Bijlage D aan het bestek MRMP-S/AC Nr 17SC100

Transcriptie

1 Pagina 1/8 aan het bestek MRMP-S/AC Nr 17SC100 Meerjarige overeenkomst ( ) tegen prijslijst betreffende de levering van zuivel, oliën & vetten, bake-off-, diepvries- en aardappelproducten aan de cateringdiensten van Defensie in 4 percelen (21 kwartiermesses gegroepeerd in 4 territoriale zones). Logistieke en functionele vereisten Door zijn handtekening hieronder te zetten, verklaart de zijn offerte conform aan alle onontbeerlijke vereisten (type I) hernomen in deze bijlage. Gegevens van de Naam: Datum:... Handtekening: Classificatie van de Specificaties De hiernavolgende specificaties beschrijven meer in detail de eisen die door de administratie gesteld worden. Onontbeerlijke eis waaraan de leveringen (en/of diensten) moeten voldoen vanaf het indienen van de offerte op straffe van niet conform te worden verklaard en uitgesloten te worden voor de overeenkomst. Wenselijke karakteristiek. Beschouwd als een meerwaarde bij een vergelijkende evaluatie van de offertes. Een kwalitatieve classificatie zal opgemaakt worden in functie van de scores die tijdens de evaluatie toegekend worden. De offerte van de dient aangevuld te worden met de gevraagde documentatie voor deze vereiste. Tenzij anders vermeld mag deze documentatie onder een vrije vorm ingediend worden. Beschrijvende tekst. Dit teken wordt gebruikt wanneer het simpelweg gaat over een informatie of over een beschrijvend element.

2 Pagina 2/8 LOGISTIEKE EN FUNCTIONELE VEREISTEN Conformiteitstabel toe te voegen aan de offerte Gamma De biedt een gamma van minstens artikelen aan Dit gamma bevat de artikelen die worden opgesomd in de inventaris in Bijlage A. De artikelen worden opgedeeld in: - Deel A: Zuivel, oliën & vetten; - Deel B: Bake-off producten; - Deel C: Diepvriesproducten; - Deel D: Koekjes; - Deel E: Aardappelproducten Een uitgebreider gamma is wenselijk. Het aantal beschikbare artikelen moet vermeld worden en wordt aangetoond aan de hand van een catalogus die ter beschikking wordt gesteld via een eigen internetsite. De link naar deze site (eventueel met een gebruiksaanwijzing en toegangscode) wordt opgegeven in Bijl A Vak 10.a.(1)(f). - De inschrijving met het grootste aantal: beoordeling = 100/100; - De inschrijving met het kleinste aantal: beoordeling = 50/100; - De inschrijvingen met een tussenliggend aantal: quotering volgens lineaire extrapolatie. Aantal artikelen (catalogus op internetsite): 2. Bestelmodaliteiten 2.1. De aannemer zal een internettoepassing ter beschikking stellen die toelaat om bestellingen te plaatsen. Deze internettoepassing zal 7 dagen op 7, 24 op 24 Hr beschikbaar zijn. Via deze internettoepassing kunnen alle artikelen uit het aangeboden gamma besteld worden De internettoepassing moet een bewijsstuk kunnen leveren van de geplaatste bestellingen (met omschrijving van de aangekochte goederen, de hoeveelheden, de eenheidsprijzen en het totale bedrag).

3 Pagina 3/ Het is wenselijk dat promoties en / of tijdelijke aanbiedingen via de internettoepassing kunnen geconsulteerd en besteld worden. - Niet voorzien = 0/100; 2.4. In geval van technische tekortkomingen van de internettoepassing (onderhoud, communicatieprobleem,...) moet een alternatieve bestelprocedure beschikbaar zijn De internettoepassing dient de bestelling te valideren en te bevestigen. De geeft het minimale bedrag per bestelling op om een levering te kunnen verzekeren. Minimaal bedrag per bestelling: Het is wenselijk dat dit bedrag zo klein mogelijk is De inschrijving met het kleinste bedrag: beoordeling = 100/100; - De inschrijving met het grootste bedrag: beoordeling = 50/100; - De inschrijvingen met een tussenliggend bedrag: quotering volgens lineaire extrapolatie Het is wenselijk dat de internettoepassing voorziet in een bepaalde vorm van historiek (rapportering) betreffende de bestellingen Een demonstratie van dit aspect kan gevraagd worden tijdens de evaluatieperiode Elke levering wordt voorafgegaan door het overmaken van een partiële bestelbon via de internettoepassing (met omschrijving van de aangekochte goederen, de hoeveelheden, de eenheidsprijzen en het totale bedrag).

4 Pagina 4/ De Leidend Ambtenaar behoudt zich het recht voor producten aan te kopen bij andere dienstverleners: - wanneer de producten tijdelijk of definitief onbeschikbaar zijn waardoor de normale werking van de mess in het gedrang komt en wanneer er niet onmiddellijk een passend alternatief voorhanden is; - wanneer het gaat om nieuwe of specifieke producten die (nog) geen deel uitmaken van het gamma van de aannemer; - in geval van laattijdige of gebrekkige leveringen De coördinaten van de Leidend Ambtenaren van de betrokken kwartiermesses en hun medewerkers, het centraal aanspreekpunt van de aannemer en de praktische modaliteiten met betrekking tot het gebruik van en de toegang tot de website, zullen tijdens een kick-off meeting besproken worden. 3. Leveringstermijnen en -modaliteiten 3.1. De leveringen vinden plaats binnen de 2 dagen ingaand daags na de dag van de notificatie van elke partiële bestelbon (met opschorting van weekenddagen en officiële feestdagen): - Op dag A geplaatste bestellingen worden op dag C vóór Hr geleverd. - De aannemer stelt alles in het werk, evenwel zonder hiervoor garanties te bieden, om de goederen te leveren vóór 9.00 Hr. - Op dag B kunnen nog tot Hr online aanpassingen worden doorgevoerd De leveringen zullen uitgevoerd worden tijdens de werkdag tussen Hr en Hr. Leveringen buiten deze uren zullen gebeuren in onderling overleg tussen de aannemer en de Leidend Ambtenaar Het is wenselijk dat, in uitzonderlijke gevallen, na onderling akkoord tussen de aannemer en de Leidend Ambtenaar en alleen voor grote bestellingen (à rato van meer dan 250 maaltijden), de aannemer op weekenddagen kan leveren. - Kan = 100/100; - Kan niet = 0/100.

5 Pagina 5/8 Het is wenselijk dat de gegarandeerde leveringsperiode zo klein mogelijk is. De gegarandeerde leveringsperiode is de periode gedurende de werkdag waarbinnen de levering wordt verzekerd. De gegarandeerde leveringsperiode De inschrijving met de kleinste termijn: beoordeling = 100/100; - De inschrijving met de grootste termijn: beoordeling = 50/100; - De inschrijvingen met een tussenliggende termijn: quotering volgens lineaire extrapolatie Laattijdige leveringen worden voorafgaandelijk aan de Leidend Ambtenaar gemeld via , fax of telefoon. Het is wenselijk om occasioneel kortere leveringstermijnen te bekomen De aannemer stelt voor elke levering een leveringsborderel op in minstens twee exemplaren. Dit leveringsborderel laat toe om de levering en de factuur te controleren Het is wenselijk dat de opleveringen (aanvaarding van geleverde goederen en eventueel geleverde diensten) aan de hand van de internettoepassing opgevolgd kunnen worden Het is wenselijk dat niet correcte leveringen (ontbrekende of verkeerde artikelen, kwalitatieve tekortkomingen, transportschade,...) aan de hand van de internettoepassing opgevolgd kunnen worden.

6 Pagina 6/ Het is wenselijk dat de toepassing voorziet in een bepaalde vorm van historiek (rapportering) betreffende de leveringen Een demonstratie van dit aspect kan gevraagd worden tijdens de evaluatieperiode De aannemer zal met de Leidend Ambtenaar van de betrokken kwartiermess contact opnemen om de praktische leveringsmodaliteiten af te spreken (de leveringsplaats, de toegang tot het kwartier, ) Gevoerde politiek qua promoties en andere speciale acties De Leidend Ambtenaar kan deelnemen aan promoties of speciale acties die de aannemer aanbiedt aan zijn klantenbestand Het is wenselijk dat de aannemer, specifiek ten voordele van de kwartiermesses van Defensie, speciale acties aanbiedt Aanpassing van het aangeboden gamma betreffende de seizoensgebonden producten Het is wenselijk dat de aannemer het gamma aanpast met seizoensgebonden producten. 5.2.

7 Pagina 7/ Facturatie De facturatie is in overeenstemming met de uitgevoerde en opgeleverde leveringen. De facturatie gebeurt ofwel per bestelling ofwel maandelijks. Het is wenselijk dat de internettoepassing voorziet in een bepaalde vorm van historiek (rapportering) betreffende de facturatie. Facturatie per bestelling OF maandelijks Een demonstratie van dit aspect kan gevraagd worden tijdens de evaluatieperiode. 7. Technische fiches van de aangeboden producten 7.1. Het is wenselijk dat de internettoepassing ook de technische fiches kan leveren van de aangeboden producten Dit zal nagegaan worden aan de hand van een steekproef tijdens de evaluatieperiode. 8. Consultancy 8.1. Het is wenselijk dat de Leidend Ambtenaar beroep kan doen op gespecialiseerde kennis van de aannemer om bepaalde aspecten van de logistieke en administratieve processen van een Horeca installatie door te lichten en mogelijke verbeteringen voor te stellen. Deze prestaties kunnen occasioneel en aan de hand van een afzonderlijk en voorafgaandelijk goedgekeurd bestek, besteld worden.

8 Pagina 8/ Vigerende wetgeving + controle De aannemer borgt dat de geleverde producten voldoen aan de vigerende wetgeving ivm voedselveiligheid De aannemer borgt dat de geleverde producten voldoen aan de vigerende wetgeving ivm traceerbaarheid De aannemer machtigt Defensie om zich te allen tijde ter plaatse te komen vergewissen van de naleving van de vigerende wetgeving en bijgevolg van de bij de offerte gevoegde kwaliteitscertificaten. De aannemer wordt gevraagd zo uitgebreid mogelijk te beschrijven in welke mate zijn offerte voldoet aan de verschillende eisen opgenomen in deze Bijl D aan het bestek. Dit kan bij voorkeur door het toevoegen van extra documentatie aan de offerte, duidelijk verwijzend naar de paragraaf van deze Bijl waarop de beschrijving van toepassing is (zie Vak 10 van de Bijl A aan het bestek). Opmerking De Aanbestedende Overheid kan aan de vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen. Er wordt tevens de aandacht op gevestigd dat deze procedure geen ruimte laat voor onderhandelingen. Zowel het administratief en financieel luik, als het technisch en logistiek luik, zullen worden beoordeeld naar inhoud en samenstelling op het ogenblik van de opening der inschrijvingen.