20 tot 30% besparen door samenaankopen en raamcontracten

Transcriptie

1 30 // VLAAMS TIJDSCHRIFT VOOR SPORTBEHEER / 2016 / N tot 30% besparen door samenaankopen en raamcontracten Luk Van Beneden freelance stafmedewerker VVSG - directeur ICT op rust Kortrijk luk.van.beneden@vvsg.be Ook voor sportdiensten is het de moeite om het aankoopbeleid eens onder het vergrootglas te leggen en nieuwe mogelijkheden te bekijken. Aankopen worden dikwijls onnodig uitbesteed, of te eng bekeken binnen de eigen gemeente. Zeer interessant is de formule van samen aankopen met naburige (of andere) gemeenten. Deze formule is eenvoudiger dan het lijkt en biedt dikwijls heel wat voordelen ten opzichte van andere formules. De opdrachtencentrale De juridische formule om een samenaankoop op te zetten, is de opdrachtencentrale: een samenwerking tussen verschillende gemeenten (of besturen). In deze formule organiseert één gemeente een aanbesteding (aankoop) en vermeldt in de documenten welke andere besturen gebruik kunnen maken van de resultaten. Alleen de eerste gemeente gaat dus een contract aan met een leverancier. Andere gemeenten maken zonder procedure (en zonder verantwoordelijkheid voor de procedure) gebruik van het contract dat werd afgesloten door het aanbestedend bestuur. Zij bestellen en betalen zelfstandig bij die leverancier in eigen beheer en onder eigen verantwoordelijkheid volgens de voorwaarden van het contract. Bestuur A neemt ook geen verantwoordelijkheid op voor de (deel-)aankopen van de andere partners. De wet op de overheidsopdrachten vereist geen contractuele verbintenis tussen de partners.

2 BEHEER VAN DE SPORTDIENST // 31 De voordelen zijn enorm. De prijs daalt door schaalvoordeel gemakkelijk tot 30%. Door uitwisseling van de ervaringen bij vorige aankopen - zowel bij de voorbereiding als tijdens de uitvoering - bereikt iedereen een beter resultaat. De voordelen zijn uiteraard het grootst voor de besturen die meestappen, aangezien zij geen procedure moeten doorlopen. De praktijk wijst uit dat de nadelen ook voor het eerste bestuur niet opwegen tegen de voordelen. De supplementaire inspanning is minder dan verwacht. In complexe aankopen komt het voor dat de andere besturen of later instappende besturen deelnemen in de voorbereidingskosten. Raamcontracten: waarom 10x hetzelfde herhalen als het in 1 keer kan Als gelijkaardige aankopen regelmatig terugkeren, is het raamcontract de ideale formule. Een raamcontract legt de voorwaarden vast voor terugkerende aankopen voor maximaal vier jaar. Dit laat een stabiele band met een leverancier toe en bespaart veel administratie en tijd. Bestaande raamcontracten tonen dat raamcontracten heel wat flexibiliteit toelaten. Onverwachte vragen of evoluties op de markt van de geleverde producten en diensten zijn op te vangen dankzij vastgelegde prijzen voor uren in regie, het verplicht aanbieden van verschillende merken of het werken met vaste leveranciersmarges. Non-exclusiviteit en nietaankoopverplichting zorgen ervoor dat de gemeenten te allen tijde kunnen uitstappen en dat de leverancier zijn best blijft doen. KMO-dienstverlening en het Mercedes-effect Wanneer (heel) veel besturen samen aankopen bestaat het gevaar dat ze de lat zo hoog leggen dat alleen grote leveranciers de hoge eisen kunnen invullen. De kostprijs wordt onnodig hoog en de dienstverlening vermindert omdat de leveranciers van te ver moeten komen - het zogenaamde Mercedes-effect. De nabijheid van de leverancier kan voor de dienstverlening uiterst belangrijk zijn. In de meetstaat een voldoende aantal uren dienstverlening opnemen, vangt dit probleem op, zowel voor snelle onverwachte als vooraf geplande tussenkomsten. Opdrachtencentrale of aankoopcentrale? De aankoopcentrale is een bijzondere vorm van opdrachtencentrale. Het beheer van de aankoop en de opvolging is hierbij aan een derde partij toevertrouwd. Dit is outsourcing. Voor zeer complexe dossiers kan dit een voordeel zijn maar veel besturen in andere domeinen keren terug van (te veel) outsourcing. De supplementaire schakel in de communicatie met de leverancier is niet altijd nodig of nuttig en kost geld. Een deel van de eigen knowhow gaat verloren bij te veel outsourcing. De gewone opdrachtencentrale is meestal voordeliger. Een goed evenwicht zoeken tussen opdrachtencentrale en outsourcing is dus een must. Ontwikkelingen en toekomst De mogelijkheden om deel te nemen aan opdrachtencentrales (en aankoopcentrales) worden steeds meer populair. Ook de Vlaamse overheid biedt meer en meer mogelijkheden aan. VVSG spreekt zich ook uit voor Samenwerken loont: Vademecum voor samenaankopen en raamcontracten Deze praktijkgerichte VVSG-brochure voor beleidsmakers, project- of aankoopverantwoordelijken belicht aan de hand van voorbeelden de volledige waaier van samenaankopen en varianten daarop uit verschillende domeinen, zowel bij lokale besturen als bij de Vlaamse overheid en de provincies. De nieuwe wetgeving overheidsopdrachten van 2016 wijkt in de principes voor het opzetten van de opdrachtencentrale slechts in details af. Een nieuwe editie van de brochure is in voorbereiding. Download de brochure digitaal op

3 32 // VLAAMS TIJDSCHRIFT VOOR SPORTBEHEER / 2016 / N 255 Als gelijkaardige aankopen regelmatig terugkeren, is het raamcontract de ideale formule maximale openstelling voor lokale besturen van centrale raamcontracten (opdrachtcentrales). Een overzicht van de lopende raamcontracten van de Vlaamse overheid vind je op > Gemeenten en provincies > Raamcontracten van de Vlaamse overheid voor lokale besturen. Fictief voorbeeld// Raamcontract voor aankoop van boomschors voor Finse piste in 12 stappen Gemeente Agem heeft een Finse piste die zij wil uitbreiden. Bgem wil voor zijn Finse piste samen met Agem boomschors aankopen voor jaarlijks onderhoud, maar met een andere soort boomschors. Beide wensen jaarlijks houtschors aan te vullen waar nodig. Zij willen de prijs drukken door samen te werken met nog andere gemeenten. Dit stappenplan beperkt zich tot de info die specifiek is bij een groepsaankoop en geeft dus niet de algemene info over aankoopprocedures. STAP 1 // Voorbereiding: partners zoeken en prospectie Rondbellen naar andere gemeenten in de buurt leert dat Cgem ook een piste wil aanleggen en wil samenwerken. Gemeente Dgem wil meedoen als de prijzen interessant zijn. Gemeente Egem zal ook een piste aanleggen, maar wenst de kat uit de boom te kijken. Gemeente Agem is bereid de procedure te voeren omdat zij de meeste ervaring met aanbestedingen in huis hebben. Zij kunnen hun opdrachtdocumenten verbreden tot een opdrachtencentrale door in de documenten te vermelden dat Bgem en Cgem ook afnemer zullen zijn en Dgem en Egem potentiële afnemer. Joke Van der maelen 1 De vroegere term bestek is nu verengd tot een deel van de opdrachtdocumenten. Het bestek, de meetstaat en het inschrijvingsformulier vormen dus samen een geheel: de opdrachtdocumenten.

4 BEHEER VAN DE SPORTDIENST // 33 STAP 2 // Procedure kiezen en de opdrachtdocumenten opmaken (vroeger bestek 1 ) Meestal is de onderhandelingsprocedure de beste oplossing omdat nieuwe elementen die tijdens de onderhandelingen opduiken, kunnen meegenomen worden bij de beoordeling. Deze procedure is echter beperkt tot een bepaald aantal domeinen (poetsen, catering, PR, ICT cfr. Vademecum - zie kader). Aanleg en onderhoud van Finse pistes komt hier niet in voor. Bij een offerteaanvraag wordt de opdracht gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte indient op basis van dienstverlening, kwaliteit van de geleverde goederen of materialen, prijs, enzovoort, zijnde de criteria die de besturen vooraf vastleggen. In ons voorbeeld van de Finse piste is de open offerteprocedure aangewezen. De open (of versnelde ) offerte krijgt hier de voorkeur op de beperkte (of tweetraps -) offerte. Bij de beperkte offerte kiest het opdrachtgevend bestuur in een eerste fase op basis van vooraf vastgelegde criteria een beperkt aantal leveranciers, die vervolgens een offerte mogen indienen. Deze procedure is interessant in geval van grotere en meer complexe dossiers waar (te) veel deelnemers onnodig veel administratie zouden meebrengen bij de beoordeling. Meer details over de verschillende procedures vind je op (zoek via Google op stappenplan keuze gunningsprocedure ). STAP 3 // Officieuze afspraken tussen de deelnemers Uit oogpunt van de wet op de overheidsopdrachten zijn er geen verbintenissen nodig tussen Agem (aanbestedende overheid) en de andere gemeenten. Een dergelijke onderlinge verbintenis is wel aangewezen als er verdelingen van gemeenschappelijke kosten zijn: in geval van studieprojecten, gemeenschappelijke uitrusting De gemeenten kunnen zich ook verbinden tot een minimumafname, maar dat lijkt ons echt te vermijden. In geval van zeer complexe of uitgebreide opdrachtcentrales kan een deelname in de kosten vastgelegd worden. In het uitgebreide ICT-raamcontract van de regio Kortrijk betalen alle deelnemers 0,7% op de omzet, maar Kortrijk staat boven een bepaald bedrag alle inkomsten af aan een ICT-streekfonds (cfr. Vademecum). STAP 4 // Opmaak van de opdracht documenten De opdrachtdocumenten vermelden dat het een opdrachtencentrale is met als aanbestedende overheid Agem en dat de andere deelnemers zelfstandig bestellen en betalen bij de leverancier in eigen beheer, onder eigen verantwoordelijkheid en volgens de voorwaarden van het contract. Het komt er nu op aan om alle werken en diensten op een dergelijke manier op te splitsen zodat de aanleg die beschreven is voor Agem ook voor Cgem of Egem bruikbaar is. Vraag bijvoorbeeld de levering van boomschors per m³ voor twee types, met onderscheid voor grote of kleine hoeveelheden. Dat wordt dan: leveren en plaatsen van boomschors per m³, kwaliteit A bij minder dan 10 m³ In de beschrijving vraag je omwille van prijsvergelijking de prijs voor één type verlichtingspaal: leveren en gebruiksklaar plaatsen van verlichtingspaal per stuk. Tegelijk geef je ook aan dat een gelijkaardige paal aangekocht moet kunnen worden van bijvoorbeeld minstens twee merken of verdelers, volgens een opgegeven, gegarandeerde en controleerbare aankoopmarge. Dit maakt het mogelijk om later nieuwe types te bestellen. Om niet-voorziene werken mogelijk te maken, definieer je een aantal uren in regie en dit ook voor dringende werken na noodweer of vandalisme. Bijvoorbeeld: uren in regie voor dringende werken binnen de twee werkdagen. De opdrachtdocumenten stipuleren dat de aankopen op afroep besteld worden. Om te verzekeren dat de service goed blijft, vermeld je nonexclusiviteit. Er is geen verplichting om af te nemen en het is te allen tijde mogelijk om niet meer af te

5 BEHEER VAN DE SPORTDIENST // 35 Hoe meer potentiële deelnemers, hoe interessanter de aanbiedingen zullen zijn nemen van de leverancier en een aankoop elders te plaatsen. De meetstaat moet een benaderende grootteorde weergeven van de te verwachten hoeveelheden, zodat de leverancier de grootte van het contract kan inschatten. De dienstverlening (uren regie enzovoort) moet op een evenwichtige manier in de meetstaat opgenomen zijn. Stel: de streekintercommunale stelt Agem de vraag of het alsnog mogelijk is dat alle (overblijvende) gemeenten van de intercommunale als potentiële klanten van de opdrachtencentrale kunnen worden vermeld. Dit kan uiteraard en Agem voegt dit in de opdrachtdocumenten toe. Hoe meer potentiële deelnemers, hoe interessanter de aanbiedingen zullen zijn. Zolang de opdrachtdocumenten niet worden rondgestuurd, kunnen er nog deelnemers aan toegevoegd worden. STAP 5 // Goedkeuring door aanbestedende overheid Alleen Agem zal vooraf de wijze van gunnen en de opdrachtdocumenten door het gemeentebestuur moeten laten goedkeuren. De andere gemeenten moeten dit niet doen. STAP 6 // Officiële goedkeuring van afspraken door andere besturen Het is logisch dat alle gemeenten die zeker zijn van een afname en die in die zin vermeld worden in de opdrachtdocumenten (Agem, Bgem en Cgem) dit eerst voorleggen aan hun schepencollege (en gemeenteraad). Dit gebeurt uiteraard voor de bekendmaking. Enkel indien bindende afspraken nodig zijn, zullen Bgem en Cgem bij de aanvang hun akkoord aan Agem bevestigen (verbintenis). Besturen die als facultatieve deelnemer zijn vermeld (Dgem en Egem) moeten hun deelname niet vooraf laten goedkeuren door hun bestuur. STAP 7 // Bekendmaking en, bij een kandidaatstelling, ook de selectie van kandidaten STAP 8 // Informatievergadering ( facultatief) Een informatievergadering voor alle deelnemende leveranciers zal altijd betere prijzen tot gevolg hebben en mogelijke misverstanden in het dossier wegwerken. STAP 9 // Onderhandelingen STAP 10 // Gunning en kennisgeving van gunning (sluiting) STAP 11 // Plaatsen van een deelopdracht Elk bestuur dat een bestelling plaatst laat dit enkel goedkeuren door het eigen bestuur. Als de aankoop ingeschreven is in de begroting zal een collegebeslissing volstaan. STAP 12 // Opvolging Een stuurgroep (facultatief) waarin alle deelnemende besturen vertegenwoordigd zijn, is aangewezen. Deze geeft feedback naar de leverancier, die gevoelig is voor klachten van een stuurgroep, zeker als er nietexclusiviteit is. // KENN ANK i n f o r m e r e n d i n s p i r e r e n d Meer lezen over dit onderwerp? Zoek in de ISB-Kennisbank met de trefwoorden AANBESTEDINGEN, SAMENWERKING