college van burgemeester en schepenen Zitting van 12 december 2014

Transcriptie

1 beraadslaging/proces verbaal Kopie college van burgemeester en schepenen Zitting van 12 december 2014 Besluit GOEDGEKEURD B-punten gemeenschappelijke aankoopcentrale Samenstelling De heer Bart De Wever, burgemeester De heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen De heer Roel Verhaert, stadssecretaris Iedereen aanwezig, behalve: De heer Marc Van Peel, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen _CBS_12628 Bestekken 2010/0046 en GAC/2011/0526. Verbreking wegens faillissement. Bestek GAC/2014/2784. Raamcontract abonnementen - Bestek, procedure en gunning - Goedkeuring Motivering Gekoppelde besluiten 2011_CBS_ Bestek GAC/2011/ Algemene offerteaanvraag Europese bekendmaking voor het afsluiten van een raamcontract voor het leveren van abonnementen. - Gunning - Goedkeuring Openbare aanbesteding 2010/0046. Raamcontract voor het leveren van abonnementen en tijdschriften voor verschillende bedrijven van de stad Antwerpen. Gunning. Goedkeuring. Aanleiding en context Fase Bestuursorgaan Datum Jaarnummer bestek 2010/0046. Gunning. college 4 februari bestek GAC/2011/0526. Gunning. college 18 november De stad Antwerpen heeft voor zowel de bibliotheekwerking als voor de administratieve diensten voortdurend nood aan de levering van kranten, tijdschriften en professionele publicaties (zowel fysiek als digitaal). Om de abonnementen op deze publicaties op een vlotte en efficiënte wijze te kunnen bestellen en beheren, sloot de stad in het verleden twee raamcontracten af onderstaande firma's: bestek 2010/0046 voor levering aan de vakbib de firma Wetenschappelijke Boekhandel J. Story-Scientia nv, P. Van Duyseplein 8, 9000 Gent, ondernemingsnummer ; bestek GAC/2011/0526 voor levering aan de openbare bibliotheken de firma Swets Information Services nv, Europark-Oost 34C, 9100 Sint-Niklaas, ondernemingsnummer Beide firma's werden intussen failliet verklaard, waardoor de continuïteit van de levering van de publicaties in het gedrang komt. Op 3 november 2014 werd aan de curator die instaat voor het 1 / 6

2 faillissement van de firma Wetenschappelijke boekhandel J. Story-Scientia nv een proces-verbaal van ingebrekestelling verzonden. Op 5 november 2014 ontving de aanbestedende overheid van de curator een te algemene reactie op het proces-verbaal. De opdracht kan door de curator niet voortgezet worden conform het bestek 2010/0046. Op 4 november 2014 werd aan de curator die instaat voor het faillissement van de firma Swets Information Services nv ook een proces-verbaal van ingebrekestelling verzonden. De curator gaf vervolgens op 6 november 2014 aan dat hij de opdracht GAC/2011/526 niet verder zou uitvoeren. De aanbestedende overheid ziet zich dan ook genoodzaakt om maatregelen van ambtswege te treffen en beide opdrachten te verbreken. De gemeenschappelijke aankoopcentrale en de stedelijke bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs maakten bestek GAC/2014/2784 op, het oog op het verzekeren van de continuïteit van de leveringen. Dit bestek voorziet de levering van alle bestaande abonnementen voor de periode 2015 en Gelet op de dringendheid werd beslist om voor deze aankopen een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit te schrijven en aan volgende firma's te vragen om een offerte in te dienen: Alpha Academische Boekhandel (Lattelais Guy), Dendermondsestraat , 1083 Ganshoren, ondernemingsnummer ; AMP nv, Lennikse Baan 451, 1070 Anderlecht, ondernemingsnummer ; Ilge Subscription Management bv, Herikerbergweg 163, 1101 CN Amsterdam-Zuidoost (Nederland), ondernemingsnummer ; Van Dijk Zakelijk, Randhoeve 229, 3995 GA Houten (Nederland). De stad Antwerpen zal voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken optreden als aankoopcentrale voor: het OCMW van Antwerpen; instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad Antwerpen en/of het OCMW (bijvoorbeeld lokale politie, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enzovoort); instellingen een aparte rechtspersoonlijkheid die: door de stad Antwerpen belast zijn een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enzovoort) en/of door het OCMW belast zijn een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen); 4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn de stad Antwerpen en/of OCMW (Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen, Digipolis, prezone Antwerpen-Zwijndrecht en haar rechtsopvolger, enzovoort). Hierna de groep Antwerpen genoemd. De stad Antwerpen is de aanbestedende overheid. Juridische grond In toepassing van het artikel 20 6, 1 van de bijlage van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende algemene aannemingsvoorwaarden, zal de opdracht 2010/0046 de firma Wetenschappelijke Boekhandel J. Story-Scientia nv eenzijdig verbroken worden. In toepassing van hetzelfde artikel zal de opdracht GAC/2011/0526 de firma Swets Information Services nv eenzijdig verbroken worden, inhouding van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding. 2 / 6

3 In toepassing van artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten betrekking tot werken plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. In toepassing van artikel 26, 1 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid, indien mogelijk, meerdere leveranciers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt één of meer van hen. In toepassing van artikel 26 1, 1 c) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat wegens dwingende spoed, voortvloeiend uit onvoorziene gebeurtenissen, de bij de andere procedures gestelde termijnen niet in acht kunnen worden genomen. In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, dient de leverancier van een opdracht voor leveringen overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 71, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen. In toepassing van artikel 107 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten wordt de opdracht gegund, hetzij aan de inschrijver die de laagste offerte heeft ingediend, hetzij aan de inschrijver die de offerte heeft ingediend die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid. In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan: de bepalingen betreffende het toegangsrecht tot de opdracht zoals omschreven in de artikelen 61 tot 66; de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid die de aanbestedende overheid heeft vastgesteld op grond van de artikelen 67 tot 79. In toepassing van artikel 21 en 99 1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, onderwerpt de aanbestedende overheid de ingediende offertes aan een prijsonderzoek. Als de aanbestedende overheid bij het prijsonderzoek vaststelt dat in een offerte een prijs wordt geboden die abnormaal laag of abnormaal hoog lijkt in verhouding tot de uit te voeren prestaties en alvorens die offerte om die reden te weren, verzoekt ze de inschrijver in kwestie per aangetekende brief om de nodige schriftelijke verantwoording over de samenstelling van de prijs in kwestie te verstrekken binnen een termijn van twaalf kalenderdagen, tenzij de uitnodiging een langere termijn bepaalt. Regelgeving: bevoegdheid Artikel 57 3, 4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten. Artikel 57 3, 5 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur. Argumentatie Op 20 november 2014 diende de firma Ilge Subscription Management bv, Herikerbergweg 163, 3 / 6

4 1101 CN Amsterdam-Zuidoost (Nederland), ondernemingsnummer een offerte in. Inzake de kwalitatieve selectie werd de inschrijver geschikt bevonden. De offerte werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien en regelmatig bevonden. De offerte voldoet aan de technische vereisten van het bestek. Op 1 december 2014 onderhandelden de gemeenschappelijke aankoopcentrale en de stedelijke bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs de firma Ilge Subscription Management bv. De firma diende op 4 december 2014 een best and final offer in, welke naast prijsdaling ook de dienstverlening scherper omlijnt. De totale kostprijs voor de dienstverlening werd gereduceerd tot 0,00 euro en de firma geeft ook een éénmalige commerciële korting van 3.407,50 euro. Er werd een gemotiveerd gunningsverslag opgemaakt dat als bijlage bij dit collegebesluit wordt gevoegd. De gemeenschappelijke aankoopcentrale stelt voor om op basis van het bestek, de ingediende offerte, de onderhandelingen en de ingediende best and final offer de opdracht voor het leveren van abonnementen te gunnen aan de firma Ilge Subscription Management bv, Herikerbergweg 163, 1101 CN Amsterdam-Zuidoost (Nederland), ondernemingsnummer Financiële gevolgen Ja Algemene financiële opmerkingen De voorziene uitgaven betreffen de werkelijke kostprijzen van de abonnementen. De in het contract voorziene dienstverlening van het beheer van de abonnementen is kostenloos. Besluit Artikel 1 Het college keurt goed dat wordt overgegaan tot het nemen van maatregelen van ambtswege en dat het raamcontract 2010/0046 afgesloten de firma Wetenschappelijke Boekhandel J. Story-Scientia nv wordt verbroken vanwege het faillissement van de betreffende firma. Artikel 2 Het college keurt goed dat wordt overgegaan tot het nemen van maatregelen van ambtswege en dat het raamcontract GAC/2011/0526 afgesloten de firma Swets Information Services nv wordt verbroken en de borgtocht wordt ingehouden vanwege het faillissement van de betreffende firma. Artikel 3 Het college keurt bestek GAC/2014/2784 voor het afsluiten van een raamcontract voor het leveren van abonnementen goed en keurt eveneens goed dat: hiervoor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wordt uitgeschreven; de stad voor deze opdracht optreedt als aankoopcentrale voor de groep Antwerpen. Artikel 4 Het college keurt goed dat volgende leveranciers werden verzocht om een offerte in te dienen: Alpha Academische Boekhandel (Lattelais Guy), Dendermondsestraat , 1083 Ganshoren, ondernemingsnummer ; AMP nv, Lennikse Baan 451, 1070 Anderlecht, ondernemingsnummer ; Ilge Subscription Managment bv, Herikerbergweg 163, 1101 CN Amsterdam-Zuidoost (Nederland), ondernemingsnummer ; 4 / 6

5 Van Dijk Zakelijk, Randhoeve 229, 3995 GA Houten (Nederland). Artikel 5 Het college keurt de gunning goed voor het afsluiten van een raamcontract voor de levering van abonnementen, op basis van bestek GAC/2014/2784, aan Ilge Subscription Management bv, Herikerbergweg 163, 1101 CN Amsterdam-Zuidoost (Nederland), ondernemingsnummer Artikel 6 De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon Abonnementen voor de openbare bibliotheken ,00 functiegebied: 1SBR010101A00000 begrotingsprogramma: 1SA Abonnementen voor de openbare bibliotheken ,00 budgetperiode: 1500 mits goedkeuring van het budget 2015 door de hogere overheid functiegebied: 1SBR010101A00000 begrotingsprogramma: 1SA Abonnementen voor de vakbibliotheek den Bell ,00 budgetperiode: 1600 mits goedkeuring van het budget 2016 door college, gemeenteraad en hogere overheid functiegebied: 1TSB100104A / 6

6 Abonnementen voor de vakbibliotheek den Bell Bijlagen ,00 begrotingsprogramma: 1SA budgetperiode: 1500 mits goedkeuring van het budget 2015 door de hogere overheid functiegebied: 1TSB100104A00000 begrotingsprogramma: 1SA budgetperiode: 1600 mits goedkeuring van het budget 2016 door college, gemeenteraad en hogere overheid Bijlage bij dit besluit:2784_2014_11_03_gac - Bestek_leveringen.pdf Bijlage bij dit besluit:2784_2014_11_03_bijlage_c.xls Bijlage bij dit besluit:2784_2014_12_04_verslag van nazicht van de offertes_percelen - zonder totaalprijzen.pdf 6 / 6