Selectieprocedure voor de aanleg van een aanwervingsreserve van administratief medewerker (C1-C3) in contractueel dienstverband INLICHTINGENBROCHURE

Transcriptie

1 Selectieprcedure vr de aanleg van een aanwervingsreserve van administratief medewerker (C1-C3) in cntractueel dienstverband OCMW BUGGENHOUT INLICHTINGENBROCHURE Buggenhut is een Ost-Vlaamse gemeente gelegen aan de Schelde. De gemeente telt net geen inwners en bestaat uit vier kernen namelijk het centrum, Briel, Opdrp en Opstal. Trekpleisters zijn Buggenhutbs, een 190 hectare grt bs met bskapel, én het middelpunt van Vlaanderen, het raakpunt tussen Ost-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant. 1. Inhud 1. Inhud Functiebeschrijving Vrwaarden m deel te nemen Inhud en verlp van de selectiepreven Reserve Salaris He slliciteren? Berdeling van de kandidaturen

2 2. Functiebeschrijving DOEL VAN DE DIENST (CONTEXT) Deze medewerker kan ingezet wrden in alle sectren f diensten. Dit kan zwel in de back- ffice als in de frntffice zijn. PLAATS VAN DE FUNCTIE BINNEN DE DIENST De administratief medewerker werkt nder leiding van het betrkken diensthfd. Hij/zij vert taken uit die hem/haar dr het diensthfd en het betrkken afdelingshfd wrden pgedragen. RESULTAATGEBIEDEN 1. Interne actren 1.1. Bestuursrganen (gemeenteraad, cllege van burgemeester en schepenen) De administratieve medewerkers hebben weinig rechtstreeks cntact met bestuursmandatarissen. Ze veren administratief, ndersteunende pdrachten uit vr één f meer persnen binnen de afdeling en dragen z bij tt een vltte, efficiënte administratieve werking van de afdeling. Deze administratieve taken kunnen zeer verschillend zijn: Bijhuden van gegevens in een databank m.b.t. een bepaald nderwerp zdat de rganisatie p elk genblik ver crrecte en recente infrmatie beschikt. Verzrgen en ntsluiten van een klassement zdat jij en je cllega s in staat zijn m snel de gevraagde infrmatie terug te vinden. Helpen bij het pmaken en administratief verwerken van dssiers ( bv. versturen dcumenten, nagaan wat ntbreekt, dssier inschrijven in een pvlgingssysteem) Samenstellen van de map met dcumenten van een vergadering. Ondersteunen van cllega s bij het pstellen van dcumenten (bv. lay- ut pmaken van dcument, briefwisseling/ dcumenten vervlledigen, uitndigingen pstellen, ) Uitveren van allerlei peratineel ndersteunende taken m bij te dragen tt een vltte werking van de dienst waar je werkt (bv. ftkpies nemen en verspreiden, helpen bij verzendingen, inspringen bij afwezigheid cllega, aanbieden van materiële en lgistieke ndersteuning bij vergadering) Verzrgen van een vriendelijk en crrect nthaal zdat je bijdraagt tt een psitief en klantgericht imag van de afdeling Naargelang de afdeling waar men tewerkgesteld wrdt, zullen bepaalde van bvenstaande taken meer/ minder f niet aan bd kmen Administratieve rganen binnen de gemeente Dienst: - hij/zij staat in vr administratieve pdrachten die verband huden met de dienst - hij/zij staat in vr de verwerking van de briefwisseling 2

3 - hij/zij staat in vr andere werkzaamheden eigen aan de dienst en andere taken pgedragen dr het diensthfd en/f sectrcördinatr Cllega s binnen de afdeling en dienst: - hij/zij draagt bij tt de vltte samenwerking p de dienst en binnen de afdeling Andere sectren en diensten: - hij/zij draagt bij tt een vltte drstrming van infrmatie en dssiers 2. Externe actren COMPETENTIEPROFIEL Individuele burgers: - hij/zij verzrgt het nthaal van de bezekers aan de betrkken dienst - hij/zij beantwrdt vragen van burgers - hij/zij kan ingeschakeld wrden vr lketfuncties Overheden: - hij/zij wint infrmatie in bij andere diensten, instanties en verheden - hij/zij werkt actief mee aan dienstverschrijdende prjecten nder leiding van de cördinatr/afdelingshfd/diensthfd 1. Organisatrische cmpetenties Zelfstandig werken kan met de ndige instructies aan de slag is stipt in het nakmen van afspraken kan werken znder externe cntrle stuurt bij indien er futen ptreden werkt taken vlledig en tijdig af Prbleemplssend werken signaleert prblemen p tijd nderzekt het prbleem vanuit verschillende invalsheken en zekt naar verbanden kan tt synthese/berdeling kmen nderbuwt zijn/haar rdeel met beschikbare infrmatie en geldige argumenten betrekt de juiste mensen f instanties bij het prbleem frmuleert praktische en haalbare plssingen bedenkt alternatieven en verweegt vr- en nadelen 2. Interactiegerelateerde cmpetenties Schriftelijk cmmuniceren schrijft teksten in een duidelijke structuur en lgische pbuw past taalgebruik aan de delgrep aan hanteert een crrect taalgebruik 3

4 schrijft helder, beknpt en futls Mndeling cmmuniceren frmuleert helder en duidelijk sluit de bdschap aan p de beheften van tehrders en gaat in p reacties tetst f de bdschap ged, crrect en vlledig is vergekmen Klantgerichtheid leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend p vr iedereen speelt in p wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwrdelijkheid p bij futen f klachten streeft naar klanttevredenheid 3. beleidsmatige cmpetenties Netwerken legt en nderhudt relaties met mensen in en buiten de rganisatie neemt initiatief tt samenwerking met andere diensten, k buiten de rganisatie kan relaties pbuwen en nderhuden met mensen van allerlei niveaus zekt naar mgelijkheden m het netwerk te benutten vr het verkrijgen van infrmatie, steun en medewerking hudt bij eigen beslissingen rekening met de pdracht en belangen van andere diensten drziet belangen en psities van anderen en kan daarmee mgaan 4. Taakgerichte cmpetenties Kwaliteitsvl werken stelt hge eisen aan de kwaliteit evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnrmen stuurt bij als de kwaliteit ndermaats is vrkmt dat er futen wrden gemaakt Nauwgezetheid kmt gemaakte afspraken na cntrleert het eigen werk p futen en stuurt bij indien ndig hudt zich aan de afgesprken nrm qua detail en afwerking is aandachtig en werkt gecncentreerd Flexibiliteit verandert p praktische wijze plan f aanpak m het begde resultaat efficiënter te kunnen bereiken kan verweg met diverse pdrachten, wisselende pririteiten en pltse veranderingen herkent weerstand en gaat hier gepast mee m werkt in crisissituaties priritaire pdrachten ged af tnt bereidheid te leren en mee te greien met veranderingen 5. leidinggevende cmpetenties 4

5 / 6. Zelfsturende cmpetenties / 3. Vrwaarden m deel te nemen Algemene telatings- en aanwervingsvrwaarden vr de aanwerving een gedrag vertnen in vereenstemming met de eisen van de functie waarvr ze slliciteren, ten minste de vlle leeftijd van 18 jaar bereiken in het jaar van de aanwerving, de burgerlijke en plitieke rechten genieten, nderdaan zijn van de EU-lidstaten, vlden aan de vereiste ver de taalkennis, medisch geschikt zijn vr de uit te efenen functie, in vereenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het persneelslid bij de uitvering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat met vaststaan p het genblik bepaald in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers p het werk. in het bezit zijn van een diplma van het hger secundair nderwijs. slagen vr de selectieprcedure, BIJZONDERE AANWERVINGSVOORWAARDEN diplma f getuigschrift van het hger secundair nderwijs f gelijkgesteld nderwijs Laatstejaarsschlieren en studenten kunnen tegang krijgen tt de selectieprcedure. In dat geval wrden laatstejaarsschlieren f studenten tegelaten tt de selectieprcedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs vrleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum zes maanden hun einddiplma kunnen behalen. Ze leveren het bewijs dat ze aan de diplmavereiste vlden uiterlijk p de datum van de beslissing tt hun aanstelling p pref bij een statutaire tewerkstelling f p het mment van de aanstelling bij een cntractuele tewerkstelling. EXAMENPROGRAMMA Het selectieprgramma vr niveau C wrdt als vlgt vastgesteld: 4. Inhud en verlp van de selectiepreven De selectiepreven zijn vr iedereen gelijk en bestaan uit: Preselectie Indien er meer dan 25 geldige kandidaturen zijn, kan een eliminerende selectiepref wrden gerganiseerd. Deze preselectiepref gaat aan de andere selectiepreven vraf. De preselectiepref wrdt pgesteld en verbeterd dr de selectiejury. De preselectiepref bestaat uit multiple chice vragen met het g p het tetsen van nder andere de algemene ntwikkeling en de vakkennis. De vragen zijn gebaseerd p de functiemschrijving. De preselectiepref gebeurt anniem. De kandidaten wrden gerangschikt in vlgrde van de behaalde punten. De 5

6 25 kandidaten met de hgste scres die daarenbven minstens 50% van de punten hebben behaald wrden tegelaten tt de eigenlijke selectie. Deel 1: Schriftelijk gedeelte Gede kennis van het decreet Lkaal bestuur. De kandidaat met een aantal vragen plssen in verband met wetgeving die tijdens de uitefening van de functie aan bd kmt. De kandidaat ntvangt vraf een gedetailleerde lijst van het (delen van het) decreet die relevant zijn. Bij het plssen van de vragen zal de kandidaat de ter beschikking gestelde wetgevende teksten mgen raadplegen (penbeksysteem). berdeling p 20 punten - Functiegericht praktijkgeval: De kandidaat wrdt gecnfrnteerd met één f meerdere situaties die zich tijdens de uitefening van de functie kunnen vrden. De cntext van het prbleem f de prblemen wrdt geschetst en aan de kandidaat wrdt de pdracht gegeven een plssing uit te werken. berdeling p 20 punten - Opstellen van brieven f teksten: aan de kandidaat wrdt de pdracht gegeven m aan de hand van de gegeven instructies een brief f een beslissing p te stellen en/f aan de hand van de ter beschikking gestelde dcumentatie, reglementen f wetgeving een artikel vr een publicatie (bijvrbeeld het stedelijk infrmatieblad) te schrijven. berdeling p 20 punten. De preselectie en het schriftelijk deel wrden gelijktijdig gerganiseerd. Alle tegelaten kandidaten leggen beide selectienderdelen af. Het schriftelijk deel wrdt enkel berdeeld indien een kandidaat minstens 50% behaalt p de preselectie en bij de 25 beste kandidaten behrt. Om geslaagd te zijn p het schriftelijk gedeelte dient de kandidaat 50% te behalen. Timing: september 2018(nder vrbehud) Deel 2: Mndeling gedeelte Cmpetentiegericht interview In deze pref wrdt nagegaan in welke mate het prfiel van de kandidaat vereenstemt met het prfiel van de functie en wrdt gepeild naar de cmpetenties vr het werkdmein. berdeling p 20 punten Rllenspel In een rllenspel wrdt de kandidaat gecnfrnteerd met situaties die zich tijdens de uitvering van het werk kunnen vrden. Er wrdt bijzndere aandacht besteed aan de gedragsgerelateerde cmpetenties. berdeling p 20 punten 6

7 ! Om geslaagd te zijn, met de kandidaat 50% van de punten behalen p elke pref en 60% van de punten in het ttaal. Timing: ktber 2018(nder vrbehud) Deel 3: Praktijkgedeelte Gebruik infrmatica: de kandidaat met p een pc in een bepaald tijdsbestek een tekst van ngeveer karakters typen en/f een excelblad pstellen en/f een versturen f beantwrden. In de tekst kunnen.a. schrappingen, tabellen en titels vrkmen. Kennis van Wrd, Excel en Outlk in een windwsmgeving is vereist. berdeling p 20 punten Timing: ktber 2018 (nder vrbehud): Om geslaagd te zijn in het praktijkgedeelte dient de kandidaat 50% van de punten te behalen. Na het beëindigen van de vlledige prcedure kan je, indien gewenst, feedback bekmen. 5. Reserve Een wervingsreserve en een bevrderingsreserve wrden aangelegd vr twee jaar. en mgelijks verlengd wrden tt 5 jaar. 6. Salaris De bezldiging gebeurt p basis van de salarisschaal C1-C3. Brut aanvangsln p jaarbasis met 0 jaar ervaring: ,57 eur Nuttige berepservaring uit de privésectr f als zelfstandige wrden vr een maximaal genmen p vrwaarde dat ze relevant zijn vr de functie. Alle werkelijke diensten die bij een verheid werden gepresteerd in statutair f cntractueel verband kmen in aanmerking cnfrm de betreffende artikels van de RPR. Extra legale vrdelen - Maaltijdcheques aan 7,50 eur, waarbij je zelf 1,29 eur bijdraagt; - Hspitalisatieverzekering; - Fietsvergeding aan 0,23 eur per km; - Glijdende werktijdregeling; - De ndige pleidingsmgelijkheden; - Vakantie: 34 dagen p jaarbasis. 7. He slliciteren? We verwachten je kandidatuur uiterlijk 6 juli 2018, nline via via de slliciteer nu -knp rechts p de vacaturepagina. Als het de eerste keer is dat je slliciteert via het nline platfrm, dien je eerst een prfiel aan te maken. 7

8 Prblemen met slliciteren? Neem dan cntact p met Christphe De Cster via christphe@plstk.be f Meer inlichtingen ver de functieinhud kan je pvragen bij de verantwrdelijke van de persneelsdienst persneelsdienst@buggenhut.be 8. Berdeling van de kandidaturen Het cllege van burgemeester berdeelt na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de kandidaturen. Indien je niet vldet aan de pgesmde vrwaarden, wrd je uitgeslten van deelname aan de selectiepreven. De reden van uitsluiting wrdt je schriftelijk meegedeeld. 8