Van Beek Infra Groep BV.

Transcriptie

1 Communicatieplan CO2-reductie Van Beek Infra Groep BV. Etten-Leur, (documentnummer ) Auteur(s):C. de Vette VGMK-coordinator Geaccordeerd door: Peter van Beek, Directie

2 C O L O F O N Het format voor dit communicatieplan is opgesteld door Stichting Stimular. Stichting Stimular verspreidt kennis over Duurzaam Ondernemen en ontwikkelt praktische instrumenten voor het midden- en kleinbedrijf en organisaties die daarmee vergelijkbaar zijn. Stichting Stimular is de werkplaats voor Duurzaam Ondernemen! Stichting Stimular Scheepmakershaven 27c 3011 VA Rotterdam t f e mail@stimular.nl i Dit format mag uitsluitend worden ingezet voor eigen gebruik en niet voor commerciële doeleinden.

3 I N H O U D S O P G A V E INHOUDSOPGAVE 1 1 INLEIDING Over dit communicatieplan Betrokkenen 2 2 DOELGROEPEN, BOODSCHAP EN COMMUNICATIEMIDDELEN Belanghebbenden interne Boodschap Communicatiemiddelen Externe Boodschap Communicatiemiddelen 4 3 PLANNING EN VERANTWOORDELIJKEN 5 1

4 1 I N L E I D I N G 1.1 O V E R D I T C O M M U N I C A T I E P L A N Dit communicatieplan is gericht op interne (alle medewerkers) en de van de Van Beek Infra Groep BV. Door transparantie stimuleren wij de creatieve betrokkenheid van onze medewerkers. Externe weten wat onze inzet is en kunnen ons aanspreken op onze ambities en vorderingen. 1.2 B E T R O K K E N E N Bij de totstandkoming van dit communicatieplan zijn betrokken: Peter van Beek, directie Dion van Oers, calculator/werkvoorbereider Gerard Riemslag, boekhouder Cheryl de Vette, VGMK coördinator 2 D O E L G R O E P E N, B O O D S C H A P E N C O M M U N I C A T I E M I D D E L E N 2.1 B E L A N G H E B B E N D E N De zijn in te delen in twee groepen; interne en. Externe worden in de CO2-Prestatieladder omschreven als: Partijen die belang hebben bij reductie van CO2-uitstoot Potentiële partners om mee samen te werken aan CO2-reductie De Van Beek Infra Groep BV. heeft de volgende geïdentificeerd. Interne : Medewerkers Externe : Klanten Leveranciers Onderaannemers/ZZP ers Branchegenoten die met CO2-reductie bezig zijn Gemeentelijke Overheden Kennisinstituten in de branche Afvalverwerkingsbedrijven Fabrikanten van materialen In het kader van de CO 2-Prestatieladder zijn meerdere documenten opgesteld, die jaarlijks zowel intern als extern worden gecommuniceerd: Plan van aanpak CO 2-footprint Energiemanagement actieplan Halfjaarlijkse voortgangsrapportages Communicatieberichten Deelnamen keteninitiatieven Dominantieanalyse Ketenanalyse 2

5 2.2 I N T E R N E B E L A N G H E B B E N D E N B o o d s c h a p De informatie die intern verstrekt wordt gaat met name over de: De CO 2-footprint en trends in de CO 2-emissie van zowel de gehele bedrijfsvoering, als de projecten Doelen, ambitie en maatregelen ten aanzien van CO 2-reductie Doorwerking naar de projecten (communicatie voor, tijdens en na projecten) Op welke manier medewerkers zelf kunnen bijdragen aan CO 2-reductie Deelname aan initiatieven Voortgang en resultaten C o m m u n i c a t i e m i d d e l e n Door het inzetten van onderstaande communicatiemiddelen wordt het gehele bedrijf minimaal 2 keer per jaar geïnformeerd en betrokken. Website: De website bevat de informatie zoals voorgeschreven in het actuele Handboek CO2- Prestatieladder (versie 2.2). Onder andere de CO2 footprint en doelen worden gepresenteerd door middel van het plan van aanpak en het energiemanagement actieplan. MT-overleg Dit overleg vindt maandelijks plaats. Een standaard onderwerp op de agenda is MVO, waarvan CO2 uitstoot een belangrijk onderdeel is. Uitvoerdersvergadering Vier keer per jaar vindt er een uitvoerdersvergadering plaats. Een standaard agenda punt wordt MVO, waarvan CO2 uitstoot een belangrijk onderdeel is. Hiermee wordt het beleid op bedrijfsniveau praktisch vertaald naar maatregelen en CO2-reductie in de projecten. Personeelsvergadering Vier keer per jaar vindt er een vergadering plaats waarbij het al het personeel aanwezig dient te zijn. Een standaard agenda punt wordt MVO, waarvan CO2 uitstoot een belangrijk onderdeel is. Ieder kwartaal vindt er een vergadering plaats. In de eerste vergadering van 2014 zal de CO2 rapportage, het communicatieplan en het energiemanagement plan gecommuniceerd worden. Waarna dit een terugkerend onderwerp op de agenda wordt. Management review De management review wordt ieder jaar in het eerste kwartaal van het voorafgaande jaar geschreven. Resultaten betreft CO2 reductie worden besproken, net als de doelstellingen voor komende jaren. 2.3 E X T E R N E B E L A N G H E B B E N D E N B o o d s c h a p De informatie die extern verstrekt wordt gaat met name over de: De CO2-footprint en trends in de CO2-emissie van zowel de gehele bedrijfsvoering, als de projecten Doelen, ambitie en maatregelen ten aanzien van CO 2-reductie Doorwerking naar de projecten Op welke manier kunnen bijdragen aan de CO 2-reductie van ons bedrijf Deelname aan initiatieven en werkgroepen Voortgang en resultaten Adviezen die aan de klanten worden gegeven om de uitstoot van de keten te reduceren. 3

6 C o m m u n i c a t i e m i d d e l e n Door het inzetten van onderstaande communicatiemiddelen worden stakeholders minimaal 2 keer per jaar geïnformeerd en betrokken. Website: Onder andere de CO2 footprint en doelen worden gepresenteerd door middel van het plan van aanpak en het energiemanagement actieplan. Communicatiemateriaal Het plan van aanpak, het energiemanagement plan en de management review zijn openbaar voor alle extern en staan op de website. De management review is op te vragen op kantoor. Deelgenomen wordt aan keteninitiatieven van en onder begeleiding van de Stichting Nederland CO2 Neutraal. Daarnaast is de werkgroep Elementverharding opgericht in samenwerking met Co2 Neutraal om in de gehele keten op zoek te gaan naar reductiemogelijkheden. Voorafgaand en tijdens projecten worden mogelijkheden voor brandstof- en CO2- reductie besproken met de opdrachtgever en andere projectpartners, zoals toeleverancier, onderaannemers etc. 4

7 3 P L A N N I N G E N V E R A N T W O O R D E L I J K E N Website Continu Alle interne en Plan van Aanpak, Energiemanagement actie plan Interne communicatie Middel Frequentie Doelgroep Inhoud Verantwoordelijke MT overleg Maandelijks Leden van het MT CO 2 uitstoot, status van reductie maatregelen Uitvoerdersvergadering 4x per jaar Uitvoerders en leden CO 2 uitstoot, status van van het MT reductie maatregelen Personeelsvergadering 4x per jaar Alle interne CO 2 uitstoot, status van reductie maatregelen en doelen Management 1x per jaar Alle interne en CO 2 uitstoot, status van Review reductie maatregelen en doelen Webbeheerder Directie Directie Directie en directie Website Continu Alle interne en Website SKAO Continu Alle Communicatie materiaal Continu Alle interne en Advertenties Incidenteel Externe Telefonisch, Incidenteel Extern mondeling en per Emissie inventaris Plan van aanpak Communicatieplan Energiemanagement actie plan Managementverklaring Communicatieberichten Deelname keteninitiatief Dominantie-analyse scope 3 Ketenanalyse Deelname keteninitiatief Dominantie-analyse Ketenanalyse Plan van Aanpak, Energiemanagement actie plan Artikel over Co2 reductie Adviezen over materiaalkeuze Webbeheerder Externe communicatie Middel Frequentie Doelgroep Inhoud Verantwoordelijke Calculator/ Werkvoorbereider 5