Opleiding Agresso Aankopen -Module Budgetbeheerders- Dienst Financiën September 2014

Transcriptie

1 Opleiding Agresso Aankopen -Module Budgetbeheerders- Dienst Financiën September 2014

2 Introductie Naar aanleiding van infosessie 03/06 Op basis van gestelde vragen rondgang Financiën zomer 2014 Op basis van vragen BBC Helpdesk Echter: geen infosessie, praktische opleiding Verschil: huidige omstandigheden gebruiken om zo efficiënt mogelijk met Agresso te werken

3 Programma voor vandaag BBC: impact De budgetcontrole Uw rol binnen het aankoopproces Pauze Het aankoopproces in de praktijk

4 Inhoudstabel BBC: impact De budgetcontrole Uw rol binnen het aankoopproces Pauze Het aankoopproces in de praktijk

5 Tijdstip Kosten Erkennen Kost erkennen = Kost boeken in Agresso en dit bedrag in mindering brengen van het budget. Concreet voor BBC Op transactiemoment. Dus: LEVERING (goederen) of PRESTATIE (diensten), onafhankelijk van tijdstip doorgeven inkooporder of ontvangst van aankoopfactuur p. 5

6 Praktijkvoorbeelden Voorbeeld #1: Plaatsen bestelling 1 PC in Agresso: 21/11/2014 Fysieke goederenontvangst 1 PC: 15/12/2014 Goederenontvangst 1 PC in Agresso: 15/12/2014 Ontvangst Aankoopfactuur in Agresso: 05/01/2015 In min van Budget 20?? p. 6

7 Praktijkvoorbeelden Antwoord #1: Plaatsen bestelling 1 PC in Agresso: 21/11/2014 Fysieke goederenontvangst 1 PC: 15/12/2014 Goederenontvangst 1 PC in Agresso: 15/12/2014 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 05/01/2015 In min van Budget 2014 OK, want transactiemoment = 2014 p. 7

8 Praktijkvoorbeelden Voorbeeld #2: Plaatsen bestelling ruitenwasser in Agresso: 08/12/2014 Levering fysieke prestaties: 10/01/2015 Registratie prestaties in Agresso: 12/01/2015 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 16/01/2015 In min van Budget 20?? p. 8

9 Praktijkvoorbeelden Antwoord #2: Plaatsen bestelling ruitenwasser in Agresso: 08/12/2014 Levering fysieke prestaties: 10/01/2015 Registratie prestaties in Agresso: 12/01/2015 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 16/01/2015 In min van Budget 2015 OK, want transactiemoment = 2015 p. 9

10 Praktijkvoorbeelden Voorbeeld #3: Plaatsen bestelling 1 ladder in Agresso: 15/12/2014 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 28/12/2014 Fysieke goederenontvangst 1 ladder: 28/12/2014 Registratie goederenontvangst in Agresso: 02/01/2015 In min van Budget 20?? p. 10

11 Praktijkvoorbeelden Antwoord #3: Plaatsen bestelling 1 ladder in Agresso: 15/12/2014 Ontvangst aankoopfactuur in Agresso: 28/12/2014 Fysieke goederenontvangst 1 ladder: 28/12/2014 Registratie goederenontvangst in Agresso: 02/01/2015 In min van Budget 2015 NIET OK, want transactiemoment = 2014 p. 11

12 Praktijkvoorbeelden Antwoord #3: Mogelijke oplossingen om dit te voorkomen: Tijdstip van registratie goederenontvangst dichter bij tijdstip fysieke goederenontvangst brengen (2014). Leverancier vragen om geen goederen of diensten te leveren wanneer geen goederenontvangst kan gebeuren (2015) p. 12

13 Belang van een goede registratie Impact op Budget 2014 Onopgebruikt Exploitatiebudget 2014 wordt NIET automatisch overgezet naar 2015 Onopgebruikt Investeringsbudget 2014 kan WEL overgezet worden naar 2015 (onder bepaalde voorwaarden) Eind december kan resterend Exploitatiebudget niet gereserveerd worden door aanmaken van orders, tenzij dus goederenontvangst in 2014 gebeurt p. 13

14 Belang van een goede registratie Rol goederenontvangst binnen Agresso Moment van registratie goederenontvangst bepaalt dus op welk budget de kost benomen wordt Dit duidt ook het belang van het respecteren van de chronologische volgorde (niet altijd mogelijk): 1. Aanmaak inkooporder 2. Goederenontvanst 3. Registratie AF p. 14

15 Belang van een goede registratie Rol goederenontvangst binnen Agresso Om de economische werkelijkheid zo goed als mogelijk weer te geven in de boekhouding, is het van belang om het tijdsstip tussen: o Werkelijke (fysieke) goederenontvangst o Registratie goederenontvangst in Agresso zo klein als mogelijk te houden, en zo dicht als mogelijk bij de werkelijke (fysieke) goederenontvangst te houden p. 15

16 Respecteer de chronologie (IO->GO->AF) Enkele voordelen: Het aanmaken van een inkooporder VOORAFGAAND aan de ontvangst van de aankoopfactuur, zorgt voor een kortere en vlottere goedkeuringsprocedure. Snellere betaling leverancier Minder werklast voor de dienst en voor Financiën p. 16

17 Respecteer de chronologie (IO->GO->AF) Enkele voordelen: Bij het plaatsen van een bestelling bij een NIEUWE leverancier, kan deze aangemaakt worden bij het plaatsen van het order in Agresso. Dit zorgt ervoor dat dit niet dient te gebeuren bij ontvangst van de aankoopfactuur en zorgt voor een kortere doorlooptijd van de goedkeuringsprocedure Snellere betaling leverancier p. 17

18 Respecteer de chronologie (IO->GO->AF) Enkele voordelen: De budgetcontrole gebeurt bij de goedkeuring van de bestelaanvraag. Als de bestelling ingegeven wordt NA de ontvangst van de aankoopfactuur, gebeurt deze eigenlijk te laat. In dat geval kan het voorkomen dat de goederen geleverd zijn, maar blijkt dat er geen budget meer is om de leverancier te betalen. Een juiste chronologische volgorde, kan dus discussies met de leverancier vermijden Snellere betaling leverancier, en rechtmatigheid van bestelling p. 18

19 Mogelijke problemen In de praktijk: Vaak wachten op goedkeuring aankoopfactuur om in Agresso een bestelorder te maken i.p.v. op moment dat de goederen besteld worden omdat Prijs of Aantal nog niet bekend zijn IO en AF moeten NIET overeenstemmen qua bedrag en/of aantal, belangrijk is dat er een inschatting gebeurt: Naar best vermogen Met de info die op dat moment beschikbaar is Uiteindelijk verschil wordt verrekend met budget p. 19

20 Mogelijke problemen Let op de grens van EUR! Dan wordt bestelbon sowieso een bestelbrief o Overschrijding bevoegdheid college! o Splitsing van opdracht (bv uitgave EUR niet spreiden over twee bonnen, 1 brief) Dit betekent niet: Dat er blijvend AF kunnen toegewezen worden aan hetzelfde inkooporder, wanneer de beoogde goederen reeds ontvangen zijn. p. 20

21 Mogelijke problemen Vb: 4 stoelen besteld, order aangemaakt als: 4 x 100 EUR = 400 EUR Levering van 4 stoelen, maar van 105 EUR / stoel Budget wordt benomen als 420 EUR, inkooporder beëindigd. Wanneer opnieuw stoelen besteld moeten worden, dient een nieuw inkooporder aangemaakt te worden. p. 21

22 Mogelijke problemen In de praktijk: Vaak wachten op goedkeuring aankoopfactuur om een goederenontvangst te verrichten i.p.v. op moment fysieke goederenontvangst Geen probleem, tenzij transactiemoment en tijdsstip registratie goederenontvangst in verschillend budgetperiode vallen! Oplossing: goederenontvangst in Agresso verrichten wanneer transactiemoment plaatsvindt p. 22

23 Mogelijke problemen In de praktijk: Niet altijd mogelijk om transactiemoment te bepalen (elektriciteit december 2014, verzekering 05/12/14 05/01/2015, ) Geen probleem, tenzij periode waarop de factuur betrekking heeft, en tijdsstip registratie goederenontvangst in verschillend budgetperiode vallen! Oplossing: goederenontvangst in Agresso verrichten in periode dat transactiemoment overwegend plaatsvindt p. 23

24 Inhoudstabel BBC: impact De budgetcontrole Uw rol binnen het aankoopproces Pauze Het aankoopproces in de praktijk

25 Wanneer gebeurt de budgetcontrole Budgetcontrole = Automatisch in Agresso Tijdstip #1: Bij ingave bestelaanvraag (zie supra) Tijdstip #2: Bij ingave aankoopfactuur Reden: Uiteindelijke AF kan hoger zijn dan initieel inkooporder p. 25

26 Hoe gebeurt de budgetcontrole Op basis van beschikbaar budget (zie exploi Browser later in deze sessie) Budgetcontrole exploitatie op basis van unieke combinatie: OBB Budgetbeleidsveld Rekeninggroep (eerste 2 cijfers grootboekrekening) p. 26

27 Hoe gebeurt de budgetcontrole Budgetcontrole investeringen op basis van unieke combinatie: OBB Budgetbeleidsveld Rekeninggroep (eerste 2 cijfers grootboekrekening) Investeringsenveloppe p. 27

28 Inhoudstabel BBC: impact De budgetcontrole Uw rol binnen het aankoopproces Pauze Het aankoopproces in de praktijk

29 Uw rol binnen het aankoopproces PDF p. 29

30 1. BESTELAANVRAAG Aanpassen Budget of Bestelaanvraag Bedrag Excl. BTW < Bestelbon (BO) Kredietcontrole Goed- of afkeuring door OBB Ingeven Bestelaanvraag Aanpassen Budget of Bestelaanvraag Bedrag Excl. BTW >= Bestelbrief (BR) Kredietcontrole Goed- of afkeuring door OBB Een BESTELAANVRAAG die deze goedkeuringscyclus doorstaat, vertaalt zich in een geplaatst INKOOPORDER bij de leverancier. Opvolging Collegedossier door OBB Toekennen visum door Financiën Prepared by: TriFinance X. Nicodème 1

31 2. INKOOPORDER Inkooporder versturen naar Leverancier Levering van de Goederen / Prestatie van de Diensten Bevestiging Goederenontvangst 3. GOEDERENONTVANGST Bevestiging Goederenontvangst Scenario #1: Meer ontvangen Scenario #2: Minder ontvangen Scenario #3: Evenveel ontvangen Prepared by: TriFinance X. Nicodème 2

32 4. FACTUURREGISTRATIE Ontvangst Aankoopfactuur Registratie van de Factuur door Financiën Geregistreerde Facturen gaan de Flow in Eventueel ontbrekende goederenontvangst uitvoeren. Nazicht door medewerker Aanvragen Credit Nota bij Leverancier Aanpassen Factuurregistratie door Financiën Bij fouten tijdens de controle van de Aankoopfactuur, wordt OF een CREDIT NOTA aangevraagd (fout ligt bij leverancier) OF de FACTUURREGISTRATIE aangepast (fout ligt intern). Aanvragen Credit Nota bij Goedkeuring door OBB (diensthoofd) Aanpassen Factuurregistratie door Financiën Bij fouten tijdens de controle van de Aankoopfactuur door OF OBB (diensthoofd) OF Financiën, kan de Aankoopfactuur teruggestuurd worden naar de MEDEWERKER. Controle wettigheid & regelmatigheid door Financiën Doorboeken van de Factuur Prepared by: TriFinance X. Nicodème 3

33 Efficiëntie versus Interne Controle Bepaalde taken overlappen met taken van Medewerkers Inefficiënt, want dubbel werk? Ja... Maar! Nodig/Nuttig want: Interne Controle! Minder kans op (on)opzettelijke fouten 4-ogenprincipe op keuze leverancier, aankoopprijs, behoefte, aantal, levertijd, p. 30

34 Inhoudstabel BBC: impact De budgetcontrole Uw rol binnen het aankoopproces Pauze Het aankoopproces in de praktijk

35 Inhoudstabel BBC: impact De budgetcontrole Uw rol binnen het aankoopproces Pauze Het aankoopproces in de praktijk

36 Aankoop proces Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Budget Opvragingen(Browsers) p. 2

37 Aanvraag Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Aanvraag = zachte vastlegging Specifieke aanvraag VS algemene aanvraag Algemene aanvraag: Leverancier nog niet gekend o Voorbeeld 1: Ongedierte bestrijding 2014, voorziene uitgave 1000 euro. Door het jaar worden bij verschillende leveranciers vergif, vallen, etc. aangekocht. Aanvraag voor 1000 euro op het product bestemd voor ongedierte bestrijding. o Voorbeeld 2: Organisatie van een optreden, voorziene uitgave euro. Dit bedrag wordt opgesplitst in voor de artiesten en onthaal- en receptiekosten. Aanvraag met 2 aanvraaglijnen op 2 verschillende producten maar zonder leverancier. Specifieke aanvraag: Leverancier gekend o Voorbeeld 1: Organisatie van stadwandeling met gids. Voorziene uitgave 1000 euro bij gids X. Aanvraag voor 1000 euro op product en leverancier gids X. p. 3

38 Aanvraag Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Handige weetjes: Van algemene aanvraag naar specifieke aanvraag Opgelet: Prijzen excl BTW p. 4

39 Aanvraag Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Handige weetjes: De standaard beschrijving aanpassen p. 5

40 Aanvraag Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Handige weetjes: Aanvraag afsluiten op aanvraag of lijnniveau. p. 6

41 Aanvraag Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Handige weetjes: Opgelet indien je een aanvraag stopt -> deze aanvraag gaat terug naar de medewerker. De medewerker kan niet anders of deze aanvraag afsluiten. p. 7

42 Aanvraag Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Budget Bij het aanmaken van een aanvraag wordt het bedrag van de aanvraag gereserveerd van het budget. Voorbeeld: budget euro, aanvraag euro, nog beschikbaar budget euro. p. 8

43 Aanvraag Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Opvraging aanvragen (browsers): Algemene rapporten Aankoop Aanvragen OPV014 Aanvragen Opvragingen (Browsers) OPV015 Opvraging werkproces - aanvragen p. 9

44 Inkooporder Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Inkooporder = harde vastlegging Indien een specifieke aanvraaglijn is goedgekeurd, wordt deze aanvraaglijn automatisch een inkooporder. p. 10

45 Inkooporder Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Hoeveelheid gebruik VS bedraggebruik. Het automatisch gegenereerde inkooporder staat standaard op hoeveelheid gebruik. Hoeveelheid gebruik: bestellen van aantallen en eenheid (bvb stuks) met een prijs per eenheid. o Voorbeeld: bestellen van 3 computer voor 500 euro per stuk. Bij goederenontvangst ontvang je 3 stuks aan 500 euro per stuk. Bedraggebruik:bestellen van een bedrag. o Voorbeeld: Onderhoudscontract (inkooporder) van euro voor een gans jaar. Er gebeuren deelbestellingen. We ontvangen dit in 10 keer en er worden daarvoor 10 verschillende facturen gestuurd van elk 200 euro. op moment van bestelling doorgeven via omnitracker om order op bedraggebruik te plaatsen. p. 11

46 Inkooporder Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Afsluiten inkooporder: Manueel op order niveau: Inkoop inkooporders Aanpassen/bevestigen order Dit op orderlijn niveau of order niveau. Afsluiten kan enkel indien geen facturen meer zijn geregistreerd op de inkooporderlijn p. 12

47 Inkooporder Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Afsluiten inkooporder: Via goedkeuring facturen: aanvinken laatste factuur. Inkooporder wordt pas afgesloten nadat deze factuur is geboekt. p. 13

48 Inkooporder Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Budget Bij het genereren van het inkooporder wordt het bedrag van het inkooporder gereserveerd van het budget. Het bedrag van de aanvraag wordt verminderd. Voorbeeld: budget euro, aanvraag euro, inkooporder, nog beschikbaar budget euro gereserveerd van de nog openstaande aanvraag en euro voor het inkooporder p. 14

49 Inkooporder Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Opvraging inkooporder (browsers): Algemene rapporten Aankoop Inkooporders OPV004 Inkooporders Opvragingen (Browsers) p. 15

50 Goederenontvangst Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Normale goederenontvangst VS goederenontvangst bij taken Normale goederenontvangst: Inkooporders goederenontvangst o Goederenontvangst op hoeveelheid gebruik: Voorbeeld: 2 stuks besteld aan 20,5 euro per stuk, te ontvangen 1 stuk aan 20 euro. o Goederenontvangst op bedraggebruik: Voorbeeld: euro besteld, reeds 1.678,68 euro ontvangen, te ontvangen 150 euro. p. 16

51 Goederenontvangst Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Budget Bij het uitvoeren van een goederenontvangst wordt het bedrag van de goederenontvangst gereserveerd van het budget. Het gereserveerde bedrag van de inkooporder wordt verminderd. Voorbeeld: budget euro, aanvraag euro, inkooporder, 500 euro goederenontvangst nog beschikbaar budget euro. p. 17

52 Goederenontvangst Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Budget Het uitvoeren van een foutieve goederenontvangst, ipv 500. Het inkooporder wordt benomen tot deze budgettair op 0 staat. De foutieve goederenontvangst wordt benomen van het budget. p. 18

53 Goederenontvangst Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Opvraging inkooporder (browsers): Algemene rapporten Aankoop Goederenontvangsten OPV010 - Goederenontvangsten Opvragingen (Browsers) p. 19

54 Inkomende factuur Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Budget Bij het registreren van de factuur wordt het bedrag van de factuur gereserveerd van het budget. Het gereserveerde bedrag van de goederenontvangst wordt verminderd. Voorbeeld: budget euro, aanvraag euro, inkooporder, 500 euro goederenontvangst, 500 euro factuur, nog beschikbaar budget euro. p. 20

55 Inkomende factuur Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Opvragingen (Browsers) Opvraging inkooporder (browsers): Algemene rapporten Aankoop Facturen OPV016 Opvraging inkomende facturen / creditnota s OPV002 Werkproces gereg. Facturen Indien de factuur zich nog in het werkproces bevindt. Hier kan bijvoorbeeld op OBB worden gezocht. OPV003 Betaalstatus facturen per leverancier Indien de factuur is geboekt. Hier kan niet op OBB worden gezocht. Wel kan hier de betaalstatus worden bekeken. p. 21

56 Aankoop proces p. 22 Financiële dienst Medewerker Operationele budgetbeheerd er

57 Budget Aanvraag Inkooporder Goederenontvangst Inkomende factuur Opvragingen (Browsers) Budget Opvraging budget: Algemene rapporten Budgetcontrole EXPLOI Kredietcontrole uitgaven INVEST Kredietcontrole uitgaven p. 23

58 CHECKLIJST 1. AANVRAAG Budget gecontroleerd? (exploi en invest) Correct product in functie van rekening en BTW? Bestelbon of bestelbrief? Bestelbon < 5000 euro Bestelbrief 5000 euro Check voor uitzonderingen dienstorder 3: het beperkt budgethouderschap. Maak een realistische inschatting van uitgaven, zeker naar het eind van het jaar! Is aanvraag nog van toepassing? Indien niet de aanvraag afsluiten. OPV014 Aanvragen OPV015 Opvraging werkproces aanvragen 3. GOEDERENONTVANGST Goederen/diensten ontvangen = ook ingeven in Agresso! Probeer zoveel mogelijk de goederenontvangst uit te voeren in functie van het transactiemoment (en niet wanneer de factuur ontvangen werd). Controleer of de goederenontvangst in hoeveelheid- of bedraggebruik moet uitgevoerd worden. OPV010 - Goederenontvangsten 2. INKOOPORDER Bedrag gebruik of hoeveelheidgebruik? Verstuurd naar leverancier? Check regelmatig onbenutte saldi op inkooporders en sluit deze af. Op die manier komt dit budget opnieuw vrij. 4. INKOMENDE FACTUUR Zoveel mogelijk vermijden dat facturen toekomen zonder inkooporder -> vertragende factor voor de verwerking ervan Opvolging status (werkproces) facturen via browser (rapporten) OPV004 - Inkooporders OPV016 Opvragen inkomende facturen / creditnota s OPV002 Werkproces geregistreerde facturen p. 24 OPV003 Betaalstatus facturen per leverancier

59 Vragen? p. 25

60 Einde van de opleiding Opmerkingen altijd welkom Bedankt voor jullie aandacht! p. 26