Van Beek Infra Groep BV.

Transcriptie

1 3.C.2_1 Communicatieplan CO 2 -reductie Van Beek Infra Groep BV. Etten-Leur, 6 december 2013 (documentnummer ) Auteur(s): Mireille Teekens, VGMK-coordinator Geaccordeerd door: Peter van Beek, Directie Documentnummer: Versie: 2013

2 C O L O F O N Het format voor dit communicatieplan is opgesteld door Stichting Stimular. Stichting Stimular verspreidt kennis over Duurzaam Ondernemen en ontwikkelt praktische instrumenten voor het midden- en kleinbedrijf en organisaties die daarmee vergelijkbaar zijn. Stichting Stimular is de werkplaats voor Duurzaam Ondernemen! Stichting Stimular Scheepmakershaven 27c 3011 VA Rotterdam t f e mail@stimular.nl i Dit format mag uitsluitend worden ingezet voor eigen gebruik en niet voor commerciële doeleinden.

3 I N H O U D S O P G A V E INHOUDSOPGAVE 1 1 INLEIDING Over dit communicatieplan Betrokkenen 2 2 DOELGROEPEN, BOODSCHAP EN COMMUNICATIEMIDDELEN Belanghebbenden interne belanghebbenden Boodschap Communicatiemiddelen Externe belanghebbenden Boodschap Communicatiemiddelen 4 3 PLANNING EN VERANTWOORDELIJKEN 5 1

4 1 I N L E I D I N G 1.1 O V E R D I T C O M M U N I C A T I E P L A N Dit communicatieplan is gericht op alle medewerkers en de belanghebbenden van de Van Beek Infra Groep BV. Door transparantie stimuleren wij de creatieve betrokkenheid van onze medewerkers. Externe belanghebbenden weten wat onze inzet is en kunnen ons aanspreken op onze ambities en vorderingen. 1.2 B E T R O K K E N E N Bij de totstandkoming van dit communicatieplan zijn betrokken: Peter van Beek, directie Dion van Oers, calculator/werkvoorbereider Gerard Riemslag, boekhouder Mireille Teekens, VGMK-coördinator 2

5 2 D O E L G R O E P E N, B O O D S C H A P E N C O M M U N I C A T I E M I D D E L E N 2.1 B E L A N G H E B B E N D E N De belanghebbenden zijn in te delen in twee groepen; interne en belanghebbenden. Externe belanghebbenden worden in de CO2-Prestatieladder omschreven als: Partijen die belang hebben bij reductie van CO2-uitstoot Potentiële partners om mee samen te werken aan CO2-reductie De Van Beek Infra Groep BV. heeft de volgende belanghebbenden geïdentificeerd. Interne belanghebbenden: Medewerkers Externe belanghebbenden: Klanten Leveranciers Onderaannemers/ZZP ers Branchegenoten die met CO2-reductie bezig zijn Gemeentelijke Overheden Kennisinstituten in de branche In het kader van de CO 2 -Prestatieladder zijn twee documenten opgesteld, die jaarlijks zowel intern als extern worden gecommuniceerd: Plan van aanpak CO 2 -footprint Energiemanagement actieplan 2.2 I N T E R N E B E L A N G H E B B E N D E N B o o d s c h a p De informatie die intern verstrekt wordt gaat met name over de: De CO 2 -footprint en trends in de CO 2 -emissie van zowel de gehele bedrijfsvoering, als de projecten Doelen, ambitie en maatregelen ten aanzien van CO 2 -reductie Doorwerking naar de projecten (communicatie voor, tijdens en na projecten) Op welke manier medewerkers zelf kunnen bijdragen aan CO 2 -reductie Deelname aan initiatieven Voortgang en resultaten C o m m u n i c a t i e m i d d e l e n Door het inzetten van onderstaande communicatiemiddelen wordt het gehele bedrijf minimaal 2 keer per jaar geïnformeerd en betrokken. Website: De website bevat de informatie zoals voorgeschreven in het actuele Handboek CO2- Prestatieladder (versie 2.1 blz. 45). Onder andere de CO 2 footprint en doelen worden gepresenteerd door middel van het plan van aanpak en het energiemanagement actieplan. MT-overleg Dit overleg vindt maandelijks plaats. Een standaard onderwerp op de agenda is MVO, waarvan CO 2 uitstoot een belangrijk onderdeel is. 3

6 Uitvoerdersvergadering Vier keer per jaar vindt er een uitvoerdersvergadering plaats. Een standaard agenda punt wordt MVO, waarvan CO 2 uitstoot een belangrijk onderdeel is. Hiermee wordt het beleid op bedrijfsniveau praktisch vertaald naar maatregelen en CO2- reductie in de projecten. Personeelsvergadering Vier keer per jaar vindt er een vergadering plaats waarbij het al het personeel aanwezig dient te zijn. Een standaard agenda punt wordt MVO, waarvan CO 2 uitstoot een belangrijk onderdeel is. Ieder kwartaal vindt er een vergadering plaats. In de eerste vergadering van 2014 zal de CO 2 rapportage, het communicatieplan en het energiemanagement plan gecommuniceerd worden. Waarna dit een terugkerend onderwerp op de agenda wordt. Management review De management review wordt ieder jaar in het eerste kwartaal van het voorafgaande jaar geschreven. Resultaten betreft CO 2 reductie worden besproken, net als de doelstellingen voor komende jaren. 2.3 E X T E R N E B E L A N G H E B B E N D E N B o o d s c h a p De informatie die extern verstrekt wordt gaat met name over de De CO2-footprint en trends in de CO2-emissie van zowel de gehele bedrijfsvoering, als de projecten Doelen, ambitie en maatregelen ten aanzien van CO 2 -reductie Doorwerking naar de projecten Op welke manier belanghebbenden kunnen bijdragen aan de CO 2 -reductie van ons bedrijf Deelname aan initiatieven Voortgang en resultaten C o m m u n i c a t i e m i d d e l e n Door het inzetten van onderstaande communicatiemiddelen worden stakeholders minimaal 2 keer per jaar geïnformeerd en betrokken. Website: Onder andere de CO 2 footprint en doelen worden gepresenteerd door middel van het plan van aanpak en het energiemanagement actieplan. Communicatiemateriaal Het plan van aanpak, het energiemanagement plan en de management review zijn openbaar voor alle extern belanghebbenden. Deze zijn op te vragen op kantoor. Daarnaast wordt gaat er een actieve deelname plaatsvinden in een keteninitiatief, welke nader te bepalen is. Voorafgaand en tijdens projecten worden mogelijkheden voor brandstof- en CO2- reductie besproken met de opdrachtgever en andere projectpartners, zoals toeleverancier, onderaannemers etc. 4

7 3 P L A N N I N G E N V E R A N T W O O R D E L I J K E N Website Continu Alle interne en belanghebbenden Plan van Aanpak, Energiemanagement actie plan, Management Review MT overleg Maandelijks Leden van het MT CO 2 uitstoot, status maatregelen Interne communicatie Middel Frequentie Doelgroep Inhoud Verantwoordelijke Uitvoerdersvergadering Personeelsvergadering Management Review 4x per jaar 4x per jaar 1x per jaar Uitvoerders en leden van het MT Alle interne belanghebbende Alle interne en belanghebbende CO 2 uitstoot, status maatregelen CO 2 uitstoot, status maatregelen en doelen CO 2 uitstoot, status maatregelen en doelen Webbeheerder Directie Directie Directie VGMKcoördinator en directie Externe communicatie Middel Frequentie Doelgroep Inhoud Verantwoordelijke Website Continu Alle interne en belanghebbenden Communicatie materiaal Continu Alle interne en belanghebbende Plan van Aanpak, Energiemanagement actie plan, Management Review Plan van Aanpak, Energiemanagement actie plan, Management Review Webbeheerder VGMKcoördinator 5