Deel 10. Inkoop en ontvangst grondstoffen

Transcriptie

1 Goedgekeurd door: Pagina 1 van 6 Deel 10 Inkoop en ontvangst grondstoffen

2 Goedgekeurd door: Pagina 2 van 6 Inhoudsopgave deel 10 Inkoop en ontvangst grondstoffen Pagina 1. DEFINITIE DOEL RICHTLIJNEN Selectie leveranciers Inkoopspecificaties Ontvangstprocedures Documentatie CONTROLE VAN DE INKOOP- EN ONTVANGSTPROCEDURES INTERPRETATIE VAN DE RESULTATEN... 5 BIJLAGE 1: CONTROLELIJST INKOOP- EN ONTVANGSTPROCEDURES...7

3 Goedgekeurd door: Pagina 3 van 6 1. Definitie Onder inkoop en ontvangst grondstoffen wordt alle handelingen en procedures verstaan, die noodzakelijk zijn om grondstoffen van de gewenste kwaliteit te verkrijgen. 2. Doel Het doel van het beheersen van de inkoop en ontvangst grondstoffen is: te bewerkstelligen dat grondstoffen van de gewenste kwaliteit worden ontvangen; te borgen dat de grondstoffen bij de ontvangst hun kwaliteit behouden. 3. Richtlijnen 3.1 Selectie leveranciers Om zeker te zijn dat leveranciers grondstoffen van de gewenste kwaliteit kunnen leveren, is het noodzakelijk dat leveranciers worden geselecteerd. Om zeker te zijn dat de selectie objectief plaatsvindt, is het wenselijk dat de selectieprocedure schriftelijk is vastgelegd. De leverancier moet in staat zijn de gewenste kwaliteit grondstoffen te leveren. Hiervoor is het noodzakelijk dat de leveranciers geaudit worden. Audits kunnen worden uitgevoerd door medewerkers van het bedrijf zelf of door derden. Als audits door derden worden uitgevoerd in het kader van een certificeringsschema (IKB, HACCP, BRC, IFS), moet zeker gesteld zijn dat de scope van het certificaat overeenkomt met de inkoopwensen van het bedrijf. Indien bij de ontvangst van grondstoffen afwijkingen worden geconstateerd, wordt de leverancier hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. Daarbij wordt het verzoek gedaan op de consteringen te reageren. De leveranciersselectie moet periodiek worden geëvalueerd. Hierbij moeten de resultaten van de communicatie over geconstateerde afwijkingen worden meegenomen. 3.2 Inkoopspecificaties De inkoop van grondstoffen vindt plaats op basis van schriftelijk vastgelegde inkoopspecificaties. In de inkoopspecificaties is vastgelegd dat de leverancier heeft geborgd dat de producten ten minste voldoen aan de wettelijke voedselveiligheidscriteria. Aspecten hiervan zijn de wettelijke keuring en toezicht, de afwezigheid van residuen, contaminanten, verboden stoffen en fysische contaminanten en temperatuureisen. Daarnaast worden in de inkoopspecificaties criteria opgenomen voor de ouderdom van het vlees. Dit kan aan de hand van de slacht- of uitsnijdatum. Tenslotte zijn in de inkoopspecificaties normen opgenomen m.b.t. de maximaal toelaatbare besmetting met aerobe kiemen en enterobacteriaceae. Deze normen zijn noodzakelijk om zelf een bepaalde houdbaarheid en kwaliteit van de te leveren producten te kunnen garanderen. 3.3 Ontvangstprocedures De kwaliteit van de grondstoffen moet bij ontvangst worden gecontroleerd. Bovendien dienen de grondstoffen zo behandeld te worden dat de kwaliteit ervan behouden blijft. Hiervoor worden taakomschrijvingen en procedures opgesteld; deze worden schriftelijk vastgelegd.

4 Goedgekeurd door: Pagina 4 van 6 De procedures geven aan: aan welke eisen de grondstoffen moeten voldoen; welke controles er bij ontvangst moeten worden uitgevoerd; wat er moet gebeuren als een partij grondstof niet aan de gestelde eisen voldoet wat betreft b.v. herkomst, ouderdom, sensorische eigenschappen, verpakking of temperatuur; de werkwijzen bij de ontvangst van retourpartijen; welke documentatie moet worden bijgehouden over de ontvangen partijen, de uitgevoerde controles, de resultaten daarvan en de corrigerende acties. betreffende personeel tekent het personeel de taakomschrijvingen en procedures voor gezien. 3.4 Documentatie Alle ontvangen partijen met relevante informatie worden genoteerd in het inslagregister. De bijgehouden documentatie betreft onder meer: - datum van ontvangst; - aard en hoeveelheid van de ontvangen goederen; - leverancier; - identificatiemerken; - uitgevoerde ingangscontroles en resultaten daarvan; - genomen corrigerende acties en resultaten daarvan.

5 Goedgekeurd door: Pagina 5 van 6 Bijlage 1: Controlelijst voor inkoop- en ontvangstprocedures Controlelijst voor inkoop- en ontvangstprocedures Datum: Uitgevoerd door: Weeknummer: Selectie leveranciers 1. Is er een (schriftelijk vastgelegde procedure van) selectie van leveranciers? 2. Omvat de selectieprocedure eigen audits bij de leverancier of audits door derden? 3. Als audits door derden worden uitgevoerd in het kader van een certificeringsschema (IKB, HACCP, BRC, IFS), bestaat dan inzicht in de scope van het certificaat? 4. Vindt periodiek een evaluatie van de leveranciersselectie plaats? 5. Worden leveranciers schriftelijk op de hoogte gesteld van geconstateerde afwijkingen, met het verzoek hierop te reageren? 6. Worden de resultaten van de afstemming met leveranciers over geconstateerde afwijkingen meegenomen in de evaluatie van de leveranciersselectie? Inkoopspecificaties 7. Vindt inkoop plaats op basis van schriftelijk vastgelegde inkoopspecificaties? 8. Is in de inkoopspecificaties vastgelegd dat de leverancier heeft geborgd dat de producten ten minste aan de wettelijke voedselveiligheidscriteria (t.a.v. wettelijke keuring en toezicht, afwezigheid residuen, contaminanten, verboden stoffen en fysische contaminanten en t.a.v. temperatuur) voldoen? 9. Zijn in de inkoopspecificaties normen opgenomen m.b.t. de maximaal toelaatbare besmetting met aerobe kiemen en enterobacteriaceae? 10. Zijn in de inkoopspecificaties criteria opgenomen voor de ouderdom van het vlees (slacht- of uitsnijdatum)? Ontvangstprocedures 11 Bestaan er schriftelijke procedures voor de ontvangst? Omvat de schriftelijke procedure protocollen over de volgende onderwerpen: welke controles er bij ontvangst moeten worden uitgevoerd; aan welke eisen de grondstoffen moeten voldoen; wat er moet gebeuren als een partij grondstof niet aan de gestelde eisen voldoet wat betreft b.v. herkomst, ouderdom, sensorische eigenschappen, verpakking of temperatuur; de werkwijzen bij de ontvangst van retourpartijen; de documentatie die moet worden bijgehouden over de ontvangen partijen, de uitgevoerde controles, de resultaten daarvan en de corrigerende acties? 17. Bestaan er taakomschrijvingen voor de functies bij ontvangst? 18. Tekent het personeel de taakomschrijvingen en procedures voor gezien? 19. Is er een inslagregister waarin alle ontvangen partijen met relevante informatie worden genoteerd? Documentatie

6 Goedgekeurd door: Pagina 6 van Wordt vastgelegd welke ingangscontroles zijn uitgevoerd, welke afwijkingen van de eisen zijn geconstateerd en welke acties daarop zijn ondernomen? 21. Worden leveranciers schriftelijk op de hoogte gesteld van geconstateerde afwijkingen, met het verzoek hierop te reageren? 22. Worden de resultaten van de afstemming met leveranciers over geconstateerde afwijkingen meegenomen in de evaluatie van de leveranciersselectie? Totaal Score (Maximum score = 22) Totaal score nee Score overbrengen naar de verzamelstaat Corrigerende actie nodig? Ja / Nee Omschrijving actie: Actie ondernomen? Ja / Nee Actie ondernomen door: Paraaf: