TOELICHTENDE NOTA GEMEENTERAAD GEMEENTE LAARNE DONDERDAG 29 NOVEMBER 2018 DAGORDE

Transcriptie

1 TOELICHTENDE NOTA GEMEENTERAAD GEMEENTE LAARNE DONDERDAG 29 NOVEMBER 2018 OPENBARE ZITTING DAGORDE INTERNE ZAKEN EN COMMUNICATIE 1. GOEDKEUREN NOTULEN VORIGE ZITTING De notulen van de vergadering van de gemeenteraad (van donderdag 25 oktober 2018) werden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig artikelen 180 en 181 van het gemeentedecreet. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. ALGEMEEN (GRONDGEBIEDSZAKEN) 2. CHARTER WERFTRANSPORT - GOEDKEURING Vorig jaar ontwikkelden de Vlaamse Stichting Verkeerskunde (VSV), de Vlaamse overheid, de VVSG, de Bouwunie, de Confederatie Bouw en FEMA het online Charter Werftransport. Zo kunnen lokale overheden samen met de bouwsector bijdragen aan maximaal bereikbare en veilige schoolomgevingen tijdens bouw- en wegenwerken. VSV vraagt aan de gemeente Laarne om het Charter ook te ondertekenen. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de toestemming te verlenen het charter te ondertekenen. 3. BOUWEN VAN EEN POLYVALENTE SPORTACCOMMODATIE TER GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE LOT 1: RUWBOUW EN AFWERKING werken zullen per lot worden aanbesteed, waarbij het lot ruwbouw zal worden gegund bij wijze van openbare procedure. Het ontwerp van lot 1 (ruwbouw en afwerking) wordt geraamd op het bedrag van ,37 incl. BTW. 1

2 Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het ontwerp en raming van lot 1 goed te keuren. 4. BOUWEN VAN EEN POLYVALENTE SPORTACCOMMODATIE TER GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE LOT 2: SANITAIR werken zullen per lot worden aanbesteed, waarbij het lot sanitair zal worden gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Het ontwerp van lot 2 (sanitair) wordt geraamd op het bedrag van ,52 incl. BTW. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het ontwerp en raming van lot 2 goed te keuren. 5. BOUWEN VAN EEN POLYVALENTE SPORTACCOMMODATIE TER GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE LOT 3: HVAC werken zullen per lot worden aanbesteed, waarbij het lot HVAC zal worden gegund bij wijze van vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Het ontwerp van lot 3 (HVAC) wordt geraamd op het bedrag van ,39 incl. BTW. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het ontwerp en raming van lot 3 goed te keuren. 6. BOUWEN VAN EEN POLYVALENTE SPORTACCOMMODATIE TER GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE LOT 4: ELEKTRICITEIT werken zullen per lot worden aanbesteed, waarbij het lot elektriciteit zal worden gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Het ontwerp van lot 4 (elektriciteit) wordt geraamd op het bedrag van ,48 incl. BTW. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het ontwerp en raming van lot 4 goed te keuren. 7. MAKEN VAN EEN SANITAIRE CEL IN DE POLYVALENTE ZAAL VAN DE SKALA - GOEDKEURING VORDERINGSSTAAT 4 2

3 Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 1 maart 2018 goedkeuring aan de gunning van de opdracht Maken van een sanitaire cel in de polyvalente zaal van de Skala aan VAN SEVEREN NV, Urselseweg 111A te 9910 Knesselare tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,71 excl. btw of ,04 incl. 21% btw. Tijdens de uitvoering bleek het noodzakelijk dat een eerste verrekening werd toegepast op deze opdracht: het te vernieuwen sanitair in de voormalige burelen van het OCMW kon niet door de technische dienst van de gemeente worden uitgevoerd bij gebrek aan personeel. Daarom werd beslist om deze opdracht ook door de firma Van Severen te laten uitvoeren als uitbreiding op de voorziene opdracht. De aannemer VAN SEVEREN NV, Urselseweg 111A te 9910 Knesselare diende vorderingsstaat 4 in ten bedrage van ,72 incl. BTW dewelke werd ontvangen op 13 november Vermits het bedrag van deze opdracht bij het bijrekenen van vorderingsstaat 4 meer dan 10 % boven het gunningsbedrag uitkomt, is het de bevoegdheid van de gemeenteraad om deze vorderingsstaat goed te keuren. MILIEU (GRONDGEBIEDSZAKEN) 8. VERKO - MACHTIGING VAN GAS VASTSTELLER VAN SLUIKSTORTEN Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om dhr. Peter Moreels, behorende tot de handhavingscel binnen Intercommunale Verko, aan te wijzen als gemachtigd vaststeller van sluikstorten op ons grondgebied. INTERNE ZAKEN EN COMMUNICATIE 9. OMGEVINGANALYSE - KENNISNAME De omgevingsanalyse is een verplichte toelichting bij het meerjarenplan (art. 9 MB 1/10/2010). Het vormt de motivering en verantwoording voor de gekozen beleidsprioriteiten in het meerjarenplan. Tegelijk kan de omgevingsanalyse een basis zijn voor oriëntatie van het beleid en voor het bepalen van de beleidsprioriteiten. Er werd zowel een interne als externe omgevingsanalyse opgemaakt op basis van de SWOT & DESTEPmethode. VRIJE TIJD (VRIJE TIJD) 10. AANPASSING REGLEMENT VOOR HET ONTLENEN VAN GEMEENTELIJK MATERIAAL, HET GEBRUIK VAN GEMEENTELIJKE ZALEN EN LOKALEN EN ALGEMENE DIENSTVERLENING AAN VERENIGINGEN - 10 BEURTENKAART Voor het meermaals huren van de Zaal Melopee in de Keistraat kunnen thans 10- beurtenkaarten aangekocht worden. Deze moet altijd vooraf betaald worden aan een bedrag van 200 euro. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het bestaande reglement aan te passen in die zin dat de mogelijkheid ook bestaat om voor de grote zaal in de Skala (max 120p) en voor de zalen tot max 20p in de Skala een 10-beurtenkaart te voorzien. 3

4 11. GOEDKEURING SUBSIDIEVERDELING AAN ERKENDE SOCIO- CULTURELE VERENIGINGEN Op 25 juni 2009 werd het huidig gemeentelijk reglement betreffende de erkenning en subsidiëring van het socio-cultureel Volwassenenwerk goedgekeurd. Doel van het nieuwe reglement was de verenigingen te belonen voor de organisatie van hun activiteiten. Hoe meer activiteiten men organiseert, hoe meer subsidies daar tegenover staan. De cultuurraad verleende een positief advies. Aan de gemeenteraad wordt nu de goedkeuring gevraagd van de subsidieverdeling. JEUGD (VRIJE TIJD) 12. GOEDKEURING SUBSIDIES VOOR ERKENDE JEUGDWERKINITIATIEVEN VOOR HET WERKJAAR Volgens het Subsidiereglement ter ondersteuning van de erkende jeugdwerkinitiatieven, zoals goedgekeurd in gemeenteraadszitting van 29 november 2007, worden jaarlijks subsidies toegekend aan de lokale, erkende jeugdwerkinitiatieven en dit volgens de criteria zoals opgenomen in het betreffende reglement. Nadat alle verenigingen het subsidiedossier ingediend hebben bij de jeugddienst, wordt een berekening gemaakt met een voorstel tot de subsidieverdeling. De jeugdraad gaf een positief advies over de subsidieberekening. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met deze subsidieverdeling. SPORT (VRIJE TIJD) 13. GOEDKEURING VAN DE VERDELING VAN BELEIDSSUBSIDIES EN IMPULSSUBSIDIES SPORT 2018 (WERKJAAR ) Zoals onder meer bepaald binnen actieplan 58 a en 58 b van het meerjarenplan, opteert de gemeente om ook hun sportverenigingen te ondersteunen aan de hand van beleidssubsidies en/of impulssubsidies, die gebaseerd zijn op een goedgekeurd subsidiereglement (cfr. GR 19 december 2013). De berekening van de beleids- en impulssubsidies gebeurt aan de hand van de door de lokaal erkende sportclubs ingediende subsidiedossiers en slaat op het werkjaar daterende van 1 juli 2017 tot en met 30 juni Alle inputgegevens werden door de sportdienst vooraf gescreend en ook alle bijgeleverde bewijsstukken werden nagezien op hun echtheid en/of volledigheid. Aan de hand van al deze beschikbare/niet-beschikbare gegevens werd uiteindelijk een subsidieberekening opgemaakt en een ontwerpverdeling van de subsidiecijfers voorgelegd ter advies aan de raad van bestuur en vervolgens de algemene vergadering van de sportraad in zitting van 19 november De sportraad heeft bijgevoegde verdeling dan ook unaniem, positief geadviseerd. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de voorgestelde verdelingen van sportbeleids- en impulssubsidies dan ook goed te keuren. 4

5 14. GOEDKEURING HOUDENDE DE TOEKENNING VAN EEN TOELAGE AAN LAARNSE ERKENDE VOETBAL EN TENNISVERENIGINGEN MET EEN JEUGDWERKING OP NIET-GEMEENTELIJKE SPORTTERREINEN, ALS TUSSENKOMST IN DE KOSTEN VOOR ONDERHOUD VAN DE OPENLUCHTSPORTTERREINEN DIENSTJAAR 2018 Ingevolge het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2009 wordt deze nieuwe vorm van betoelaging toegewezen aan Laarnse erkende voetbal- en tennisverenigingen met een jeugdwerking op niet gemeentelijke sportterreinen en dit als tussenkomst in de kosten voor onderhoudskosten aan de openluchtsportvelden. Ook voor het werkjaar werd door Voetbalclub Hoger Op Kalken en Tennisclub De Heide een aanvraagdossier ingediend voor desbetreffende vorm van betoelaging. Alle inputgegevens werden door de sportdienst vooraf gescreend en ook alle bijgeleverde bewijsstukken werden nagezien op hun echtheid en/of volledigheid. Aan de hand van al deze beschikbare/niet-beschikbare gegevens werd uiteindelijk een subsidieberekening opgemaakt en een ontwerpverdeling van de subsidiecijfers voorgelegd ter advies aan de raad van bestuur en vervolgens de algemene vergadering van de sportraad in zitting van 19 november De sportraad heeft bijgevoegde verdeling dan ook unaniem, positief geadviseerd. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de voorgestelde vorm van betoelaging voor 2018 (werkjaar ) aan Tennisclub De Heide en Kon. Voetbalclub Hoger Op kalken dan ook toe te kennen. 15. GOEDKEURING VAN DE VERDELING VAN DE SUBSIDIËRING VAN LAARNSE SPORTVERENIGINGEN MET INDOOR CLUBWERKING ALS TUSSENKOMST IN DE HUUR VAN OVERDEKTE SPORTINFRASTRUCTUUR BUITEN DE GEMEENTE - DIENSTJAAR 2018 Ingevolge het gemeenteraadsbesluit van 22 december 2017 kan deze nieuwe vorm van betoelaging of subsidiëring voor de eerste maal worden toegewezen aan lokaal erkende sportclubs, actief binnen sporthal veldmeers, die ook genoodzaakt werden om uit te wijken naar externe sporthallen (meestal naar sporthallen in omliggende gemeente en dit zowel in private of niet-private eigendom) en dit in functie van de verdere uitbouw of werking van hun eigen club- en/of jeugdwerking. Op basis van de bepalingen binnen dit reglement houdende de tijdelijke subsidiëring van Laarnse sportverenigingen (met indoor clubwerking) als tussenkomst in de huur van overdekte sportinfrastructuur buiten de gemeente werden alle inputgegevens door de sportdienst vooraf gescreend en ook alle bijgeleverde bewijsstukken nagezien op hun echtheid en/of volledigheid. Ook de door desbetreffende clubs betaalde retributies voor de huur van deze externe accommodaties werden vergeleken met de tarieflijst van onze eigen gemeentelijke accommodaties. Zo werden conform de bepalingen binnen het reglement - betaalde retributies die lager of gelijk zijn aan onze eigen tarieven niet in aanmerking genomen tot de berekening van deze nieuwe vorm van betoelaging. Aan de hand van al deze beschikbare/niet-beschikbare gegevens werd uiteindelijk een subsidieberekening opgemaakt en een ontwerpverdeling van de subsidiecijfers voorgelegd ter advies aan de raad van bestuur en vervolgens de algemene vergadering van de sportraad in zitting van 19 november De sportraad heeft bijgevoegde verdeling dan ook unaniem, positief geadviseerd. 5

6 Aan de gemeenteraad wordt nu gevraagd deze subsidieverdeling ook goed te keuren. ONDERWIJS 16. KENNISNAME JAARVERSLAG SCHOLENGEMEENSCHAP SCHELDELAND SCHOOLJAAR / GOEDKEURING JAARREKENING 2017 Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om kennis te nemen van het jaarverslag schooljaar / en begroting 2018 en om de jaarrekening 2017 (opgenomen als financiële toestand in het jaarverslag) goed te keuren. De begroting voor 2019 wordt pas opgemaakt op basis van het leerlingenaantal op 1 februari 2019 FINANCIËN 17. BRANDWEER - GOEDKEURING GEMEENTELIJKE DOTATIE AAN DE HULPVERLENINGSZONE VOOR 2019 Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met de dotaties voor exploitatie en investeringen zoals deze wordt voorgesteld in de ontwerpbegroting 2019, geagendeerd op de zoneraad hulpverleningszone Zuid-Oost in zitting van 23 november De zoneraad heeft voor dienstjaar 2019 de bijdrage als volgt voorgesteld : Dotatie gewone dienst : ,48 Dotatie buitengewone dienst : , LEVERING EN INSTALLATIE VAN EN OPLEIDING VOOR SOFTWARE VOOR DE BBC BOEKHOUDING EN VOOR DE SOCIALE DIENST VOOR GEMEENTE EN OCMW LAARNE - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE In uitvoering van het decreet lokaal bestuur en van de regelgeving m.b.t. de BBC 2020 (beleids- en beheerscyclus) dienen er geïntegreerde rapporten voor gemeente en OCMW afgeleverd te worden. Idealiter verloopt dit via een geïntegreerde informaticatoepassing. Om dit te realiseren, dienen de financiële toepassingen van gemeente en OCMW op elkaar afgestemd en dient bijgevolg de keuze gemaakt voor één leverancier. Met het oog op die aankoop werd het bestek Levering en installatie van en opleiding voor software voor de BBC boekhouding en voor de sociale dienst voor gemeente en OCMW Laarne opgemaakt. Aan de Gemeenteraad wordt de goedkeuring van de lastvoorwaarden en gunningswijze gevraagd. 6