Communicatieplan Peek BV

Transcriptie

1 Communicatieplan Peek BV Versie 2: 30 augustus 2010 Opgesteld door: Goedgekeurd door: Katelijn van den Berg Wim van Anen

2 1. Inleiding Voor de ProRail CO 2 prestatieladder is transparantie nodig. Nadat inzicht is verkregen in de eigen uitstoot en reductiemaatregelen zijn opgesteld is dit de volgende stap. Dit houdt in dat er minstens tweemaal per jaar zowel intern als extern gecommuniceerd moet worden over de carbon footprint en daaropvolgende reductiemaatregelen. De procedures hiervoor zullen gedocumenteerd worden in dit communicatieplan. Aangezien Peek BV een klein bedrijf is, wordt aan de eisen 4C en 5C fictief voldaan. Dat betekent dat de eis vervalt om te communiceren met een overheid of non-gouvernementele organisatie om toch op niveau 4 terecht te kunnen komen. 2. Doelstellingen Middels de interne communicatiemogelijkheden zal er worden gestreefd naar betrokkenheid en kennisvergroting bij alle medewerkers van het bedrijf. Doelstelling is om niet alleen bewustwording van het belang om de uitstoot te verlagen en kennis van het beleid hieromtrent, maar ook het actief meedenken over reductiemaatregelen en gedragsveranderingen om zuiniger met machines en apparatuur om te gaan. De stakeholders zullen voornamelijk op de hoogte gehouden worden door middel van berichten op de website. De doelstelling is dat geïnteresseerden deze informatie gemakkelijk kunnen vinden. Het is belangrijk om met name ook de externe partijen op de hoogte te houden van de stand van zaken omtrent de reductie opties. Dit niet alleen omdat andere partijen hiervan moeten weten, maar ook omdat Peek een dialoog aan wil gaan met anderen in de sector en deel wil nemen aan initiatieven. 3. Doelgroepen De doelgroep voor de interne communicatie bestaat uit alle medewerkers. De doelgroep voor externe communicatie bestaat uit alle stakeholders. Dit zijn voornamelijk leveranciers en klanten, maar kunnen ook eventuele toekomstige consortiumpartners zijn waarmee samen een opdracht voor ProRail aangenomen kan worden Stakeholder analyse Om te identificeren wie tot de externe belanghebbenden behoren is er een stakeholder analyse gemaakt. De stakeholders kunnen scoren op twee assen: invloed en belang. Wanneer op beide assen hoog of laag gescoord kan worden, levert dat vier groepen op. Deze groepen worden in de matrix met de letters A tot en met D aangegeven en worden hieronder beschreven. 2

3 B. Veel invloed, weinig belang - A. Veel invloed, veel belang Peek Groep Medewerkers Peek ProRail Opdrachtgevers invloed D. Weinig invloed, weinig belang Overheden als bestuursorgaan NGO s C. Weinig invloed, veel belang Concurrenten Leveranciers Certificerende instellingen belang Groep A Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en geraadpleegd waar nodig. Peek Groep is een groep A stakeholder, omdat de beleidsbeslissingen gemaakt worden door het management. De reden om überhaupt aan CO 2 reductie te werken valt of staat met de visie van Peek Groep. De medewerkers van Peek behoren ook tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer dienen te komen. ProRail behoort ook tot de A-groep aangezien deze erg veel invloed heeft op de vorm en regels van de CO 2 prestatieladder. Het belang van ProRail is ook groot, want het doel van de CO 2 ladder is dat aannemers daar aan mee gaan doen zodat ProRail duurzamer kan inkopen. Opdrachtgevers hebben veel belang bij de CO 2 reductie ambitie van Peek, aangezien een hoge ambitie ook kan uitstralen naar deze opdrachtgevers. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. ProRail is al apart genoemd als opdrachtgever, omdat deze een speciale rol speelt. Andere opdrachtgevers zijn lokale gemeenten, waterschappen en Rijkwaterstaat. Groep B In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang en zullen daarom tevreden gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. In dit geval zijn er echter geen stakeholders in deze groep te benoemen. Groep C De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het maken van beslissingen, maar ze zullen wel in overweging moeten worden gehouden. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om goodwill te behouden. Zij zullen in elke geval goed geïnformeerd moeten blijven. 3

4 Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om op de CO 2 prestatieladder te scoren. Dat betekent namelijk werk voor hen. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop Peek scoort op de CO 2 prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of nadeel opleveren. Als concurrenten zijn collega-aannemers te noemen die ook geluidsschermen plaatsen. Leveranciers zijn betrokken in het energiebeleid omdat deze in kan houden dat een groot deel van de leveranciers ook de footprint moet aanleveren. Dit zal ook in de inkoopeisen komen te staan. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. De meeste vaste leveranciers zijn echter goed gestemd over de reductie van CO 2 uitstoot en willen er graag aan meewerken. Groep D Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel kan deze groep geïnformeerd kunnen blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. De overheden in wiens invloedssfeer Peek ligt zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar ze zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van Peek op de CO 2 prestatieladder. Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. 4. Inhoud De inhoud van hetgeen gecommuniceerd moet worden is het volgende. Informatie over de CO 2 prestatieladder, interne en externe partijen op de hoogte brengen van het bestaan en de inhoud van de ladder. Huidige stand van zaken en trends binnen het bedrijf. Elk half jaar moet de footprint zowel intern als extern gepubliceerd worden. Voorgenomen en uitgevoerde reductiemaatregelen worden intern en extern elk half jaar bekend gemaakt. Uitgevoerde reductiemaatregelen worden hierin kwalitatief beoordeeld en geanalyseerd. Voorgenomen reductiemaatregelen worden in een tijdsplanning gezet inclusief het beoogde effect. Ook de redenen waarom de maatregelen genomen moeten worden moeten duidelijk gemaakt worden. Wanneer nieuwe maatregelen worden geïmplementeerd is het belangrijk om dat te communiceren aan degenen die direct in aanraking komen met de maatregel. Progressierapporten nadat een bepaald niveau op de ladder behaald is worden zowel intern als extern gecommuniceerd. Mogelijkheden tot individuele bijdrage van medewerkers d.m.v. suggesties en eigen acties zullen aanwezig zijn, zodat dit interne communicatiekanaal goed kan functioneren. Ook zal vanuit leidinggevenden gestuurd moeten worden op een gedragsverandering zodat de individuele bijdrage ook daadwerkelijk aan de orde is. 5. Middelen Als intern communicatiemiddel zal het bedrijfsblad De Wayen gebruikt gaan worden. Ook zullen tijdens toolbox bijeenkomsten zaken aan de orde gesteld kunnen worden. De Wayen zal gebruikt worden om de medewerkers te informeren, terwijl in de toolbox bijeenkomsten meer de dialoog kan worden opgezocht. Aangezien Peek een klein bedrijf is, zullen deze middelen voldoende bereik hebben. Externe middelen om te communiceren zijn de website en een persbericht in bijvoorbeeld Cobouw. De website wordt gebruikt om alle eisen voor de CO 2 -prestatieladder op te zetten. De footprint en voortgang van de reductiedoelstellingen worden hierbij elk half jaar up-to-date gehouden. Een persbericht kan worden ingezet wanneer een bepaald niveau voor de ladder is gehaald of als er 4

5 andere bijzondere zaken gebeuren waarvan het management vindt dat dit belangrijk genoeg is voor een persbericht. 6. Initiatieven Peek hecht veel waarde aan eigen inbreng en initiatief van zijn medewerkers. Ingezonden ideeën worden beoordeeld op hun toegevoegde waarde voor het bedrijf: netto opbrengsten in geld, verbeterde arbeidsomstandigheden, betere kwaliteit, maar ook positieve gevolgen voor milieu. Vorig jaar was het thema duurzaamheid. Alle ideeën die leidden tot een beter klimaat (door bijvoorbeeld CO 2 -reductie) leidden tot een extra beloning. Papierverbruik reduceert Peek door zijn medewerkers te stimuleren dubbelzijdig en in zwart-/wit te printen en kopiëren. De standaardinstellingen van de printers zijn deels al ingesteld op dubbelzijdig en zwart-/wit. In de loop van 2010 zullen alle printers op die manier worden ingesteld. Op basis van de eerste bevindingen heeft Peek voor 2010 zijn papier reductiedoelstelling vastgesteld op 1% ten opzichte van In het eerste kwartaal 2010 zal het management systeem zodanig aangepast worden dat de vereiste gegevens inzake het energieverbruik en de CO 2 -uitstoot en de daarmee samenhangende reductie, ieder kwartaal gerapporteerd kan worden. In het CO 2 neutraal verslag goed is aangegeven welke reductiedoelstellingen gerealiseerd dienen te worden in Peek Bouw en Infra BV vindt het niet alleen belangrijk dat er op het gebied van milieu kwaliteit levert, maar ook de mensen waarmee wordt gewerkt hebben de aandacht. Peek eist van haar medewerkers, inhuurkrachten en onderaannemers een hoge mate van professionaliteit en doet een beroep op hun probleemoplossend vermogen. Ook beseft Peek dat de medewerkers een doorslaggevende rol spelen bij het uitvoeren van werken. Peek besteedt veel aandacht aan trainingen en opleidingen voor zijn medewerkers. Voorbeelden van opleidingen en trainingen zijn veiligheidsopleidingen, kwaliteitsgerichte opleidingen, vakgerichte opleidingen en opleidingen voor persoonlijke vaardigheden. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor medewerkers die de ambitie hebben om door te groeien naar een leidinggevende of specialistische functie. Peek is een erkend leerbedrijf en werkt veel samen met ROC s om bijvoorbeeld werk- en leertrajecten te kunnen bieden. Verder neemt Peek deel aan het programma Erkennen van Verworven Competenties (EVC). Hierin kunnen medewerkers zich op basis van hun vaardigheden kwalificeren als vakman. Ze ontvangen dan een diploma als officiële erkenning. 7. Planning Er is een planning opgesteld van zaken die tijdens de verificatieperiode gedaan moeten worden. Het opstellen van het communicatieplan valt daar ook onder. Verder staat in de planning wanneer de vereiste communicatiemomenten moeten plaatsvinden en wanneer de deadline moment zijn. Communicatieplanning tijdens verificatieperiode Actie Categorie Middel Actiehouder Status Start Gereed Voorzet communicatieplan Primum gereed 11-jun 18-jun 1e communicatiemoment Peek 11-jun 18-jun intern toolbox Peek gereed nieuwsbrief gereed deels Peek gereed 5

6 Opstellen communicatieplan Peek gereed 21-jun 6-jul Communicatiebudget vrijmaken Peek gereed 28-jun 2-jul Check plan Primum gereed 7-jul 9-jul Eventuele aanpassing communicatieplan Peek 12-jul 16-jul Bouwvak Houten 19-jul 13-aug Energie audit bij DNV 16-aug 16-aug Volledige audit en certificering 2-sep 3-sep 2e communicatiemoment Peek 6-sep 12-sep intern nieuwsbrief Peek gereed Peek gereed extern cobouw Peek Evaluatie communicatieplan Peek 13-sep 17-sep Ook hierna zal elk half jaar de footprint en de voortgang van de reductiemaatregelen worden gecommuniceerd. De precieze tijdsplanning zal begin gemaakt worden. Communicatieplanning vervolg Actie Categorie Middel Uitkomst van certificering communiceren intern toolbox Footprint Q3+Q Voortgang reductiemaatregelen Footprint Q1+Q Voortgang reductiemaatregelen extern website Actiehouder Status Start Gereed 13-sep- 20-sep sep- 20-sep Footprint Q3+Q Voortgang reductiemaatregelen extern website 6

7 8. Organisatie Voor alle communicatiemomenten moet een verantwoordelijke worden aangesteld. De verantwoordelijkheden tijdens de verificatieperiodes zijn in het onderstaande schema benoemd. Hierbij staan er namen in de kolom actiehouder genoemd. De verantwoordelijkheden voor de Communicatieplanning vervolg worden gekoppeld niet aan een naam, omdat deze planning langer doorloopt in de tijd. Hier is bij alle acties de energiemanager de actiehouder. Wie de energiemanager is op het moment van uitvoer is te vinden in de kwaliteitsprocedures. Verantwoordelijkheden Communicatieacties verificatieperiode Actie categorie middel actiehouder Voorzet communicatieplan 1e communicatiemoment Opstellen communicatieplan Communicatiebudget vrijmaken Check plan Eventuele aanpassing communicatieplan 2e communicatiemoment Evaluatie communicatieplan Primum Katelijn van den Berg intern nieuwsbrief Peek directie Primum Katelijn van den Berg intern nieuwsbrief extern cobouw, directie intern nieuwsbrief 9. Financiën Om de communicatie te realiseren zal er een budget vrijgemaakt moeten worden. Hier moet een specifieke goedkeuring van het management team voor komen. Extern Begeleiding naar certificering Є ,- Extern Aanpassen website Є 5.000,- Intern Opstellen diverse plannen Є 2.500,- Intern Communicatie personeel flyers /stickers Є 5.000,- Extern Kosten adviseur KAM Є 5.000,- Totaal Є ,- 10. Evaluatie Na uitvoering zal geëvalueerd moeten worden hoe het communicatieplan verlopen is. Er zal hierbij vooral worden gekeken hoe de communicatiemomenten zijn uitgevoerd en of dit volgens planning is verlopen. De evaluatie zal plaatsvinden na de audit en certificering, omdat dan de op- en aanmerkingen van de certificerende instelling verwerkt kunnen worden. Tijdens de evaluatie zal ook de mening gevraagd worden van verschillende stakeholders, zowel intern als extern. Deze mening zal moeten weergeven in hoeverre de communicatie effectief is geweest. 7