Workshop processen. Processen en procesmatig werken. systeem. Waarden WAARMEE HOE WAT. Inhoud. voorwaarden. Proces. Processen en procesmatig werken

Transcriptie

1 Inhoud Processen en procesmatig werken Wat is een procedure? Workshop processen SST groendiensten Vrijdag april 007 men Symbolen Lay-out Wat doe je met een procedure? Onderzoeken van knelpunten systeem voorwaarden proces product WAARMEE HOE WAT Processen en procesmatig werken Waarden Wat is een procedure? Proces aanschakeling van stappen waarbij activiteiten worden uitgevoerd die bijdragen tot het realiseren van een product of eindresultaat Uitgangspunt: goederen/mensen X

2 Procedure <> takenpakket procedure takenpakket Sleutelprocessen s Bekendmaking & sollicitatie Onthaal & evaluatie Functioneren Evaluatie Doorstroming Competentieontwikkeling Processen beschrijven Bekendmaking & solllicitatie Onthaal & evaluatie Interactieschema - procedure Functioneren Evaluatie Doorstroming Compentieontwikkeling Concreet en tastbaar maken Verduidelijken werkwijze Concreet maken van knelpunten Duidelijke bijsturing Toeval en willekeur verminderen Huidige (goede) manier van werken bewaren Goede opleiding Waarom processen beschrijven?

3 evaluatie proefperiode evaluatie proefperiode / einde met begeleiding Overleggen met begeleiding Adm. verwerken conclusie Meedelen aan / vraag / einde Keuze (/-vraag) Mag de persoon blijven? Bespreken nieuwe voorwaarden Indien nodig: OCMW verwittigen Inleveren werkkledij Indien nodig: OCMW verwittigen Lay-out stroomdiagram lay-out Lay-out p. - 7 Zijn de goederen OK? Zijn de goederen OK? Info geven aan klant Info geven aan klant Inladen Inladen IN Aanwezigheidslijst.-FRM-0 Checklist vrachtwagen.-frm-0 lay-out Opdracht: Zet dit foute stroomschema bij om in een overzichtelijk en duidelijk afwezigheid.-frm-0 stroomdiagram: zorg ervoor dat het voor iedereen eenvoudig en begrijpelijk is. Let op volgende elementen: Zijn de goederen OK? Keuze /-vraag (geen of ) Info geven aan klant Geen activiteiten op dezelfde hoogte Bij een keuze: de uitzondering rechts Ophalingen verdelen Rittenschema opmaken Inladen OUT Ingevulde checklist.-frm-0 Lay-out p. - 7 Is het een art.0-er? Verwittigen OCMW lay-out Indien nodig: verwittigen OCMW De symbolen zelf zijn juist Vastmaken in vrachtwagen laten tekenen Afscheid nemen

4 formulier voorbereiding door functioneringsgesprek verslag functioneringsgesprek formulier Is het een Meervoudige keuze ophaling? Is het om goederen te brengen? Info geven rond goederen brengen Doorverbinden Ophaling Brengers Andere symbolen Bekendmaking & solllicitatie Onthaal & evaluatie Procedure - werkinstructie Functioneren Evaluatie Doorstroming Compentieontwikkeling procedure Info geven rond goederen brengen Doorverbinden werkinstructie Procedure - werkinstructie Wat heb je geleerd? Wat is moeilijk? Terugkoppeling Procedure (PRO) Aanschakeling van stappen waarbij activiteiten worden uitgevoerd die bijdragen tot het realiseren van een product of eindresultaat Overzicht Meerdere functies en afdelingen Werkinstructie (WIS), leidraad, werkvoorschrift Gedetailleerd Werk van iemand op bepaalde werkplek (op bepaald tijdstip) Wat is nog onduidelijk? Ontwerp procedure.doc Stap Beschrijf stap voor stap wat je in werkelijkheid doet. (zie ommezijde) Zet elke stap om in een stroomschema. (zie ommezijde) : Keuze (verduidelijking met een / vraag): j Tips: - hou het schema zo eenvoudig mogelijk - ga enkel in detail waar regelmatig grote fouten worden gemaakt - wat s weten door hun opleiding, moet je niet in detail beschrijven Stap per stap, indien van toepassing: (zie ommezijde) - Welke formulieren of documenten heb je nodig om die stap te kunnen doen (IN - input)? - Welke formulieren heb je als eindresultaat (OUT - output)? Formulier (FRM): Document (DOC): Werkinstructie (WIS): Duid aan welke functie (persoon) deze stap moet uitvoeren (zie ommezijde). Duid aan hoe de uitvoerder deze stap moet uitvoeren (zie ommezijde). - Welk document (DOC) legt uit hoe de uitvoerder de taak moet uitvoeren? - Welke werkinstructie (WIS) legt uit hoe de uitvoerder de taak moet uitvoeren? - Geef ev. kort de werkwijze aan vb. in een gesprek, instructies begeleider, checklist Functie Werkbegeleider Persolsdienst Coordinator Openstellen vacature A I B Aanwerving B A Evaluatie proefperiode B I Stap per stap, indien nodig: (zie ommezijde) Duid aan op welke manier deze functie (persoon) moet worden betrokken. Advies functie aan wie om advies moet worden gevraagd - - Beslissen functie die over deze stap beslist - Coachen / functie die de uitvoerder coacht of controleert Controle - Informeren functie die over de genomen beslissing moet worden geïnformeerd IN Welke papieren moet je in je handen hebben om die stap te kunnen zetten? OUT Welke papieren heb je in je handen nadat je die stap uitgevoerd hebt?

5 formulier voorbereiding door functioneringsgesprek verslag functioneringsgesprek formulier FRM DOC Formulier (FRM) Officiële formulieren Registratiebladeren Invulfiches Document (DOC) - extern Folder Overeenkomst IN Aanwezigheidslijst.-FRM-0 Checklist vrachtwagen.-frm-0 Ophalingen verdelen Rittenschema opmaken OUT Ingevulde checklist.-frm-0 WIS Werkinstructie (WIS) - intern Leidraad bij afwezigheid.-frm-0 Tips Sbloon Tips Ingevuld formulier Tips p. Is het formulier gewijzigd? (ingevuld, handtekening ) Maak het dan grijs (OUT) Vul je een leeg formulier in? (sbloon) Geef het een dikke rand (IN) Beschrijf stap voor stap wat je in werkelijkheid doet. (zie ommezijde) Zet elke stap om in een stroomschema. (zie ommezijde) : Keuze (verduidelijking met een / vraag): j Tips: - hou het schema zo eenvoudig mogelijk - ga enkel in detail waar regelmatig grote fouten worden gemaakt - wat s weten door hun opleiding, moet je niet in detail beschrijven Stap per stap, indien van toepassing: (zie ommezijde) - Welke formulieren of documenten heb je nodig om die stap te kunnen doen (IN - input)? - Welke formulieren heb je als eindresultaat (OUT - output)? Wie? Wie? Formulier (FRM): Document (DOC): Werkinstructie (WIS): Duid aan welke functie (persoon) deze stap moet uitvoeren (zie ommezijde). Duid aan hoe de uitvoerder deze stap moet uitvoeren (zie ommezijde). - Welk document (DOC) legt uit hoe de uitvoerder de taak moet uitvoeren? - Welke werkinstructie (WIS) legt uit hoe de uitvoerder de taak moet uitvoeren? - Geef ev. kort de werkwijze aan vb. in een gesprek, instructies begeleider, checklist Functie Werkbegeleider Persolsdienst Coordinator Openstellen vacature A I B Aanwerving B A Evaluatie proefperiode B I Stap per stap, indien nodig: (zie ommezijde) Duid aan op welke manier deze functie (persoon) moet worden betrokken. Advies functie aan wie om advies moet worden gevraagd - - Beslissen functie die over deze stap beslist - Coachen / functie die de uitvoerder coacht of controleert Controle - Informeren functie die over de genomen beslissing moet worden geïnformeerd

6 formulier voorbereiding door functioneringsgesprek verslag functioneringsgesprek formulier Wat Beschrijf stap voor stap wat je in werkelijkheid doet. (zie ommezijde) Zet elke stap om in een stroomschema. (zie ommezijde) : Keuze (verduidelijking met een / vraag): j Tips: - hou het schema zo eenvoudig mogelijk - ga enkel in detail waar regelmatig grote fouten worden gemaakt - wat s weten door hun opleiding, moet je niet in detail beschrijven Hoe? Stap per stap, indien van toepassing: (zie ommezijde) - Welke formulieren of documenten heb je nodig om die stap te kunnen doen (IN - input)? - Welke formulieren heb je als eindresultaat (OUT - output)? Formulier (FRM): Document (DOC): Werkinstructie (WIS): Duid aan welke functie (persoon) deze stap moet uitvoeren (zie ommezijde). Duid aan hoe de uitvoerder deze stap moet uitvoeren (zie ommezijde). - Welk document (DOC) legt uit hoe de uitvoerder de taak moet uitvoeren? - Welke werkinstructie (WIS) legt uit hoe de uitvoerder de taak moet uitvoeren? - Geef ev. kort de werkwijze aan vb. in een gesprek, instructies begeleider, checklist Functie Werkbegeleider Persolsdienst Coordinator Openstellen vacature A I B Aanwerving B A Evaluatie proefperiode B I Stap per stap, indien nodig: (zie ommezijde) Duid aan op welke manier deze functie (persoon) moet worden betrokken. Advies functie aan wie om advies moet worden gevraagd - - Beslissen functie die over deze stap beslist - Coachen / functie die de uitvoerder coacht of controleert Controle - Informeren functie die over de genomen beslissing moet worden geïnformeerd kan je met een stroomdiagram doen? men als techniek om gestructureerd te beschrijven Wegwijs maken van nieuwe instructeurs De productkennis hebben ze al De proceskennis moet je aanleren Zoeken en aanduiden van knelpunten Leidraad om te verbeteren Toevoegen van nieuwe afspraken Toevoegen van nieuwe formulieren Knelpuntanalyse voorwaarden proces product WAARMEE HOE WAT Voorwaarden Visgraat Voorwaarden Werkwijze knelpuntanalyse Uitleg: zie ommezijde Mens uitvoerder Materiaal grondstoffen Materieel hulpmiddelen Methode werkwijze Management Money m processtap waar regelmatig iets fout loopt Inventaris knelpunten: Stap : algemene brainstorm Stap : brainstorm per item Prioriteiten in knelpunten: Stap : belangrijke elementen Stap : beïnvloedbare elementen Brainstorm = alles kan 80/0-regel

7 Microsoft Visio Wat ga je doen? Visio p. - Visio Standard Edition (niet Professional Edition) ± 0 EUR (excl. BTW) Wat ga je doen met wat je vandaag bijleerde? Wat wil je gedaan hebben na dag week maand semester ( maanden) 7