Communicatieplan Van Mensvoort Beheer bv

Transcriptie

1 Van Mensvoort Beheer bv Communicatieplan Van Mensvoort Beheer bv 2016 B. van Lier 08 juni 2016

2 Inhoudsopgave 1. COMMUNICATIEPLAN Doel van de communicatie Interne communicatie Externe communicatie BELANGHEBBENDEN Interne belanghebbenden Externe belanghebbenden COMMUNICATIE Inrichten website Interne communicatie overzicht Externe communicatie overzicht Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (tbv) communicatie van 6

3 1. COMMUNICATIEPLAN Dit communicatieplan omvat alle communicatieactiviteiten over de CO2-Prestaties van Van Mensvoort Beheer bv en gelieerde bedrijven (vanaf nu Van Mensvoort) en is aantoonbaar gericht op alle medewerkers en geïdentificeerde belanghebbenden. Hiertoe zijn verschillende doelgroepen onderscheiden. Het plan bevat: - De boodschap per doelgroep. - De communicatiedoelstellingen (in termen van bekendheid met de boodschap). - Overzicht van middelen. - Verantwoordelijken en uitvoerders. - Planning, waaronder de frequentie van communicatieactiviteiten Doel van de communicatie Met het communiceren van de CO2-footprint en prestaties streeft Van Mensvoort meerdere doelen na, te weten: - Het informeren van belanghebbende over het CO2-beleid, de CO2-footprint, de CO2- reductiedoelstellingen en de CO2-reductiemaatregelen. - Het creëren van betrokkenheid van medewerkers, zodat het bewustzijn over het onderwerp en de betrokkenheid worden vergroot en kunnen bijdragen aan het realiseren van de gestelde reductiedoelstellingen. - Externe partijen prikkelen om ook deel te nemen aan CO2-reductie en/of andere initiatieven te starten in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen Interne communicatie Interne structurele communicatie binnen de organisatie vindt twee keer per jaar plaats tijdens de hiervoor ingeplande toolboxbijeenkomsten. De onderwerpen welke hierbij centraal staan zijn: - Communicatie over het energiebeleid. - De kwantitatieve reductiedoelstellingen. - De reductiemaatregelen. - De grootte van de CO2-footprint. - De voortgang van de doelstellingen. Er zal jaarlijks een nieuwsbrief worden uitgebracht aan intern belanghebbenden over de footprint van voorgaand jaar, zie hoofdstuk 2.1. In de nieuwsbrief, maar ook tijdens werkoverleggen, zal worden opgeroepen aan medewerkers om een individuele bijdrage te leveren aan het behalen van de gestelde reductiedoelstellingen. Ook zal hierin worden verteld hoe het met de voortgang gesteld staat. In figuur 3 staat een overzicht van wat te communiceren, aan wie, met welke frequentie en de verantwoordelijken Externe communicatie Externe structurele communicatie vindt één keer per jaar plaats aan extern belanghebbenden, zie hoofdstuk 2.2, d.m.v. een nieuwsbrief en via de website. De onderwerpen welke hierbij centraal staan zijn: - Communicatie over het energiebeleid. - De kwantitatieve reductiedoelstellingen. - De reductiemaatregelen. - De grootte van de CO2-footprint. - De voortgang van de doelstellingen. In figuur 4 staat een overzicht van wat te communiceren, aan wie, met welke frequentie en de verantwoordelijken. 3 van 6

4 2. BELANGHEBBENDEN Ten behoeve van de communicatie over onze CO2-prestaties zijn de belanghebbenden geïdentificeerd Interne belanghebbenden Intern belanghebbenden zijn de werknemers binnen de gehele organisatie van Van Mensvoort. Hierin onderscheiden we een aantal groepen, met elk hun eigen belang. Onderstaande figuur geeft deze groepen en hun belangen weer. Groep Management Kantoorpersoneel Uitvoerders Uitvoerenden Fig. 1; Belangen van intern belanghebbenden Belangen Het management stelt het beleid op en ziet toe op de uitvoering hiervan. Hun belang is het realiseren van de doelstellingen. Het kantoorpersoneel is betrokken bij de uitvoering van het beleid, enerzijds doordat zij input leveren voor de emissie inventaris, anderzijds omdat zij direct invloed kunnen uitoefenen op de doelstellingen met betrekking op het kantoor. De uitvoerders zijn betrokken bij de uitvoering van het beleid, zij zijn namelijk de schakel tussen management/kantoorpersoneel en uitvoerenden. Ook kunnen zij door met de juiste manier om te gaan met energieverbruikers en door te communiceren met de uitvoerenden bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen. De uitvoerenden, het personeel die de projecten daadwerkelijk uitvoert, kunnen direct invloed uitoefenen op de doelstellingen met betrekking tot het verbruik door materieel en goederenvervoer Externe belanghebbenden Externe belanghebbenden zijn partijen die belang hebben bij reductie van CO2-emissies en potentiële partners om mee samen te gaan werken aan CO2-reductie. Tevens zijn dit partijen welke baat hebben bij partners welke actief bezig zijn met CO2-reductie. Er wordt geen onderscheid gemaakt in de communicatieboodschap naar externe belanghebbenden. Onderstaande figuur geeft deze groepen en hun belangen weer. Groep Opdrachtgevers (commerciële bedrijven en (semi)overheidsinstellingen) Leveranciers Onderaannemers Branche organisaties Collega-bedrijven Fig. 2; Belangen van externe belanghebbenden Belangen Opdrachtgevers hechten belang aan het duurzaam realiseren van projecten. Het inzetten van een aannemer die extra maatregelen neemt ten aanzien van duurzaamheid en CO2-reductie biedt de opdrachtgever extra voordeel. Het is van belang opdrachtgevers te betrekken in de initiatieven, omdat de keuzes die zij maken van directe invloed kunnen zijn op de CO2- emissies. Leveranciers kunnen bijdragen aan het verminderen van CO2-emissies. Dit kunnen zij doen door binnen de eigen organisatie te zoeken naar mogelijkheden tot CO2-reductie. Ook onderaannemers kunnen bijdragen aan het verminderen van CO2-emissies. Dit kunnen zij doen door binnen de eigen organisatie te zoeken naar mogelijkheden tot CO2-reductie. Tevens is het in het belang van zowel aannemers als onderaannemers om samen te zoeken naar initiatieven tot CO2-reductie. De branche organisaties zijn een belangrijke schakel in het reduceren van CO2-emissies. Zij kunnen de partijen binnen de branche verbinden en zorgen voor een meer gezamenlijke inspanning. Daarnaast zijn zij gesprekspartners voor overheden en belangenorganisaties van opdrachtgevers. Collega-bedrijven hebben belang bij het innoveren van de eigen markt en branche. Collegabedrijven welke samen initiatieven ontwikkelen kunnen samen opdrachtgevers prikkelen om ook te zoeken naar mogelijkheden tot CO2-reductie en ervoor zorgen dat de branche zichzelf blijft ontwikkelen. Gegevens van externe belanghebbenden zijn vastgelegd in het document 2.C.3. 4 van 6

5 3. COMMUNICATIE 3.1. Inrichten website Op de website wordt een dynamische pagina ingericht die informeert over het CO2- reductiesysteem van ons bedrijf. Op deze site zal zich informatie bevinden over: - Ons CO2-reductiebeleid. - Onze CO2-footprint. - De CO2-reductiedoelstellingen en de voortgang hierin. - De CO2-reductiemaatregelen en de voortgang hiervan. - Een kopie van ons energie management actieplan (3.B.2). - Alle externe communicatie (nieuwsbrieven, persberichten e.d.) en bij voorkeur ook alle interne communicatie. - Acties en initiatieven op het gebied van CO2-reductie waarin men een deelnemer is. - Een kopie van ons meest recente CO2-Bewust Certificaat Interne communicatie overzicht Onderwerp Verantwoordelijk Communicatiemiddel Voor wie CO2-footprint CO2-reductiebeleid, doelstellingen en maatregelen Mogelijkheden voor individuele bijdrage Alle medewerkers Fig. 3; Overzicht interne communicatie Interne mailing middels nieuwsbrieven en toolboxmeetings Interne mailing middels nieuwsbrieven en toolboxmeetings Op locatie bij startwerkoverleg project. Interne mailing en toolboxmeetings. Ideeënbus in de kantine. Intern Intern Intern Tijdstip / frequentie per jaar april en oktober april en oktober Hele jaar door. Evaluatie in april en oktober 3.3. Externe communicatie overzicht Onderwerp Verantwoordelijk Communicatiemiddel Voor wie CO2-footprint CO2-reductiebeleid, doelstellingen en maatregelen Mogelijkheden voor individuele bijdrage Externe nieuwsbrief, externe mailing en internet Externe nieuwsbrief, externe mailing en internet Externe nieuwsbrief (welke ook op de website wordt geplaatst) Externen Externen Externen Tijdstip / frequentie per jaar Nieuwsbrief 1x per jaar begin van het jaar. Internet is continu Nieuwsbrief 1x per jaar begin van het jaar. Internet is continu Nieuwsbrief 1x per jaar begin van het jaar. Internet is continu Fig. 4; Overzicht externe communicatie 5 van 6

6 3.4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (tbv) communicatie TBV MATRIX Bijhouden website Samenstellen en versturen nieuwsbrief intern en extern Toolbox presentatie CO2-beleid Bewaken continuïteit communicatie Bewaken bewustzijn en kennis intern Goedkeuren interne en externe communicatie Aanpassen website Intern en extern communiceren Functies Taken Verantwoordelijkheden Bevoegdheden X X X X X X X X Directie X X X X X X X X Fig. 5; Overzicht tbv communicatie 6 van 6