MVO- CO2-communicatieplan (2) Versie: November 2016 CO 2 COMMUNICATIEPLAN

Transcriptie

1 Zorgsysteem Pagina 1 van 6 CO 2 COMMUNICATIEPLAN

2 Zorgsysteem Pagina 2 van 6 Inhoudsopgave 1. INLEIDING INTERNE COMMUNICATIE Doelstellingen en doelgroepen... 3 Doel:... 3 Doelstelling:... 3 Interne doelgroepen: Plan van Aanpak... 3 Middelen: Planning EXTERNE COMMUNICATIE Doelstellingen en doelgroepen... 4 Doel:... 4 Doelstelling:... 4 Externe doelgroepen: Plan van Aanpak... 5 Middelen: Planning EVALUATIE... 5 Bijlage 1: Eisen m.b.t. eigen website en website SKAO.... 6

3 Zorgsysteem Pagina 3 van 6 1. INLEIDING Dixi Sanitary Services B.V. onderschrijft het belang van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en heeft daarom een CO 2 -beleid geformuleerd. Een onderdeel van een goed werkend CO 2 -beleid is het continue informeren van de interne en externe doelgroepen over de voortgang en hun bijdrage hierin. Dit communicatieplan omschrijft de doelgroepen, middelen en plan van aanpak gesplitst naar interne- en externe communicatie. 2. INTERNE COMMUNICATIE 2.1. Doelstellingen en doelgroepen Doel: Zonder de medewerking van alle medewerkers kunnen beleid en doelstellingen zoals verwoord in het CO 2 beleidsplan niet gerealiseerd worden. Er dient bij alle medewerkers transparant en open gecommuniceerd te worden en duidelijk gemaakt te worden waarom CO 2 beleid nodig is en hoe zij kunnen bijdragen. Doelstelling: Structureel alle interne doelgroepen informeren over de ontwikkelingen op het gebied van het CO 2- beleid en hoe men zelf hierin kan bijdragen. Tevens een bewustwording creëren in alle lagen van de organisatie. Interne doelgroepen: Doelgroep Belang bij reductie Kennis Rol 1. Directie Financieel (verkrijgen opdrachten en kostenreductie) en commercieel (positieve publiciteit) Groot, oa. via deelname aan (branche)overleg 2. KAM-coordinator Tot op zekere hoogte financieel (werkgelegenheid) 3. Medewerkers in vaste dienst (zowel part-time als full-time) Tot op zekere hoogte financieel (werkgelegenheid) Groot, o.a. door kennis van de norm(en), deelname aan (branche) overleg / initiatieven en via adviseur Praktische kennis Bepaald beleid en doelstelling. Schept voorwaarden en verstrekt middelen. Ondersteunt directie bij het bepalen van het beleid, doelstellingen en middelverstrekking. Toets beleid en naleving normeisen. Rol bij aanleveren van ideeën op gebied van energiereductie. Potentiële rol bij aanleveren van ideeën op gebied van energiereductie. Naleven van voorschriften en juist gebruik middelen Plan van Aanpak Om bij alle lagen van de organisatie het belang duidelijk te maken, wordt er gekozen voor een laagdrempelige manier van communicatie. Daarnaast proberen we onze medewerkers te stimuleren zelf een bijdrage te leveren. Middelen: De interne doelgroepen worden via diverse middelen bereikt: 1. VGM-overleg 2. Toolboxmeetings; 3. Nieuwsbrief; 4. Middels mogelijkheid tot indienen (en beantwoorden) van verbetervoorstellen; 5. Website.

4 Zorgsysteem Pagina 4 van Planning Middel (naam) Omschrijving Onderwerp Richting Planning Verant- VGM-overleg: Toolboxmeetings Nieuwsbrief Website Tijdens vergaderingen wordt de huidige stand van zaken behandeld. Van alle vergaderingen wordt een schriftelijke verslaglegging gedaan welke centraal wordt gearchiveerd. Er wordt hierin met de chauffeurs een specifiek onderwerp besproken op gebied van VGM. Het onderwerp wordt voorbereid door de KAMcoördinator Informeren over actuele stand van zaken op gebied van CO 2. Documentatie die in relatie staat tot de CO 2 prestatieladder is in een apart deel van de website terug te vinden. Interne regelgeving over CO 2 doelstellingen en beleid Maatregelen en hoe doorvoeren. besparingsmogelij kheden. Voor chauffeurs relevante tips, regels en doelstellingen CO 2.en de footprint Actuele informatie zoals het behalen van doelstelling en tips en voorschriften m.b.t. CO 2. Beleidsplannen, CO 2 footprint, certificaten, en keten- dan wel branche initiatief. opm. Top-down en bottom-up Minimaal 4 keer per jaar Top-down Minimaal 2 keer per jaar. Top-down Top-down Maandelijks, doch minimaal 1 keer per jaar beleid en doelstellingen Minimaal elk jaar update Voor alle communicatiemiddelen geldt dat zij worden ingezet na goedkeuring van directie. Een deel van middelen wordt ingezet na de periodieke evaluatie van het beleid zodat de meest actuele gegevens worden behandeld. woordelijke Directeur Regiomanager / KAM-coördinator KAM-coordinator Directie Opmerking: In geval van wijzigingen in bovengenoemde documentatie, zal de website binnen 4 weken na gereed komen (= autoriseren van) de documenten worden bijgewerkt. 3. EXTERNE COMMUNICATIE 3.1 Doelstellingen en doelgroepen Doel: Communicatie met onze opdrachtgevers, leveranciers en overige belanghebbenden is nodig om beleid te maken (en uit te dragen) m.b.t. CO 2. Doelstelling: Structureel de externe doelgroepen informeren over de ontwikkelingen binnen Dixi Sanitary Services B.V. op het gebied van CO 2. Het promoten van zuinig omgaan met energie en grondstoffen.

5 Zorgsysteem Pagina 5 van 6 Externe doelgroepen: Doelgroep Belang bij reductie Kennis Mogelijke rol 1. Moederorganisatie Financieel (verkrijgen Groot op gebied van opdrachten) en commercieel eigen materieel en (positieve publiciteit) middelen 2. Opdrachtgevers Financieel (mogelijkerwijs lagere kosten door energiereductie) en positieve publiciteit 3. Leveranciers van materieel en middelen 4. Leveranciers in de zin van onderaannemers 5. Omgeving (buurbedrijven en omwonenden) Tot op zekere hoogte financieel (verkrijgen opdrachten) en commercieel (positieve publiciteit) Varieert per opdrachtgever van gering tot groot. Groot, i.v.m. kennis eigen product. Tot op zekere hoogte financieel Varieert per (verkrijgen opdrachten) en leverancier van commercieel (positieve publiciteit gering tot matig. Tot op zekere hoogte ivm vermindering overlast t.g.v. vervoersbewegingen en vermindering uitstoot t.g.v. materieel en middelen Gering Doorslaggevend bij aanschaf van materieel en voertuigen. Bepaald of certificering CO2-Prestatieladder zich vertaalt naar opdracht (al dan niet onder gunningsvoordeel). Meedenken met en (eind)beslissend over energiereductiemaatregelen op het project (w.o. juiste planning, breken op locatie). Mogelijke partner voor keteninitiatieven. Meedenken met mogelijkheden voor energiereductie dan wel monitoren van energieverbruik Kennisdeler. Mogelijke partner voor keteninitiatieven. Meedenken met mogelijkheden voor energiereductie. Kennisdeler Naleven van voorschriften en juist gebruik middelen. Het mogelijk melden van overlast. 6. Bevoegd gezag Minimaal (er gelden geen wettelijk eisen m.b.t. energiereductie, dit ivm laag Groot bij milieudiensten, matig bij lagere energieverbruik op eigen locatie). overheden. Van alle doelgroepen bestaan mailinglijsten. Deze worden beheerd door de directeur. 3.2 Plan van Aanpak Middelen: Externe communicatie gebeurt op formele wijze. 1. Website; 2. en telefoon. Evt. controle op naleven van voorschriften. 3.3 Planning Middel Omschrijving Onderwerp Richting Planning Verantwoordelijke Website Dixi Zie bijlage Zie bijlage Top-down Elk half jaar Directie / KAMcoördinator Top-down update Website SKAO Zie bijlage Zie bijlage Elk half jaar Directie / KAMcoördinator update Berichten per mail Indien er actueel nieuws is over het CO 2 beleid, wordt hier een persbericht voor verzonden. Bv nieuw keteninitiatief, het behalen van de doelstellingen, Top-down 1 keer per jaar Directie certificeringsnieuws etc. Telefonisch contact Telefonische navraag bij klanten. Navraag bij klanten wat zij Top-down De uitkomsten worden vastgelegd. van Dixi op CO2 gebied verwachten. Profileren van Dixi. Voor alle communicatiemiddelen geldt dat zij worden ingezet na goedkeuring van directie. Alle grote klanten 1 keer per jaar KAM-coördinator 4. EVALUATIE In interne audit zal worden nagegaan in hoeverre dit communicatieplan wordt opgevolgd.

6 Zorgsysteem Pagina 6 van 6 Bijlage 1: Eisen m.b.t. eigen website en website SKAO. Op de eigen website en website SKAO is, uitgaande van niveau 3, de volgende informatie opgenomen. Informatie Opnemen op eigen website 4.A.1: Ketenanalyse(s) scope 3 emissies 3.B.1: kwantitatieve reductiedoelstelling voor scope 1 & 2 emissie ja van het bedrijf 4.B.2: halfjaarlijkse voortgangsrapportage doelstellingen 5.B.1: halfjaarlijkse voortgangsrapportage doelstellingen en halfjaarlijkse herziening CO2 footprint (scope 1 t/m 3) 3.C.1: CO2 footprint (scope 1 & 2) ja 5.C.1: publiekelijke commitment aan een CO₂-emissie reductieprogramma van overheid en of NGO 3.D.1: Actieve deelname aan minimaal één (sector of keten) ja ja initiatief op het gebied van CO₂-reductie 4.D.1: eigen initiatief voor ontwikkelingsproject op gebied van CO₂reductie binnen de sector 5.D.3: eigen initiatief voor 2 ontwikkelingsprojecten op gebied van CO₂-reductie binnen de sector, waarbij minimaal 1 overheidsorgaan en 1 NGO zijn betrokken. Certificaat CO 2 -Prestatieladder (volledige kopie) ja nee Opnemen op website SKAO (evt. via een link) Bovengenoemde informatie blijft gedurende de looptijd van het certificaat (met minimum van 2 jaar) beschikbaar op de internetsite. In geval van wijzigingen in bovengenoemde documentatie, zal de website binnen 4 weken na gereed komen (= autoriseren van) de documenten worden bijgewerkt.