Communicatieplan CO 2 -prestatieladder ISO MVO Update December Aboma Holding bv

Transcriptie

1 Communicatieplan CO 2 -prestatieladder ISO MVO Update December 2016 Aboma Holding bv Alle rechten uitdrukkelijk voorbehouden. Vermenigvuldiging of mededeling aan derden, in welke vorm dan ook, is zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar niet geoorloofd. Naam Datum Paraaf Opgesteld H. Spies Beoordeeld H. Spies Autorisatie J. Lammertse

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Strategie Communicatiedoelstellingen Algemene doelstelling Uitwerking Wijze van communicatie Doelgroepen Stakeholderanalyse Groep A (veel invloed, veel belang) Groep B (veel invloed, weinig belang) Groep C (weinig invloed, veel belang) Groep D (weinig invloed, weinig belang) Intern Extern Communicatiemiddelen Planning Fase 1: communicatie voor certificering Fase 2: structurele communicatie na certificering Organisatie Budget Organiseren Evalueren en bijsturen... 7 Communicatieplan CO 2-prestatieladder 2

3 1. Inleiding Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop Aboma Holding bv haar ambities en maatregelen op het gebied van CO2-reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij is de CO2-footprint van de onderneming waarin al de dochterbedrijven zijn opgenomen. De communicatie is niet eenmalig, maar structureel van aard. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen fase 1 en fase 2, waarbij fase 1 de periode betreft tot de certificering en fase 2 de periode daarna. 1.1 Strategie De CO2-communicatie zal het belang van het CO2-management voor Aboma Holding bv beschrijven. Zowel intern als extern moet de communicatie inzicht geven in het CO2-beleid en de prestaties die daaruit voortvloeien. Daarbij moet de noodzaak van CO2-reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis). Bij de interne doelgroepen moet de communicatie daarnaast ook resulteren in een attitude- en gedragsverandering. Verder is het belangrijk om duidelijk en regelmatig te communiceren. De directie draagt zorg voor het periodiek vaststellen van veranderingen binnen de footprint van de onderneming en de effectiviteit van de ingevoerde reductiemaatregelen. De afdeling communicatie heeft als taak om deze verkregen inhoudelijke input te vertalen in toegankelijke teksten en/of illustraties en die vervolgens zowel in- als extern te publiceren. 2. Communicatiedoelstellingen 2.1 Algemene doelstelling In aansluiting op de eis van De CO2-Prestatieladder hebben wij de volgende communicatiedoelstellingen geformuleerd: De CO2-communicatie intern moet bijdragen tot de bewustwording (kennis), veranderingsbereidheid (houding) en (CO2-)vermindering (gedrag) bij medewerkers van onze onderneming. Daarnaast moet de communicatie extern zorgen voor inzicht bij alle belanghebbenden (stakeholders) van dit bedrijf met al haar dochterondernemingen. Bij interne doelgroepen moet duidelijk zijn: Wat de ambities inhouden; Dat sprake is van belangrijke en noodzakelijke ambities en reductiemaatregelen; én Dat alle aangekondigde reductiemaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er altijd een inspanningsverplichting geldt voor de medewerkers die dit betreft. 2.2 Uitwerking Na het behalen van het CO2-bewust certificaat volgens de CO2-Prestatieladder zal Aboma Holding bv regelmatig (de verwachting is een frequentie van eens per 6 en) in- en extern communiceren over (minimaal): Het energiebeleid en de reductiemaatregelen van het bedrijf; Het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf; De behaalde besparingen in CO2-uitstoot; De mogelijkheden voor de individuele bijdrage(n) door de medewerkers (bijvoorbeeld in de vorm van een ideeënbus). 2.3 Wijze van communicatie De volgende documenten worden op de website gepubliceerd: CO2-footprint; Periodieke rapportage; Energiemanagement actieplan; Communicatieplan; Communicatie uitingen; Deelname initiatieven; Het certificaat. Communicatieplan CO 2-prestatieladder 3

4 De website wordt, gedurende de gehele looptijd van het certificaat, steeds zo snel mogelijk bijgewerkt als er een nieuwe versie van één van deze documenten is. 3. Doelgroepen 3.1 Stakeholderanalyse Invloed van de stakeholder in de organisatie B. Veel invloed, weinig belang SKAO D. Weinig invloed, weinig belang Overheden NGO s: A. Veel invloed, veel belang Aandeelhouders Leveranciers, m.n. Leaseplan, Opdrachtgevers, bijvoorbeeld BAM, Dura Vermeer, TBI, Ballast Nedam, Van Wijnen, Volker Wessels, Bouwend Nederland, Kone C. Weinig invloed, veel belang Concurrenten, m.n. TÜV, Liftinstituut, Adviesbureaus Certificerende instellingen Media, m.n. Cobouw en vakbladen Kennisinstellingen, m.n. Stichting Arbouw MVO Nederland SBRCUR CO2-managementtool Impact van de organisatie op de stakeholder 3.2 Groep A (veel invloed, veel belang) Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat wordt gevoerd en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en waar nodig geraadpleegd moeten worden. De aandeelhouders hebben belang bij alle investeringen en daaruit voortvloeiende resultaten. Via de raad van commissarissen hebben zij veel invloed op het gestelde beleid. Toch worden de medewerkers als de belangrijkste belanghebbenden beschouwd, omdat het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degene zijn die het moeten uitvoeren. Bovendien worden van hen ideeën verwacht om te komen tot verdere reductiemogelijkheden. Leveranciers zijn betrokken in ons energiebeleid, omdat dit in kan houden dat (in een later stadium) een belangrijk deel van de ook een footprint moeten aanleveren. Dit zal dan ook in onze inkoopvoorwaarden komen te staan. Dat betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. De meeste vaste zijn echter goed gestemd over de CO2-reductie en willen er graag aan meewerken. Opdrachtgevers hebben veel belang bij de CO2-reductie ambitie, omdat een hoge ambitie kan uitstralen naar deze opdrachtgevers. De invloed is ook hoog, omdat zij eisen kunnen stellen in hun inkoopvoorwaarden. Communicatieplan CO 2-prestatieladder 4

5 3.3 Groep B (veel invloed, weinig belang) In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang en zullen daarom blijvend geïnformeerd moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO2-beleid van onze organisatie omdat deze stichting de eigenaar is van de CO2-Prestatieladder. Het belang in onze individuele organisatie is klein. Zij stellen meer belang in de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat / heeft ondergaan. 3.4 Groep C (weinig invloed, veel belang) De groep belanghebbenden die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van ons bedrijf is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het maken van beslissingen, maar zullen ze wel tevreden moeten worden gehouden. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarin Aboma Holding bv scoort op de CO2- prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of nadeel opleveren. Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid en dat er ambitie is om op de CO2 prestatieladder te scoren. Dat betekent namelijk voor hen werk. 3.5 Groep D (weinig invloed, weinig belang) Deze groep stakeholders heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel kan deze groep geïnformeerd blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. De overheden binnen de invloedsfeer van Aboma Holding bv zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van Aboma Holding bv, of haar dochterbedrijven, op de CO2 prestatieladder. Voor non-gouvernementele organisaties (NGO s) geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. 3.6 Intern De belangrijkste belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de interne communicatie. Kantoormedewerkers (vaste en tijdelijke medewerkers); Uitvoerende medewerkers (vaste en tijdelijke medewerkers); Managementteam / directie; Ondernemingsraad. 3.7 Extern De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de externe communicatie. Leveranciers; Klanten en opdrachtgevers; Media; Brancheorganisaties; Belangenorganisaties; Derden (overige bezoekers van onze website). 4. Communicatiemiddelen Voor de CO2-communicatie wordt gebruik gemaakt van de onderstaande communicatiemiddelen. Medium Doelgroep Frequentie Verantwoordelijke Intern Intern netwerk (Aboma Kantoormedewerkers n Intern) Mededeling (interne Alle medewerkers n (optioneel) nieuwsbrief) Afdelingsvergadering Alle medewerkers Gedefinieerd per afdeling Leidinggevende Communicatieplan CO 2-prestatieladder 5

6 Medium Doelgroep Frequentie Verantwoordelijke MT-vergadering Managementteam Elke 2 weken J. Lammertse KAM-vergadering KAM-team Elke 3 en J. Lammertse Extern Internetsite n, media, branche- en belangenorganisaties en derden Nieuwsbrief n opdrachtgevers en andere belanghebbenden Open dag / bijeenkomst Diverse stakeholders n Verantwoordelijke 5. Planning Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning voor de fases 1 en 2 opgesteld. Intern 1 en extern 1 vormen gezamenlijk het eerste communicatiemoment. Intern 2 en extern 2 vormen gezamenlijk het tweede communicatiemoment. Na certificering zal communicatie structureel plaats vinden volgens de planning in fase Fase 1: communicatie voor certificering Doelgroep Boodschap Middel Moment Verantwoordelijke Intern 2 Extern 2 Specifieke reductiemaatregelen + input medewerkers Footprint + intentie tot verlagen CO2-emissie Internet december 2013 Decemberi 2013 J. Lammertse + J. Hardonk J. Lammertse + J. Hardonk 5.2 Fase 2: structurele communicatie na certificering Doelgroep Boodschap Middel Frequentie Verantwoordelijke Intern Extern Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en deelname aan initiatieven Het huidige energieverbruik en trends binnen het bedrijf De behaalde besparingen in CO2-uitstoot Individuele bijdragen van medewerkers Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en deelname aan initiatieven Het huidige energieverbruik en trends binnen het bedrijf Communicatieplan CO 2-prestatieladder 6

7 De behaalde besparingen in CO2-uitstoot Individuele bijdragen van medewerkers 6. Organisatie 6.1 Budget Jaarlijks Actualiseren communicatieplan Uitvoeren acties communicatie uitingen Nader te bepalen Nader te bepalen 6.2 Organiseren Er is een werkgroep ingesteld die moet zorgen dat alle CO2-data inzichtelijk worden gemaakt, zodat de directie het CO2-reductiebeleid kan vaststellen en hierop kan sturen. De werkgroep komt op verzoek van één van de leden zo nodig bij elkaar. Verder is er overleg via telefoon en . De implementatie van dit proces wordt geleid door de directie. 6.3 Evalueren en bijsturen Het is belangrijk om regelmatig te controleren of alle communicatie heeft plaats gevonden en te toetsen of deze goed is overgekomen. Zo n evaluatie zal elk jaar plaats vinden tijdens de interne audit. Indien nodig kunnen zaken na deze evaluatiemomenten worden aangepast. Communicatieplan CO 2-prestatieladder 7