Bijlage 1: Functiekaart deskundige Aankoop

Transcriptie

1 ijlage 1: Functiekaart deskundige Aankoop 1. Functiedoel: Voorbereiden, uitvoeren, opvolgen, administratief afhandelen en projectbeheer van de aankoopdossiers met als doel op een wettelijk correcte manier, volgens de interne bestelprocedure, afgestemd op de behoeften de voordeligste werken, leveringen en diensten aan te kopen. Adviseren en ondersteunen van de interne klanten, het aankoopteam en de coördinator Aankoop en Logistiek. 2. Opdrachten: 2.1. Adviseren en ondersteunen van de coördinator AD en van medewerkers van de AD bij, o.a.: Het beleidsvoorbereidend werk, de strategische planning en de operationele planning en opvolging Voorbereiding en verslaggeving van vergaderingen: Projectgroepen in het kader van overheidsopdrachten Overleg met interne klanten en met interne diensten Overleg met leveranciers en met externe diensten Opvolgen van afspraken met interne klanten en diensten en met externen Zoeken naar verbetermogelijkheden en formuleren van voorstellen op vlak van de kwaliteit en de efficiëntie van de dienstverlening en van de procedures Informeert en rapporteert de stand van zaken en resultaten aan en overlegt regelmatig met de oördinator Aankoop en Logistiek 2.2. Projectbeheer van dossiers overheidsopdrachten in overleg met de oördinator Aankoop en Logistiek, o.a.: De aanvraag toetsen aan wettelijke en interne procedures en aan het marktaanbod Opvolgen van de nieuwe aanvragen Toetsen van de bevoegdheden van de aanvrager om te bestellen ontrole van het beschikbaar budget en indien nodig overleggen met de Dienst udgetten en met de budgethouder Nagaan of levering via magazijn mogelijk is en doorsturen van de aanvraag naar de logistiek medewerker In overleg met de aanvrager de aanvraag verfijnen en indien nodig bijsturen rekening houdend met het belang voor de gehele organisatie Aanmaken van een map op de server onder overheidsopdrachten Indien nodig een projectgroep samenstellen voor de voorbereiding en opvolging van de opdracht Opmaken van een tijdslijn en opvolgen van de planning epalen van de aankoopstrategie per dossier in overleg met de oördinator Aankoop en Logistiek Keuze van de juiste procedure om aan de vraag te voldoen Opstarten van een nieuw dossier en de lijst van aankoopdossiers aanvullen en beheren orrecte raming opstellen in functie van de te kiezen procedure epalen of het exploitatie- of investeringsbudget betreft

2 epalen of het werken, leveringen of diensten betreft Geschikte aanbestedingsprocedure kiezen ontrole van beschikbaar budget Opmaken en opvolgen van de planning Procedure uitvoeren Plannen en organiseren van overleg met de projectgroep Onderhandelen met vertegenwoordigers, inschrijvers, leveranciers en aanvragers Registreren en aanmaken van aankoopdossier in de overheidsopdrachtenbeheerssoftware estek opmaken in overleg met betrokken partijen conform de wettelijke bepalingen en advies inwinnen Opmaken van juiste beraadslaging en verslagen eoordeling van de offertes Respecteren van publicatievoorschriften en opmaken van publicaties orrect en tijdig opmaken van begeleidende briefwisseling Plaatsen en opvolgen van bestellingen en uitvoeringen orrect invoeren van gegevens in de software voor facilitair management (FMIS) Opstellen in het FMIS-systeem van contracten en bestelbonnen en versturen van geautoriseerde bestelbon Opvolgen en controle van de leveringen Toezicht houden op de uitvoeringen en in overleg met de coördinator de nodige maatregelen treffen Opvolgen borgstellingen ontrole van de facturen a.h.v. bestel- en leverbon of afgesproken voorwaarden en registreren van de facturen Het geven van feedback aan de aanvragers en aan de projectgroep (interne klanten) ontractmanagement (oa verzekeringen) 2.3. Opmaken en opvolgen van de planning voor de dossiers overheidsopdrachten in overleg met de oördinator Aankoop en Logistiek, o.a.: Plannen en opvolgen van raamcontracten waarvoor men dossierbeheerder is Opmaken planning en opvolgen eenmalige aankopen waarvoor men dossierbeheerder is Inspringen voor collega s zodat de continuïteit gewaarborgd blijft 2.4. Systematisch archiveren van documenten zodat de dossiers continu beschikbaar, consulteerbaar en geactualiseerd zijn tijdens de ganse procedure, o.a.: Op de juiste plaats klasseren van bestelbonnen, facturen, documenten en dossiers, zowel fysiek als digitaal Aanvullen van de lijst met aankoopdossiers Systematisch aanmaken, uitwerken en opvolgen van aankoopdossiers in de overheidsopdrachtenbeheerssoftware 2.5. In functie van de noodwendigheid de continuïteit van de dienstverlening verzekeren, o.a.: Uitvoeren van taken voorzien in het functieprofiel van andere medewerkers van de Dienst Aankoop en Logistiek Verzekeren van de continuïteit van de dienstverlening 2.6. ommunicatie, adviesverlening en rapportage, o.a.: Gerichte feedback geven aan de aanvragers over het dossierverloop en over hun bestelaanvraag Deelname aan de financiële planning bij budgetrondes met adviesverlening en raming Verslaggeving en voorbereiden van overleg

3 Rapportage aan de oördinator Aankoop en Logistiek o.a. over de dagelijkse werking en de planning Werkt samen onder de leiding van de oördinator Aankoop en Logistiek met de andere medewerkers van de Facilitaire Dienst om een optimale ondersteunende dienstverlening te leveren 2.7. Op peil houden van kennis binnen de eigen specialiteit, o.a.: Marktonderzoek Toepasselijke wetgeving Aankooptechnieken en onderhandelingsvaardigheden Gebruik van informaticasystemen Actieve kennisoverdracht tussen collega s 3. Vereiste competenties: Integriteit Vervult een voorbeeldfunctie inzake ethisch ondernemen en handelen Heeft oog voor verschillende belangen en houdt hiermee rekening zonder afbreuk te doen aan de deontologische code. Neemt preventief maatregelen om belangenconflicten te voorkomen. Samenwerken Stelt zich collegiaal op en levert een wezenlijke bijdrage aan het groepsresultaat. Uit zich positief over de prestaties van anderen. Steunt voorstellen van anderen, bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk doel. Klantgerichtheid Het belang van de klant, intern of extern, is primordiaal en er wordt steeds gecontroleerd of er voldaan is/zal worden aan de noden en wensen van de klant Levert, indien nodig en mogelijk, maatwerk voor elke klant. Organiseert de dienstverlening zodanig dat ze maximaal en pro-actief tegemoet komt aan de klantenverwachtingen. Stuurt de dienstverlening bij indien het probleem van de klant niet onmiddellijk helder is en kan opgelost worden. Organisatieloyaliteit Erkent de belangen van de organisatie en handelt daar steeds naar Kan intern en extern de belangen van de organisatie vertegenwoordigen en verdedigen Levert een constructief-kritische bijdrage in dossiers waarin de organisatie onder vuur komt te liggen Plannen en organiseren Stelt een realistisch actieplan op, zorgt voor benodigde middelen, tijd, en mensen en volgt alles systematisch op ewaakt het beschikbare middelenbudget en anticipeert op afwijkingen. ontroleert de voortgang en grijpt gepast in bij onverwachte ontwikkelingen. Kan gefaseerd werken aan doelstellingen op langere termijn.

4 Nauwkeurigheid Doet de dingen direct goed. Hanteert een nultolerantie qua onzorgvuldigheid en kan deze zowel in eigen werk als dit van anderen opsporen. Vertoont hierbij een voorbeeldfunctie. Werkt een complexe taak volledig af. Werkt op een projectmatige manier. Is nauwgezet en nauwkeurig in alle opdrachten die tot het takenpakket behoren en draagt dit ook zo uit. Resultaatgerichtheid Werkt met concrete actieplannen en zorgt voor de opvolging hiervan. Stuurt bij waar nodig om het resultaat te garanderen Maakt de doelstellingen kenbaar alsook de weg om deze te bereiken. Werkt zeer resultaatgericht met aandacht voor het al dan niet bereiken van de vooropgestelde doelstelling. Stelt actieplannen op en bewaakt de vooruitgang hiervan. Kan anderen aansturen om het doel te bereiken. Marktgerichtheid lijft op de hoogte van de ontwikkelingen in het vakgebied en verwerkt deze informatie voor het eigen functioneren Volgt de ontwikkelingen in de branche Signaleert kansen in de markt en onderneemt acties Onderhandelen rengt het eigen standpunt en gaat actief op zoek naar aansluiting met de belangen van de andere partij Onderzoekt vooraf eigen mogelijkheden en bereidheid tot het doen van concessies. Gaat zorgvuldig na of partijen het eindresultaat begrijpen en daadwerkelijk accepteren. evraagt de tegenpartij systematisch naar argumenten en weet deze in te zetten in de eigen argumentatie. Tracht toe te geven op punten die de eigen partij niet veel kosten maar een hoge meerwaarde hebben voor de ander. Schriftelijke communicatie Met vorm, inhoud en stijl wordt de boodschap op doeltreffende wijze gecommuniceerd aan de doelgroep. De schriftelijke communicatie is van wezenlijk belang om de missie te realiseren De documenten die zowel intern als extern verspreid worden ondersteunen het imago van de organisatie. De boodschap die verspreid wordt, is qua vorm en inhoud duidelijk en bereikt haar beoogde doelstelling. ijlage 2: diploma De functies bij OMW Leuven zijn onderverdeeld in niveaus. Voor de niveaus A, en heb je een diploma nodig.

5 Hieronder vind je per niveau de diplomavoorwaarde. Je kan enkel deelnemen aan - contractuele en statutaire - selectieprocedures bij OMW Leuven als je aan de diplomavoorwaarden voldoet: niveau A: je hebt een masterdiploma niveau : je hebt een bachelordiploma of graduaatsdiploma (m.u.v maatschappelijk werker) niveau : je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs niveau D: je hebt geen diploma nodig Diploma nog niet behaald? en je laatstejaarsscholier of -student en sta je voor je eindexamens of herexamens, dan moet je de verwachte datum van afstuderen bij je sollicitatie vermelden. Je moet jouw diploma bezorgen voor jouw aanstelling (en indiensttreding). Dus, indien je in het laatste jaar van je studies zit: Verwachte datum van afstuderen vermelden bij je sollicitatie. Diploma inleveren vóór je indiensttreding. ui tenla nds dipl oma? Als je jouw diploma in het buitenland behaalde, dan moet je een gelijkwaardigheid (homologatie) aanvragen bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, afdeling NARI. De academische gelijkwaardigheidserkenning is een officiële bevestiging van de gelijkwaardigheid van twee diploma's. Als je een buitenlands diploma voorlegt, moet je vóór de uiterste inschrijvingsdatum die geldt voor een selectieprocedure, het bewijs leveren dat je de gelijkwaardigheid hebt aangevraagd. Uiterlijk op het ogenblik van de aanstelling moet je het bewijs van de gelijkwaardigheid voorleggen. Voor meer informatie over gelijkwaardigheid kan je terecht bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, NARI-Vlaanderen met vermelding van de juiste administratie: Administratie Hoger Onderwijs (buitenlands diploma hoger onderwijs) Administratie Secundair Onderwijs (buitenlands diploma hoger secundair onderwijs) Meer info, klik dan op volgende link: Naric Vlaanderen of surf naar Dus, indien je jouw diploma in het buitenland hebt behaald: ewijs dat je de gelijkwaardigheid van jouw diploma hebt aangevraagd bij NARI mee opladen bij jouw sollicitatie. ewijs van gelijkwaardigheid, afgeleverd door NARI, voorleggen uiterlijk op het ogenblik van je aanstelling.