COMMUNICATIEPLAN (PUBLIEKE VERSIE) Communicatie plan CO₂ Prestatieladder (niveau 3)

Transcriptie

1 Blad : Pagina 1 van 9 COMMUNICATIEPLAN (PUBLIEKE VERSIE)

2 Blad : Pagina 2 van 9 Inhoudsopgave 1. Inleiding Communicatie. 2.1 Stakeholders analyse Interne Communicatie. 6 Doelstellingen en doelgroepen Plan van Aanpak Planning 2.3 Externe communicatie. 7 Doelstellingen en doelgroepen Plan van Aanpak Planning 3. Evaluatie 9

3 Blad : Pagina 3 van 9 1. Inleiding Hofmeijer Beheer B.V.(waar onder vallend Hofmeijer Mechanics B.V. en Hofmeijer Pompen B.V.) onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen en heeft daarom haar CO 2 - beleid opgenomen in haar bedrijfsbeleid welke onderdeel is van het KAMVC-boek (Kwaliteit, Arbo, Milieu, Veiligheid, CO 2 -reductie) van Hofmeijer Mechanics B.V. Een onderdeel van een goed werkend beleid is het continu informeren van de interne en externe doelgroepen over de voortgang en hun bijdrage hierin. Dit communicatieplan omschrijft de doelgroepen, middelen en plan van aanpak gesplitst naar interne- en externe communicatie.

4 Blad : Pagina 4 van 9 2. Communicatie. 2.1 Stakeholders analyse Veel invloed / veel belang bij CO2-prestatieladder certificaat van Hofmeijer Beheer B.V. Klanten. Werknemers. Toeleveranciers / onderaannemers. Certificerende instantie. Weinig invloed / veel belang bij CO2-prestatieladder certificaat van Hofmeijer Beheer B.V. Omwonenden. Handhaving / bevoegd gezag. Veel invloed / weinig belang bij CO2-prestatieladder certificaat van Hofmeijer Beheer B.V. Energiebedrijf. Garagebedrijf. Weinig invloed / weinig belang bij CO2-prestatieladder certificaat van Hofmeijer Beheer B.V. Banken. Van alle doelgroepen / belanghebbenden is overzichtelijk gemaakt wanneer en op welke wijze zaken worden gecommuniceerd welke betrekking hebben op de CO 2 -prestatieladder certificaat en de door Hofmeijer Beheer beoogde CO 2 -reductie.

5 Blad : Pagina 5 van 9 Categorie Veel invloed / veel belang Weinig invloed / veel belang Veel invloed / weinig belang Omschrijving belanghebbenden - Klanten. - Werknemers. - Toeleveranciers - Onderaannemers - Tüv. - Omwonenden. - Handhaving / bevoegd gezag - Energiebedrijf - Garagebedrijf Niveau van mailing Direct of zo spoedig mogelijk Indien er om wordt gevraagd Indien het ter sprake komt Wijze van kenbaar maken Mail / schriftelijke correspondentie / tijdens persoonlijk onderhoud / website Website Website Weinig invloed / weinig belang - Banken Indien het ter sprake komt Website

6 Blad : Pagina 6 van Interne Communicatie Niet in publieke versie. Voor alle communicatiemiddelen geldt dat zij worden ingezet na goedkeuring van directie. Een deel van middelen wordt ingezet na de periodieke evaluatie van het beleid zodat de meest actuele gegevens worden behandeld.

7 Blad : Pagina 7 van Externe communicatie Doelstellingen en doelgroepen Doel. Communicatie met onze opdrachtgevers, leveranciers en overige belanghebbenden is nodig om beleid te maken (en uit te dragen) men betrekking tot Kwaliteit, Arbo, Milieu, Veiligheid en CO 2 reductie (KAMVC). Doelstelling. Structureel de externe doelgroepen informeren over de ontwikkelingen binnen Hofmeijer Mechanics B.V. op het gebied van KAMVC. Eisen en wensen inventariseren met betrekking tot KAMVC. Waar nodig en mogelijk het beleid hierop afstemmen. Het stimuleren van zuinig omgaan met energie en grondstoffen. Externe doelgroepen. Hieronder vallen de belanghebbenden welke geselecteerd / geïnventariseerd zijn volgens de interne procedure Inkoop, leveranciersbeoordeling en voorraadbeheer en evaluatie belanghebbenden. Te denken valt aan: Opdrachtgevers ; Leveranciers; Omgeving (buurbedrijven en omwonenden); Bevoegd gezag; NGO s (niet-gouvernementele organisaties = organisaties met een maatschappelijk karakter die hun invloed aanwenden om beleid van overheden en bedrijfsleven te veranderen). Plan van Aanpak Middelen. Externe communicatie gebeurt op formele wijze. Website; Persberichten; Persoonlijk onderhoud met betrokkenen.

8 Blad : Pagina 8 van 9 Planning Middel Omschrijving Onderwerp Betrokkenen Planning verantwoordelijke Website Documentatie die in relatie staat tot KAMVC is op een aparte pagina terug te vinden Beleidsplan, certificaat, communicatieplan, en branche-initiatief, Resultaten van klanttevredenheidsmetingen Van directie naar betrokkenen Elk half jaar P&O en KAM functionaris Persberichten Persoonlijk onderhoud Leveranciersbeoordeling Indien er actueel nieuws is omtrent het KAMVCbeleid wordt hier indien relevant een persbericht voor verzonden Middels persoonlijk onderhoud zal worden nagegaan welke eisen / wensen zijn van belanghebbenden m.b.t. KAMVC Methode volgens 5.2 en 5.7 van het KAMVC boek van Hofmeijer Kritische leveranciers worden beoordeeld op hun MVO / CO2 restaties. Tevens worden de voorwaarden van Hofmeijer kenbaar gemaakt. E.e.a. volgens procedure van het KAMVC handboek van Hofmeijer Mechanics Bijvoorbeeld nieuw branche-initiatief, het behalen van de doelstellingen, certificeringsnieuws etc. KAMVC Prestatieindicatoren KAMVC Prestatieindicatoren Vanuit directie Ad hoc Directie Belanghebbenden Jaarlijks Directie en P&O en KAM functionaris Van directie naar betrokkenen Jaarlijks Directie Voor alle communicatiemiddelen geldt dat zij worden ingezet na goedkeuring van directie. Een deel van middelen wordt ingezet na de periodieke rapportage zodat de meest actuele gegevens worden behandeld.

9 Blad : Pagina 9 van 9 3. Evaluatie De evaluatie van het communicatieplan is onderdeel van de evaluatie (jaarlijkse audit) van het KAMV- en CO 2 -beleidsplan. Zie hiervoor Beleidsplan voor Kwaliteit-, Arbo-, Milieu-, Veiligheid- en CO 2 Bepaald wordt of de reductiedoelstellingen zijn gehaald. Indien deze reductiedoelstellingen niet behaald zijn wordt de communicatie daar waar nodig aangepast.