Communicatieplan CO 2 -Prestatieladder Conform niveau 5 op de CO 2-Prestatieladder 3.0. HOCHTIEF Infrastructure Benelux December 2015

Transcriptie

1 Communicatieplan CO 2 -Prestatieladder Conform niveau 5 op de CO 2-Prestatieladder 3.0 HOCHTIEF Infrastructure Benelux December 2015

2 Contents 1. Inleiding Strategie Communicatiedoelstellingen Doelgroepen Stakeholderanalyse Toelichting stakeholder groepen De communicatiemiddelen Stuurcyclus projectorganisatie CO2 Prestatieladder Projectrollen en -verantwoordelijkheden

3 1. Inleiding Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop HOCHTIEF Infrastructure Benelux haar ambities en maatregelen op het gebied van CO 2-reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij is de CO 2-footprint van HOCHTIEF Infrastructure Benelux. De communicatie over dit onderwerp zal structureel zijn. Aanleiding voor dit plan is de wens van de directie van HOCHTIEF Infrastructure Benelux om een CO 2-Bewust certificaat te behalen voor niveau 5 op de CO 2-Prestatieladder. De eerste stap in die richting was het behalen van niveau 3 op de CO 2-Prestatieladder. Deze certificering heeft plaatsgevonden op 3 juli Vanaf september 2015 zijn de eerste stappen gezet voor implementatie van de maatregelen van niveau 3 en voor het behalen van niveau 5. Deze certificering voor niveau 5 zal plaatsvinden op 15 december Er is gekozen om gelijk volgens de normen van het nieuwe handboek van het SKAO -handboek 3.0- te werken. De eindverantwoordelijke voor de communicatie omtrent CO 2 is de directie van HOCHTIEF Infrastructure Benelux. De directie maakt het beleid, formuleert de doelstellingen en beslist over de te nemen maatregelen. Er is een werkgroep opgesteld die o.a. als taken hebben om omtrent het CO 2 beleid te communiceren en publiceren (CO 2-communicatie). 2. Strategie Het CO 2-communicatieplan beschrijft het belang van CO 2-management voor HOCHTIEF Infrastructure Benelux. Zowel intern als extern geeft het communicatieplan inzicht in het CO 2-beleid en de prestaties. Allereerst moet de noodzaak van CO 2-reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis). Naast kennis moet communicatie bijdragen aan een positieve grondhouding ten opzichte van CO 2 reductie dat dan uiteindelijk moet resulteren in een gedragsverandering binnen het bedrijf. De werkgroep heeft als taak om aan de hand van de inhoudelijke input te bepalen welke communicatiemiddelen er ingezet moeten worden om de informatie zo effectief mogelijk bij de verschillende doelgroepen te krijgen. Deze verschillende doelgroepen worden op pagina 3 van dit Communicatieplan beschreven. Daarnaast is de werkgroep ook verantwoordelijk voor de daadwerkelijke uitvoering van het plan. 3. Communicatiedoelstellingen In dit hoofdstuk worden de algemene doelstellingen m.b.t. CO 2 beschreven. Naast dat er omschreven wordt wat we als organisatie precies willen bereiken, wordt hier ook beschreven hoe en wanneer we dat willen bereiken. Hierbij is er onderscheid gemaakt tussen interne en externe doelstellingen enerzijds, en anderzijds welke doelstellingen gehaald moeten worden om certificering mogelijk te maken en de doelen voor de periode na certificering. Voor certificering op de CO 2-prestatieladder (niveau 5) moet de structurele interne en externe communicatie minimaal het volgende omvatten: het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van 2

4 ons bedrijf, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf. In het algemeen moet de CO 2-communicatie bijdragen aan bewustwording (kennis), veranderingsbereidheid (houding) en vermindering van de CO 2 uitstoot (gedrag). Daarnaast moet het zorgen voor inzicht in alle stakeholders en derden. Voor de interne doelgroepen moet duidelijk zijn: - wat de ambities zijn; - het belang en de noodzaak van de CO 2 reductiemaatregelen en ambities; - dat alle aangekondigde reductiemaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er altijd een inspanningsverplichting geldt voor de medewerkers die dit betreft. M.b.t. zowel de interne als de externe doelgroepen communiceert HOCHTIEF Infrastructure Benelux halfjaarlijks over: - het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; - het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf; - de behaalde besparingen in CO 2-uitstoot; - de mogelijkheden voor individuele bijdrage(n) door medewerkers. 3

5 4. Doelgroepen 4.1. Stakeholderanalyse In onderstaand schema staan partijen die in enige mate belang hebben bij het CO 2-beleid van HOCHTIEF Infrastructure Benelux. Het schema is verdeeld in kwadranten naar belang en invloed. De communicatieaanpak kan per kwadrant verschillen. Deze wordt in de volgende paragraven beschreven Toelichting stakeholder groepen Groep A: veel invloed, veel belang Deze groep heeft veel invloed op en heeft veel belang bij het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep belanghebbenden. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en geraadpleegd en betrokken worden waar nodig en mogelijk. 4

6 - Klanten hebben veel belang bij de CO 2 reductie-ambitie, aangezien een hoge ambitie ook kan uitstralen naar de projecten van deze klanten. De invloed van deze partijen is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen via de uitvragen en contracten. - De Directie heeft veel invloed omdat zij beleidsbepalend en richtinggevend is. De Directie heeft bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor de capaciteit en inzet van de medewerkers voor het behalen en behouden van het certificaat. En moet goedkeuring verlenen op de voorgestelde plannen m.b.t. CO 2-reductie. - De medewerkers behoren ook tot de meest invloedrijke en belanghebbende groep stakeholders aangezien het CO 2-beleid en de maatregelen direct van invloed zijn op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren en daarmee direct de effectiviteit van de maatregelen bepalen. Groep B: veel invloed, weinig belang De belanghebbenden in deze groep hebben veel invloed maar weinig belang en moeten daarom tevreden gehouden worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. - Stichting Klimaatvriendelijke Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO 2-beleid van de organisatie aangezien deze stichting eigenaar is van de CO 2- Prestatieladder. Door wijzigingen door te voeren in het handboek hebben zij direct invloed op ons CO 2-beleid en certificeringsproces. Zij hebben ook wel belang bij ons, maar die is geringer, want er maken inmiddels zoveel bedrijven gebruik van de CO 2-Prestatieladder dat onze invloed van ons als individuele organisatie, gering is. Groep C: veel belang, weinig invloed De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben, zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het nemen van beslissingen, maar ze zullen wel in overweging moeten worden genomen. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om goodwill te behouden. Zij zullen in elk geval goed geïnformeerd moeten blijven. - Concurrenten zijn geïnteresseerd in de mate waarop Hochtief Infrastructure Benelux scoort op de CO 2-Prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of nadeel opleveren. - Leveranciers en onderaannemers zijn betrokken bij het energiebeleid omdat dit in kan houden dat een groot deel van deze groep ook hun CO 2-footprint moet gaan aanleveren. Zo zal dit als eis in onze inkoopvoorwaarden komen te staan. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. Onder leveranciers verstaat Hochtief Benelux iedere partij die een factuur stuurt. - Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om de CO 2-Prestatieladder te behalen, omdat dat voor deze bedrijven opdrachten oplevert. - Overheden die niet tot onze klanten behoren hebben er veel belang bij dat bedrijven meewerken aan verbetering van de leefomgeving en het milieu. Deze partijen hebben vaak zelf CO 2-reductiedoelstellingen en daarom hebben zij er belang bij dat partijen in de omgeving bijdragen om deze te behalen. Echter hebben zij weinig invloed op het beleid van HOCHTIEF Infrastructure Benelux zolang zij niet tot de klanten behoren, want dan kunnen ze ook niks eisen. Tenzij het de gemeente is waar het kantoor is gevestigd, zodra deze 5

7 eisen stelt op dit gebied, zou dat wel direct invloed kunnen hebben op het CO 2-beleid. In een dergelijk geval wordt deze groep naar positie A verplaatst. Groep D: weinig belang, weinig invloed Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en heeft dus de minste aandacht nodig. Wel kan deze groep geïnformeerd blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. - Voor niet-overheids organisaties en kennisinstituten geldt dat ze meer geïnteresseerd zijn in algemene trends of uitzonderlijke innovaties dan het algemene CO 2-beleid. - Geïnteresseerden in Hochtief Infrastructure Benelux, zijn bijvoorbeeld website,- of beursbezoekers, die niet behoren tot één van de eerder genoemde stakeholders. Deze vinden het misschien interessant om eens op de website te lezen over het CO 2-beleid maar hebben verder geen belang bij of invloed op dit beleid. Intern De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep voor de interne communicatie, dit zijn: - Directie Hochtief Infrastructure branch Benelux - Directie Hochtief Infrastructure GmbH - Medewerkers Hochtief Infrastructure Benelux Extern De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep voor de externe communicatie, dit zijn: - Klanten - (eventuele) Onderaannemers - Leveranciers - Concurrenten - Certificerende instellingen - Overheden - Kennisinstituten - Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen SKAO 6

8 4.3. De communicatiemiddelen Elke doelgroep wordt benaderd door middel van een bepaald communicatiemiddel. Sommige doelgroepen kunnen de informatie krijgen door verschillende middelen, en sommige middelen kunnen meerdere doelgroepen bereiken. Onderstaand schema geeft aan welke communicatiemiddelen er gebruikt worden, welke doelgroep deze zullen bereiken en hoe vaak er een bericht geplaatst zal worden dat te maken heeft met de CO 2-Prestatieladder. Voor de CO 2-communicatie wordt gebruik gemaakt van onderstaande communicatiemiddelen. Intern Doelgroep Frequentie Verantwoordelijke Personeelsbijeenkomsten Alle medewerkers en directie Minimaal 1 keer per Projectgroep van Hochtief Infrastructure jaar Nieuwsbrieven Wekelijks teamoverleg Directiebeoordeling CO 2- Prestatieladder Benelux Alle medewerkers en directie van Hochtief Infrastructure Benelux Alle medewerkers en directie van Hochtief Infrastructure Benelux Directie Hochtief Infrastructure Benelux Minimaal 2 keer per jaar Wanneer er relevante en nieuwe informatie beschikbaar is Miminaal 1 keer per jaar Secretariaat werkgroep Projectgroep Directie Extern Doelgroep Frequentie Verantwoordelijke Internetsite Alle internetbezoekers Elk half jaar Directie Internetsite Alle internetbezoekers Bij nieuws; ad hoc Directie en 7

9 5. Stuurcyclus projectorganisatie CO 2 Prestatieladder 5.1. Projectrollen en -verantwoordelijkheden Indien in dit plan wordt gesproken over project(en) wordt hiermee niet de projecten in de zin van realisatie bedoeld, maar projecten i.r.t. CO 2. De projectgroep is in dit verband de projectgroep CO 2- Prestatieladder. Hieronder wordt meer uitgelegd over de taken en verantwoordelijkheden van de stuurgroep, werkgroep en projectgroep. De stuurgroep is verantwoordelijk voor: - Projectdoelstelling en randvoorwaarden - Beoordelen van opgeleverde producten - De algemene bedrijfsbelangen - Aansturen werkgroep De werkgroep is verantwoordelijk voor: - Plannen en zekerstellen van projectbeheersing - Aansturen en/of uitvoeren van de totstandkoming van de plannen - Opstellen van managementproducten - Afstemmen met stuurgroep over producten Projectgroep: Stuurgroep*: Werkgroep**: Stuurgroep en werkgroep (met ondersteuning van externe deskundigheid) Directie Hochtief Infrastructure Benelux Duurzaamheidsmanager, KAM-coördinator en projectleider, deze kunnen direct invloed uitoefenen op het primaire proces. *De stuurgroep heeft de hoogste leiding over het project terwijl de stuurgroepleden zich niet met de dagelijkse werkzaamheden voor het project bezig houden. Aan de stuurgroep wordt gerapporteerd over de voortgang van het project terwijl de stuurgroep de voorwaarden schept in tijd en geld om deze voortgang te realiseren. Dit gebeurt na goedkeuring van aan de stuurgroep voorgelegde rapporten waarin de werkgroep de beslissingen heeft voorbereid. 8

10 ** De werkgroep werkt in opdracht van de stuurgroep zaken uit en heeft een adviserende rol naar de stuurgroep. Tevens bewaakt de werkgroep de planning, zoals omschreven in het communicatieplan. Projectgroep : Allen Stuurgroep : Dirk Osthus, Joep van Huijstee Werkgroep : Darinde Gijzel (duurzaamheidsmanager), Henk van Essen (KAM coördinator), Philip Vreeken Input Activiteit Output Verantwoordelijke Planning CO2- Bepalen scope Scope Directie: de directie bepaalt in 1 maal per Prestatieladder samenwerking met de jaar juni handboek 3.0 duurzaamheidsmanager en de werkgroep de scope van de organisatie - Facturen brandstof - Facturen elektriciteit levering - Facturen levering warmte - Wagenpark overzicht - Inkoopfactur en Opstellen en actueel houden emissie inventaris Emissie inventaris Vaststellen CO2- reductiedoelstellingen en maatregelen Communicatie omtrent beleid - CO2-beleid - CO2-emissie inventaris - CO2- reductiedoelstelling - CO2- reductiemaatregelen - CO2-Footprint - CO2- reductiedoelst ellingen - CO2- reductiemaatregelen CO2- Verzamelen informatie ten behoeve van directiebeoordelin g CO2- prestaties Emissie inventaris CO2- reductiedoelstelling CO2- reductiemaatregelen Website Nieuwsbrief Analyse prestaties CO2- De werkgroep verzamelt de gegevens over de verbruiken binnen scope 1, 2 en 3. Zij baseren dit op o.a.: De financiële administratie Facturen levering brandstof Facturen levering stroom Facturen levering warmte Wagenpark overzicht Inkoopfacturen De verbruiken worden verwerkt in het online systeem van CO2-management, waarna dit automatisch wordt omgerekend naar CO2-uitstoot per scope. De emissie inventaris zal halfjaarlijks worden bijgewerkt met actuele gegevens. Projectgroep: Op basis van de CO2-emissie inventaris bepaald de projectgroep voor de meest materiele emissies de reductiedoelstelling. De doelstelling zullen gekwantificeerd worden en er zal een tijdspad aangegeven worden waarbinnen de doelstellingen gerealiseerd moeten zijn. Op basis van de doelstellingen zal de werkgroep de maatregelen uitwerken die nodig zijn om de doelstellingen te behalen. De werkgroep zal de interne belanghebbenden informeren over het CO2- beleid. De directie zal de externe belanghebbenden informeren. Duurzaamheidsmanager; tweemaal per jaar zal de duurzaamheidsmanager een review uitvoeren op de CO2- reductiemaatregelen en de CO2- prestaties. Zij verzamelt alle informatie die relevant is voor het beoordelen van de 2 maal per jaar (Juni en December) 1 maal per jaar juni 2 maal per jaar in juni en december 2 maal per jaar Juni/decemb er 9

11 prestaties en de voortgang van de reductiemaatregelen. Het gaat daarbij in ieder geval om de volgende informatie: CO2-Footprint; CO2-reductie doelstellingen CO2-reductie maatregelen Handboek CO2-prestatieladder Resultaten interne audits Analyse prestaties CO2- Concept rapportage directiebeoordeling CO2- prestaties Opstellen concept rapportage directiebeoordelin g CO2- prestaties Uitvoeren directiebeoordelin g Communicatie resultaten directiebeoordelin g Concept rapportage directiebeoordeling CO2-prestaties Rapportage directiebeoordeling CO2-prestaties Verslag directiebeoordeling Aan de hand van de analyse van de CO2-prestaties stelt de werkgroep een concept rapportage van de directiebeoordeling CO2-prestaties op. Deze concept rapportage dient als input voor de review samen met de directie. De stuurgroep (directie) voert samen met de werkgroep de directiebeoordeling van de CO2-prestaties uit. Input hiervoor is de door de werkgroep opgestelde concept rapportage. Tijdens de directiebeoordeling wordt gekeken naar de volgende zaken: Actuele emissie inventaris (CO2- Footprint); Voortgang van de CO2- reductiedoelstellingen Voortgang van de CO2- reductiemaatregelen Branche en/of sectorinitiatieven Actieve en passieve deelnames Het functioneren van het CO2- reductiesysteem Eventueel worden de doelstellingen bijgesteld of worden nieuwe en/of aanvullende reductie maatregelen bepaald. Indien nodig wordt deze stuurcyclus aangepast. De directie communiceert de resultaten van de review met interne en externe belanghebbenden. 1 maal per jaar juni 1 maal per jaar juni 1 maal per jaar juli 10