Communicatieplan MVO en Duurzaamheid

Transcriptie

1 Revisienr. : 4 Blad nr. : 1 van 5 Communicatieplan MVO en Duurzaamheid Inleiding Het communicatieplan is er opgericht alle betrokkenen en belanghebbenden aantoonbaar te informeren over, en te stimuleren en activeren tot, een actief MVO- en Duurzaamheidbeleid. Zowel intern als extern wordt vanuit Venko gecommuniceerd over het MVO- en Duurzaamheidbeleid en het daarvan afgeleide CO 2-beleid en de reductie doelstellingen. Doelstelling De werkinstructie Communicatieplan CO 2-prestatie heeft tot doel alle belanghebbenden te identificeren en met deze belanghebbenden op een effectieve en regelmatige basis te communiceren omtrent de CO 2-prestaties van Venko. Tevens zijn in dit plan de verantwoordelijkheden bepaald wie zorg dragen voor de juiste wijze van communicatie met de daarbij behorende frequentie. Bedrijfskader Onder Venko Groep B.V. vallen de volgende werkmaatschappijen binnen het bedrijfskader voor de CO 2-prestatieladder certificering: Venko Cobi-Neutra B.V. Nevenvestiging Den Helder Venko Schilderwerken Arnhem B.V. Nevenvestiging Arnhem Venko Straal- en Coatingbedrijf Hoogeveen B.V. Nevenvestiging Hoogeveen Venko Materieel beheer B.V. Hoofdvestiging Hoogeveen Venko Offshore B.V. Hoofdvestiging Hoogeveen Venko Groep B.V. Hoofdvestiging Hoogeveen Venko Schilderwerken B.V. Hoofdvestiging Hoogeveen Venko Schilderwerken Zuid-West B.V. Nevenvestiging Ridderkerk Venko Offshore Ltd. # Nevenvestiging Great Yarmouth (UK) # Venko Offshore Ltd (UK) beschikt over een eigen management systeem dat is gecertificeerd voor ISO 9001, BS OHSAS en ISO Doelgroepen Er zijn in hoofdlijnen twee doelgroepen te benoemen: Intern; Medewerkers van Venko, welke werkzaam zijn in de werkmaatschappijen binnen eerder genoemd bedrijfskader. Extern; Alle geïdentificeerde belanghebbenden De communicatie van CO 2-beleid en bijbehorende reductiedoelstellingen wordt per doelgroep op verschillende wijze uitgevoerd. Desbetreffende werkinstructies geven per doelgroep nadere toelichting hoe hier invulling aan wordt gegeven. Rev.nr. Datum Omschrijving Opstellen Goedgekeurd Geautoriseerd Aanmaak RM JvdW Wijziging vestiging OS JvdW Wijziging in communicatiemiddelen + aanv. UK vestiging OS JvdW Wijziging ivm ambitie niveau 5 OS JvdW Wijziging organizatiegrenzen AM MB

2 Blad nr. : 2 van 5 Identificatie belanghebbenden Identificeren van de externe belanghebbenden is toegespitst op relevantie. Ten aanzien van het CO 2-beleid binnen Venko zijn op de volgende wijze de externe belanghebbende geïdentificeerd: Partijen die belang hebben bij CO 2-reductie, en Potentiele partners om mee samen te werken aan CO 2-reductie. Het gaat hierbij niet om partijen die mogelijk geschaad kunnen worden in hun belang als gevolg van de CO 2-reducerende maatregelen. Identificatie van extern belanghebbenden is gericht op: Venko algemeen; Project specifiek (indien hierop CO 2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen) Venko algemeen: De identificatie van externe belanghebbenden in algemene zin voor Venko zijn gedefinieerd als: Opdrachtgevers Onderaannemers, A-leveranciers (regionale) Overheden NGO s Omwonenden van vestigingen en/of projecten Overige belanghebbenden Alle geïdentificeerde belanghebbenden worden jaarlijks bepaald en vastgelegd in het Milieu Aspecten en Effecten Register. Project specifiek: Specifieke identificatie van externe belanghebbenden op een project, waarop mede CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen, zijn bepaald door middel van een eenmalige en/of project gebonden relatie. Deze belanghebbenden zijn gedefinieerd als: Opdrachtgever project Leverancier, project specifieke producten Onderaannemers, project specifiek Regionale overheid projectlocatie Omwonenden Alle project specifieke geïdentificeerde belanghebbenden worden voorafgaand aan het project bepaald en vastgelegd in het KAM-plan.

3 Intern Extern 1 per jaar 2 per jaar Continue Per project Incidenteel Werkinstructie : Blad nr. : 3 van 5 Communicatiemiddelen Voor een effectieve communicatie met alle interne en externe belanghebbenden zijn verscheiden communicatiemiddelen benodigd. Deze middelen hebben elk een eigen doel, en dragen gezamenlijk bij aan een wederzijdse communicatie omtrent het MVO-, Duurzaamheid en CO 2- bewustzijn, -beleid, reductiedoelstellingen en/of -prestaties. In het Venko zorgsysteem zijn diverse communicatiemiddelen aanwezig die worden ingezet naar de interne, externe of beide doelgroepen. Aanvullend zijn er separate middelen benoemd om de communicatie te completeren. In onderstaand overzicht staan de verschillende communicatiemiddelen, de doelgroep en de planning van presenteren c.q. actualiseren van het MVO-, Duurzaamheid- en CO 2-beleid, -reductiedoelstellingen en/of prestaties benoemd. Communicatiemiddelen Communicatiemiddel Frequentie Venko Algemeen: Overlegstructuren Campagnes/Toolboxmeetingen KAM-dag Website Brief belanghebbenden Mededelingenbord / TV centrale bord Pers / Media Leveranciers- / onderaannemersbeoordeling Klanttevredenheidsonderzoek Project specifiek: KAM plan Onderaannemingsovereenkomst Brief belanghebbenden Evaluatierapportage Toelichting communicatiemiddelen Venko Algemeen: Overlegstructuren De diverse overleggen, zoals opgenomen in de overlegstructuur onder het Algemeen deel punt 6 (TAB 1) van het Venko Handboek, dragen zorg voor een goede communicatie tussen alle bedrijfsniveaus binnen Venko. Campagnes/toolboxmeetingen Het uitdragen van het MVO- en Duurzaamheidbeleid en de daarbij behorende doelstellingen, zoals de energie- en CO 2-reductiedoelstellingen, naar alle medewerkers van Venko kan op effectieve wijze worden bereikt door gerichte campagnes in combinatie met toolboxmeetingen. Twee maal per jaar zal een aspect vanuit het MVO- en Duurzaamheidbeleid worden belicht, om medewerkers te informeren, stimuleren en activeren teneinde het bereiken van de gestelde doelen. Het uitvoeren van toolboxmeetingen is onderdeel van procedure 3.13 Veiligheid en milieu.

4 Blad nr. : 4 van 5 KAM-dag Jaarlijks, in het 1 e kwartaal, worden KAM-dagen georganiseerd waarin alle medewerkers voorlichting krijgen op gebied van projecten, planning, MVO en KAM-aspecten. Hoewel de KAMdag is opgenomen in de overlegstructuur, wordt deze specifiek benoemd vanwege het bijzondere karakter van deze dagen, waarin naast de theoretische onderdelen ook aandacht wordt geschonken aan een praktische invulling van de dag. Deze praktische invulling kan daarbij elementen bevatten voor het vergroten van het MVO- en Duurzaamheidbewustzijn en/of instructies voor energie-, kosten en daarmee CO 2-reductie. Website Op de website van Venko is binnen het deel KAM een pagina ingericht specifiek omtrent de MVO-prestaties. Deze wordt voortdurend actueel gehouden. Actualisatie van de website is tevens onderdeel van procedure 3.17 Communicatie. Brief belanghebbenden Twee maal per jaar een brief naar alle belanghebbenden, waarin deze wordt geïnformeerd omtrent de MVO- en CO 2-prestaties van Venko, en waar mogelijk wordt opgeroepen om met suggesties te komen voor besparingen en verbeteringen. Mededelingen bord / TV centrale hal Het Venko Jaarplan, met daarin opgenomen de MVO- en duurzaamheiddoelstellingen, zijn voor een ieder zichtbaar op het mededelingenbord van de vestiging. Op het TV scherm in de centrale hal van de Hoofdvestiging te Hoogeveen, zullen de resultaten van genomen maatregelen en de voortgang worden geprojecteerd, voor een verdere bewustwording van het MVO- en Duurzaamheidbeleid van Venko. Pers / Media Bij vooraanstaande ontwikkelingen en/of innovaties zal voornamelijk middels de schrijvende pers bekendheid worden gegeven. Tevens zullen sociale media hierin een belangrijke rol krijgen. Leveranciers- / onderaannemersbeoordelingen Conform werkinstructie Inkopen en uitbesteden zal op regelmatige basis leveranciers- en onderaannemersbeoordelingen worden uitgevoerd. Hierin zullen mede de CO 2-aspecten worden beoordeeld. Het uitvoeren van leveranciers- /onderaannemersbeoordelingen is onderdeel van procedure 3.8 Inkopen en uitbesteden. Klanttevredenheidsonderzoek Het uitvoeren van klanttevredenheidsmetingen geeft de organisatie een meetbare terugkoppeling over het presteren aan een verscheidenheid van aspecten. Het aspect CO 2-prestaties is daarin opgenomen en geldt daarmee als een belangrijke prestatie indicator voor het CO 2-beleid binnen Venko. Het uitvoeren klanttevredenheidsonderzoeken is onderdeel van procedure 3.16 Het meten van klanttevredenheid.

5 Blad nr. : 5 van 5 Toelichting communicatiemiddelen Project specifiek: KAM plan Indien op een project CO 2-gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen, zal in het KAM plan nadrukkelijk worden opgenomen, welke CO 2-reducerende maatregelen zijn genomen. Deze maatregelen hebben een specifiek project karakter en gelden bovenop de algehele CO 2- reductiedoelstellingen. Het opstellen van een KAM plan is onderdeel van procedure 3.6 Werkvoorbereiding en uitvoering van opdrachten. Onderaannemingsovereenkomst Onderaannemers, welke worden ingezet op projecten waarop CO 2-gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen, zijn mede geselecteerd op de positieve houding ten aanzien van het CO 2-beleid. Een en ander wordt vastgelegd in het onderaannemersovereenkomst, waarin het commitment van de onderaannemer wordt vereist voor een CO 2-bewustwording en medewerking aan de gestelde project specifieke CO 2-reducerende maatregelen. Het opstellen van onderaannemingsovereenkomsten is onderdeel van procedure 3.8 Inkopen en uitbesteden. Brief belanghebbenden Afhankelijk van de aard en ligging van het project kan het relevant zijn om de omwonenden of bedrijven/bewoners, die langs aan- en afvoerroutes wonen, te informeren over planning en voortgang van het project. Daarvoor kan gebruik worden gemaakt van de plaatselijk beschikbare nieuwsmedia, of bijvoorbeeld door middel van huis- aan huisbrieven. Evaluatierapportage In het kader van vooraf gemaakte afspraken over (reductie)doelstellingen worden evaluaties uitgevoerd. Afhankelijk van gemaakte afspraken kunnen deze evaluaties worden vastgelegd in een rapportage, die in daarop aangepaste vormen aan de betreffende belanghebbenden kunnen worden gestuurd. Verantwoordelijkheden Voor het uitdragen en reflecteren van het MVO-, Duurzaamheid- en CO 2-bewustzijn, -beleid, - reductiedoelstellingen en -prestaties, zijn verantwoordelijkheden toegewezen aan verschillende functies binnen Venko. De verantwoordelijkheden zijn vastgesteld in de desbetreffende procedure, waar het communicatiemiddel deel van uitmaakt. De CO 2-aspecten zijn opgenomen in de desbetreffende communicatiemiddelen, zoals genoemd in deze werkinstructie onder hoofdstuk communicatiemiddelen. Indien communicatiemiddelen expliciet worden toegepast voor het uitdragen van de MVO-, Duurzaamheid- en CO 2-aspecten is betrokkenheid vereist vanuit de Duurzaamheidscommissie.