Samenwerken loont: Samenaankopen en raamcontracten. Ir. Luk Van Beneden Freelance stafmedewerker VVSG

Transcriptie

1 Samenwerken loont: Samenaankopen en raamcontracten Ir. Luk Van Beneden Freelance stafmedewerker VVSG

2 Inleiding inhoud Begrip Samenaankoop (opdrachtcentrale/aankoopcentrale) Begrip Raamcontract Voorbeelden / cases Ontwikkelingen en toekomst Vragen VVSG-brochure : Vademecumsamenaankopen via via zoekvenster of ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 2

3 inleiding Budgettaire druk maakt het beheerders niet gemakkelijk + Know how niet altijd in huis / personeelsgebrek voor procedures enz Wat te doen? Veel mogelijkheden: Zelf aankopen, steunen op dienst van gemeente/stad, al dan niet in samenwerking met anderen (opdrachtencentrale) beheerstaken geheel of gedeeltelijk outsourcen (aankoopcentrale ) Outsourcen van bepaalde beheerstaken kan nuttig zijn, maar heeft ook zijn prijskaartje (vb Farys : 3 à 5% van omzet) esco ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 3

4 inleiding Mogelijkheden samenwerking weinig gekend, hoewel eenvoudig Formules van samenaankopen : samenwerken in opdrachtencentrale : kan voor eenmalige aankoop of voor raamcontracten : combinatie meest interessant Samenaankopen = gratis beroep doen op knowhow van anderen en eigen knowhow versterken met ervaringen van anderen ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 4

5 Alle detail in brochure Waar vind ik de brochure: Website => geef in zoekvenster in: Vademecumsamenaankopen of ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 5

6 Begrip Opdrachtencentrale Opdrachtencentrale = Eenvoudigste vorm van Samenaankoop Opdrachtencentrale is een gewone aanbesteding (plaatsing) zoals anders met vermelding dat het een opdrachtencentrale is met klanten organisatie 2, 3 Organisatie 1 organiseert een aanbesteding (aankoop). Anderen kunnen er gebruik van maken Alleen deze organisatie 1 gaat contract aan met een leverancier. Organisatie 2 en/of 3 (of 4, ) maken zonder procedure (en zonder verantwoordelijkheid voor de procedure) gebruik van het contract afgesloten door organisatie 1 en bestellen/betalen zelfstandig bij de leverancier in eigen beheer onder eigen verantwoordelijkheid volgens de voorwaarden van het contract. Dit kan in principe zonder contractuele verbintenis vooraf met organisatie 1. ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 6

7 Voordelen Prijs (schaalvoordeel, delen van gemeenschappelijke kosten) Gemiddeld voordeel 20 à 30% Knowhow = Kwalitatief beter resultaat Door uitwisseling van ervaringen bij vorige aankopen/leveranciers bij voorbereiding (en tijdens uitvoering) (ook voor organisator 1) Bestuur met meeste ervaring kan zijn aankoop -kennis ter beschikking stellen van andere besturen ook met nieuwere methodieken meerdere leveranciers, concurrentiebeding Voor grote samenaankopen is een stuurgroep interessant Administratief voordeel voor de niet-organisatoren Deelnemen aan opdrachtcentrales mogelijk zonder procedure ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 7

8 Nadelen voor organisator 1 wegen niet op tegen voordelen Nadeel voor organisator 1 : Supplementaire inspanning maar minder dan verwacht en afhankelijk van de mogelijkheden Eventueel kunnen andere besturen deelnemen in de voorbereidingskosten = belangrijk om continuïteit van initiatieven te verzekeren PS: Organisator 1 is niet aansprakelijk voor problemen bij Organisatie 2, 3, maar kan wel in gebreke stellen, Organisatie 2, 3.. kunnen wel volgens bestek schadevergoeding verkrijgen enz ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 8

9 Begrip Raamcontract raamcontract biedt een kader voor repetitieve deelbestellingen (=deelplaatsingen) : Normaliter voor 4 jaar (kan langer indien grote inloopperiode = bij zeer grote kosten bij overgang van leverancier) Ideaal voor regelmatig terugkerende aankopen of diensten ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 9

10 Voordelen Raamcontract raamcontract biedt een kader voor repetitieve deelbestellingen (=deelplaatsingen) : Normaliter voor 4 jaar (kan langer indien grote inloopperiode = zeer grote kosten bij overgang van leverancier) Administratief (Eén procedure vervangt tientallen andere) Financieel : betere voorwaarden kunnen bedongen worden Enorme tijdswinsten mogelijk ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 10

11 Aandachtspunten bij raamcontracten Flexibiliteit verzekeren om diverse wensen op te vangen. Non-exclusiviteit Uren in Regie (kan onverwachte vragen opvangen) Prijsopbouw is belangrijk om nieuwe producten toe te laten : bv met een vaste leveranciersmarge werken Multimerken vereisen kan (gebruiken als selectiecriterium) Bundelen van onderwerpen in één procedure (percelen) Vertrouwensrelatie met leveranciers opbouwen => SPOC (Single Point Of Contact) Mercedes effect vermijden (kostprijs opdrijven door te hoge eisen of te grote afstanden voor dienstverlening => nood aan nabijheid van de leverancier) Meetstaat moet goede weging geven waarin ook dienstverlening vervat is Meetstaat moet ook de dienstverlening bevatten (bv uurlonen voor dringende tussenkomsten) ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 11

12 Aankoopcentrale vs. opdrachtencentrale Principe opdrachtencentrale Organisatie 1 neemt procedure op en eigen bestellingen, maar niet de deelbestellingen/administratie/facturatie/opvolging achteraf van anderen. Organisatie 2, 3 kunnen niet in gebreke stellen, maar remedies zijn: Non-exclusiviteit Definitie van vergoedingen bij slechte uitvoering of laattijdige tussenkomsten Principe aankoopcentrale Organisatie 1 neemt procedure op en eigen bestellingen, maar neemt ook de deelbestellingen/administratie/opvolging van facturen achteraf op van andere deelnemers en contacten met leveranciers. In dit geval heeft organisatie 2 wel een contractuele verbintenis met organisatie 1 voor de uitvoering. Ook hier kunnen organisatie 2, 3 niet in gebreke stellen Dit is in belangrijke mate outsourcing ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 12

13 Outsourcen buiten eigen gemeente/stad? Veel organisaties in andere domeinen keren terug van (teveel) outsourcing Outsourcen vereist ook dat iemand binnen de eigen organisatie/gemeente met kennis van zaken het dossier mee kan opvolgen Andere overheden/besturen bieden dikwijls goedkopere formules aan Eigen knowhow gaat verloren bij teveel outsourcing Goed evenwicht zoeken tussen zelf doen (of door andere dienst in de nabijheid) en outsourcing is een must Supplementaire schakel in de communicatie met leverancier is niet altijd nodig/nuttig. Van geval tot geval te beoordelen ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 13

14 Voorbeelden :Raamcontracten en projecten in opdrachtencentrale Varianten Vlaamse Overheid ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 14

15 Voorbeelden : raamcontract in opdrachtencentrale Case IT-Contract Kortrijk Zuid W-Vlaanderen: (zie ook bijlage) 27 loten en (sub-)percelen in 22 ITdomeinen, Raming omzet 28 M Samenwerking met intercommunale Leiedal ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 15

16 Voorbeelden : raamcontracten in aankoopcentrale Aankoopcentrale zorgt voor: Kwaliteitsopvolging Klantentevredenheid Consolidatie / synergie Kortere doorlooptijd Prijsonderhandelingen Proactieve opvolging Ziekenhuis sector Limburg Maximaliseren raamcontracten elk stadium Marktverkenning en - analyse Adviesverlening Transparantie van werkwijze - opvolging in Optimalisatie van de procedures Begeleiding en opleiding Aankoopcentrale SAK-Caritas 40 productgroepen raamovereenkomsten leden engageren zich VOORAF tot deelname aan de verschillende projecten Jaarlijks lidgeld afhankelijk van soort bestuur en inschrijvingkost per project en per leverplaats ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 16

17 Voorbeelden : raamcontracten in aankoopcentrale 85 gemeenten, prov W-Vl, havenbedrijf Brugge en Gent Vergoeding : bij aankopen 3à 5% marge op omzet) ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 17

18 Procedure Samenaankoop (opdrachtencentrale) in 12 stappen Stap 1. Voorbereiding : Partners, prospectie Zoeken van opportuniteit : wie wat nodig : Raamovereenkomst voor aankoop van AED, boomschors voor Finse piste, vuilnisbakken of banners voor evenementen of Raamovereenkomst voor onderhoudswerken aan sportterreinen? Mogelijk scenario steunen op bestaande bestekken al dan niet van anderen en deze verlengen, verbreden en uitbreiden in opdrachtencentraleformule Voorbeeld : bestaand bestek onderhoud sportgras Zaventem één jaar => idem raamcontract 4 jaar Aalter => verbreden met afzonderlijk perceel bv aanleggen Finse piste en perceel onderhoud Finse pistes, perceel onderhoud speeltuigen.=> uitbreiden naar opdrachtencentrale met andere sportdiensten (gemeenten) die zeker willen meedoen (primaire nominatieve partners = stuurgroep) => uitbreiden met potentiële (secundaire) partners ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 18

19 Procedure Samenaankoop (opdrachtencentrale) in 12 stappen Stap 2. Keuze van procedure cfr e-draaiboek Overheidsopdrachten bij Tweetrapsprocedures (kandidaatstelling) aangewezen voor grote raamcontracten met veel percelen, waar veel leveranciers zullen op afkomen Onderhandelingsprocedures waar mogelijk (poetsen, catering, PR, zie brochure) Stap 3. Officieuze afspraken tussen de deelnemers: nodige documenten? <= niet verplicht voor procedure, wel wel aangewezen als als er verdelingen van gemeenschappelijke kosten zijn: bv bij studieprojecten, gemeenschappelijke uitrusting als deelnemers zich verbinden tot een verplichte minimum afname (te vermijden) als deelnemers een deelname in kosten Organ. 1 inbrengen (vb Kortrijk 0,7%) Organ. 2,3 (primaire partners) vragen instemming van RvB, College ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 19

20 Procedure Samenaankoop (opdrachtencentrale) in 12 stappen Stap 4. Opmaak opdrachtdocumenten (vroeger bestek genoemd) Vermelding dat het een opdrachtencentrale is met als aanbestedende overheid organisatie 1 en dat de andere deelnemers zelfstandig bestellen/betalen bij de leverancier in eigen beheer onder eigen verantwoordelijkheid volgens de voorwaarden van het contract. De andere deelnemers worden opgesomd (nominatief of indicatief) Liefst: Overzicht vragen bij leverancier van leveringen bij alle deelnemers Als raming wordt een schatting gemaakt op basis van vermoedelijke aankopen : in documenten vermelden wie quasi zeker wat zal kopen (aangeven wat vorige jaren werd aangekocht) en wie potentiële koper is Stap 5. Goedkeuring (enkel) door aanbestedende overheid Stap 6. Officiële goedkeuring van afspraken door andere besturen <= niet verplicht voor procedure, wel Bevestiging onderlinge afspraken en akkoord mee te doen op basis van bestek aanbestedende overheid ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 20

21 Procedure Samenaankoop (opdrachtencentrale) in 12 stappen Stap 7. Bekendmaking en in geval van vraag naar kandidaatstelling ook selectie kandidaten Stap 8. Informatievergadering (facultatief) bij grote procedures : garantie voor interessante Stap 9. Onderhandelingen (bij offerten, onderhandelingsproc.) Stap 10. Gunning en Kennisgeving van Gunning (Sluiting) Stap 11. Plaatsen van een deelopdracht Stap 12. Opvolging Stuurgroep (facultatief, maar aangewezen) met feedback naar leverancier (,die gevoelig is voor klachten van een stuurgroep, zeker als er nog-exclusiviteit is.) ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 21

22 Ontwikkelingen en toekomst Opdrachtencentrales (en aankoopcentrales) steeds meer populair => hoppen Nieuwe Europese Richtlijn 2014/24/EU betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten in vervanging van Richtlijn 2004/18/EG 18 april 2016 : Uiterste datum voor omzetting van de nieuwe Richtlijnen in de nationale regelgeving van de EU-lidstaten Hoppen zal gedeeltelijk afgeremd worden Mixing mogelijk van aanbestedingswijze binnen één procedure? Aandacht voor lokale besturen vanuit Vlaamse Overheid vergroot Vanuit VVSG spreken we ons uit voor maximale openstelling van centrale raamopdrachtcentrales voor lokale besturen ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 22

23 Bijlage : rendabiliteit Raamcontracten ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 23

24 Bijlage : detail bij Case IT-raamcontract regio Kortrijk ( ) Principe marges en prijsopbouw Fabrikanten Fabrikantmarge => Distributeurs Distributeursmarge => Raamcontract Mogelijke leveranciers raamcontract Leveranciersmarge => Klanten raamcontract Leverancier 1 Leverancier 2 Leverancier 3 Klant Distributeur 2 ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 24

25 Bijlage : detail bij Case IT-raamcontract regio Kortrijk ( ) Vb: verschillende merken en peiling naar volumekorting in meetstaat post ram ing Producten raam contract : uittreksel meetstaat versie 8 m aart 2012 grens m erk en type aantal eenheidsprijs Lot1: Basisaankopen hard- en softw are en gerelateerde ondersteuning lot 1a: aanbod volgens vast prijsopbouw systeem (systeem geldig voor 5 jaar) hardw are 1 PC basistype desktop (zonder scherm) merk 1 - in hoeveelheden tot idem merk1 - indien bestelling met meer dan idem merk 2 - in hoeveelheden tot idem merk 2 - indien bestelling met meer dan idem merk 3 - in hoeveelheden tot laptop basistype merk 1 in hoeveelheden tot idem merk1 - indien bestelling met meer dan idem merk 2 - in hoeveelheden tot idem merk 2 - indien bestelling met meer dan idem merk 3 - in hoeveelheden tot ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 25

26 Bijlage : detail bij Case IT-raamcontract regio Kortrijk ( ) Vb urgentietabel : peiling naar kost snelle dienstverlening zelfde tabel ook opgemaakt voor junior en medior technieker; afhankelijk van het perceel worden een aantal uren in de meetstaat in rekening gebracht diensten Tarief raamcontract voorbeeld basis a inplanning <week b inplanning NBD c inplanning < 24uur (WE) d inplanning <4uur ondersteuning door senior technieker ondersteuning per uur ter plaatse (op basis van invullen ganse dag - zie technisch bestek) 63,50 63,50 63,50 63,50 63,50 ondersteuning per uur ter plaatse (op basis van invullen halve dag - zie technisch bestek) 63,50 63,50 63,50 63,50 63,50 verlenging van halve of hele dag van 19u tot 22u 95,25 95,25 95,25 95,25 95,25 verlenging : de prijs van de uren na 22u 127,00 127,00 127,00 127,00 nvt uren op zaterd tot 17u 95,25 95,25 nvt nvt nvt weekend zaterdag- en zondaguren vanaf zaterdag 17u tot maandagmorgen 8u 127,00 127,00 nvt nvt nvt ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 26

27 Bijlage : detail bij Case IT-raamcontract regio Kortrijk ( ) verplaatsingskosten post 358 ram ing raam contract versie 8 m aart 2012 grens m erk en type aantal ondersteuning vanop afstand minder dan een half uur (vaste prijs) tijdens w erkuren nvt nvt ondersteuning vanop afstand per uur (tijdens w erkuren) nvt nvt 100 post 163 ram ing raam contract versie 8 m aart 2012 grens m erk en type aantal verplaatsing heen en terug naar de regio (voor opdrachten bij besturen op basis van gevulde w erkdag) (vaste prijs steeds gerekend op Markt Kortrijk) nvt nvt 200 post 265a ram ing raam contract versie 8 m aart 2012 grens m erk en type aantal voor lot 2 : verplaatsing naar partner op afstand minder dan 10km (vaste prijs) b voor lot 2 : verplaatsing naar partner op 10 tot 20km (vaste prijs) c voor lot 2 : verplaatsing ir. Luk ir. Van Luk Beneden naar Van partner Beneden ISB-trefdag op meer 9 feb 16 dan juni 20km I (vaste Samenaankopen Samenaankopen prijs) raamcontracten raamcontracten eenheidsprijs eenheidsprijs eenheidsprijs

28 Vragen Link naar het Vademecum Samenaankopen en raamcontracten Waar vind ik de brochure: Website => geef in zoekvenster in: Vademecumsamenaankopen of ir. Luk Van Beneden ISB-trefdag 16 juni Samenaankopen en raamcontracten 28