Communicatieplan t.a.v. energiebeleid. Peek Bouw & Infra BV

Transcriptie

1 Communicatieplan t.a.v. energiebeleid Peek Bouw & Infra BV Peek Bouw & Infra BV Wayensedijk LN HOUTEN

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1.0 Inleiding 1.1 Inleiding 1.2 Doelstellingen 2.0 Doelgroepen 3.0 Communicatiedoelen 3.1 Interne communicatiedoelen 3.2 Externe communicatiedoelen 3.3 Communicatiemiddelen 4.0 Verantwoordelijkheden 5.0 Planning 6.0 Budget 7.0 Evaluatie

3 Inleiding 1.1 Inleiding Voor u ligt het communicatieplan in het kader van de CO 2 -prestatieladder van de Peek Bouw & Infra BV. Dit plan fungeert als leidraad voor de structurele interne én externe communicatie over het energiebeleid en de hieraan gerelateerde reductiedoelstellingen. Het communicatieplan geeft een overzicht van de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken. Duurzaam ondernemen is noodzakelijk om een goede balans te realiseren tussen mens, milieu en economie. Duurzaamheid vormt dan ook een essentieel onderdeel in de bedrijfsvoering van Peek Bouw & Infra BV. Wij zien duurzaamheid als een doorlopend proces, wat zich manifesteert in een kritisch aankoopbeleid en een innovatieve opstelling ten opzichte van nieuwe milieuvriendelijke technieken en methodieken. Peek Bouw & Infra B.V. bevindt zich alweer een jaar op niveau 5 van de CO2 Prestatieladder. Dit mede dankzij de continue ontwikkeling en realisatie van ons CO 2 -beleid en de daarbij behorende reductiedoelstellingen. Een prestatie waar wij buitengewoon trots op zijn. Door zorg te dragen voor duidelijke informatieoverdracht met gebruik van de mogelijke communicatiemiddelen, zowel intern als extern, wil Peek Bouw & Infra BV zijn betrokkenheid tonen en ook andere partijen aansporen tot het leveren van een bijdrage aan CO 2 -reductie. Om te kunnen scoren op de CO 2 Prestatieladder is transparantie nodig. Wij vinden transparantie ten aanzien van de activiteiten die wij ondernemen, maar ook over de oplossingen die wij aandragen om uitstoot te verminderen, erg belangrijk. Anderen kunnen hiervan leren en hierdoor geïnspireerd raken. Om transparant te zijn is goede communicatie van belang, zowel intern als extern. Dit wordt door middel van dit communicatieplan gerealiseerd. Wij geven inzicht aan de eigen uitstoot én onze reductiemaatregelen. Dit houdt in dat minstens 2x per jaar zowel intern als extern gecommuniceerd wordt over de carbon footprint en daaropvolgende reductiemaatregelen. De procedures hiervoor zijn gedocumenteerd in dit communicatieplan. 1.2 Doelstellingen Middels de interne communicatiemogelijkheden welke later in dit document beschreven staan, streven wij naar betrokkenheid en kennisvergroting bij alle medewerkers binnen het bedrijf. Doelstelling is om niet alleen bewustwording van het belang van uitstootverlaging en kennis van het beleid hieromtrent, maar ook het actief meedenken over reductiemaatregelen en gedragsveranderingen om zuiniger met machines en apparatuur om te gaan. De externe stakeholders zullen voornamelijk op de hoogte gehouden worden door middel van berichtgeving via de website van Peek Bouw & Infra en social media (Facebook en Twitter). Doelstelling is dat geïnteresseerden deze informatie gemakkelijk kunnen vinden. Het is belangrijk om met name ook de externe partijen op de hoogte te houden van de stand van zaken omtrent de reductie opties. Dit niet alleen omdat andere partijen hiervan moeten weten, maar ook omdat er zo een dialoog ontstaat wat vervolgens kan leiden tot deelname aan initiatieven in de sector.

4 Doelgroepen 2.0 Doelgroepen De doelgroep voor de interne communicatie bestaat uit alle medewerkers. De doelgroep voor externe communicatie bestaat uit alle overige stakeholders. Dit zijn voornamelijk leveranciers en klanten, maar kunnen ook eventuele consortiumpartners zijn waarmee samen opdrachten binnengehaald worden. Om te identificeren wie tot de externe belanghebbenden behoren is er een stakeholder analyse gemaakt (zie figuur 1.1). Figuur 1.1 Stakeholder analyse Groep A Deze groep heeft veel invloed en belang bij het beleid dat gevoerd wordt en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden worden en geraadpleegd wanneer nodig. Peek Groep is een groep A stakeholder. Dit omdat de beleidsbeslissingen gemaakt worden door het management. De reden om überhaupt aan CO 2 reductie te werken valt of staat met de visie van Peek Groep. De medewerkers van Peek behoren ook tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren. Ook komen zij met ideeën van de werkvloer.

5 ProRail behoort ook tot de A-groep stakeholders aangezien deze erg veel invloed heeft op de vorm en regels van de CO 2 prestatieladder. Het belang van ProRail is ook groot, want het doel van de CO 2 prestatieladder is dat aannemers daar aan mee gaan doen, zodat ProRail duurzamer kan inkopen. Groep B In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang. Ze zullen echter tevreden gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. Een certificerende instelling heeft weinig belang maar veel invloed. Het enige belang dat een certificerende instelling heeft is dat Peek Bouw & Infra BV aan de norm voldoet. Zij bepalen uiteindelijk wel op basis van toetsing op welk niveau wordt voldaan: de invloed is daarmee behoorlijk groot. Groep C De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het maken van beslissingen. Toch moet deze groep wel in overweging gehouden worden bij minder belangrijke beslissingen, dit om hun goodwill te versterken en te behouden. Zij zullen in elk geval goed geïnformeerd moeten blijven. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop Peek scoort op de CO 2 prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of -nadeel opleveren. Leveranciers zijn betrokken in het energiebeleid omdat een groot deel van hen ook de footprint moet aanleveren. Dit zal ook in de inkoopeisen komen te staan. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. Belangrijk is dus dat Peek Bouw & Infra duurzame leveranciers heeft. Consortium partners. Deze kunnen wel redelijke invloed uitoefenen. Wanneer Peek Bouw & Infra namelijk niet of laag scoort kan het zijn dat eventuele consortium partners geen samenwerkingsverband meer willen vormen. Groep D Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus naar verwachting de minste aandacht krijgen. Wel kan deze groep geïnformeerd worden via algemene middelen zoals de website, social media of een nieuwsbrief. Overheden zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar ze zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van Peek Bouw & Infra BV op de CO 2 prestatieladder. Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties.

6 3. Communicatiedoelen 3.0 Inhoud communicatieplan De inhoud van hetgeen gecommuniceerd is gevarieerd gezien de verschillende doelgroepen. In onderstaande overzichten wordt aangegeven welke informatie intern en welke informatie extern verspreidt moet worden. 3.1 Interne communicatiedoel Informatie over de CO 2 Prestatieladder; Huidige stand van zaken en trends binnen het bedrijf; Voorgenomen maatregelen; Redenen waarom de maatregelen genomen moeten worden; De implementatie van deze maatregelen; Progressierapporten nadat bepaald niveau op de ladder behaald is; Mogelijkheden tot individuele bijdrage door middel van suggesties en eigen acties. 3.2 Externe communicatiedoelen Informatie over de CO 2 ladder; Huidige stand van zaken en trends binnen het bedrijf; Voorgenomen maatregelen en plannen; Redenen waarom de maatregelen genomen moeten worden; De implementatie van deze maatregelen; Progressierapporten nadat bepaald niveau op de ladder behaald is. 3.3 Communicatiemiddelen Om de doelgroepen te voorzien van informatie worden diverse communicatiemiddelen ingezet. Interne communicatiemiddelen -Bedrijfsblad De Wayen; -Toolboxen; -Managementreview; - Social media (Facebook en Twitter) Peek Bouw & Infra BV is een MKB bedrijf. Mede door de omvang van het bedrijf zal toepassing van bovengenoemde interne communicatiemiddelen voldoende bereik hebben. Externe communicatiemiddelen - Content in vakbladen - Website; - Social media (Facebook en Twitter) - Media; Vermelding websites van SKAO en Duurzame leverancier; - Participatie in dialogen, workshops vanuit branche-organisatie MKB Infra en inkooporganisatie NICW, deelname aan diverse besturen en overleggen op directieniveau door de directie van Peek Bouw & Infra BV. cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc

7 Verantwoordelijkheden 4.0 Verantwoordelijkheden De Energiemanager (KAM coördinator) draagt de formele verantwoordelijkheid voor de communicatie over duurzaamheid en de CO 2 Prestatieladder. De uitvoering van de communicatie wordt verzorgd door de Energiemanager en KAM adviseur van Tripart Adviesgroep BV. Gezamenlijk zorgen zij voor coördinatie en uitvoering van zowel de interne- als de externe communicatie-uitingen. Zij dragen de verantwoording voor het 2x per jaar in- en extern laten terugkeren van communicatiemomenten over de stand van zaken van het reductiebeleid en berekening van de CO 2 footprint. Tijdens de KAM-overleggen (1x per kwartaal) is de CO 2 prestatieladder een vast punt op de agenda en tweemaal per jaar wordt een rapport overlegt met daarin de halfjaarcijfers inzake de CO 2 reductie. Naast de geplande communicatiemomenten wordt gedurende het jaar regelmatig gecommuniceerd over de CO 2 reductie van Peek Bouw & Infra BV, onder meer via de website en social media.

8 Planning 5.0 Planning Communicatieplanning Peek 2014 Actie Categorie Middel Verantwoord -elijke Status Start Gereed 1e communicatiemoment intern Managementreview Toolbox M. Glorie Q extern Website Facebook Twitter M. Glorie Q Eventuele aanpassing communicatieplan M. Glorie Q Communicatiebudget vrijmaken Directie Q e communicatiemoment intern Nieuwsbrief M. Glorie Q extern Website Facebook Twitter M. Glorie Evaluatie communicatieplan M. Glorie Directie Q Volledige audit en certificering Peek Q

9 Budget 6.0 Budget Om de communicatie te realiseren zal er een budget vrijgemaakt moeten worden. Hier moet een specifieke goedkeuring van het management team voor komen. Categorie Omschrijving Bedrag Algemeen Uren energiemanager voor communicatie 1.500,00 Uren extern adviseur voor communicatie 600,00 Ondersteuning website en social media 1.000,00 Intern De Wayen 1 maal per jaar 100,00 Extern Voorbereiding en uitvoering 150,00 toolboxmeeting Voorbereiding, uitvoering en presentatie 250,00 managementreview Deelname Duurzame Leverancier 250,00 (bijhouden website) Participatie in overleg, workshops, 2.500,00 besturen en initiatieven (schatting) Totaal 6.750,00

10 E Evaluatie 8.0 Evaluatie Na uitvoering zal geëvalueerd moeten worden hoe het communicatieplan verlopen is. Hierbij wordt vooral gekeken hoe de communicatiemomenten zijn uitgevoerd en of dit volgens planning is verlopen. De evaluatie zal plaatsvinden in het laatste jaarlijkse KAM overleg. Tijdens de evaluatie zal ook naar de mening gevraagd worden van verschillende stakeholders, zowel intern als extern. Deze mening zal moeten weergeven in hoeverre de communicatie effectief is geweest en waar eventueel wijzigingen moeten worden aangebracht.