Samenwerken loont: vademecum voor samenaankopen en raamcontracten

Transcriptie

1 . Samenwerken loont: vademecum voor samenaankopen en raamcontracten Samenstelling: ir. Luk Van Beneden (VVSG) Copyrights: VVSG: Vermenigvuldiging mag mits toestemming en duidelijke vermelding van VVSG als bron. Luk Van Beneden, Beknopte Inhoudsopgave Beknopte Inhoudsopgave... 1 Voorwoord... 2 Samenvatting Samen aankopen loont Raamcontracten Lokale besturen kopen samen aan met raamcontracten De aankoopcontracten van de Vlaamse Overheid Samenaankoop mogelijkheden tegen elkaar afwegen Hoe samenaankopen structureel inbedden? Woordenlijst Bijlage 1. Samenaankoopprocedure (opdrachtencentrale) in stappen Bijlage 2: Veel Gestelde Vragen Bijlage 3: Kosten en baten enkele simulaties Bijlage 4: VDAB-raamcontract: profielen en projecten Bijlage 5 Wetgeving Regelgevend kader en uittreksels Bijlage 6. WWW s Uitgebreide inhoudsopgave september /50

2 Voorwoord Dit vademecum biedt alle beleidsmakers, project- of aankoopverantwoordelijken die betrokken zijn bij overheidsopdrachten een praktijkgericht overzicht van de nieuwste mogelijkheden en ontwikkelingen op het terrein. Samenaankopen is voordelig en leidt tot betere resultaten, maar staat nog altijd in de kinderschoenen. Toch is het handig gebruik te maken van bestaande initiatieven en kunnen raamcontracten samenaankopen gemakkelijker mogelijk maken. We geloven in een structurele inbedding van die nieuwe mogelijkheden. We lichten daarom naast voorbeelden bij lokale besturen ook de samenaankopen en raamcontracten toe bij de Vlaamse Overheid en bij de provincies. We willen met deze tekst de drempelvrees bij het samenaankopen wegnemen zowel voor de organisator als de deelnemer: Hoe moet je dat aanpakken? Hoe verloopt dan de gunningsprocedure? Passen we de wet op de overheidsopdrachten wel correct toe? De tekst is tot stand gekomen in een proces met workshops en terugkoppelingen en is algemeen toepasbaar. Uiteraard zijn de persoonlijke ervaringen van de auteur met samenaankopen en raamcontracten in het ICT-domein bij de stad Kortrijk een belangrijke inspiratiebron én motivatie. Herman Callens, VVSG 3 september /50

3 Samenvatting Het rendement van samenaankopen of lees samen aanbesteden - is enorm hoog. Dit vademecum bundelt argumenten met kosten-baten-voorbeelden uit de praktijk en verduidelijkt al de gangbare werkwijzen en mogelijkheden, zowel algemeen als aan de hand van voorbeelden. Het basisprincipe van samenaankopen is dat één bestuur de leiding neemt. Dit bestuur sluit met een leverancier een overeenkomst af die onmiddellijk geldt voor een aantal andere besturen zonder dat die besturen een procedure moeten voeren. De andere besturen kunnen zelf aankopen of deelgunningen plaatsen aan dezelfde voorwaarden als het aanbestedend bestuur. Alle besturen blijven zelf bevoegd voor de uitvoering van het contract voor wat henzelf betreft en hebben rechtstreeks contact met het uitvoerend bedrijf voor bestelling en facturatie. Raamcontracten versterken de mogelijkheden van samenaankopen. Veel samenaankopen gaan daarom door in de vorm van raamcontracten (=raamovereenkomsten). Vandaar dat we in deze brochure veel aandacht besteden aan raamcontracten. Het volgende komt aan bod: Samenaankopen zijn interessant zowel voor eenmalige aankopen (zoals voor een softwarepakket) als in combinatie met de raamcontractformule voor terugkerende aankopen. Wanneer een bestuur andere besturen meeneemt in een samenaankoop blijft de procedure quasi dezelfde. Het vraagt uiteraard onderlinge communicatie, maar de samenaankoop leidt tot een opvallend beter resultaat (met scherpere prijzen en betere kwaliteit), niet in het minst omdat de kwaliteit van het onderhandelen op zichzelf sterk toeneemt. Het organiseren van samenaankopen brengt een aantal valkuilen mee zoals het Mercedeseffect. De recente wetgeving biedt een aantal nieuwe mogelijkheden zoals het behoud van competitie tussen verschillende merken en/of bedrijven binnen een gegund raamcontract. De brochure belicht aan de hand van voorbeelden de volledige waaier van samenaankopen en varianten daarop, die recent bij lokale besturen werden toegepast, of waaraan lokale besturen kunnen deelnemen. Hierbij zijn ook inbegrepen samenaankopen en raamcontracten georganiseerd door de Vlaamse Overheid, de Provincies of de intercommunales. De eenvoudigste vorm van samenaankoop met twee of meer besturen is (juridisch) de opdrachtencentrale. Het voordeel van de formule van de opdrachtencentrale is dat ieder zonder lidmaatschap op interessante aanbiedingen kan instappen en dat ieder zelf vrij eenvoudig een samenaankoop kan opstarten. De aankoopcentrale, de private of publieke groepsaankoop en de samengevoegde opdracht zijn mee opgenomen in de voorbeelden, maar worden minder uitvoerig behandeld. De eigenlijke tekst werd bewust beperkt tot de essentie zonder te ver in detail te gaan. Voor de geïnteresseerden geven de woordenlijst en een aantal bijlagen het nodige detail: zoals een stappenplan voor organisatie van een samenaankoop, veel gestelde vragen, een kosten-baten analyse, detail over de raamcontracten van de Vlaamse Overheid, interessante websites en wetgeving. Opmerking: Nog maar pas veranderden een aantal termen in juridische teksten, zo zijn plaatsen en plaatsing nu de termen als de procedure in zijn geheel wordt bedoeld. 3 september /50

4 1 Samen aankopen loont 1.1 Samenaankoop met de opdrachtencentrale Als twee of meer besturen samen een aankoop opstarten spreken we van een samenaankoop. Slechts één bestuur moet de procedure administratief op zich nemen. De juridische term voor een eenvoudige samenaankoop met twee of meer besturen is de opdrachtencentrale. 1.2 Baten, prijsvoordeel. en beter resultaat Door samen aan te kopen (aan te besteden) dalen de prijzen al gauw met 20 tot 30%. Omdat het contract veel groter wordt, zijn veel meer firma s geïnteresseerd om een goede prijs te geven. Voorbeeld: Bij de realisatie van een nieuwe beeldbank investeerden de vier primaire partners nauwelijks elk euro voor een project dat hen bij afzonderlijke aanbesteding minstens euro zou hebben gekost. Het bedrijf was trouwens bereid tot een grote inspanning omdat meer dan honderd besturen ook interesse in deze beeldbank betoonden. Zij verzekerden dus aan dit bedrijf een afzet achteraf Als het gaat om projecten met een gemeenschappelijke kost (zoals softwareprojecten) is de winst snel meer dan 50% omdat die gemeenschappelijke kosten gedeeld kunnen worden. Door met andere besturen samen te werken kun je resultaten realiseren die anders helemaal onmogelijk zijn. 1.3 Belangrijke administratieve besparing. Procedures zijn zeer arbeidsintensief en administratief zeer duur. Een kleinere administratieve procedure kost aan een lokaal bestuur al vlug euro (administratieve kost), een grotere procedure voor een belangrijke aankoop of een raamcontract kost gemakkelijk euro (zie bijlagen).. De kosten van zeer grote contracten kunnen veel hoger oplopen en kunnen tot soms wel een manjaar aan inspanning vragen. De kost voor besturen die aan andere procedures deelnemen bedraagt nihil tot hoogstens de helft van wat het hen zelf zou kosten. Dit hangt af van de mate van deelname aan de voorbereiding. (zie simulaties in bijlage). Voor de aanbestedende overheid is er vaak wel meerwerk. De meerkost wordt meestal ruimschoots gecompenseerd door zowel het kwalitatief als budgettair beter resultaat (zie ook risico s hieronder). 1.4 Indirecte baten: verhoogde knowhow en neerzetten van standaarden Wat we zelf doen, doen we meestal niet beter. Het is waanzin om in alle besturen hetzelfde proberen te realiseren. Ideeën delen en samenwerken, leidt tot een hogere knowhow. Als we met de buren of collega s samenwerken, maken we afspraken, wat de realisatie van standaarden bevordert. We vermijden vlugger de aankoop van exotische producten die drie jaar later niet meer te verkrijgen zijn of niet door derden ondersteund worden voor nazorg. 3 september /50

5 2 Raamcontracten 2.1 Wat is een raamcontract? Een raamcontract is een langlopende opdracht van één of meestal vier jaar, waarbij een kader geschapen wordt dat herhaalde deelopdrachten mogelijk maakt. De deelplaatsingen worden volgens de behoeften van het moment bepaald. Eén raamcontract vervangt één of meestal vier jaar lang terugkerende gelijkaardige plaatsingen door één plaatsing. Raamcontracten kunnen in principe niet langer dan vier jaar duren (zie ook veel gestelde vragen). Wat kun je bestellen met een samenaankoop in raamcontract? Het IT-aankoopcontract Regio Kortrijk laat toe zonder gunningsprocedure bestellingen te plaatsen voor enkele i-pads, de installatie van een beamer in een lokaal, een cameraproject, het verbinden van twee gebouwen met glasvezel, het herbekabelen van een telefoon/it-kast, het uitvoeren van een dag IT-audit, plaatsen van infoschermen of de aankoop van een backup/opslagsysteem. 2.2 Raamcontracten zijn administratief en technisch interessant Raamcontracten leveren een enorme administratieve besparing op. We maakten een simulatie waarbij tien kleinere plaatsingen in een raamcontract werden gebundeld. De administratieve winst bedraagt euro (zie bijlage). Bovendien zijn de tijdswinsten bij het opzetten van elke deelopdracht enorm. Binnen de formule van raamcontracten bestaan een aantal mogelijkheden, die voor een nog grotere flexibiliteit kunnen zorgen, zodat elk bestuur binnen de samenaankoop zijn zelfstandigheid kan bewaren en toch genieten van de interessante voorwaarden. voorbeeld van winst bij raamovereenkomsten (detail in bijlage) terugkerende aanbesteding idem als deelgunning raamcontract aantal mandagen aantal mandagen voorstudie (eventueel met bezoek elders) en opmaak bestek 1,5 1 nota aan college en aan gemeenteraad 1 0 nakijken offertes, besprekingen offertes met firma's 2 0 opmaken gunningsnota en collegebeslissing 0,5 0,25 verzenden(niet-)gunningsbrieven en communicatie errond 0,5 0,1 totaal aantal dagen 5,5 1,35 kost van de werkuren 1.824,17 447,75 tijdsduur procedure met voorbereiding 1,5 tot 4 maand 0,5 tot 1,5 maand Naast een enorme administratieve besparing levert een raamcontract ook een enorme organisatorische verbetering op: gedurende jaren is er een vast contactpunt, zonder voortdurende verandering van leverancier/bedrijf. Het voortdurend veranderen van leverancier schept bijna altijd onnodige problemen voor onderhoud en/of dienstverlening). Voor het organiseren van raamcontracten moet je maximaal alle mogelijke situaties in de toekomst proberen op te vangen. Je voorziet dan ook best in de procedure een maximaal aantal mogelijkheden om te onderhandelen over de modaliteiten van het contract. Een onderhandelingsprocedure is ideaal, maar niet altijd mogelijk. De offertevraag biedt ook veel mogelijkheden (zie Bijlage Veel Gestelde Vragen) 2.3 Raamcontracten in samenaankopen. Een samenaankoop kan ook op basis van een raamcontract, waarbij dus de mogelijkheden van het raamcontract geldig zijn voor verschillende besturen. 3 september /50

6 Samenaankoop en samenwerking bij raamcontracten bieden bovendien een belangrijke meerwaarde omdat besturen ervaringen, inzichten en situaties aanbrengen, die andere besturen misschien niet meemaakten, die bij de onderhandelingen en bij het opstellen van de opdrachtdocumenten kunnen worden opgevangen. De ervaringen van kleine besturen zijn dikwijls dezelfde als die van kleinere sub-organisaties van een grotere stad en in die zin ook voor grotere partners belangrijk. 2.4 Grote flexibiliteit: non-exclusiviteit. In geval van raamcontracten en des te meer in geval van samenaankoop is het moeilijk om de omzet vooraf over verschillende jaren te ramen. Een aantal deelnemers kunnen wel een idee geven van de mogelijke omvang van het raamcontract, anderen niet of zijn nog niet zeker of zij wel van het contract zullen afnemen, zodat een precieze raming onmogelijk wordt. Non-exclusiviteit (= mogelijkheid om niet of om ook buiten het raamcontract te bestellen) vangt dit probleem op, maar vangt ook vooral het risico op dat een bedrijf de verwachtingen niet invult. Als een bedrijf niet voldoet bestelt men er niet meer. Het uitschrijven van een nieuwe procedure blijft mogelijk. Zonder veel plichtpleging kan men het contract in het uiterste geval stopzetten, door niet meer te bestellen. De non-exclusiviteit moet uiteraard expliciet in het bestek vermeld zijn. 2.5 Grote flexibiliteit: concurrentie tussen verschillende merken/varianten binnen een raamcontract Veel bedrijven zijn in staat verschillende merken en varianten te leveren. In geval van raamcontracten is het opportuun om voor courante producten vooraf te eisen dat de inschrijver verschillende merken aanbiedt, bijvoorbeeld minsten 2 of 3 A-merken of grote merken en dat de prijs op basis van marges wordt bepaald. Het laat de besturen toe van merk te veranderen als een merk niet meer zou voldoen en om te werken met een eigen geprefereerd merk. Wie tevreden is over het merk van een installatie, wil dat merk ook door de leverancier aangeboden zien. 2.6 Grote flexibiliteit: raamcontracten met meerdere bedrijven Met de nieuwe regelgeving is het mogelijk raamovereenkomsten af te sluiten met meerdere deelnemers-leveranciers. Hierbij wordt de opdracht gegund aan verschillende bedrijven. Er zijn twee vormen. Ofwel worden de verdeelmodaliteiten in de opdrachtdocumenten vooraf vastgelegd: bijvoorbeeld op basis van een cascade, een afwisselende volgorde, beschikbaarheid, nabijheid (snelheid) van dienstverlening of specialisatie. Deze vorm wordt de voorafgaande verdeling genoemd. Ofwel kan er bij een specifiek deelproject een mini-competitie georganiseerd worden- dit is een kleine sub-procedure - met het plaatsen van een deelopdracht als resultaat aan één van de bedrijven (zie ook woordenlijst ), Raamcontracten met meerdere deelnemers/leveranciers zijn interessant - als de aanbestedende overheid over een alternatief wil beschikken als een deelnemer voor bepaalde deelopdrachten niet bij machte is of niet geïnteresseerd is om een offerte in te dienen. In dit geval zal de aanbestedende overheid bij voorkeur voor het cascade-systeem kiezen - als de aanbestedende overheid de opdracht wil verdelen over de verschillende deelnemers. In dat geval is het aangewezen om in het bestek duidelijk te vermelden op welke wijze de hoeveelheden zullen worden verdeeld - als de aanbestedende overheid voor elke bestelling de concurrentie maximaal wil laten spelen. In dit geval zullen alle deelnemers voor elke deelopdracht uitgenodigd worden om 3 september /50

7 een deelofferte in te dienen. Het lijkt ons belangrijk deze sub-procedure zo eenvoudig mogelijk te houden. 3 Lokale besturen kopen samen aan met raamcontracten Dit hoofdstuk belicht aan de hand van voorbeelden de volledige waaier van samenaankopen en varianten daarop, die recent bij lokale besturen werden toegepast. 3.1 Samenaankopen West-Vlaamse OCMW s Het Mercedes-effect Onder impuls van het OCMW van Roeselare is een samenwerkingsverband ontstaan tussen de OCMW-aankoopdiensten van West- Vlaanderen. In de regio werden een aantal samenwerkingen georganiseerd, eerst met het plaatselijke ziekenhuis, maar al vlug met de OCMW s van de gemeenten van het Midwestoverleg, de regio Roeselare-Tielt en ook al vlug met de OCMW s van Kortrijk, Brugge enz De gemeenschappelijke aankopen waren zeer divers: was en linnen, hospitalisatieverzekering, kantoormateriaal, externe dienst preventie en bescherming op het werk, onderhoud en levering van brandblusmiddelen, keuringen en evolueerden van eenmalige aankopen tot raamcontracten voor bedden, matrassen, afvalverwerking. De aankoopdienst van OCMW- Roeselare benadrukt hoe gemakkelijk er belangrijke prijsvoordelen gehaald worden, maar waarschuwt anderzijds voor wat zij het Mercedeseffect noemen. Hierbij wordt de lat te hoog gelegd waardoor de prijs onnodig de hoogte ingaat (zie ook hierover het hoofdstuk 6 structurele inbedding van samenaankopen ). Zij benadrukken ook hoe de dynamiek van samenwerking tot een verhoging van knowhow leidt. 3.2 enotulenbeheer edecision door vijf centrumsteden De voorstudie en analyse van dit eerste pakket steunde op een bestaand softwarepakket van de stad Kortrijk, dat minstens 500 mandagen gekost had. Op basis van deze eerste analyse werkten Kortrijk, Brugge, Hasselt, Leuven en Roeselare samen een tweede versie van het pakket uit. Kortrijk was aanbestedende overheid. De verworvenheden (transparantie, snelheid van communicatie ) van de eerste versie werden overgenomen, maar nu met een aantal belangrijke verbeteringen (zoals nieuwe koppelingen) die in een afzonderlijke aanbesteding zeker niet mogelijk waren. Rekening houdend met de gedeelde kost en de bijkomende volumekorting bespaarde elke primaire partner zeker euro voor een hoogstaand resultaat dat als afzonderlijk bestuur niet bereikbaar was. Secundaire partners zijn hier niet nominatief opgegeven, maar Oostende en Turnhout zijn als secundaire partners in het project geïnteresseerd en overwegen een deelname. Ondertussen stappen steden zoals Geel en Oostende ook in als secundaire deelnemers. 3 september /50

8 3.3 Raamcontracten van de provincie Oost-Vlaanderen De provincie Oost-Vlaanderen organiseerde volgende raamcontracten voor alle Oost-Vlaamse lokale overheden: - Raamcontract 'Multifunctionals en beheersysteem' - Raamcontract 'IT-materiaal' - Raamcontract 'Datacommunicatie' We verwijzen ook graag naar het project 'ICT-ondersteuning kleinere gemeenten' waarbij de provincie kostendelend per vijf gemeenten een informaticadeskundige ter beschikking stelt. Dit project is sinds 2006 opgestart en werd een groot succes. De vraag voor deelname vanwege de gemeenten is zeer groot. Vermeldenswaardig is dat de taakomschrijving breder gaat dan het pure informatica technische. Zie Service Center van de intercommunale TMVW: een aankoopcentrale TMVW (Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Waterbedeling) was en is - zoals de naam zegt - oorspronkelijk een waterbedrijf. TMVW biedt ondertussen een brede waaier van diensten aan bij 85 gemeenten, de provincie West-Vlaanderen en de havenbedrijven van Brugge en Gent. In tegenstelling met de andere voorbeelden in dit hoofdstuk is dit een aankoopcentrale. Dit betekent dat het TMVW alle administratie en organisatie van het aankoopcontract op zich neemt. Ieder lokaal bestuur kan van deze diensten gebruik maken door A- vennoot te worden van TMVW. Het huidig aanbod bestaat uit bedrijfskledij, beglazing, brandslanghaspels, brandstoffen, hersteldienst, kantoorbenodigdheden, maaltijdcheques, onderhoudsproducten, papierwaren, persoonlijke beschermingsmiddelen PBM, periodieke wettelijke controles, printers, strooizout, telecom Ook meer gespecialiseerde diensten kunnen er afgenomen worden zoals het onderhoud van ramen of terreinen tot zelfs de organisatie van een verhuizing of het dagdagelijkse facilitymanagement of patrimoniumbeheer. De sterkte van het systeem is de meerwaarde onder de vorm van opvolging en begeleiding (zoals voorbereiding en kwaliteitscontrole) De dienstverlening wordt vergoed door een marge te nemen op de omzet, zoals drie procent op papierwaren of telecom of vijf procent op printing. (tabblad service-centrum kiezen) 3 september /50

9 3.5 IT-Raamcontract brede regio Kortrijk: regionaal aankoopcontract Een dergelijk contract, hoewel minder uitgebreid, bestaat ook in de regio Brugge, met stad Brugge als aanbestedende overheid. Het IT-aankoopcontract brede regio Kortrijk ) biedt voor 72 besturen een brede dienstverlening aan met 27 percelen (sub contracten) in 22 IT-domeinen. Besparing op IT-budgetten van minstens 2,8 miljoen euro De omzet van dit raamcontract wordt op 28 miljoen euro geraamd. De verkregen korting voor Kortrijk bedraagt al tien tot dertig procent. Administratieve besparing van 1,5 miljoen euro De uitgespaarde kost per niet te voeren onderhandelingsprocedure bedraagt 1400 tot 2000 euro en de tijdswinst twee maand. De gezamenlijke administratieve besparing voor de 72 deelnemende besturen kan over 5 jaar geraamd worden op minstens 1,5 miljoen euro Raamcontract bevordert samenwerking en uitwisseling van knowhow Ondertussen is het huidige raamcontract al aan de derde editie toe. Het vorige raamcontract ( ) gaf aanleiding tot verdere regionale en lokale samenwerking (gemeente-ocmw of met buurgemeenten). Zo werkt Kortrijk samen met buurgemeente Zwevegem: Kortrijk deelt de internettoegang met Zwevegem. Hun serverrooms van Kortrijk en Zwevegem zijn op 10Gb verbonden en elkaars back-up. De intercommunale Leiedal zal de besturen van de intercommunale verder ondersteunen om op een optimale manier gebruik te kunnen maken van het contract. 3.6 Raamcontract stad Brugge en Regio Dit contract is vrij goed vergelijkbaar met dit van de regio Kortrijk. Belangrijk verschilpunt is dat bij dit contract zich nog andere besturen kunnen achteraf aansluiten terwijl Kortrijk zich beperkte tot wie zich op voorhand nominatief voor het raamcontract had opgegeven. 3.7 Drie lokale besturen delen internet en serverrooms Binnen een raamcontract is samenwerking relatief eenvoudig. BELNET is het datanetwerk van de universiteiten dat ook toegankelijk is voor overheden. Belnet biedt een budgettair en technische zeer interessante internettoegang. Hiervoor moet je wel een glasvezel leggen met het dichtst bijgelegen aansluitpunt van Belnet (= zogenaamde POPpunt). De gemeente Zwevegem, Intercommunale Leiedal en Stad Kortrijk huren elk een glasvezel (bij Eandis) naar het POPpunt van de universiteit te Kortrijk en beslisten om samen één performante internettoegang te delen. De gerealiseerd besparing op de internettoegang compenseerde onmiddellijk de huur van de glasvezelverbinding. Via diezelfde glasvezel zijn de drie besturen bovendien nu ook onderling verbonden (dankzij toepassing van kleurentechnologie). Op die manier kunnen de besturen hun back-up (beveiligingskopiën) in elkaars serverroom plaatsen, wat aan die besturen de kost van een reserveserverroom bespaart. 3 september /50

10 De betrokken besturen werkten met onderlinge afspraken, waarbij ze elk bepaalde delen van de nodige investeringen voor hun rekening namen. De infrastructuuraankopen verliepen vlot en snel binnen het bestaande raamcontract van de regio Kortrijk. 3.8 Beelddatabank van steden en gemeenten: primaire en secundaire partners In dit megaproject werkten de steden Brugge, Gent (met Digipolis), Kortrijk (initiatiefnemer) en Mechelen als primaire partners samen naast meer dan 120 besturen die zich nominatief als secundaire partners opgaven. Digipolis nam de taak van aanbestedende overheid en projectcoördinatie op zich. Het doel van dit project was de steden een pakket aan te bieden dat over de grenzen van de verschillende werkdomeinen heen toelaat beeldmateriaal te ontsluiten zowel intern als naar de buitenwereld. De samenwerkingsdynamiek zorgde ervoor dat meer dan honderd potentiële gebruikers bij het opstellen van de technische opdrachtdocumenten werden betrokken. Win-Win voor besturen en bedrijf Gezien de de-facto-standaard die in dit project wordt neergezet was de betrokken firma (Zeticon, spin-off van UGent, voorheen Comsof, in samenwerking met Videohouse) bereid zeer ver te gaan in zijn financieel voorstel. Door de gedeelde investering bespaarden de initiatiefnemende besturen elk minstens euro voor een resultaat dat eigenlijk voor een afzonderlijk bestuur compleet onmogelijk was. In de onderhandelingen werden bovendien zeer interessante prijzen bedongen voor de besturen die als secundaire partner willen instappen in het project. In de onderhandelingen werd ook bedongen dat de nieuwe ontwikkelingen terug naar de deelnemers zouden vloeien. Ondertussen (januari 2014) bestelden volgende besturen als secundaire partner de beeldbank: Ieper, Merelbeke, Sint-Niklaas, Turnhout, Waregem, Zottegem, Zwevegem, Hasselt, Provincies Limburg en Oost-Vlaanderen, Universiteit Antwerpen. Andere besturen kochten via een eigen procedure het product aan: de toeristische diensten van Antwerpen, Oost- en West-Vlaanderen, Erfgoed Land van Dendermonde en het Museum Dossin. 3.9 Lokale besturen delen hun ontwikkelingen in CCSP-project Samenwerking zorgt voor betere kwaliteit. Het betrokken bedrijf getuigt: Concreet betekende de beeldbank voor ons voor een betere productontwikkeling. Het is een veel beter product geworden dan dat we zelf alleen hadden kunnen bouwen. Met dit betere product kunnen we ook extra klanten overtuigen. Deze zijn vaak ook bereid om bepaalde extra's te laten uitvoeren die dan uiteindelijk weer naar het basisproduct vloeien waar alle andere klanten dan weer veel aan hebben. Een alternatieve vorm van samenwerken bestaat er in dat verschillende besturen in overleg voor een bepaald project acties ondernemen, er de kosten van op zich nemen en de resultaten delen. CCSP is er een veelbelovend voorbeeld van. 3 september /50

11 Het Common Citizen Service Platform (CCSP) is een samenwerkingsproject waarbij Aalter, Gent, Diksmuide, Lokeren, Maaseik, Maldegem, Menen, Mol en Zedelgem zich engageerden om hun ontwikkelingen te delen rond een gemeenschappelijk thema. Deze lokale besturen besloten de voorbije jaren hetzelfde softwarepakket, MS Dynamics CRM, aan te kopen en in hun organisatie in te voeren. Het invoeren van deze toepassing vereist echter veel bijkomende aanpassingen vooral voor de koppelingen aan andere toepassingen. De kosten kunnen hoog oplopen. Daarom spraken deze besturen af dat alle ontwikkelingen op een gestandaardiseerde manier zouden gebeuren, zodat elke ontwikkeling ook voor de andere besturen bruikbaar zou zijn. Zij spraken bovendien af dat elk resultaat voor een bestuur ook vrij beschikbaar wordt voor de andere besturen. In samenwerking met MS werd een eerste gestandaardiseerde basismodule ontwikkeld waarop nu verder onderdelen zullen gebouwd worden. 4 De aankoopcontracten van de Vlaamse Overheid. 4.1 Vlaamse Overheid stelt aankoopcontracten open voor lokale overheden Sinds kort stellen de agentschappen van de Vlaamse Overheid systematisch raamcontracten open voor de lokale overheden. Een lokale overheid is hierbij een breed begrip, dus ook intercommunales of provincies. Het belangrijkste agentschap bij de Vlaamse Overheid voor de lokale besturen is het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) dat instaat voor de overkoepelende ICT van de Vlaamse Overheid. (Facilitair Bedrijf) AFM organiseert samenaankopen voor alle entiteiten/agentschappen van de Vlaamse Overheid en stelt de nieuwe samenaankopen in raamcontract open voor alle lokale besturen. Het aanbieden van raamcontract is maar één van de dienstverleningen van AFM aan de lokale besturen (zie figuur). 3 september /50

12 VDI (Vlaamse Diensten Integrator), VZW Vlaanderen Connect, die mogelijk maakt ICT-profielen tegen de normale marktvoorwaarden in gedetacheerde dienst voor een lange periode aan te werven (als contractueel personeel) het MAGDA-platform dat ook de lokale besturen de volgende jaren zal toelaten connecties te leggen met het rijksregister 4.2 Jobpunt Vlaanderen: HRM-raamcontracten Jobpunt Vlaanderen is ontstaan uit een CVBA (coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) voor de selectie van Vlaams overheidspersoneel en werd in 2004 een EVA (extern verzelfstandigd agentschap) van de Vlaamse Overheid: Jobpunt Vlaanderen. Jobpunt Vlaanderen werkt nog altijd op coöperatieve basis en elk geïnteresseerd bestuur kan er op basis van een coöperatief lidmaatschap gebruik maken van een aantal raamcontract-diensten. Ongeveer tweehonderd lokale besturen waaronder zestig gemeenten en vijftig OCMW s zijn er lid van ( Op lezen we: Op basis van raamovereenkomsten kan Jobpunt Vlaanderen voor een specifieke opdracht een dienstverlener aanduiden. Hierbij is het zo dat elke dienstverlener waarmee Jobpunt Vlaanderen een contract afsluit, zich ertoe verbindt om zijn diensten te verlenen aan de meest voordelige tarieven op de markt. Wij bieden de Vlaamse steden en gemeenten, OCMW's, intercommunales, provinciebesturen, de Vlaamse overheid en andere Vlaamse openbare besturen de volgende diensten: arbeidsmarktcommunicatie, werving en selectie, evaluatie, organisatieverandering, outplacement, coaching, werk-wijzer, flexpunt, voorbehouden betrekkingen, erkennen van verworven competenties Wie vennoot is (eenmalig 75 euro per 10 personeelsleden) kan gebruik maken van de diensten van Jobpunt ( Jobpunt Vlaanderen is een aankoopcentrale met eigen personeel (zoals accountmanagers) die de gebruikers bijstaan in een beheers- en dienstverlenende rol. 3 september /50

13 4.3 Telefoniecontract Het telefoniecontract onder beheer van het Agentschap voor Facilitair Management AFM is twee jaar in voege. Sinds 7 november 2011 kunnen lokale besturen (steden, gemeenten, OCMW s, politiezones) zich registreren en de informatie over de telecomcontracten van de Vlaamse Overheid downloaden en intekenen op dit telefoniecontract. Het toetreden en afnemen van diensten is mogelijk sinds 1 februari Sindsdien traden meer dan negentig lokale overheden toe tot het telefoniecontract van de Vlaamse Overheid en realiseerden prijsvoordelen tot een factor tien. Vragen zijn welkom bij telecom-lo@mail.mobistar.be bij voorkeur met telecommunicatie@vlaanderen.be in kopie. Binnen de Vlaamse Overheid werkt dit contract als een aankoopcentrale (afname via een agentschap), naar de gemeenten toe als een opdrachtencentrale (afname rechtstreeks via Mobistar). Wie geïnteresseerd is in de informatie van de nieuwe telefoniecontracten van de Vlaamse Overheid met Mobistar, kan zich via volgende URL registreren: Nadat u de vertrouwelijkheidsverklaring opgevraagd hebt en het online formulier met de gevraagde gegevens ingevuld en verzonden hebt, wordt bekeken of u voldoet aan de scopedefinitie. Als dit het geval is, ontvangt u een met de juiste URL, username en paswoord en 2 zipfiles om te downloaden, namelijk het bestek en de offerte info. In deze wordt tevens nogmaals aangehaald dat de informatie in deze ZIP-bestanden vertrouwelijk moet behandeld worden. 4.4 Vier nieuwe IT-raamcontracten 2015 Vlaamse Overheid In de nabije toekomst zullen lokale overheden gebruik kunnen maken van belangrijke nieuwe raamcontracten van de Vlaamse Overheid (Agentschap Facilitair Management) die in de loop van 2014, begin 2015 operationeel worden. De vier contracten zijn momenteel gegund, maar de detail-modaliteiten worden nu (mei 2014) verder uitgewerkt. Alle contracten worden operationeel eind 2014 of begin We onderscheiden vier contracten: Aankoopcontract voor diverse ICT-producten Het contract laat toe om allerlei hardware (PC s, laptops, servers zonder dienstverlening) van verschillende merken aan te kopen tegen krappe prijzen. Het is vooral bedoeld voor de aankoop van eerder kleinere hoeveelheden. De bestelling kan via een portaal uit lijsten. De contractant hanteert een vaste leveranciersmarge ten opzichte van de groothandelsprijzen, waaraan hij zelf aankoopt. Behalve de fabrieksgarantie is er geen dienstverlening (installatie ter plaatse) in dit contract voorzien. Elk jaar zal wel een beste koop voorgesteld worden: één type laptop, PC of tablet. Dit contract is vier jaar gegund aan RealDolmen. Dit contract is vrij goed vergelijkbaar met de contracten van Kortrijk en Brugge. Voor meer informatie over deze contracten: (in het zoekvenster diverse ICT-producten ingeven) 3 september /50

14 Aankoopcontract Technische ondersteuning door ICT-profielen. Dit is een bodyshopping of broker-contract waarbij één onafhankelijk bedrijf op basis van een vraag van een bestuur een bepaald profiel bij andere bedrijven zoekt om voor een welbepaald project in te zetten. Dit kan iemand zijn die een bepaald klein(of groot) softwareopdracht kan uitwerken, het connecteren van twee toepassingen of het converteren van een website/.het is expliciet de bedoeling dat ook de markt van de kleine niche-bedrijven en/of freelancers wordt aangesproken. Dit kan iemand zijn die voor zes maanden het project leidt om de IT van de gemeente met die van het OCMW te koppelen. Dit contract is voor vier jaar gegund aan Public Sourcing. Het bedrijf maakt een gebruiksvriendelijke elektronische marktplaats, waar de klant zijn vraag kan bekendmaken. Ook grote en kleine bedrijven of freelancers kunnen zich voorstellen bij Public Sourcing om in een pool te belanden. Public Sourcing zal uit de pool mogelijke oplossingen aan de klant voorstellen. Voor meer informatie over deze contracten: (in het zoekvenster ICT-profielen ingeven) Aankoopcontract Ontwikkelingsprojecten Bij dit contract maakt Vlaamse gemeenschap gebruik van de mini-competitie procedure. Bij de gunning werden drie bedrijven geselecteerd aan wie softwareprojecten kunnen worden toevertrouwd op basis van een mini-competitie. Met deze werkwijze vraagt een bestuur (klant) aan de drie bedrijven dat zij een voorstel opmaken op basis van een behoefteanalyse (hiervoor kan een standaardtemplate worden gebruikt). Diverse technologieën en methodologieën zijn mogelijk. Dit projectvoorstel wordt door de drie partijen opgemaakt, waarbij de drie bedrijven kunnen beroep doen op onderaannemers, ook als die nog niet vooraf bepaald zijn. De klant kiest via minicompetitie het beste projectvoorstel en gaat met dat bedrijf in zee Er is op gelet dat het resultaat eigendom is van de opdrachtgevers zodat zij het aan andere besturen kunnen doorgeven of zodat zij kostendelend met andere besturen kunnen optreden. Dit contract lijkt ons eerder gericht op iets grotere projecten en dus vooral interessant wanneer een aantal gemeenten samen een IT-project willen ontwikkelen en hiervoor budget samenleggen. Dit contract is voor vier jaar gegund aan Atos, CSC en HBplus(consortium van HP en Belgacom. Voor meer informatie over deze contracten: (in het zoekvenster ontwikkelingsprojecten ingeven) Aankoopcontract Exploitatiegebonden diensten Dit contract heeft verschillende onderdelen, maar samengevat biedt het contract ofwel dienstverlening op de vestigingsplaats (werkplaats) van de klant ofwel clouddiensten in functie van toepassingen van de klant. Alle genoemde diensten (of delen ervan) zijn 3 september /50

15 onafhankelijk van elkaar afneembaar. De afnemers betalen alleen voor de daadwerkelijk afgenomen capaciteit en dienstverlening. Diensten op de werkplek Inrichting, ondersteuning en beheer van de ICT-werkplek gaande van de Aankoop en levering van standaard werkplekproducten via het mechanisme van groepsaankopen (behoeftenbevraging, markbevraging, bestellingen ) tot de Exploitatie van gebruikersinfrastructuur (installatie, updates, incidentafhandeling, activeren van telewerken..) Clouddiensten Dit kunnen werkplek gebonden datacenterdiensten zijn zoals mail, agenda, datacapaciteit, documentbeheer, samenwerking, unified communication, ( as a service ). Maar dit kunnen typische datacenterdiensten zijn gaande van computerzaalfaciliteiten (huur fysieke ruimte), infrastructuurdiensten ( virtuele capaciteit servers, mainframe, storage en back-up), platformdiensten (databankplatformen voor Oracle of PostgreSQL), tot end-to-end beheer. Ook volledige infrastructuurprojecten of onderhoudsprojecten van applicaties zijn mogelijk. Dit contract is voor zeven jaar gegund aan HB-plus, dit is een consortium van HP en Belgacom. Voor meer informatie: (in het zoekvenster exploitatiegebonden diensten ingeven en voor meer detail onder titel 3 portfolio kiezen) PS: De netwerkdiensten zijn in een eerste fase niet van toepassing voor lokale besturen. De Vlaamse Overheid zal in samenwerking met de partners en de VVSG in de loop van 2014 deze contracten uitvoerig verder toelichten. (in het zoekvenster ICT-contract 2015 ingeven) 4.5 Kañooh, websiteraamcontract De lokale besturen besteden veel geld en tijd aan het beheren van een website. Websites worden steeds complexer. De oplossing bestaat erin om op één infrastructuur (één softwarepakket, één database, ) verschillende websites van verschillende besturen of organisaties te laten draaien. Het is een techniek, die in het verleden al een aantal maal is toegepast zoals in de Regio Kortrijk. Zo worden beheerd door de intercommunale Leiedal, samen met nog twintig andere websites van dertien gemeenten. Met deze manier van werken besparen de betrokken besturen enorm, terwijl hun websites toch over de laatste snufjes beschikken. De Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) van de Vlaamse Overheid bieden momenteel Kañooh aan. Het Kañooh-raamcontract Met kañooh kun je op een eenvoudige manier een website bouwen. Je mag het vergelijken met een bouwdoos vol met legoblokken waarmee je snel een site samenstelt, van eenvoudige basissites tot meer geavanceerde sites met alle toeters en bellen. kañooh is ontstaan op initiatief van de Vlaamse overheid die zich, met haar ongeveer sites, geconfronteerd zag met meer dan 40 verschillende technologieën bij meer dan 30 verschillende hostingpartijen. Bovendien waren webmasters meer bezig met administratie en ICT dan met de inhoud van de verschillende sites. 3 september /50

16 (2013) staat open voor lokale besturen en is gebaseerd op Drupal-technologie uit de open source wereld. Dit verklaart ook de scherpe prijzen. De eenvoudige instapversie (2 redacteurs) kost 69,99. De versie met alle toeters en bellen voor 15 redacteurs kost 369,99 per maand. (cfr Groepsaankoop groene stroom en zonnepanelen provincie Antwerpen Verschillende provincies, maar ook lokale besturen bieden particulieren groepsaankopen aan. De provincie Antwerpen organiseert al een paar jaar een groepsaankoop van 100% groene stroom en aardgas voor particulieren. Dit jaar komen daar dezelfde groepsaankoop bij voor KMO s en verenigingen en een groepsaankoop voor zonnepanelen. De gemeenten kunnen deze groepsaankopen onder de vleugels van de provincie mee aanbieden aan hun bewoners. In 2012 namen gezinnen deel, in 2012 nog eens De provincies maken hierbij gebruik van de diensten van het bedrijf ichoosr. ichoosr organiseert groepsaankopen in Nederland, België en Engeland met behulp van veilingen. Het bedrijf begeleidt al die particuliere overstappen van leverancier. Dit is een voorbeeld van een private groepsaankoop waarbij de provincie en de gemeente patroneren. De besturen nemen niet deel aan de procedure. Nochtans kan ook een openbaar bestuur een dergelijke private groepsaankoop organiseren mits zich te houden aan bepaalde regels. Het bestuur mag zelf geen afnemer zijn. Het mag ook zijn bevoegdheden niet te buiten gaan: een OCMW kan enkel diensten aanbieden aan zijn OCMW-klanten (zorgbehoevenden), een gemeente enkel aan zijn (eigen) burgers. Als een gemeente ook zelf afnemer wordt, spreken we van een publieke groepsaankoop en is de wetgeving op overheidsopdrachten van toepassing. Als enkel openbare besturen deelnemen is er de opdrachten- of aankoopcentrale. Een mengvorm is de samengevoegde opdracht (zie Definities) 4.7 VDAB-raamcontract: afnemen profielen en projecten via minicompetitie De VDAB (Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding) is een extern verzelfstandigd agentschap (EVA) van de Vlaamse Overheid. De VDAB heeft een raamcontract uitgeschreven dat toelaat medewerkers in te huren voor ondersteuning van projecten of voor realisatie van volledige projecten. De VDAB definieerde binnen haar raamcontract elf percelen volgens verschillende IT-domeinen of - disciplines. Het raamcontract is operationeel sinds november In de bijlage vindt u de opsomming per perceel met vermelding van de bedrijven aan wie de percelen werden gegund. De maximum prijzen liggen hierbij vooraf vast volgens profiel (junior, advanced, experienced of senior) en bij de meeste percelen zijn volumekortingen bedongen. Het effectieve inhuren van profielen of projecten gebeurt via een minicompetitie. De dienstverleners stellen een profiel voor. Dit moet conform zijn aan de prijs en de kwaliteit van het CV uit de oorspronkelijke plaatsing. Aan de hand van de plaatsingscriteria van het bestek worden de 3 september /50

17 voorgestelde profielen gequoteerd en wordt gegund aan de meest voordelige dienstverlener. De VDAB begeleidt de procedure met een Excel-bestand die alle te volgen stappen ondersteunt. Om toe te laten deel te nemen aan het lastenboek en af te nemen stelt de VDAB een contract voor tussen het geïnteresseerde bestuur en de VDAB. (Voor meer info: ) 5 Samenaankoop mogelijkheden tegen elkaar afwegen Het aantal mogelijkheden om deel te nemen aan opdrachtencentrales is de laatste jaren enorm toegenomen. Het voordeel van deze formule is dat zonder één of ander lidmaatschap een bestuur op veel interessante aanbiedingen kan instappen of zelf vrij eenvoudig een samenaankoop kan opstarten. Maar welke keuze is wanneer het beste? 5.1 Wanneer zijn procedures op samenaankopen op brede schaal voordelig? Procedures op provinciaal of Vlaams (of zeer breed ) niveau zijn voordelig - wanneer de verplaatsingen geen of weinig rol spelen bij de bijhorende dienstverlening en het financiële voordeel overweegt ten opzichte van de kwaliteit van de dienstverlening. - als de dienstverlening vanop afstand kan gebeuren (bijvoorbeeld via dataverbinding) Zoals reeds opgemerkt (zie raamcontracten) is het ook mogelijk dat een groter raamcontract verschillende aannemers aan het werk zet en/of verschillende merken/oplossingen in concurrentie brengt binnen eenzelfde raamcontract. 5.2 Wanneer zijn samenaankopen op regionale schaal voordelig? Lokale of regionale bedrijven bieden dikwijls een betere prijs-kwaliteitverhouding, wegens hun plaatselijke dienstverlening en/of aanwezigheid. Het heeft dikwijls geen zin om de lat zo hoog te leggen dat enkel een beperkt aantal grote bedrijven kunnen deelnemen, met dikwijls onverwacht hoge prijzen tot gevolg. Het gaat dan veelal over bedrijven die vanop een te grote afstand opereren, wat hun hoge prijs verklaart. Het is daarom belangrijk de goede dienstverlening uitdrukkelijk in de selectievoorwaarden of plaatsingsvoorwaarden te betrekken. Een van de selectievoorwaarden kan de aanwezigheid (van dienstverlenend personeel) in de streek zijn. In de plaatsingsvoorwaarden kunnen de kost van urgente tussenkomsten en verplaatsingskosten duidelijk vermeld staan. 5.3 Wanneer zijn samenaankopen op projectbasis aangewezen? Wanneer een bestuur een bepaald project wil realiseren (informatiseren van de bibliotheek, inrichten van een centraal gestuurd beeldscherm-systeem) loont het steeds de moeite om andere geïnteresseerde besturen te zoeken om een samenaankoop te organiseren. Met de direct geïnteresseerde besturen, die geld op tafel willen leggen, werkt het bestuur dan verder in een voorbereidingsgroep (als primaire partners). De andere besturen, die ook wel geïnteresseerd zijn worden dan secundaire (of potentiële) partners zonder koopverplichting. Op projectbasis kan uiteraard ook een gemeenschappelijke infrastructuur (in de cloud?) gedeeld worden, al dan niet met een naburig bestuur. 3 september /50

18 5.4 Optreden als aanbestedende overheid in een opdrachtencentrale: meerwerk Het meerwerk (zie simulatie in bijlage) voor de aanbestedende overheid is afhankelijk van de ervaring, van de materie en van de participatie die zij tijdens de plaatsingsprocedure organiseert (aantal partners, inspraak). Het meerwerk moet mogelijk zijn (qua mankracht) en moet in verhouding zijn met het gunstige resultaat. Bij een groot aantal deelnemers en/of een complex dossier kan het meerwerk aanzienlijk worden. Mogelijke oplossingen bestaan er in het werk te verdelen en/of de aanbestedende overheid te vergoeden via kostenverdeling, of door een kleine bijdrage aan te rekenen aan de partners (een klein percentage van de omzet). In geval van secundaire partners bij IT-projecten kunnen de primaire partners bedingen dat het betrokken bedrijf de verbeteringen achteraf aan de software gratis ter beschikking stelt van de primaire partners. In extremis kan een aanbestedende overheid de participatie tot een minimum herleiden door zijn eigen ding te doen en vanaf de start (continu) te polsen wie geïnteresseerd is en wie dan (officieel) instapt op basis van de gerealiseerde opdrachtdocumenten. (Dit is nog altijd interessanter dan niet samenwerken.) 5.5 Realisatie van één project in verschillende aankopen/raamcontracten Bij het uitstippelen van een opdracht kunnen afzonderlijke prijzen bepaald worden voor een aantal elementen en aangeven dat die afhankelijk van de offerte (resultaten) al dan niet binnen de opdracht zullen afgenomen worden, zoals de infrastructuur voor een software. 5.6 Vormen van samenwerking binnen een bestaand raamcontract. Binnen een bestaand raamcontract (samenaankoop) zijn verschillende vormen van samenwerking mogelijk. Afhankelijk van de inhoud van het raamcontract kan een groep deelnemers (de stuurgroep?) nieuwe producten of projecten definiëren. Het is ook mogelijk een sub-project te definiëren met enkele deelnemers waarbij dan één van die deelnemers de lead opneemt en een kostdelingsovereenkomst maakt met de andere besturen. Deze mogelijkheid wordt best vooraf in de administratieve voorwaarden in de opdrachtdocumenten vastgelegd. Zo kunnen twee of drie deelnemers samenwerken binnen een raamcontract om gemeenschappelijk een infrastructuur aan te kopen, of om een software te laten ontwikkelen, met onderlinge afspraken om de gemeenschappelijke kosten te delen. Evengoed kunnen in een bestaand raamcontract een aantal deelnemers van dat raamcontract (al dan niet via broker of mini-competitie) een specialist inhuren om een project te realiseren. 5.7 De aankoopcentrale als alternatieve oplossing. Onder de formule van de opdrachtencentrale onderhandelen de afnemers rechtstreeks met de leveranciers en factureren die leveranciers rechtstreeks aan de afnemers. Bij een aankoopcentrale beheert de aanbestedende overheid ook de facturatie en verleent deze meestal een aantal bijkomende begeleidende diensten meestal tegen vergoeding en mits een lidmaatschap. Afhankelijk van de specifieke situatie en de aangeboden mogelijkheden kan een aankoopcentrale een nuttig alternatief bieden ten opzichte van zelfstandig aanbesteden. 3 september /50

19 6 Hoe samenaankopen structureel inbedden? 6.1 Structurele inbedding van samenaankopen nodig Op termijn lijkt het aangewezen dat samenaankopen in formule van opdrachtencentrale en raamcontracten vanuit de Vlaamse Overheid worden mogelijk gemaakt. In dit opzicht zijn de nieuwe IT-raamcontracten, die in deze brochure worden toegelicht, uiterst belangrijk. Dit is de goede praktijk waar we naartoe willen. De initiatieven voor samenaankopen van gemeenten zijn voornamelijk ad hoc en afhankelijk van initiatieven van personen, die optreden als trekker(s) van een aankoop. Die initiatieven dreigen stil te vallen als die personen verdwijnen. De mogelijkheid om deel te nemen aan een aantal van ad hoc initiatieven hangt momenteel dikwijls af van toevalligheden. De noodzaak naar een meer gestructureerde aanpak dringt zich op. Het zou uiteraard interessant zijn als intercommunales of provincies of nog beter de Vlaamse Overheid die rol op zich nemen. De opmerking dat regionaal ingeplante bedrijven dikwijls een betere service kunnen bieden ( Mercedes-effect ) is een terechte opmerking, maar kan ook door de Vlaamse Overheid opgelost worden, door te plaatsen bij meerdere (regionale) leveranciers. De Vlaamse Overheid heeft ook regionale (of provinciale) inplantingen waar regionale dienstverleners nuttig zijn (vooral bij contracten met dienstverlening). Ook regionale oplossingen kunnen vanuit een centrale procedure gestuurd worden. 6.2 Netwerken voor samenaankopen. Een centraal georganiseerde en gestructureerde oplossing kan groeien, maar we zijn uiteraard nog niet zo ver. Hoe kunnen we nu een maximaal rendement door samenaankopen realiseren? Op initiatief van het OCMW van Roeselare komen vertegenwoordigers van West-Vlaamse OCMW s al enkele jaren met veel succes samen rond het thema van samenaankopen. Het zou interessant zijn om voor dit thema regelmatig de geïnteresseerde betrokkenen samen te brengen. 6.3 Inventarisatie van raamcontracten Nu het samenaankopen toeneemt, wordt het belangrijk je weg te vinden in de verschillende mogelijkheden die zich voor een bestuur aanbieden. Hiervoor worden oplossingen gezocht. V-ICT-OR (Vlaamse ICT-organisatie) stelt een kanaal ter beschikking waarbij besturen bestaande raamcontracten kenbaar kunnen maken of bestaande raamcontracten van anderen leren kennen, maar het kanaal is nog niet echt gekend of gebruikt. Ook vanuit de Vlaamse Overheid wordt gewerkt aan een nieuw initiatief ecatalogue. 3 september /50

20 Woordenlijst - Aanbestedende Overheid Bij een samenaankoop onder de formule van de opdrachtencentrale neemt één bestuur de administratieve verantwoordelijkheid op voor de groepsplaatsing. Dit bestuur is aanbestedende overheid: in de meeste gevallen zal dit bestuur inhoudelijk het dossier voorbereiden met een stuurgroep die de deelnemers vertegenwoordigt. In geval van (IT-)projecten kunnen we dikwijls primaire en secundaire deelnemers of partners onderscheiden. De primaire investeren een budget en nemen deel aan de stuurgroep. De secundaire kunnen in een latere fase eventueel van de modaliteiten van de plaatsing gebruik maken. - Aankoopcentrale De centrale plaatst de aankopen voor derden (gebruikers) en factureert door aan die derden. De aanbestedende overheid treedt dus op voor alle afnemers. De aankoopcentrale heeft eigen personeel, zij organiseren de aankopen en beheren de contracten voor de afnemers. De aankoopcentrale beheert de contacten met de leveranciers en factureert door aan de afnemers. De afnemers verdelen de kosten dikwijls onder coöperatieve vorm. Voorbeelden van een aankoopcentrale zijn de Gemeenschappelijke AankoopCentrale Antwerpen, Jobpunt Vlaanderen, en het Service Center van TMVW. PS: in de formule van de opdrachtencentrale onderhandelen de afnemers rechtstreeks met de leveranciers en factureren die leveranciers rechtstreeks aan de afnemers. De aankoopcentrale zorgt voor de volledige afhandeling/begeleiding van de aankopen (sterke dienstverlening), Het is een duurzame en blijvende oplossing. Nadelen zijn de soms onnodige overheadkosten en het prijsgeven van autonomie en flexibiliteit. Als we in deze brochure spreken over een samenaankoop hebben we het over de opdrachtencentrale. - BAFO (Best And Final Offer) In een onderhandelingsprocedure stelt men op het einde van de onderhandelingen (al dan niet na het opstellen van een shortlist) de vraag aan de deelnemers om hun offerte te vervolmaken en op die basis een betere en finale offerte aan te bieden, die als uiteindelijke vergelijkingsbasis zal dienen Beperkte Offertevraag: Zie Offertevraag - Broker-procedure Met deze procedure selecteert een bestuur een bedrijf waarvan de opdracht er zal in bestaan voor elke komende deelvraag op zijn beurt de geschikte persoon of het geschikt bedrijf voor te stellen dat aan die vraag kan voldoen. (Uiteraard zal het brokerbedrijf zijn onafhankelijkheid moeten bewijzen). - Concurrentiedialoog (nieuwe procedure). Na de kandidaatstelling is er een fase van dialoog met de beste kandidaten, op het einde van deze fase (op basis van de plaatsingscriteria) wordt beslist welke kandidaten een definitieve offerte kunnen opmaken. Kan slechts toegepast worden indien het vooraf quasi onmogelijk is de oplossing te definiëren voor realisatie van een project. - Deelgunning/deelbestelling/deelplaatsing modaliteiten Binnen een raamcontract of een opdrachtencentrale kunnen deelopdrachten of deelbestellingen plaats vinden. De modaliteiten hoe de deelopdracht administratief verloopt, liggen vast op basis van de opdrachtdocumenten (dus de afspraken vooraf), maar kunnen administratief eenvoudig gemaakt worden. Grote bestellingen kunnen door het college (of dagelijks bestuur) worden gegund. Kleinere bestellingen kunnen op basis van een eenvoudige mail door de bevoegde ambtenaar worden geplaatst afhankelijk van de afspraken in het bestuur (en de opdrachtdocumenten). 3 september /50

21 - Drempelbedragen (excl. BTW) Deze bedragen bepalen of de bekendmaking van een procedure verplicht is. Boven de euro gunning moeten de procedures open zijn, de bekendmaking is vereist (KB van 15 juli 2011) op een aantal uitzonderingen na. Boven de euro gunning is Europese bekendmaking vereist voor leveringen en diensten en boven de euro voor werken (MB van 18 dec 2013) (Bedragen geldig vanaf 1 januari 2014) PS: Tot euro zijn opdrachten gesloten bij aanvaarde factuur mogelijk (art. 105 en 110 van het KB van 15 juli 2011) - Gezamenlijke opdracht Zie samengevoegde opdracht. - Groepsaankopen private/publieke Een private groepsaankoop is een groepsaankoop waarbij de wet op de overheidsopdrachten in principe niet geldt. Hierbij patroneert het lokale (of andere) bestuur alleen en neemt zelf niet deel of werkt zelf niet mee aan de procedure, ofwel organiseert het bestuur wel de procedure maar neemt zelf niet af. Het bestuur moet zich houden aan bepaalde regels. Het mag zijn bevoegdheden niet te buiten gaan: een OCMW kan enkel diensten aanbieden aan zijn OCMW-klanten (zorgbehoevenden), een gemeente enkel aan zijn (eigen) burgers. Het bestuur moet een aantal principes volgen zoals het recht op mededinging. Een publieke groepsaankoop is een aankoop, waarbij minstens één openbaar bestuur afneemt en dus de wet op de overheidsopdrachten geldt: Als enkel overheden (of publiekrechtelijke) besturen deelnemen zijn er de opdrachtencentrale of aankoopcentrale. In geval van een PPS (privaat-publieke samenwerking) is er de samengevoegde opdracht (zie elders in deze lijst) - KB plaatsing Dit is het KB van 15 Juli 2011 of het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 Juli 2011 dat door juristen kortweg KB plaatsing wordt genoemd - Markup-marges en marges bij (door-)verkoop van producten De markup-marge is een Engelse term voor marketing-kosten en winst samen. De term doelt dikwijls op de marge die een handelaar rekent bij doorverkoop van producten. Het begrijpen van het margemechanisme via integratoren en/of groothandel is zeer belangrijk (zie veelgestelde vragen bij raamcontracten) - Mini-competitie Zie raamovereenkomst met meerdere deelnemers. - Opdrachtencentrale (niet te verwarren met de aankoopcentrale) Als twee of meer besturen samen een aankoopprocedure opstarten spreken we van een samenaankoop. Slechts één bestuur moet de procedure administratief op zich nemen. De juridische term voor een dergelijke samenaankoop is een opdrachtencentrale. De aanbestedende overheid sluit een overheidsopdracht af voor zichzelf en voor andere besturen. Dit aanbestedend bestuur neemt de verantwoordelijkheid op tot en met de sluiting (notificatie) van de opdracht. De andere deelnemers/partners moeten geen procedure organiseren, maar kunnen zelf deelopdrachten gunnen. De afzonderlijke gebruikers/deelnemers zijn zelf bevoegd voor de uitvoering van het contract voor wat henzelf betreft en hebben rechtstreeks contact met het uitvoerend bedrijf. Dit kunnen zowel leveringen, diensten als werken zijn. - Opdrachtdocumenten: Dit is de nieuwe term voor bestek 3 september /50

22 - Offertevraag We maken een onderscheid tussen open en beperkte procedures. Bij de open aanbesteding of open offerteaanvraag wordt de overheidsopdracht algemeen bekendgemaakt. Iedereen die wenst, kan zich kandidaat stellen en een offerte binnenbrengen. Ook bij de beperkte procedure wordt de overheidsopdracht algemeen bekendgemaakt en kan iedereen zich kandidaat stellen ( een aanvraag tot deelneming indienen). De aanbestedende overheid bekijkt de kandidaturen en maakt hieruit een selectie. Enkel de geselecteerde kandidaten mogen een offerte indienen. De beperkte procedure is dus een tweestapsprocedure Zie ook plaatsingswijzen bij Veelgestelde Vragen - Perceel Een project of opdracht kan binnen een procedure opgedeeld worden in percelen, die apart kunnen worden gegund en uitgevoerd. (De term loten wordt niet meer gebruikt) - Plaatsing Deze term vervangt de vroegere term gunning als er sprake is van de procedure in zijn geheel. De term gunning slaat nu enkel op de beslissing van het aanbestedend bestuur dat de opdracht toewijst. Ook is de nieuwe term sluiting ingevoerd voor de eigenlijke contractsluiting met het gekozen bedrijf aan wie de opdracht wordt gegund - Plaatsingswijzen de verschillende procedures volgens de wet op de overheidsopdrachten: zie ook Veelgestelde Vragen - Primaire en secundaire partners In een projectmatige samenaankoop noemt men de direct geïnteresseerde besturen, die geld op tafel leggen de primaire partners. Zij zullen meestal de stuurgroep vormen. De andere besturen, die ook wel geïnteresseerd zijn potentiële klanten zonder koopverplichting, zijn de secundaire partners. Zij worden nominatief opgenomen als potentiële klanten - Private of publieke groepsaankopen zie groepsaankopen - Raamovereenkomst Deze overeenkomst schept het kader waarbinnen op zijn beurt deelovereenkomsten of deelaankopen gedurende een periode (maximaal vier jaar) kunnen worden afgesloten. De belangrijkste elementen (zoals kostprijzen en administratief kader liggen vast bij de plaatsing van het raamcontract. Raamcontracten zijn interessant voor alle regelmatig terugkerende gelijkaardige plaatsingen. - Raamovereenkomst afgesloten met meerdere deelnemers Hierbij wordt de opdracht gegund aan verschillende bedrijven. Er bestaan twee vormen - Voorafgaande verdeling Hierbij geven de opdrachtdocumenten al alle elementen om te bepalen wanneer wat aan wie kan toegewezen worden, bijvoorbeeld op basis van een cascade, van een afwisselende volgorde, kwaliteit (beschikbaarheid/snelheid/nabijheid/prijs) van dienstverlening of specialisatie - Mini-competitie Voor het aankopen van knowhow, consultancy of programmeerwerken kan het interessant zijn om verschillende leveranciers-bedrijven te selecteren, waarbij achteraf na plaatsing nog kan geselecteerd worden welk bedrijf het best een concrete advies- of analysevraag kan invullen aan de hand van een mini-competitie volgens de modaliteiten die al bij de plaatsing werden vastgelegd (bijvoorbeeld de maximaal aan te rekenen dagprijzen) Deze minicompetitie volgt een procedure die in de originele opdrachtdocumenten is vastgelegd. (zie ook bijlage regelgeving voor meer detail) 3 september /50

23 - Samenaankoop Als twee of meer besturen samen een aankoopprocedure opstarten spreken we van een samenaankoop. Slechts één bestuur moet de procedure administratief op zich nemen: zie opdrachtencentrale We hebben het voor alle eenvoud niet over de meer complexe formule van de aankoopcentrale. - Samengevoegde opdracht (ook gezamenlijke opdracht genoemd) Deze juridische procedure is best te vergelijken met de opdrachtencentrale, maar wordt weinig toegepast. Bovendien komen hiervoor alleen eenmalige opdrachten in aanmerking, is het mogelijk ook privaatrechtelijke personen als deelnemer mee te nemen in de procedure, en moeten de deelnemers nominatief vermeld worden. Aangewezen voor PPS (publiekprivate samenwerking) voor een eenmalige samenaankoop van bijvoorbeeld energie. - Secundaire partners zie: Primaire en secundaire partners - Sluiting Deze nieuwe term duidt op de eigenlijke contractsluiting met het gekozen bedrijf aan wie de opdracht wordt gegund (zie ook plaatsing). - Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. (nieuwe procedure sinds KB van 15 juli 2011) In dit geval kan de procedure in één beweging: de kandidaatstelling wordt onmiddellijk samengevoegd met de periode van offertepublicatie. De publicatietermijn bedraagt slechts 22 dagen. Om deze procedure toe te passen moet het geraamd bedrag lager zijn dan euro exclusief (de Europese drempels) en er moet kunnen worden gebruik gemaakt van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. 3 september /50

24 Bijlage 1. Samenaankoopprocedure (opdrachtencentrale) in stappen We beperken ons in dit hoofdstuk tot de hoofdlijnen. Een aantal details behandelen we in de bijlage aan de hand van veel gestelde vragen Stap 1. Voorbereiding: Zoeken van partners Het zoeken van de juiste partners vereist vooral netwerking. Door te weten wie met wat bezig is en wie ook een gelijkaardig project wil realiseren kan een samenaankoop starten. In geval van raamcontracten is het benoemen van alle potentiële partners niet verplicht, maar deze informatie levert belangrijke voordelen. De inschrijvers wensen bij hun prijssetting te weten wie de zekere kopers/afnemers zullen zijn. Behalve de al gekende geïnteresseerden kan worden aangegeven dat het raamcontract openstaat voor andere besturen die achteraf wensen in te stappen (al dan niet met een eventuele beperking tot bijvoorbeeld de eigen regio) Voorafgaande gesprekken maken goede vrienden. Wat zijn de inhoudelijke doelstellingen? Wie neemt de leiding administratief en/of technisch inhoudelijk op zich. Het bestuur dat administratief de leiding neemt is de aanbestedende overheid, juridisch moet alleen dit bestuur alle handelingen (zoals de goedkeuringen door college of gemeenteraad) stellen die nodig zijn voor een correcte plaatsingsprocedure. Wie zal deel uitmaken van de stuurgroep? In principe kan naast de vertegenwoordiger(s) van het aanbestedend bestuur elke andere partner zijn afgevaardigde sturen naar de stuurgroep.. Stap 2. Keuze van procedure De samenaankoop kan starten. Het zal in geval van een samenaankoop quasi altijd een open procedure zijn (dus met bekendmaking) wegens het overschrijden van de drempelbedragen (zie woordenlijst). (Om dit bedrag vooraf in te schatten worden alle deelnemers meegerekend met potentiële afname en wordt ook het onderhoud tot einde contract meegerekend). De onderhandelingsprocedure is zeker de interessantste procedure, omdat tijdens de beoordelings- en onderhandelingsfase soms nieuwe elementen opduiken die aanleiding geven tot andere keuzen dan oorspronkelijk in de opdrachtdocumenten aangegeven. Dit kan zijn omdat er nieuwe producten, alternatieven op de markt zijn die bij het opmaken van het dossier niet gekend waren, of omdat bepaalde problemen die zich kunnen voordoen niet in het opdrachtdocument beschreven waren en toch een bepaalde prijs met zich meebrengen. (zie veelgestelde vragen: plaatsingswijzen voor het toepassingsgebied van de onderhandelingsprocedure) Secundaire partners bij IT-projecten In geval van eenmalige adhoc (software-)projecten kan het interessant zijn te werken met primaire en secundaire partners Diegenen die geld investeren komen in aanmerking als primaire partner, alle andere geïnteresseerde besturen kunnen secundaire partner worden. De ervaring leert dat je een project slechts kunt doorverkopen als de potentiële geïnteresseerden vooraf al op de hoogte zijn van het project. Het nominatief benoemen van de secundaire partners is zoals hierboven vermeld een belangrijke informatie voor de inschrijvers, die hier bij hun prijssetting rekening zullen mee houden. PS Bij een (beperkt) aantal stappen in de procedure worden de eventuele secundaire partners in de communicatie betrokken. In geval van IT-aankopen is het logisch te kiezen voor offerte of nog liever voor onderhandelingsprocedure (software, aankopen met plaatsing en onderhoud, netwerken). Door de complexiteit van de aankopen is het niet altijd even evident de gewenste producten of diensten nauwkeurig te beschrijven, omdat het aanbod nog dikwijls op zeer korte termijn verandert.. 3 september /50

25 In een aantal gevallen is het beter te kiezen voor een periode van kandidaatstelling (tweetrapsprocedure). Het toepassen van de tweetrapsprocedure (beperkte offerteaanvraag of onderhandelingsprocedure met bekendmaking) heeft het voordeel in geval van zeer complexe dossiers dat er minder offertes moeten beoordeeld en vergeleken worden. Het nadeel is dat de procedure langer duurt. Zie ook Plaatsingswijzen bij Veel Gestelde Vragen. Merk op dat ook de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure zonder aparte kandidaatstellingsperiode bestaat. Stap 3. Officieuze afspraken tussen de deelnemers: nodige documenten? In de voorbereidende fase zullen de deelnemers (meestal) een aantal (officieuze) afspraken maken. Er is geen enkele juridische verplichting om iets vooraf te laten goedkeuren door de deelnemende besturen. Het kan bij wijze van communicatie en transparantie nuttig zijn dat deelnemende besturen aan hun raad de intenties of principes laten goedkeuren. In heel wat gevallen zal het uiteraard later wel aangewezen zijn bepaalde afspraken officieel te laten goedkeuren (zie stap 6), alhoewel dit niet altijd hoeft (zie kader). De aanbestedende overheid zal eerst de nodige informatie verzamelen om de opdrachtdocumenten op te stellen. In geval van een eenmalig project zal de aanbestedende overheid aan de andere partners een officieus akkoord vragen over volgende items: in grote lijnen wat er aangekocht wordt, doelstellingen van de koop en het maximale bedrag in aankoop en onderhoud dat men bereid is te besteden. In geval er gemeenschappelijke kosten zijn (bv bij een IT-project het programmeren van software) zal de aanbestedende overheid vooraf een officieus akkoord vragen over de verdeelsleutel van deze gemeenschappelijke kosten. De eenvoudigste opdrachtencentrale zonder officieel vastgelegde afspraken met andere deelnemers? Een bestuur kan een plaatsingsprocedure opstarten voor aankoop of levering van bepaalde produkten (al dan niet met bijhorende diensten) en vermelden dat andere besturen (onder niet-exclusiviteit en onder de vorm van een opdrachtencentrale) onder dezelfde voorwaarden misschien willen deelnemen. Dit is juridisch sluitend zonder enige officiële samenwerkingsovereenkomst, of afspraak. In geval van een samenaankoop in een raamcontract met nonexclusiviteit kan er geïnformeerd worden naar mogelijke afname op basis van vroegere bestedingen. Stap 4. Opmaak opdrachtdocumenten (vroeger bestek genoemd) De aanbestedende overheid is verantwoordelijk voor de opdrachtdocumenten want zij voert de procedure. Het spreekt vanzelf dat zij vooral voor het technisch gedeelte, de beschrijving van de gewenste producten en diensten, samenwerken met de andere deelnemers. De opdrachtdocumenten geven duidelijk aan dat het een aankoop betreft voor meerdere besturen en wie de deelnemende (of potentieel deelnemende) besturen zijn en dat de plaatsingsprocedure onder de vorm van een opdrachtcentrale doorgaat. (Regelgevend kader: Wetten betreffende de Overheidsopdrachten van 15 juni 2006 en 17 juni 2013 en uitvoerende KB s van Plaatsing - 15 juli en van Uitvoering van 14 januari 2013) Prijs bedinging voor secundaire partners. Als ook secundaire partners (al dan niet nominatief) betrokken zijn, is het mogelijk om aparte prijzen en voorwaarden in de offerte te vragen voor de secundaire al dan niet nominatief vermelde partners als ze later in het project stappen. Dit principe werd toegepast bij de beeldbank, waarbij de secundaire partners de ontwikkelingskosten niet meer moesten dragen. 3 september /50

26 In geval van een (éénmalige) projectaankoop geven zij duidelijk aan wat in voorkomend geval - de verdeelsleutel zal zijn van de gemeenschappelijke delen. Het moet zoals hoger reeds aangegeven - duidelijk zijn voor de leveranciers wat ze kunnen verwachten als afzetmarkt. Hoe duidelijker, hoe interessanter de prijzen. In de meeste gevallen is het daarom aangewezen de deelnemers nominatief te vermelden. Dit kan ook nuttig zijn om een regionale aflijning te verkrijgen van de stuurgroep of om regionale dienstverleners met weinig verplaatsingen aan te trekken. De opdrachtdocumenten bevat verder de normale elementen die het project of de aankoop of het raamcontract beschrijven. Hoe duidelijker en gedetailleerder de opdracht omschreven is (functionaliteitsomschrijving, beschrijving van omkadering - stuurgroep?- en verwachtingen), hoe meer aanbieders zullen meedingen. Ook als er geen aankoopverplichting is, blijft het belangrijk een idee te geven van de waarde van het contract, bijvoorbeeld berekend op basis van wat bepaalde deelnemers in het verleden in dat domein besteedden. Het is ten zeerste aanbevolen zoals hoger vermeld - wanneer verdeelsleutels voor gemeenschappelijke kosten tussen de deelnemers van toepassing zijn, deze verdeelsleutel mee op te nemen in de opdrachtdocumenten zodat afzonderlijke overeenkomsten met de deelnemende besturen overbodig worden en de transparantie maximaal is. Als er een stuurgroep is, kan ook de werking van deze stuurgroep in de opdrachtdocumenten worden opgenomen (van elk deelnemend bestuur kan minimaal één persoon deelnemen, drie samenkomsten per jaar). Dit geeft de leverancier vertrouwen. Stap 5. Goedkeuring door aanbestedende overheid In principe keurt de gemeenteraad (of Raad van Bestuur als het niet om een gemeente gaat) van de aanbestedende overheid de aankoop en de wijze van gunnen goed. In geval de aankoop al nominatief vermeld stond bij de goedkeuring van de begroting of in geval van opdrachten, die ressorteren onder de delegatie voor dagelijks bestuur, volstaat een goedkeuring door het college. Het opdrachtgevend bestuur heeft op dit moment juridisch genoeg aan een officieuze verklaring van de andere deelnemende besturen dat ze zullen deelnemen aan het gemeenschappelijk project. De bevestiging van deelname (bij eenmalige projecten en/of projecten met aankoopverplichting) moet officieel zijn bij het verspreiden van de opdrachtdocumenten. De gemeenteraad (of bestuursorgaan) van de aanbestedende overheid keurt zoals gezegd de aankoop en wijze van gunnen goed. Op dat moment worden de opdrachtdocumenten ideaal ook al door de gemeenteraad goedgekeurd maar dit kan eventueel nog op het moment van de kandidaatsselectie (zie verder). Stap 6. Officiële goedkeuring van afspraken door andere besturen: nodige documenten Deze stap is altijd aangewezen in geval van nominatieve vermelding van andere partners in de opdrachtdocumenten. Juridisch gezien moeten er geen officiële documenten vanwege de deelnemende besturen zijn, noch onderlinge overeenkomsten om de opdrachtcentrale op te starten. Als er onderlinge afspraken worden gemaakt, bepaalde budgetten vrijgemaakt, is het uiteraard aangewezen dit onderling vast te leggen. Het bestuur dat administratief de leiding neemt is de aanbestedende overheid, alleen dat bestuur moet juridisch alle handelingen (zoals de goedkeuringen door college/gemeenteraad) stellen die nodig zijn voor de eigenlijke plaatsingsprocedure. 3 september /50

27 Bepaalde afspraken tussen de deelnemers (afspraken inzake verdeelsleutel van gemeenschappelijke kosten, werking van de stuurgroep, of het zich houden aan vertrouwelijkheidsclausules) kunnen mee opgenomen worden alhoewel niet verplicht - in de opdrachtdocumenten. Dit is het eenvoudigste, het meest transparante en schept ook vertrouwen voor de potentiële bedrijven. De deelnemende besturen bevestigen dan officieel aan de opdrachtencentrale deel te nemen op basis van de opdrachtdocumenten die al door de aanbestedende overheid werden goedgekeurd. Zij kunnen uiteraard de opdrachtdocumenten niet wijzigen. Het is uiteraard ook toegelaten bepaalde afspraken afzonderlijk te laten goedkeuren. Alleen als de deelname van bepaalde besturen onzeker is en dat invloed heeft op bijvoorbeeld de verdeelsleutel is het aangewezen om dit vooraf te laten gebeuren. Deze (eventuele) goedkeuring door andere besturen wordt afgewerkt voor het verzenden van de opdrachtdocumenten. Hoe vroeger in het proces hoe beter. Volledige zekerheid (voor de aanbestedende overheid) is vereist vooraleer de opdrachtdocumenten aan de deelnemende bedrijven worden verstuurd. Stap 7. Bekendmaking in geval van vraag naar kandidaatstelling en selectie kandidaten De onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de beperkte offertevraag (of aanbesteding) verlopen voor de leveranciers in twee stappen (tweestapsprocedure). De eerste stap is de bekendmaking of vraag naar kandidaatstelling Bij de bekendmaking (bulletin der aanbesteding) start de periode van kandidaatstelling. In deze fase zoekt het bestuur bedrijven die het meest geschikt zijn om de opdracht te vervullen. Het. is dus belangrijk van bij de vraag naar kandidaatstelling de opdracht zo goed mogelijk te omschrijven: dit kan door een samenvatting van het technisch gedeelte van de opdrachtdocumenten te verspreiden. Niets belet om bepaalde bedrijven te contacteren met verwijzing naar de bekendmaking. Dit om zeker te zijn dat bepaalde bedrijven het bekendmakingsbericht opmerken, wat niet altijd zomaar het geval is. De ingestuurde kandidaturen worden beoordeeld door de aanbestedende overheid bij voorkeur in samenwerking met of met goedkeuring door de stuurgroep. Het opdrachtgevend bestuur (in dit geval het College delegatie) keurt de selectie van kandidaten goed op voorstel van de stuurgroep en maakt vervolgens de opdracht bekend (zoals ze anders doet als het geen gemeenschappelijke plaatsing zou zijn). Onmiddellijk na de goedkeuring van de selectie verwittigt de aanbestedende overheid de nietgeselecteerden en kunnen de opdrachtdocumenten aan de geselecteerden worden verstuurd. Een heeft dezelfde waarde als een aangetekend schrijven als de ontvangst wordt bevestigd. Stap 8. Informatievergadering Informatievergaderingen voor de leveranciers zijn belangrijk om goede offerten te krijgen en een goede concurrentie tussen de leveranciers te verzekeren. Meestal wordt deze georganiseerd in de offerteperiode. Het kan echter nuttig zijn ook een informatievergadering vooraf te organiseren om ervoor te zorgen dat de juiste firma s en voldoende firma s zouden meedingen. 3 september /50

28 Stap 9. Onderhandelingen De onderhandelingen worden volgens de afspraken door de stuurgroep gevoerd (en meestal door de aanbestedende overheid geleid). In geval van onderhandelingsprocedure is het nuttig na een eerste ronde van onderhandelingen over te gaan tot een shortlist en de onderhandeling met de overblijvende kanshebbers voort te zetten. Aan hen wordt aan het einde van de onderhandelingen een BAFO (Best and Final Offer) gevraagd. Het is nuttig alle afspraken in een afstemmingsdocument in aanvulling van die BAFO te laten bevestigen in de mate dat deze nog niet in de BAFO zijn opgenomen. Stap 10. Gunning en Kennisgeving van Gunning (Sluiting) Het bevoegd orgaan van de aanbestedende overheid (voor gemeenten het college van burgemeester en schepenen) keurt de gunning goed. Percelen die onafhankelijk zijn van de rest van de aanbesteding (geen koppelingen of wederzijds reductie met andere loten) kunnen apart op verschillende tijdstippen gegund worden. In geval van een eenmalige projectaankoop met eenmalige gunning zullen de deelnemende besturen ook het eigen aandeel in de gunning laten goedkeuren. (Het principe en het nodige budget werd reeds in stap 7 goedgekeurd). De beslissing zal verwijzen naar het goedgekeurd budget en refereren naar de betreffende gunning van de opdrachtencentrale door de aanbestedende overheid en naar het regelgevend kader Wetten betreffende de Overheidsopdrachten van 15 juni 2006 en 17 juni 2013 en naar het uitvoerende KB van Plaatsing (15 juli 2011) en het KB van Uitvoering van 14 januari 2013 Als er geen koop-verplichting is, vervalt voor de deelnemers in deze fase uiteraard de noodzaak om een bedrag goed te keuren of te voorzien. De bedrijven die niet voor plaatsing overblijven, worden hiervan gemotiveerd verwittigd (met het openbaarverslag van niet-plaatsing) en krijgen 15 dagen stand-still periode (in geval van Europese opdrachten). Het uitverkoren bedrijf krijgt kennisgeving van plaatsing (na die 15dagen in geval van Europese opdrachten). Bij deze kennisgeving worden alle belangwekkende documenten gevoegd (beslissing, verwijzing naar BAFO, afstemmingsdocument). PS de stand-stil is verplicht boven de Europese drempel ( euro in geval van leveringen en diensten) en facultatief eronder. Stap 11. Plaatsen van een deelopdracht Het bestuur dat een deelbestelling wil plaatsen, bereidt de bestelling voor volgens enerzijds de interne geplogenheden en anderzijds volgens de bij de plaatsingsprocedure afgesproken modaliteiten. De plaatsing kan voor kleine bestellingen (en als delegatie volgens de gemeentewet het toelaat) heel eenvoudig zijn met een , als dat zo in de opdrachtdocumenten is aangegeven. Indien nodig (afhankelijk van de delegaties) zal de deelopdracht door college of gemeenteraad (of dagelijks bestuur Raad van Bestuur) goedgekeurd worden. De beslissing zal telkens verwijzen naar het goedgekeurd budget en refereren naar de betreffende gunning van de opdrachtencentrale door de aanbestedende overheid en naar het regelgevend kader Wetten betreffende de Overheidsopdrachten van 15 juni 2006 en 17 juni 2013 en naar het uitvoerende KB van Plaatsing (15 juli 2011) en het KB van Uitvoering van 14 januari 2013 Stap 12. Opvolging De opvolging start meestal met de organisatie van een informatievergadering voor alle deelnemers om de resultaten van de gunning/plaatsing toe te lichten. 3 september /50

29 Tijdens de verdere uitvoering van het contract is het opportuun de stuurgroep regelmatig samen te brengen om de mogelijkheden/beperkingen van het contract uit te diepen. Bepaalde evoluties bij de leverancier of van technische omgeving kunnen bijsturingen vragen. Deze uitwisseling van ervaringen zal de wederzijdse knowhow verhogen. 3 september /50

30 Bijlage 2: Veel Gestelde Vragen Opgelet: plaatsing vervangt de term gunning, wanneer het gaat over de algemene procedure. Gunning blijft behouden in de betekenis van de beslissing van het aanbestedend bestuur aan wie gegund wordt. Borgstelling: Is een borgstelling verplicht? Zijn er alternatieven voor.? Borgstelling is niet verplicht voor diensten en leveringen voor minder dan euro en voor uitvoeringstermijnen minder dan 45 dagen. Ook in andere gevallen (zoals ITprojecten) is het dikwijls niet opportuun om een borgtocht te eisen omdat er betere alternatieven zijn. Het toepassen van borgstellingen is niet zo eenvoudig. De procedure om de borg te gebruiken is zeer omslachtig. Het is beter om gebruik te maken van het systeem van de opleveringen of in geval van raamcontracten van reducties. In geval ven een raamcontract kan bij slechte uitvoering (het niet halen van doelstellingen inzake dienstverlening) vooraf een systeem van reductie bepaald worden bij een volgende deelopdracht. In geval van aankoop van software is het interessant om een bepaald gedeelte van de aankoopsom te reserveren tot de definitieve oplevering, een jaar na de voorlopige oplevering, zodat er mogelijkheid tot correcties blijven.. Confidentialiteitsclausule: zie samenaankoop- Confidentialiteitsclausule Drempelbedragen: zie onder samenaankoop Financieel beheerder: zie onder samenaankoop Gunningscriteria versus selectiecriteria: kunnen kwalificaties en knowhow een gunningscriterium zijn? Het principe is dat selectiecriteria en gunningscriteria niet vermengd mogen worden. Ten onrechte wordt dikwijls aangenomen dat kwalificaties en ervaring van de personen die de opdracht zullen uitvoeren geen gunningscriterium kunnen zijn en enkel bij de selectie kan worden nagegaan (dan echter zonder effect en zonder garanties voor de uitvoering). Doordat het dit misbruik uitsluit, is het gunningscriterium nu juist zo effectief. Aangenomen mag worden dat aan het vereiste onderscheid tussen selectiecriteria en gunningscriteria wordt voldaan indien inzake de vereisten van technische bekwaamheid wordt gevraagd naar het personeel dat kan worden ingezet door de dienstverlener, terwijl het gunningscriterium peilt naar de kwaliteit van het projectteam dat voor de concrete opdracht zal worden ingezet. Bron: Marges: zie raamcontract Offerteaanvraag: zie plaatsingswijzen Onderhandelingsprocedure: zie plaatsingswijzen Ontvanger: juiste term is nu Financieel Beheerder 3 september /50

31 Opdrachtencentrale: zie onder Samenaankoop Opdrachtdocumenten - volledigheid: Wanneer zijn de (administratieve) opdrachtdocumenten juridisch volledig? Het is niet nodig om dikke boeken te schrijven. De vermelding van het regelgevend kader (zie juridische bijlage) vangt alle algemeenheden op. Het is beter alleen te vermelden wat specifiek is. Dikke boeken schrikken kleinere spelers af. Beperktheid maakt de dingen duidelijk: de criteria voor selectie, de gunningscriteria, hoe het administratief zal werken, de toepassing van de indexering, de manieren van compenseren als er iets misloopt. Opdrachtdocumenten goedkeuring in geval van samenaankoop: zie samenaankoop Plaatsingswijzen: Wanneer Offerteaanvraag en wanneer Onderhandelingsprocedure? De (beperkte of open) aanbesteding als plaatsingswijze, waarbij gegund wordt aan de laagste bieder is, is in het domein van de opdrachtencentrale meestal niet aangewezen want dan is alleen de prijs het gunningscriterium. Offerteaanvragen laten toe rekening te houden met veel factoren die in de plaatsingscriteria vooraf beschreven worden. De flexibiliteit is toegenomen sinds het KB van 15 juli Nu is de inschrijver niet meer verplicht - tenzij opdrachtdocumenten het tegendeel eisen - een prijs te geven voor het basisvoorstel (basisofferte) uit de opdrachtdocumenten maar mag hij een facultatieve variante hiervoor aanbieden. Bij een offertevraag wordt de meest voordelige offerte genomen volgens de gunningscriteria. De gunningscriteria krijgen in de opdrachtdocumenten best een weging toegewezen. Dit laatste is voor Europese procedures verplicht. Een offerteaanvraag kan open of beperkt zijn. In beide gevallen is er bekendmaking, maar bij een beperkte offerteaanvraag heeft eerst een kandidaatsselectie plaats (tweetrapsprocedure). De onderhandelingsprocedure is zeker de interessantste procedure, omdat tijdens de beoordelings- en onderhandelingsfase nieuwe elementen opduiken die dikwijls aanleiding geven tot andere keuzen dan oorspronkelijk in de opdrachtdocumenten aangegeven: dit kan zijn omdat er nieuwe producten, alternatieven op de markt zijn die bij het opmaken van het dossier niet gekend waren, of omdat bepaalde problemen die zich kunnen voordoen niet in het opdrachtdocument beschreven waren en toch een bepaalde prijs met zich meebrengen. Wegens de onderhandelingsruimte is een beschrijving tot in het laatste detail in de opdrachtdocumenten niet echt nodig. (De functionele beschrijving primeert.) In tegenstelling tot de offertevraag is bij de onderhandelingsprocedure geen zitting voor de opening van de offertes vereist, wat administratief eenvoudiger is. De onderhandelingsprocedure mag niet zomaar toegepast worden. Zonder bekendmaking mag de onderhandelingsprocedure toegepast worden voor aankopen van leveringen en diensten onder de euro (Wet Overheidsopdrachten 15 juni 2006 art. 26 $1). Onderhandelingsprocedure met bekendmaking kunnen in de gevallen van art 26 2 (zelfde Wet).Naast een algemene verwoording van de gevallen waarin onderhandelingsprocedure mag worden toegepast, verwijst de wet ook naar een lijst in bijlage IIA en B (cfr Bijlage 6: Wetgeving Regelgevend kader en uittreksels) De procedure mag toegepast worden in het domein van ICT-diensten (software, cloud, serveronderhoud ) van zodra het aandeel van deze ICT-diensten meer dan de helft bedraagt van de leveringen. 3 september /50

32 Sinds de nieuwe wetgeving bestaat ook de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking, die in één beweging verloopt zonder afzonderlijke periode van kandidaatstelling. Dit levert tijdswinst op, maar kan enkel toegepast worden onder de Europese drempels. Plaatsingswijzen: Wanneer kiezen voor een tweetrapsprocedure met kandidaatstelling? Het voordeel van het toepassen van de tweetrapsprocedure is dat in zeer complexe dossiers minder offertes moeten beoordeeld en vergeleken worden. Het nadeel is de langere duur van de procedure Plaatsingswijzen: Mag de plaatsingswijze verschillen per perceel? Ja, dat laat toe om wat vroeger twee procedures waren samen te trekken tot (gedeeltelijk) één procedure, doordat bijvoorbeeld de kandidaatstelling en selectie identiek is Raamcontract: Moeten de deelnemende besturen op voorhand beslissen wat ze zullen afnemen in een raamcontract? Neen, meestal geldt de formule van non-exclusiviteit en de niet-aankoop verplichting: een deelnemend bestuur verbindt zich dus op voorhand niet tot aankoop. Toch blijft het belangrijk dat de mogelijke inschrijvers een geloofwaardige raming krijgen op basis van wat de deelnemende besturen in het verleden voor gelijkaardige contracten hebben betaald. Raamcontract: Hoe beoordeel je in de offertes de prijzen van steeds veranderende diensten of producten? Binnen een raamcontract bepaal je de (toekomstige) prijzen van leveringen op basis van marges. De vergelijking gebeurt op basis van een significante waaier van producten die qua raming in de buurt zit van wat effectief verwacht kan worden. Belangrijk is hierbij dat de leverancier de gehanteerde marges verduidelijkt tegenover de groothandel en hiervoor ook de nodige transparantie biedt. Tijdens de onderhandelingen kan een bijkomende prijs gevraagd worden voor een aantal producten zodat die prijzen beter vergelijkbaar worden. Raamcontract: Hoe behoud je binnen een gegund raamcontract toch keuzevrijheid tussen verschillende merken bij aankoop van producten? Het is mogelijk een selectiecriterium aan te geven dat de leverancier voor belangrijke producten in staat moet zijn minstens twee (of drie) bekende merken aan te bieden en in de opmetingsstaat effectief ook prijs (en marge) op te vragen voor een tweede of derde merk. Dit biedt de mogelijkheid om in de toekomst van merk over te stappen als dat niet meer zou voldoen. Raamcontract: Wat is de maximale duur van een raamcontract? De maximale duur van een raamcontract is vier jaar (soms gespreid over vijf boekjaren). Langere tijdsduur moet gemotiveerd worden en kan als het project een belangrijke en dure inlooptijd vergt of wanneer de kost van overgang naar het nieuwe systeem een grote investering vraagt (inloop- en conversie-kosten). Als voorbeeld hiervan geven we het raamcontract van de Vlaamse Overheid voor Exploitatiegebonden Diensten 2014, waarbij de duur zeven jaar en geen vier jaar is. Dit contract vervangt het dienstverleningscontract HP-Belgacom. We citeren de argumentatie: 3 september /50

33 nvdr plaatsing is voorzien begin 2014 De begunstigde zal in een eerste (transitie)fase evenwel nog niet de verantwoordelijkheid dragen voor de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening, maar tijdens die fase alle nodige maatregelen nemen om de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening over te nemen van de huidige ICT-dienstverlener, de tijdelijke handelsvennootschap HP- Belgacom. Vanaf 1 februari 2015 tot 31 januari 2022 en dus voor een periode van 7 jaar - zal de begunstigde van de raamovereenkomst de eindverantwoordelijkheid dragen voor de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening en zal hij alle in de opdracht vervatte diensten aanbieden aan de in punt 2.3 bedoelde entiteiten. De langere looptijd voor deze raamovereenkomst is verantwoord doordat de transitie van de Exploitatie gebonden diensten van de huidige ICT-dienstverlener naar de nieuwe dienstverlener zowel vrij complex is als een hoge investeringskost voor zowel het Bestuur als de nieuwe Dienstverlener met zich meebrengt.. Raamcontract: Welke marges rekent een dienstverlenend bedrijf (of integrator) aan? In een raamcontract met een bedrijf dat zelf zijn producten aankoopt van fabrikanten of groothandelaars (distributeurs) rekent dit bedrijf (uw leverancier) zijn leveranciersmarge aan. Deze marge kan zeer klein zijn wanneer dit bedrijf het moet hebben van de toegevoegde diensten. In dit geval is deze marge niet doorslaggevend. Veel belangrijker zijn de marges die de fabrikant neemt. Daarom is het bij grote aankopen in dit geval van levensbelang om ook na gunning (plaatsing) fabrikanten in concurrentie te kunnen houden om de fabrikantenmarge te bepalen (zeker in geval van een grote aankoop). Daarom is het belangrijk om bij de selectiecriteria te bepalen dat verschillende merken moeten kunnen aangeboden worden. Ten tweede is het interessant om na te gaan of het leveranciersbedrijf rechtstreekse kanalen heeft met de fabrikanten. Als dit niet het geval is immers naast de fabrikantenmarge ook de distributeursmarge betaald worden. Zie onderstaande figuur in het informaticadomein, waar de meeste bedrijven hun producten van groothandelaars(distributeurs) betrekken. Samenaankoop: Afspraken voorafgaand: De eenvoudigste opdrachtencentrale zonder officieel vastgelegde afspraken met andere deelnemers? 3 september /50