Rol: Administratief medewerker Omgeving

Transcriptie

1 Datum opmaak: Revisiedatum: Eigenaar: Koen De Feyter Doel van de functie Leveren van administratieve en logistieke ondersteuning aan de afdeling omgeving en de interne en externe klanten van de afdeling met het oog op bij te dragen aan een effectief, efficiënt en vlot functioneren van de afdeling omgeving en diens dienstverlening naar de klant(en). Context De administratief medewerker werkt binnen de vastgelegde procedures, instructies en werkafspraken. De administratief medewerker is lid van de afdeling omgeving binnen de cluster infrastructuur. De medewerker neemt naast back office activiteiten, ook front office activiteiten en logistieke taken op zich.

2 Rollenorganogram

3 Resultaatsgebieden Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten 1. Lid van dienstoverleg Vanuit praktijkervaring mee input geven over operationele processen, procedures en werkafspraken m.b.t. de voorbereiding, uitvoering en afwerking van administratieve opdrachten en logistieke ondersteuning bij te dragen aan de optimalisatie van de operationele werking en logistieke ondersteuning van de afdeling omgeving Input geven, suggesties en voorstellen formuleren ter verbetering van de werking (vb.: eenvormige procedures over de beleidsdomeinen heen) Knelpunten en inefficiënties in de dagdagelijkse werking of organisatie van onderhoudsopdrachten of logistieke ondersteuning bij evenementen rapporteren Suggesties formuleren over een effectievere of efficiëntere afstemming van de back office taken op de beleidsprocessen, de onderhouds-of ondersteuningsopdrachten Feedback geven over de effectiviteit en efficiëntie van gebruikte tools en instrumenten Meewerken aan de uitvoering en/of invoering van optimalisatieprojecten Meedelen van veel voorkomende vragen, suggesties of klachten van klanten en meewerken aan oplossingen. 2. Logistieke ondersteuning Ondersteuning bij de coördinatie van activiteiten en evenementen georganiseerd door interne diensten te verzekeren dat opdrachten en evenementen tijdig, volledig, correct en volgens afspraak kunnen aanvangen, plaatsvinden en worden afgesloten Aankopen, huren en/of aanvragen van materiaal voor de activiteit of het evenement Opvolgen van bestellingen.

4 3. Onthaal, begeleiding en ondersteuning Ondersteuning bij de coördinatie, het uitvoeren van onthaal, begeleiding en ad hoc vragen van partners en klanten (intern en extern) te verzekeren dat inwoners, interne en externe partners, vlot worden bediend en correcte informatie verkrijgen Onthaal van inwoners/vertegenwoordigers/externe partners/leveranciers Informeren van interne en externe diensten, inwoners en verenigingen over de status van de aangevraagde opdracht/ondersteuning Opzoeken van informatie Beheer van vergaderingen Opzetten, verzenden en opvolgen van uitnodigingen voor vergaderingen en voorzien van de vereiste middelen te verzekeren dat vergaderingen tijdig en correct kunnen aanvangen en verlopen Beschikbaarheden van participanten en middelen (broodjes, drank, beamer,...) controleren Uitnodigingen tijdig, correct en volledig versturen Vergaderingen herplannen Lokalen en middelen (broodjes, drank, beamer,...) reserveren Dossiers voor vergaderingen verzamelen, printen en correct en tijdig klaarleggen Planning vergaderingen opstellen, bijhouden en opvolgen Kalender met vergaderruimten aanvullen Plaatsen van wegwijzers

5 5. Beheer van documenten Voorbereiden, opstellen, afwerken en verifiëren van documenten (memo s, agenda's, presentaties, rapporten, dossiers, brieven, bestelbonnen, collegebeslissingen...) een correcte en tijdige informatie doorstroom te verzekeren Opstellen of afwerken van correspondentie, memo's, brieven, notulen Opstellen van agenda's en invitaties voor vergaderingen Opstellen van standaarddocumenten en formulieren Opstellen en ter beschikking stellen van standaard rapporten Opvolgen van aanbestedingsdossiers en prijsaanvragen Verifiëren of de huisstijl correct wordt toegepast Uitvoeren van spelling- en grammaticacontrole Opmaak bestelaanvragen en opvolgen facturen Opstellen en afwerken van beslissingen college en gemeenteraad Beheer van informatie en archief Verzamelen, behandelen, en up-to-date houden van data met betrekking tot een specifiek onderwerp of vraag op elk moment over correcte, recente en makkelijk toegankelijke informatie en data te kunnen beschikken Berichten en afkondigingen plaatsen op website, register,... Verzamelen en up-to-date houden van databanken (voorraadbeheer, werkopdrachten) Klassement en archivering van documenten Klachten en vragen verwerken betreffende ruimtelijke ordening, milieu en mobiliteit Digitaliseren van informatie 7. Rapporteren Rapporteren over de status en voortgang van opdrachten en dossiers de hiërarchie in staat te stellen bij te sturen. Status en voortgang van opdrachten en dossiers meedelen Proactief informeren van hiërarchie wanneer vastgelegde deadlines niet kunnen worden behaald Rapporteren over de escalatie van problemen of obstakels

6 8. Kennis en knowhow ontwikkelen en delen Up-to-date houden, uitbouwen en delen van kennis en knowhow te kunnen blijven inspelen op trends en evoluties en de behoeften van de beleidsmakers en de verschillende doelgroepen. Deelnemen aan vorming relevant voor de uitoefening van de functie Deelnemen aan studiebezoeken Lezen van vakliteratuur.