / diensten door firma s aangeboden. Typische fenomenen om kennis te maken met leveranciers. Wat is realistische prijs? Belangrijk om kennis te hebben van diensten. Hoe nauw mag de band met leveranciers worden? Advertentie ING bv. Vertrouwde huisleveranciers? Voordeel dat er weinig uitleg nodig is, men weet onmiddellijk wat de wensen zijn, maar kan dit wel? Gerichte besteksvoorwaarden? Wanneer je een bestek gaat schrijven, verleiding wordt groot wanneer je al een firma gezien hebt om bestek al te schrijven naar een leverancier die je eerder ontmoet hebt. In kader van mededinging, aandachtig zijn! Snel komaf maken met het gunningsverslag? Na voorbereiding van de procedure, moment is daar om beoordeling van offertes te doen. Vaak ervaringen van administratieve rompslomp. Wat is belangrijk, wat niet? Zicht houden op al die contracten? Na afsluiten opdrachten: modaliteiten, uitvoeringstermijnen, hernieuwingen, zijn belangrijk om op te volgen. Wijzigingen, meerwerken, en oplevering? Tijdens de uitvoering van opdrachten: sommige opdrachten verlopen probleemloos, andere opdrachten vragen wijzigingen. Wat kan er? Wat kan er niet? Waar moet je op letten? Meer (relatieve) zekerheid dat het niet misloopt? Hoe meer vat krijgen of overheidsopdrachten goed lopen of niet goed lopen? Een helpende hand? Bij een probleem: wat kan ik gebruiken? 1

firma contacteert ons, verleiding om een impulsaankoop te doen. In welke mate kan dat? Uitgebreid kennis maken met aanbieders? Producten / diensten door firma s aangeboden.

2 Aanknopingspunt: CASE ING Wie vindt er dat het kan? Niemand vindt dat het kan. Project op website met vermelding: goede uitvoering dankzij ons (firma X) Bv. werken met getuigschriften, indien getuigschrift uitgereikt geen probleem mee dat het project op website kan (strikte regels voor getuigschrift). Wie heeft strikte regels voor getuigschriften? Slechts 2 aanwezigen. Impulsaankopen Gaat veel ruimer dan wetgeving overheidsopdrachten. Basisvraag: is de aankoop nodig voor de dienst? Goed nadenken over wat je nodig hebt is belangrijk in kader van integriteit, beheer van middelen, Erover nadenken is ook belangrijk in kader van overheidsopdracht, leidt tot betere beschrijving van bestek, vlottere procedure, Voorbeeld: softwarelicenties Licenties zijn al beschikbaar bij VO, interessant om te weten. Er bestaat een systeem dat alles software licenties binnen VO bijhoudt. Is er binnen de organisatie een betrouwbare inventaris aanwezig? Indien ja, niet noodzakelijk nieuwe overheidsopdracht indien het al bestaat. Maar inventaris moet voor iedereen beschikbaar en toegankelijk zijn. Indien nee: waar gaan we het halen? Onder meer afhankelijk van kostprijs van de aankoop. Afspraken wanneer individuele aankopen groot worden, nood aan raamcontract. Wie is bevoegd voor hetgene we willen doen? Delegatiegrenzen, niet iedereen kan elke aankoop goedkeuren. Vindt uw leidinggevende aankoop belangrijk voor de organisatie? Noodzaak van goede inventaris: als die inventaris correct is, kan je bv. correcte inschatting maken van kostprijs. Kennismaking marktaanbieders Wetgeving is complex, 20-tal juristen in dienst bij BZ. Nieuw element in regelgeving: mogelijkheid voor marktverkenning; bij opmaak van documenten is het mogelijk om te kijken wat er op de markt aanwezig is, welke soort ondernemingen, Mededinging kan beter spelen: betere besteksdocumenten zorgen voor betere offertes. Er is een voorwaarde in regelgeving: je marktverkenning dient om beschikbaarheid te bekijken, maar niet om product als dusdanig te beschrijven zodat bestek beïnvloed is. Waarom marktverkenning? - Technische oplossingen? - Wat is interessant voor ons? 2

Slechts 2 aanwezigen. Impulsaankopen Gaat veel ruimer dan wetgeving overheidsopdrachten. Basisvraag: is de aankoop nodig voor de dienst?

3 Bv. marktverkenning voor opvolging projecten: wat gaan we daar in de toekomst mee doen? Optie 1: behoud programma, mits uitbouw Optie 2: aankoop pakket voor server Optie 3: licenties kopen voor gebruik in cloud Marktverkenning dient om opties te bekijken en meest interessante oplossing te vinden. Hier optie 3 meest interessant, daarom bestek opgesteld voor cloud, daar hebben nog heel wat spelers kunnen meedoen. Opletten met marktbevraging dat bestek voldoende neutraal blijft. Het moet duidelijk zijn, bv. argumentatie als er een monopolie is. Vertrouwde huisleveranciers? Opletten met modellen van documenten: als je bv. al uitgaat van jaarlicentie, sluit je die aanbieders uit die met maandlicenties werken. Spanningsveld: voorbehoud op inschrijvingsdocumenten, systeem dat overheid wil kan een aanbieder niet altijd aanbieden. Gerichte besteksvoorwaarden? Regelgeving: merknamen mag je niet opnemen, je mag wel verwijzen naar een merk X of gelijkwaardig. Probleem met ICT: open opdracht bij aanvang, maar dan merk je dat je vast zit aan technische belemmeringen. Voorbeeld: pakket museum voor beheer van archief, later vraag naar verdere ontwikkeling, in Benelux maar 1 bedrijf die licentie heeft om ontwikkeling van die software te doen. Het is dus soms niet te vermijden. Selectiecriteria: Kwalitatief: als je eisen van grote omzet vermeldt, of zeer specifieke referenties, Je kunt eisen zo hoog leggen dat er bijna geen mededinging mogelijk is. Marktverkenning kan helpen om selectiecriteria af te stemmen op de markt. Technische voorschriften: aankoop dienstwapens politie geschreven voor 1 Amerikaanse leverancier. Facturering en betaling: velen leggen hun manier van werken voor. Bv. elektronische facturen, gevaarlijk om dat in uw bestek te zetten. Bepaalde informatie niet vrijgeven: geen informatie achterhouden t.a.v. bepaalde leveranciers, staat ook in regelgeving beschreven. Marktafbakening: - Bv. spreekbuis, raamcontract opgesteld, daar zit veel in: wat men moet verlenen qua assistentie, opvang, taalvaardigheid, Markt is heel beperkt: quasi geen spelers die zo n pakket aan dienstverlening kunnen aanbieden. Dienstverlening kan ook uit elkaar gehaald worden. Zo kun je in praktijk met meerdere opdrachtnemers uit, mededinging speelt hier veel meer. In Nederland al in wetgeving ingebouwd. 3

te vinden. Hier optie 3 meest interessant, daarom bestek opgesteld voor cloud, daar hebben nog heel wat spelers kunnen meedoen. Opletten met marktbevraging dat bestek voldoende neutraal blijft.

4 - Bv. HP Belgacom, heel groot contract. Onderaannemers soms noodzakelijk om dienstverlening te kunnen aanbieden. Nu bv. 4 raamcontracten in plaats van 1 zoals initieel voorzien. Beoordeling: - Geheimhouding: bv. Rotterdam nieuw museum, aantal architectenbureaus, projectleider praatte met architect maar ging niet over procedure, architect uitgesloten. Uiteindelijk aangevochten voor rechtbank, architect mocht wel meegenomen worden en is uiteindelijk ook gekozen. - Belangenvermenging: bv. geen familiale banden met diegenen die inschrijven. - Bv. FYRA: combinatie van aantal passagiers en snelheid, bestond nog niet. Dus probleem lag al in fase van bestek. Voortdurende aanpassingen van bestek. Gunningsverslag Je moet laten blijken dat er beslissingen zijn genomen en motiveren waarom een bepaalde offerte er al dan niet beter uit kwam. Feedback verplicht, maar ook aanmoediging vanuit afdeling overheidsopdrachten om achteraf gesprek te organiseren, naar voorbeeld van Nederland. Ook mogelijkheid om af te toetsen of bestek al dan niet duidelijk was en of gunningscriteria in orde waren. Contractmanagement Hoe ga je om met contracten als leidinggevende? Bv. in kader van parlementaire vragen, daarom belang van goed contractmanagement. Op dit moment een aantal systemen in ontwikkeling, aanbod van 3P (commercieel pakket, biedt houvast bij regelgeving). Wijzigingen, meerwerken, Wijzigingen: bv. nieuw logo VO probleem bij bestellingen auto (kleine wijziging). Bv. minibus in plaats van wagen (grote wijziging). Principe van redelijkheid is hier belangrijk. Minwerken: wijzen soms op speculatieve inschrijvingen Zekerheid? Principes uit Pressetext-arrest altijd in achterhoofd houden. - Gaan we niet te ver met onze opdracht? Bv. opdracht drukken op heel dik papier, maar achteraf op karton drukken, karton blijkt veel goedkoper bij andere leverancier (achteraf) 4

Uiteindelijk aangevochten voor rechtbank, architect mocht wel meegenomen worden en is uiteindelijk ook gekozen. - Belangenvermenging: bv. geen familiale banden met diegenen die inschrijven. - Bv.

5 Oplevering: wordt vaak vergeten in de praktijk! Respecteren van termijnen, maar ga ook niet te snel. Helpende hand? Detectie van onregelmatigheden (overgeslagen wegens tijdsgebrek) Essentie: aan de slag gaan met gegevens die je al hebt. OECD: documenten corruptie bij overheidsopdrachten (zie slides) Leidraden: voor wie nog niet helemaal vertrouwd is met afdeling overheidsopdrachten (bv. draaiboek gunningen) 5

Detectie van onregelmatigheden (overgeslagen wegens tijdsgebrek) Essentie: aan de slag gaan met

Vergelijkbare documenten

Forensische opdrachten m.b.t. overheidsopdrachten De ervaring van Audit Vlaanderen

Forensische opdrachten m.b.t. overheidsopdrachten De ervaring van Audit Vlaanderen 23/10/2017 Agenda I. Over Audit Vlaanderen II. III. IV. Samenwerking met IBR Ervaring met overheidsopdrachten algemeen