Procesmanagement Werken met procedures, processen,

Transcriptie

1 Procesmanagement Werken met procedures, processen,

2 Procesmanagement Werken met procedures, processen, 2

3 Organisatie van processen Het management moet bedrijfsdoelstellingen formuleren en verwezenlijken. Dit verwezenlijken kan volgens de PDCA-cirkel: Plan 1. Beleid vaststellen 2.Planning opstellen Do 3. Organiseren 4. Medewerkers activeren en motiveren Check 5. Proces beheersen Act 6. Bijsturen van afwijkingen 3

4 Het belang van processen Voor de kwaliteit van het product of de dienst is het van belang dat bij iedere stap rekening wordt gehouden met de specificaties en de verlangde kwaliteit. Iedere activiteit heeft daarbij een meetbare invoer (input) en uitvoer (output). Een proces is een verzameling van logisch samenhangende taken die een organisatie uitvoert om een dienst te verlenen of een eindproduct voort te brengen volgens vastgestelde specificaties. Door de complexiteit is het van belang om processen in kaart te brengen. 4

5 Business Process Improvement Een methode waarbij de organisatie niet structureel wordt veranderd maar waarbij een (deel)proces wordt verbeterd. 5

6 Codering - processen 6

7 Overzicht processen 7

8 Voorbeeld proces aankoop Input Leveringsbon leverancier Factuur leverancier Veiligheidseisen bij bestellingen ABC lijst parameteropvolging Output Leveranciersbeoordeling Veiligheidseisen bij bestellingen Indiensstelling RA bestelbon leveranciersbeoordeling Opvolging en beheer arbeidsmiddelen 8

9 Opstellen van procedures Collega s helder instrueren Verbale instructie aan collega s ondersteunen Verantwoordelijkheden duidelijk vaststellen Uitvoeringsfouten voorkomen Vertrouwen wekken bij de klanten (SB, DIR s en PA s) en andere betrokkenen 9

10 Opstellen van procedures Een procedure moet leven onder de gebruikers (medewerkers en klanten (DIR s en PA s)). Kwaliteit wordt in hoge mate beheerst door procedures. Procedures zijn van belang omdat zij het totale proces structuur en samenhang geven. Tijdens een audit kan op basis van procedures een checklist opgesteld worden waardoor de prestaties van medewerkers en scholen gemeten kunnen worden. 10

11 Wat zijn procedures? Een procedure legt de gang van zaken vast voor opeenvolgende activiteiten in verschillende functies, waarbij verscheidene personen betrokken zijn. Hierbij is sprake van functies (activiteiten) zoals inkoop, keuringen, milieu verantwoordelijke, vertrouwenspersoon, TAC, organisatie extra-muros, bestellen autobus,. 11

12 Hoe worden procedures geschreven? 1. Welke noodzaak is er om de procedure te schrijven? 2. Wat heeft invloed op de kwaliteit van de activiteit? 3. Hoe wordt het huidige functioneren vastgesteld en beoordeeld? 4. Wie gaat de procedure schrijven? 5. Wat is de draagwijdte van de procedure? 6. Wat zijn de doelstellingen van de procedure? 7. Op welke termijn moet de procedure klaar zijn? 8. Volgens welk format moet de procedure geschreven worden? 9. In welke mate wordt de procedure beheerst? 12

13 Codering procedures. 13

14 Opbouw procedure 1. Doel 2. Toepassingsgebied 3. Termen en definities 4. Verantwoordelijken en bevoegdheden 5. Korte beschrijving (extra woordje uitleg) 6. Wetgeving 7. Periodiciteit 8. Wettelijke opleidingen - aanbevolen opgeleide personen 9. Uitvoering 10. Stroomdiagram - proces 11. Werkwijze 12. Bijbehorende documenten 13. Invoerdatum 14. Wijzigingsdatum 15. Controledatum 16. Voorbeeld document(en) 14

15 Stappenplan - implementatieplan Opstellen kwaliteitshandboek Uitwerken processen (schrijven) Procedure: opbouw documenten (vastleggen sjabloon procedures, codering, ) Procedure beheersing documenten Opstellen lijst procedures Opzet en grenzen Verwijzingen Schrijven van PRO (procedures), DOC, FRM, RGS en WI 15

16 Essentie van het kwaliteitshandboek De procedure en instructies worden opgenomen in het kwaliteitshandboek. Dit vormt de basis van het kwaliteitsbeleid. Het bevat alle relevante procedures en instructies. Het is in de eerste plaats bedoeld als vraagbaak voor de medewerkers. 16

17 Inhoud kwaliteitshandboek Een beschrijving van het kwaliteitsbeleid. Een beschrijving van de organisatiestructuur, inclusief een organogram. Een beschrijving van alle relevante procedures voor de processen en wat daarbij de taak is van iedere functionaris. Een beschrijving van de werkinstructies. De formulieren. 17

18 Eisen kwaliteitshandboek Het moet gemakkelijk voorhanden zijn. Het moet gebruiksvriendelijk zijn. Het moet voortdurend up-to-date worden gehouden. Het moet voor buitenstaanders overzichtelijk zijn. 18

19 19