Verslag directiecomité AGB week 25

Transcriptie

1 Verslag directiecomité AGB week 25 18/06/2013 Aanwezig: Jean-Paul De Corte (voorzitter), Leentje Grillaert, Tom Van West en Brenda Vergaert (bestuurders), Rudy Van Der Heyden (sportfunctionaris), Wouter Pauwels (verslaggever) Verontschuldigd: Guido Van den Berghe (bestuurder) 1 Verslag 1.1 Goedkeuring verslag directiecomité 04/06 dc: directiecomité keurt het verslag goed. 2 Boekhouding 2.1 Balans en resultatenrekening 2012 De jaarrekening bestaat uit de balans per 31/12/2012, de resultatenrekening over het boekjaar 2012, en de bijlagen. De jaarrekening bestaat uit de balans per 31/12/2012, de resultatenrekening over het boekjaar 2012, en de bijlagen. Deze bijlagen zijn opgesplitst in de overzichtstabellen van de evolutie van het vastliggend en de waarderingsregels. De balans is de staat die op de einddatum van het boekjaar enerzijds de oorsprong van het vermogen van de onderneming en anderzijds de aanwending van dit vermogen weergeeft. Totaal activa : ,16 euro Totaal passiva : ,16 euro De resultatenrekening is de staat die enerzijds de tijdens het boekjaar gerealiseerde opbrengsten en anderzijds de kosten die op het boekjaar betrekking hebben, bevat. Totaal kosten : ,01 euro Totaal opbrengsten : ,22 euro Over te dragen verlies : ,79 euro Deze jaarrekening wordt voorgelegd aan de leden van de raad van bestuur op 25 juni Het dossier wordt erna voorgelegd aan de revisor Kennof die het samen met de commissarissen dhr. De Geyter en Dhr. Van Durme bekijkt op 27/06/2013. dc: directiecomité neemt hiervan kennis. 2.2 Stand van zaken Standaard Wetteren + speelpleinwerking Mail van Voorzitter De Clercq, zij willen maximum 800 euro concessie betalen. dc: een brief schrijven om concessie stop te zetten met ingang van en voor huidige overeenkomst bijkomende voorwaarden voorstellen, oa. gratis gebruik van de

2 kantine overdag. Voor de volgende concessieovereenkomst speelpleinwerking integreren op het domein. 2.3 Wijziging wetgeving overheidsopdrachten aanpassing besluit dagelijks beheer Op 29 maart keurde de Ministerraad het ontwerp van koninklijk besluit goed dat de nieuwe wetgeving inzake overheidsopdrachten in werking doet treden op 1 juni Het gaat over de inwerkingtreding van volgende wetteksten : * de bepalingen van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 die nog niet in werking zijn getreden; * de bepalingen van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 die nog niet in werking zijn getreden. Wijziging van de Belgische drempelbedragen De inwerkingtreding heeft onder meer een wijziging van enkele drempelbedragen tot gevolg : Aanbestedingsprocedure : onderhandelingsprocedure vanaf bekendmaking : vanaf euro Klassieke sectoren : opdracht met aanvaarde factuur : euro Gezien de grensbedragen de basis- en tevens de drempelbedragen vormen in het besluit Dagelijks Bestuur van 4 oktober 2007 is het aangewezen dit besluit te herwerken en de bedragen gelijk te stellen met diegene in het KB van 15 juni Zie dossier. dc: directiecomité gaat akkoord om het besluit te herwerken. 2.4 VVSG dag, woensdag 19/06/2013 dagorde stand van zaken BBC Deelnemer : Brenda Vergaert dc: directiecomité neemt hiervan kennis. 2.5 Coca-cola automaten Stand van zaken na bespreking met Dhr. Meersman Contract afgesloten op 02/05/2012 Duurtijd : 36 maandag Bij opzeg : 3 maand, + betalen van alle kosten van verwijdering/gehuurde koeler Indertijd is gekozen voor het zelf opvullen van de toestellen, dit om de huurprijs te drukken. dc: voorzitter zal contact opnemen met cultuurfunctionaris en zal dit ook verder opvolgen.

3 3 Cultuur 3.1 Nihil 4 Sport 4.1 Aanvraag exclusief gebruik openluchtzwembad voor reclamefilm Het bedrijf Casting Gand maakt een reclamefilm voor Delta Lloyd. Ze hebben daarvoor een openluchtzwembad nodig met een vrij diep gedeelte. Ze doen een aanvraag voor het exclusief gebruik van het zwembad voor 2 dagen ( ergens tussen 29/6 en 3/7 ) Na onderhandelen is het volgende afgesproken : Een week voor de opnames zal contact opgenomen worden. Indien het zomerweer wordt in bovenvermelde periode zullen de opnames niet kunnen doorgaan, omdat we de bezoekers niet voor een gesloten deur kunnen plaatsen. Indien het echter kwakkelweer is kunnen de opnames wel doorgaan en wordt het openluchtzwembad 2 dagen exclusief ter beschikking gesteld voor de opnames. De firma betaalt voor dit exclusief gebruik euro (excl. BTW). In dat geval kan er binnen gezwommen worden. Graag het standpunt van het directiecomité. dc: directiecomité gaat hiermee akkoord. 4.2 B zoom TV Het contract met B zoom Tv is blijkbaar niet opgezegd. ( kleine lettertjes!!!) Daardoor zitten we nog een extra jaar vast aan dit contract. Momenteel kost dit 169 euro per maand. Daarvoor hebben we een promotiefilm op de website. Na onderhandelen doet Bzoom TV een nieuw voorstel. Het contract loopt door voor 99 euro per maand. Voor deze prijs hebben we een nieuwe promotiefilm van de gerenoveerde Warande. Graag het standpunt van het directiecomité. dc: akkoord met het maken van een film. 4.3 Inkom nieuwe sporthal De firma Strabag heeft een offerte doorgestuurd voor de vernieuwing van de inkom nieuwe sporthal. De huidige deuren zijn helemaal ontoereikend. Kleine kinderen krijgen de deuren zelfs niet open. De deuren zijn ook constant stuk en niet geschikt om 500 keer per dag open en dicht te gaan. Het zal het AGB waarschijnlijk wat geld kosten om de deuren te laten herstellen naar onze wensen, met de zekerheid dat binnen de kortste keren de deuren opnieuw stuk zullen zijn. Daarom stelt de sportdienst voor om een nieuw inkomsas te voorzien met automatische schuifdeuren ( cfr. NOVA ) Kostprijs euro ( optie E van de offerte) Indien er budgettaire problemen zijn is het misschien wenselijk om dit voorrang te geven op andere geplande investeringen. dc: Overleg inplannen met architect en voorzitter. Voor zowel de CD-speler als de inkomdeuren voorstellen om nieuwe te plaatsen die wel voldoen met een opleg van het AGB. Gebreken-lijst op intranet verder afwerken. Voor WKK dient offerte opgevraagd te worden. De definitieve oplevering is op

4 4.4 Stand van zaken gebreken sporthal. Zie mail van Inge Van Damme dd.17/06/2013 en mail van Nico D Haese dd.14/06/2013. dc: directiecomité neemt hiervan kennis. Zie agendapunt Gebruikersreglement Kasteeltje De Warande Er werd gevraagd aan Wim Breydels om het huidige gebruikersreglement van het cultuurcentrum te vergelijken met het reglement van Kasteeltje De Warande. Ondertussen is men bezig met het herwerken van het gebruikersreglement van het cultuurcentrum. Is het niet aangewezen om het gebruikersreglement van Kasteeltje De Warande op dezelfde wijze te herwerken gebaseerd op het nieuwe gebruikersreglement? dc: Reglement juridisch laten nakijken door Guido Van den Berghe. Voorzitter neemt contact op met cultuurfunctionaris om reglementen te vergelijken. 4.6 Klacht danszaal nieuwe sporthal Zie mail in bijlage. dc: Voor verluchting opvragen van softwarepakket STALLO. CD-speler werd reeds behandeld in agendapunt Aankoop & Contractbeheer 5.1 Nihil 6 Patrimonium 6.1 Nihil 7 Varia 7.1 Aanvraag gebruik voetbalterrein Standaard Wetteren voor evenement Rock-It op Zie aanvraagformulier evenement in bijlage. dc: directiecomité gaat akkoord met gebruik voetbalterrein. 7.2 Politiereglement Stand van zaken na juridisch nazicht van bestuurder Guido Van den Berghe. dc: agenderen op het volgende directiecomité 7.3 Duivenprobleem De Poort Stand van zaken na overleg bestuurder Leentje Grillaert met Kristel Spruyt. dc: is besproken op college. Probleem wordt behandeld.

5 Verslag werd goedgekeurd op het directiecomité van Tom Van West Secretaris Jean-Paul De Corte Voorzitter