Functiebeschrijving Administratief medewerker (jeugd, onderwijs en kinderopvang)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Administratief medewerker (jeugd, onderwijs en kinderopvang) Goedgekeurd op:. Handtekening:. versie

2 Functiebeschrijving Dienst Directe leidinggevende Niveau & rang Type functie Salarisschaal Eerste evaluator Tweede evaluator Jeugd, Onderwijs en Kinderopvang Diensthoofd Jeugd, Onderwijs en Kinderopvang Cv Uitvoerend C1-C3 Diensthoofd jeugd, onderwijs en kinderopvang Afdelingshoofd VT&S Hoofddoel van de functie Uitvoeren van baliewerk en administratief werk binnen de dienst Jeugd, Onderwijs en Kinderopvang. Helpen bij de uitvoering van de organisatie van het vrijetijdsaanbod van de dienst Jeugd, Onderwijs en Kinderopvang. De uitoefening van deze functie gebeurt op een efficiënte en doeltreffende, kwalitatieve en klantgerichte wijze.

3 Resultaatsgebieden Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten Op het niveau van de functie: Klanten op een professionele en klantgerichte wijze behandelen en te woord staan Taken verrichten op een professionele, klantvriendelijke wijze Taken verrichten op een veilige, snelle en efficiënte wijze Klachten en meldingen ontvangen en deze naar de gepaste persoon communiceren Resultaatsgebieden op het vlak van organisatie en interne werking Op het niveau van de functie: Zorgen voor een goede interne communicatie Werkmethodes op een correcte wijze toepassen Zorgen voor een gepaste werkplanning en organisatie van de eigen taken Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak Op het niveau van de functie: Bewaken van het efficiënt en doeltreffend inzetten van mens en middelen Toestellen en apparaten als een goede huisvader gebruiken en onderhouden Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie Positief-kritisch zijn, mogelijkheden zien en actief meedenken op het vlak van continue verbetering van de organisatie Openstaan voor vernieuwing

4 Taakbeschrijving De taakbeschrijving met een overzicht van de specifieke bevoegdheden, taken en kennisvereisten wordt door de rechtstreekse leidinggevende, bij voorkeur in overleg met de titularis, opgemaakt en goedgekeurd. Deze is als addendum bij deze functieomschrijving voorzien.

5 Functieprofiel Competenties Samenwerken (kerncompetentie) Betrokken zijn en kwalitatief handelen (kerncompetentie) Kennis overdragen en expertise en ervaring delen Klantgericht zijn Effectief communiceren Analyseren Objectieven stellen Besluitvaardigheid Kennis Elementaire kennis algemene regelgeving (gemeentedecreet, openbaarheid van bestuur, overheidsopdrachten) Basiskennis specifieke regelgeving (incl. veiligheid en sectorkennis) Grondige kennis gebruik ICT Basiskennis van de eigen organisatie Gedragsvereisten Klantgericht handelen Handelen in overeenstemming met de regels en engagementen nakomen Loyauteit Integriteit

6 Addendum functiebeschrijving Individuele taakbeschrijving Dienst Directe leidinggevende Jeugd, onderwijs en kinderopvang Diensthoofd jeugd Medewerker Functie Administratieve medewerker (jeugddienst) De taakbeschrijving met een overzicht van de specifieke bevoegdheden, taken en kennisvereisten wordt door de rechtstreekse leidinggevende, bij voorkeur in overleg met de titularis, opgemaakt en goedgekeurd. Deze wordt als addendum bij de functieomschrijving opgenomen. Specifieke rollen en verantwoordelijkheden Communicatiecorrespondent Kassier (balie JD) ja ja Specifieke taken op basis van resultaatsgebieden 1. Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten Zie functiebeschrijving en dit m.b.t. het volgende takenpakketten: Contactpersoon Puurse jeugd, jeugdwerk (behandelen van aanvragen activiteiten & materiaal) en organisatoren. Verzekeren van de werking en opening van de jeugdbalie Administratieve ondersteuning diensthoofd jeugd, onderwijs en kinderopvang en jeugdconsulent jeugdwerk Administratie en praktische afhandeling verhuur accommodatie WIJland Opvolgen en toepassen van het lokale fuifbeleid Opmaken en verwerken van subsidiedossiers jeugdwerk. Back-up administratieve medewerker IBO Opvolgen gemeentelijke vrijetijdsprojecten. (Live it up, Pukema, )

7 Gebouwverantwoordelijke JOC WIJland (inclusief rollend materiaal i.f.v. verhuur) Ondersteuning bij de redactie van de verschillende beleidsplannen, de jaarplannen, werkingsverslagen, en de daaraan verbonden dossiers. Ondersteunen van personeelsacties Periodiek opnemen van wachtdiensten en permanenties Bovenstaande rollen en/of verantwoordelijkheden Ondersteuning van de overige werking van de dienst en uitvoering van specifiek opgedragen taken. 2. Resultaatsgebieden op het vlak van organisatie en interne werking Zie functiebeschrijving en in het bijzonder vertaald naar de in 1/ vermelde takenpakketten: 3. Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak Zie functiebeschrijving en in het bijzonder vertaald naar de in 1/ vermelde takenpakketten: Registratie / bestellingen / facturatie m.b.t. de verschillende initiatieven van de jeugddienst Opmaak en opvolging van bestelbons 4. Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie Zie functiebeschrijving en in het bijzonder vertaald naar de in 1/ vermelde takenpakketten: Specifieke kennisvereisten Kennis wetgeving en sector jeugd Basiskennis van domotica en multimedia Kennis generiek organisatiebrede ICT-toepassingen (Corsa, Xtremis, basis Office: Excel, Word, Outlook, telefoon, printer en kopieerfaciliteiten, Internet Explorer) BBC ( Algemene regelgeving ): Generiek : kennis algemene principes BBC en voldoende kennis om budget te kunnen opvolgen Kennis specifieke ICT-toepassing: recreatex, reinaert (basis), boekhoudpakket (bestelbons)

8