Functiebeschrijving: controleur leidinggevend (m/v)

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1 Functiebeschrijving: controleur leidinggevend (m/v) Graad Controleur (m/v) Functie Controleur leidinggevend (m/v) Doelstelling van de functie Leiden van een team medewerkers en aansturen van de werkzaamheden van het team als hoofdopdracht. Hierdoor bent u verantwoordelijk voor de (technische, financiële) opvolging van een bepaald(e) thematiek, apparatuur, infrastructuur, een patrimonium of werken, en opvolging van externe dienstopdrachten. Plaats in het organogram De Stad Gent is opgedeeld in 12 departementen en een ééngemeente-politiezone. Elk departement bestaat uit een aantal stadsdiensten en wordt geleid door een departementshoofd. Dit departementshoofd wordt bijgestaan door een aantal stafmedewerkers. U werkt binnen een stadsdienst of ter ondersteuning van een departementshoofd. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevende. U geeft leiding. Kernopdrachten U leidt een team van technische medewerkers en stuurt de werkzaamheden van het technisch team aan, onder eindverantwoordelijkheid van uw dienstchef. Samen met uw medewerkers staat u in voor het bieden van een kwaliteitsvolle dienstverlening aan uw klant. U realiseert een goede samenwerking met en tussen uw medewerkers onderling, met ruimte voor overleg en met oog voor verbetering van de bestaande werking. U bent het centrale aanspreekpunt van uw team en behandelt vragen vanuit uw expertise. U vervult hiervoor één of meerdere van volgende kernopdrachten. u coördineert de dagelijkse werking van uw technisch team. Dit houdt onder meer in dat u: de werking van uw afdeling opvolgt op inhoudelijk en organisatorisch vlak ervoor zorgt dat uw afdeling als één samenwerkend geheel functioneert. U organiseert daartoe overleg en stimuleert de teamwerking werkplanningen en procedures opmaakt toeziet op de efficiënte inzet en werkplanning van de technisch medewerkers ervoor zorgt dat de nodige materialen, richtlijnen en procedures beschikbaar zijn en gebruikt worden

2 (vervolg) verantwoordelijk bent voor de efficiënte aanwending van het budget de dienstgebonden regelgeving en beleidsbeslissingen opvolgt u geeft leiding aan uw technische medewerkers, coacht en motiveert hen volgens de principes van het personeelsbeleid van de Stad Gent. Dit houdt onder meer in dat u: hen informeert, hen begeleidt bij hun dagelijkse werkzaamheden en hen bijstaat wanneer er zich problemen voordoen op inhoudelijk vlak logistieke, administratieve en infrastructurele ondersteuning biedt aan uw medewerkers, zodat zij kunnen werken in een veilige omgeving, aangepast aan de behoeften, normen en reglementeringen vormings- en opleidingsbehoeften bepaalt functionerings- en evaluatiegesprekken voert bemiddelt bij samenwerkingsproblemen u rapporteert aan uw leidinggevende over de stand van zaken binnen uw team. De dienstchef draagt de eindverantwoordelijkheid binnen de dienst u bouwt uw vakspecifieke technische expertise uit en bent een aanspreekpunt binnen uw werkveld, namelijk controle en opvolging van een bepaald(e) thematiek, apparatuur, infrastructuur, een patrimonium of werken. Dit houdt onder meer in dat u: zich verdiept in de technische vaardigheden en het werkveld, en zich een beeld vormt van de huidige situatie en de verschillende actoren vakliteratuur, regelgeving en wetgeving met betrekking tot uw vakgebied / beleidsdomein opvolgt nieuwe trends, visies, methodieken, regelgeving en wetgeving signaleert u bent het centrale aanspreekpunt van uw team. Dit houdt onder meer in dat u : overlegt met uw rechtstreeks leidinggevende, interne en/of externe partners de afstemming bewaakt tussen uw team en de eventuele andere teams van de diensten en het departement contacten onderhoudt met diverse (externe) organisaties met oog op het uitbouwen van expertise en van een netwerk. U werkt indien nodig samen projecten uit vragen behandelt vanuit uw expertise

3 (vervolg) u voert administratieve opdrachten uit die vereist zijn binnen uw werk. Dit houdt onder meer in dat u: vergaderingen belegt verslagen opmaakt van vergaderingen (type)brieven schrijft college- en gemeenteraadsvoorstellen opmaakt die betrekking hebben op uw opdrachten rapporteringen tijdig en correct uitvoert u hebt verantwoordelijkheid over de (technische) controle en opvolging van een bepaald(e) apparatuur of infrastructuur of patrimonium of werken. Dit houdt onder meer in dat u: verantwoordelijk bent voor de controle op de werking of kwaliteit van de apparatuur of infrastructuur of patrimonium of werken, uitgevoerd door uw technisch team de thematiek, apparatuur, infrastructuur, patrimonium of werken registreert, in kaart brengt en de desbetreffende bestanden aanmaakt, beheert en actualiseert de bestaande thematiek, apparatuur, infrastructuur, patrimonium of werken onderwerpt aan een periodieke controle en inspecties toeziet op de correcte uitvoering van de werken. Hierbij volgt u de werken op thematiek, apparatuur, infrastructuur, patrimonium of werken op technisch, administratief en financieel vlak opvolgt en dit in samenspraak met uw leidinggevende bij technische problemen externe organisaties/leveranciers contacteert om het probleem op te lossen actieplannen uitwerkt met betrekking tot de thematiek, apparatuur, infrastructuur, patrimonium of werken die onder uw bevoegdheid vallen. Hiervoor pleegt u regelmatig overleg met de betrokken diensten de rapportering omtrent de stand van zaken naar uw leidinggevende verzorgt instaat voor de administratieve opdrachten (bv. vergaderingen beleggen, verslagen opmaken van vergaderingen, (type)brieven schrijven, college- en gemeenteraadsvoorstellen opmaken, ) die nodig zijn om de u toegewezen dossiers optimaal op te volgen. Hierbij past u uw domeinspecifieke kennis toe en houdt u rekening met de vooropgestelde procedures en neemt u de nodige discretie in acht u neemt deel aan en werkt mee in overleg zowel binnen de eigen cel, de eigen dienst, het eigen departement en eventueel met externe organisaties

4 (vervolg) u volgt veranderingen in regelgeving, opdrachten, enz. op en past, waar nodig en in overleg met uw verantwoordelijke en uw collega s, de werkwijze en de processen aan Aanvullende opdrachten Afhankelijk van de dienst waar u werkt, vervult u één of meer van volgende aanvullende opdrachten u neemt deel aan interne vergaderingen en overlegt met collega s om tot een positieve werksfeer te komen. U benadert behoeften, tekorten en problemen rondom de werking van uw dienst / departement proactief en stelt mogelijke oplossingen voor u fungeert als eerste aanspreekpunt bij klachten en opmerkingen over apparatuur of infrastructuur of patrimonium of werken die onder uw bevoegdheid vallen u volgt vorming en opleidingen die relevant zijn voor uw werk wanneer u belast wordt met de inning van geringe dagontvangsten of wanneer u aangeduid werd om het kasboek bij te houden, handelt u conform het huishoudelijk reglement m.b.t. de procedure voor inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden van de Stad. u bouwt uw vaktechnische bekwaamheid (kennis producten, technieken, materialen) verder uit door onder meer het volgen van vorming en past deze toe bij de uitvoering van uw opdrachten u bent verantwoordelijk voor het beheer van de u toevertrouwde goederen, materiaal en materieel u staat in voor het basisonderhoud van het materiaal dat u ter beschikking wordt gesteld (bijvoorbeeld kantoormateriaal, werkmateriaal, een dienstvoertuig, machines, gereedschap, enz.). U meldt defecten aan de verantwoordelijke en vraagt specifiek materiaal tijdig aan

5 Contacten Afhankelijk van de dienst waar u werkt, onderhoudt u contacten met: Intern/extern Persoon/dienst Omschrijving intern rechtstreeks leidinggevende werkoverleg, informatieuitwisseling, rapportering controleurs Dagelijkse samenwerking, opvolging, coaching, werkoverleg, informatie-uitwisseling medewerkers collega s coachen, werkoverleg, informatieuitwisseling dagelijkse samenwerking, werkoverleg, informatieuitwisseling extern burgers informeren, behandelen van klachten diverse organisaties (bv. leveranciers, enz.) nutsmaatschappijen informatie-uitwisseling afspraken maken en opvolgen in functie van de geplande werken

6 Competentieprofiel Organisatiecompetenties klantgericht handelen efficiënt werken resultaatgericht werken Competenties vastgelegd voor de functie coachen delegeren samenwerken probleemoplossend werken technische vaardigheden beheersen Overige competenties De opsomming is een aanbeveling en kan bij aanvang van een evaluatieperiode of bij een selectieprocedure worden gewijzigd of aangevuld met competenties uit het competentiehandboek van de Stad Gent. motiveren team leiden beslissen organisatiebetrokkenheid tonen organiseren zich flexibel opstellen

7 Salarisschaal B1 B2 B3 Specifieke arbeidsomstandigheden u werkt conform de uurregeling zoals vastgelegd in het arbeidsreglement u beschikt over een rijbewijs B (handgeschakeld) u past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst en het departement waar u bent tewerkgesteld u kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door uw leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te verrichten conform de regeling die is opgenomen in het vademecum en er kan u gevraagd worden om op verschillende tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied Gent te werken

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