TOELICHTENDE NOTA GEMEENTERAAD GEMEENTE LAARNE DONDERDAG 25 OKTOBER 2018 DAGORDE

Transcriptie

1 TOELICHTENDE NOTA GEMEENTERAAD GEMEENTE LAARNE DONDERDAG 25 OKTOBER 2018 OPENBARE ZITTING DAGORDE INTERNE ZAKEN EN COMMUNICATIE 1. GOEDKEUREN NOTULEN VORIGE ZITTING De notulen van de vergadering van de gemeenteraad (van donderdag 6 september 2018) werden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig artikelen 180 en 181 van het gemeentedecreet. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. ALGEMEEN (GRONDGEBIEDSZAKEN) 2. HUUR VAN GROOTFORMAAT SCANNER- PLOTTER FORMAAT A0 - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN Het huidige huurcontract voor de grootformaat scanner plotter eindigt op 31 december De dienst grondgebiedszaken heeft een dergelijk toestel nodig om enerzijds plannen te digitaliseren en anderzijds plannen te kunnen plotten. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan het bestek en de lastvoorwaarden voor de verdere huur van een plotter. De kostprijs wordt geraamd op ,85 incl. 21% btw 3. BOUWEN VAN EEN POLYVALENTE SPORTACCOMMODATIE TER HOOGTE VAN DE KRUISENSTRAAT EN KOUTERSTRAAT - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE Door architectenbureau T- architecten werd een ontwerp opgemaakt voor een polyvalente sportaccommodatie ter hoogte van de Kruisenstraat/ Kouterstraat. Deze opdracht omvat het realiseren van de ruwbouw, en de technieken HVAC, elektriciteit, sanitair. Het ontwerp wordt voorlopig geraamd op het bedrag van ,53 incl. BTW. De werken zullen per lot worden aanbesteed, waarbij het lot ruwbouw zal worden gegund bij wijze van open aanbesteding, en de andere loten bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. 1

2 4. VERNIEUWEN VAN GEVELBEKLEDING AAN DE SKALA - BEKRACHTIGING COLLEGEBESLUIT VAN 20 SEPTEMBER 2018 EN GOEDKEURING UITBREIDING OPDRACHT Het college heeft in zitting van 20 september 2018 de goedkeuring gegeven aan de offerte van de firma Balberg voor het vernieuwen van de gevelbekleding aan de westgevel van de Skala ten bedrage van ,07 incl. BTW. In datzelfde besluit heeft het college beslist om ook het deel van de noordgevel (laag gedeelte) te laten vernieuwen door deze firma. Bij nameting van deze uitbreiding is echter gebleken dat de omvang van deze bijkomende werken de bevoegdheid van het college overstijgt, en dat de gemeenteraad hiervoor bevoegd is. Volgens opmeting bedraagt de omvang van dit bijkomend werk ,74 incl. BTW. Bijgevolg wordt aan de gemeenteraad gevraagd om de collegebeslissing van 20 september 2018 te bekrachtigen, en om de uitbreiding van bovenvernoemde opdracht goed te keuren. INTERNE ZAKEN EN COMMUNICATIE 5. GOEDKEURING OPSTALRECHT HEKSENBEELD "DE HEKS" IN DE KASTEELDREEF Op 8 maart 2016 en 13 februari 2017 vonden 2 vergaderingen plaats tussen vertegenwoordigers van de gemeente Laarne, de Heksengilde en de dienst Erfgoed van de provincie Oost-Vlaanderen over de intentie van het schenken en plaatsen van een heksenbeeld in de Kasteeldreef. De gemeenteraad heeft in zitting van 30 maart 2017 de schenking officieel aanvaard. De concrete oprichting van het beeld, op de aangegeven plaats, vergt een recht van opstal dat moet geregeld worden met de Koninklijke Vereniging van Historische Woonsteden en Tuinen van België vzw, die de groene strook in de Kasteeldreef in erfpacht heeft gegeven aan het gemeentebestuur van Laarne. Dat akkoord is al verworven, maar dient nog geformaliseerd te worden. De rol van het provinciebestuur in de akte van recht van opstal zal gering zijn, de partners zullen zijn: heksengilde Laarne (schenker), gemeentebestuur Laarne (eigenaar), Koninklijke Vereniging der Historische Woonsteden en Tuinen van België vzw (erfpachtgever). Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met de ontwerpakte opstalrecht voor het artistiek beeld De Heks van kunstenaar Paul De Bont. 6. AUDITRAPPORT OVERHEIDSOPDRACHTEN WERKEN - KENNISGEVING OPVOLGING AANBEVELINGEN Op 1 januari 2014 werd het agentschap Audit Vlaanderen opgericht. Zoals het auditdecreet van 5 juli 2013 aangeeft, voert dit agentschap zowel audits uit in de lokale besturen als bij de Vlaamse administratie. Audit Vlaanderen heeft als missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn bij de beheersing van de financiële, 2

3 wettelijke en organisatorische risico's, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. Het team van audit Vlaanderen is op 18 april 2016 gestart met een openingsmeeting betreffende de thema-audit Aankoop- en contractbeheer Werken gemeente Laarne Deze thema-audit focuste op twee doelstellingen: Nagaan of het organisatiebrede kader en een aantal belangrijke processpecifieke randvoorwaarden aanwezig zijn om het aankoopproces goed te kunnen laten verlopen Nagaan of het aankoopproces effectief, integer en transparant verloopt Deze positieve - audit leidde tot globaal uitstekend resultaat en twee aanbevelingen die opgenomen zijn in het auditrapport, dat ter kennis wordt gegeven aan de gemeenteraad. 7. DDS - BIJZONDERE EN BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING OP MAANDAG 10 DECEMBER 2018 Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om zijn goedkeuring te hechten aan de agenda (en de statutenwijziging die op de agenda staat) van de Bijzondere en Buitengewone Algemene Vergadering van aandeelhouders bij DDS op maandag 10 december 2018 om 20u : 1) Verwelkoming 2) Aanduiding van een schrijver en twee stemopnemers (art. 17 van de statuten) 3) Goedkeuring verslag van de Algemene Vergadering van 12 juni ) Bespreking van het voorstel van activiteiten voor het werkjaar 2019 en de daaraan verbonden begroting 5) Statutenwijziging naar aanleiding van de uittreding van de Provincie 6) Statutenwijziging met betrekking tot wijziging samenstelling Raad van Bestuur 7) Aankoop eigen aandelen naar aanleiding uittreding Provincie 8) Ontslag en benoeming 9) Vragen en voorstellen vanuit de vergadering 10) Diversen 8. VERKO - BIJZONDERE EN BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING OP MAANDAG 10 DECEMBER 2018 OM 18U Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om zijn goedkeuring te hechten aan de agenda (en de statutenwijziging die op de agenda staat) van de Bijzondere en Buitengewone Algemene Vergadering van aandeelhouders bij VERKO op maandag 10 december 2018 om 18u : 1) Verwelkoming 2) Aanduiding van een schrijver en twee stemopnemers (art. 18 van de statuten) 3) Goedkeuring verslag van de Algemene Vergadering van 12 juni ) Bespreking van het voorstel van activiteiten voor het werkjaar 2019 en de daaraan verbonden begroting (pas beschikbaar in november) 5) Statutenwijziging met betrekking tot wijziging samenstelling Raad van Bestuur 6) Ontslag en benoeming 7) Vragen en voorstellen vanuit de vergadering 8) Diversen 3

4 9. IMEWO - ALGEMENE VERGADERING IN BUITENGEWONE ZITTING VAN 13 DECEMBER 2018 Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de Algemene Vergadering in buitengewone zitting van de opdrachthoudende vereniging Imewo d.d. 13 december 2018: 1. Bespreking in het kader van artikel 44 van het Vlaams decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2019 alsook van de door de Raad van Bestuur opgestelde begroting Statutaire benoemingen 3. Statutaire mededelingen. 10. IGS WESTLEDE : BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING - DINSDAG 4 DECEMBER U Aan de gemeenteraad wordt gevraagd zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van IGS Westlede voor de Buitengewone algemene vergadering op dinsdag 4 december 2018 om 19u in het hoofdgebouw van het crematorium te Lochristi: 1. Goedkeuring verslagen van de Algemene Vergaderingen van 05/06/2018; 2. Activiteiten en strategie; 3. Begroting 2019; 4. Uittreding provincie 5. Ontslag en benoeming bestuurders 11. KERKFABRIEK SINT-MACHARIUS - BUDGETWIJZIGING AKTENAME Er wordt aan de raad gevraagd akte te nemen van het feit dat er een budgetwijziging nodig is voor de kerkfabriek Sint-Macharius. 12. KERKFABRIEK SINT-MACHARIUS - BUDGET AKTENAME Indien de gemeentelijke bijdrage in het budget binnen de grenzen blijft van het bedrag, opgenomen in het goedgekeurde (gewijzigde) meerjarenplan-, moet de gemeenteraad hiervan enkel akte nemen binnen een termijn van vijftig dagen die ingaat op de dag na het inkomen van het budget of budgetwijziging bij de gemeenteoverheid. Er is vastgesteld dat het budget 2019 van de kerkfabriek van Sint - Macharius past in het goedgekeurde, gewijzigde meerjarenplan Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akte te nemen van het budget 2019 van de kerkfabriek Sint-Macharius. 13. KERKFABRIEK SINT-DENIJS - BUDGET AKTENAME Er is vastgesteld dat het budget 2019 van de kerkfabriek van Sint - Denijs past in het goedgekeurde, gewijzigde meerjarenplan

5 Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akte te nemen van het budget 2019 van de kerkfabriek Sint-Denijs. BIBLIOTHEEK (VRIJE TIJD) 14. AANKOOP BOEKEN EN JEUGDBOEKEN GOEDKEURING PROCEDURE EN BESTEK Op 31 december 2018 lopen de contracten af met de boekenleveranciers (één voor algemene boeken en één voor jeugdboeken). Deze contracten liepen over twee werkjaren. De bibliotheek wenst opnieuw te gunnen voor twee jaar (van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2020) en voor volgende bedragen: Algemene boeken (volwassenen): maximaal inclusief BTW Jeugdboeken: maximaal inclusief BTW Aan de gemeenteraad wordt gevraagd beide bestekken goed te keuren zodat de opdracht voor de gunningen kan uitgeschreven worden. 5