VACATURE. Het OCMW KORTRIJK. kijkt uit naar een: Administratief medewerker halftijds - contractueel

Transcriptie

1 VACATURE Het OCMW KORTRIJK kijkt uit naar een: Administratief medewerker halftijds - cntractueel 1

2 Vrstelling Krtrijk, OCMW Krtrijk en Zrg Krtrijk Vrstelling Krtrijk, OCMW Krtrijk en Zrg Krtrijk Krtrijk bruisende stad Krtrijk is een centrumstad die bijna inwners telt. Er zijn acht deelgemeenten, waarvan er drie deel uitmaken van een grte stedelijke agglmeratie (Krtrijk, Bissegem en Heule) en vijf een eerder landelijk karakter hebben (Aalbeke, Marke, Rllegem, Bellegem en Kigem). De stad Krtrijk manifesteert zich als een centrumstad van een welvarende regi, vl bedrijvigheid, rijk aan initiatieven en dynamisch in zijn streekntwikkeling. Ondanks de welvaart en de dynamiek van de regi, is er tch een significante graad van kansarmede aanwezig, vral in de Krtrijkse binnenstad. Bijna 13% van de Krtrijkse kinderen wrdt in een kansarm gezin gebren. Krtrijk kent eveneens een sterke vergrijzing. Iets meer dan 27% van de bevlking is zestigplusser. Ongeveer 7% van de bevlking heeft een vreemde natinaliteit. Krtrijk telt z n 124 tal verschillende natinaliteiten. Krtrijk wil het welzijn en de welvaart van elke burger bevrderen dr een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen en vernieuwend in te spelen p huidige en tekmstige verantwrde beheften van al zijn inwners. Daarnaast wil Krtrijk het verleg met de burger bevrderen dr het veren van een pen cmmunicatie met alle betrkkenen. Het OCMW Krtrijk zet zich in vr welzijn en zrg. Bij het Sciaal Huis kan elke Krtrijkse inwner terecht met de meest uiteenlpende welzijnsvragen. De medewerkers van het Sciaal Huis maken de mensen wegwijs in het aanbd van diensten en zeken samen met hen uit waar iemand het best met zijn f haar vraag terecht kan. Het OCMW gaat vluit vr armedebestrijding. Daarbij wrden de mensen in armede actief benaderd in hun leefmgeving. Tal van acties, diensten, prjecten en initiatieven maken deel uit van een glbaal armedebestrijdingsplan in Krtrijk. De sciale dienst staat in vr het tekennen van leefln, vr steunverlening, schuldhulpverlening en activering. Het Lkaal Opvanginitiatief vr vluchtelingen vangt 140 vluchtelingen p verspreid in de stad en de deelgemeenten. Het intern verzelfstandigd agentschap ZORG KORTRIJK bundelt alle zrgdiensten van het OCMW: de vijf wnzrgcentra, het dagverzrgingcentrum, de thuiszrgdiensten, de serviceflats en assistentiewningen, de wningen vr mkaderd en begeleid wnen, de kinderpvang. Er is een vlksrestaurant in aanbuw, dat zal ndersteund wrden dr de centrale keuken van Zrg Krtrijk. Het OCMW stelt samen met Zrg Krtrijk ngeveer 1080 medewerkers tewerk, inclusief de mensen die via activering wrden tewerkgesteld. Een 720-tal vrijwilligers ndersteunen de activiteiten van het OCMW. 2

3 Cördinaten OCMW Krtrijk adres maatschappelijke zetel website Budastraat 27 te 8500 Krtrijk telefnnummer faxnummer Sciaal Huis website Budastraat 27 te 8500 Krtrijk telefnnummer vrzitter Philippe De Cene waarnemend secretaris en hfd Zrg Krtrijk An Spriet aantal persneelsleden 1080 aantal vrijwilligers 720 3

4 Organgram 4

5 Vacaturebericht Het OCMW rganiseert kwaliteitsvlle hulpverlening en zrg vr iedereen die in Krtrijk wnt en gaat vluit vr armedebestrijding als speerpunt in het lkaal sciaal beleid. Het biedt zijn klantgerichte dienstverlening aan met de expertise van enthusiaste en gemtiveerde medewerkers. Mmenteel zijn we vr het wijkteam Zuidelijke Rand p zek naar een M/V ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (gemengd prfiel) Je verantwrdelijkheden: CONTRACTUEEL HALFTIJDS NIVEAU C1 C3 Je verzrgt een geheel van administratieve en uitverende taken teneinde de werking van wijkteam Zuidelijke Rand te ndersteunen. Je verzrgt het nthaal van het wijkteam en verwerkt vragen van interne en/f externe klanten, teneinde een vltte, crrecte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren. Je prfiel: Je beschikt ver het diplma hger middelbaar nderwijs. Indien er p de dag van het afsluiten van de kandidaturen meer dan 30 persnen zich geldig kandidaat gesteld hebben, vlgt een preselectie waarbij alleen kandidaten die beschikken ver 2 jaar aantnbare relevante ervaring tegelaten wrden tt de vlgende stap in de selectieprcedure. Je bent een ndernemende, enthusiaste en flexibele medewerker die zwel in team als zelfstandig kan werken. Je bent resultaatgericht en nauwkeurig. Je bepaalt pririteiten vr de eigen taken en vert ze uit. Je staat pen vr vernieuwing en bent bereid je bij te schlen m je taken tt een ged einde te brengen. Je beschikt ver sterke cmmunicatieve vaardigheden, zwel schriftelijk als mndeling. Je legt vlt cntacten met verschillende mensen. Je gaat altijd zrgvuldig m met vertruwelijke f delicate infrmatie, k als er druk wrdt uitgeefend. Je spreekt p een respectvlle en cnstructieve manier ver het OCMW Krtrijk. Je hebt een gede kennis van de Officepakketten. Wij bieden: Een halftijds cntract van nbepaalde duur (te starten met een cntract van 2 x 6 maanden bepaalde duur). Een beiende jb binnen een gevarieerd werkterrein, mringd dr een team van fijne cllega s. Een inlpperide met begeleiding. Een interessante verlning, maaltijdcheques, terugbetaling van het penbaar verver, fietsvergeding, hspitalisatieverzekering na 1 jaar. De plaats van tewerkstelling is WZC De Weister, Lijsterstraat 2 te Aalbeke. 5

6 Interesse? Vr meer infrmatie m.b.t. de selectieprcedure cntacteer Veerle De Bsschere, selectieverantwrdelijke OCMW Krtrijk, tel.nr.: 056/ Vr meer infrmatie m.b.t. de inhud van de functie en de specifieke taken cntacteer Evelyn Dierick, teamverantwrdelijke wijkteams OCMW Krtrijk, tel.nr.: 0473/ Wij verwachten je mtivatiebrief en CV, samen met een kpie van je diplma, uiterlijk p dnderdag 6 juli 2017, per mail gericht aan cmw.selecties@krtrijk.be Alle infrmatie ver deze selectie vind je p 6

7 Functiebeschrijving administratief medewerker gemengd Identificatiegegevens Functie: administratief medewerker Functietitel: administratief medewerker gemengd Niveau/rang: administratief medewerker C 1-3 Plaats in het rgangram: de administratief medewerkers werken in 1 van de directies van het OCMW Krtrijk Aard van de functie: Functiefamilie: cntractueel administratief medewerker Psitinering in de rganisatie Leiding krijgen van: Cllega s in de functie: financieel beheerder/directeur/cördinatr/ diensthfd/teamverantwrdelijke de cllega s van de dienst Del van de functie De administratief medewerker verzrgt een geheel van administratieve en uitverende taken teneinde de werking van een team f een dienst te ndersteunen. De administratief medewerker verzrgt het nthaal van een team f een dienst, verleent inf en verwerkt vragen van interne en/f externe klanten, teneinde een vltte, crrecte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren. Verantwrdelijkheidsgebieden 1. je fungeert als administratief dssierbeheerder m te kmen tt een kwaliteitsvlle en crrecte administratie taken:.a. je beheert de ju tegewezen dssiers pr-actief in functie van juw specifieke kennis je cntrleert en vervlledigt juw dssiers je legt cntacten met interne en externe klanten en/f medewerkers die ndig zijn m juw dssiers ptimaal te beheren je past crrecte prcedures te 2. je zrgt vr een klantvriendelijk nthaal en efficiënte dienstverlening aan interne f externe klanten taken:.a. je geeft infrmatie, beantwrdt vragen en verwijst mensen crrect dr 7

8 je vult dcumenten van de klanten in en verwerkt ze crrect en tijdig je beantwrdt brieven, mails, faxen, telefnprepen, crrect en vriendelijk, rekening hudend met de huisstijlregels je staat mee in vr een klantvriendelijke nthaalruimte: hangt de penings- en sluitingsuren uit, stelt infrmatie ter beschikking, staat in vr de aankleding van de nthaalruimte, 3. je vert administratieve pdrachten uit in pdracht en in functie van het team f de dienst teneinde de dienstdelstellingen te helpen realiseren taken:.a. je maakt bestanden p, vult ze aan f hudt ze actueel je verwerkt vrstellen van diverse bestuursrganen en vlgt ze p je interpreteert reglementering, wetgeving en technieken en past ze te je stelt brieven en s p, crrect en vriendelijk, cnfrm de geldende richtlijnen 4. je bereidt vergaderingen en/f verlegmmenten vr en helpt mee m ze te rganiseren teneinde de cllega s van de dienst administratief te ndersteunen taken:.a. je stelt dssiers administratief samen, ter vrbereiding van een vergadering je maakt verslagen bij f na vergaderingen je rganiseert de bezetting van vergaderlkalen, belegt vergaderingen en helpt mee bij het rganiseren van kleine evenementen je beheert en cnsulteert de agenda van uw leidinggevende 5. je werkt mee aan een efficiënte interne werking van de dienst teneinde te kmen tt een crrecte en vltte afhandeling van de administratie. taken:.a. je verlegt met cllega s m de werking van de dienst te verbeteren je stelt je expertise ter beschikking van de cllega s je signaleert beheften, tekrten en knelpunten rndm de eigen werking, de werking van de dienst f dienstverlening en denkt actief mee rnd plssingen je verzamelt dienst f teamgebnden gegevens, cntrleert ze en stelt ze ter beschikking van de cllega s 6. je buwt mee aan een gede teamwerking m tt een psitieve, cllegiale werksfeer te kmen taken:.a. je hebt een actieve inbreng bij de werkbesprekingen in het team je leeft teamafspraken na je helpt mee aan diverse pdrachten, eigen aan de dienst je helpt cllega s in het uitveren van hun taken, indien ndig 7. je vert de pgedragen taken autnm uit en ziet te p een kwalitatieve uitvering ervan taken:.a. je plant je activiteiten en zrgt vr een crrecte en tijdige uitvering ervan je bepaalt zelf de pririteiten in je werk en legt een takenlijst aan je cntrleert je taken en past ze aan indien ndig je rapprteert aan je leidinggevende 8. je hebt aandacht vr je eigen prfessinele ntwikkeling zdat je je werk p een kwaliteitsvlle manier kan uitveren taken:.a. je bent bereid m vrmingen, trainingen en pleidingen te vlgen die relevant zijn vr het werk je vraagt naar feedback bij de leidinggevende en cllega s je leest de ndige vakliteratuur 8

9 je neemt infrmatie in je p en past die te p je uit te veren taken Cmpetenties VAKKENNIS: gedreven zijn m je vak te kennen en bij te leren niveau 1: - je beschikt ver de kennis en vaardigheden m je functie naar behren te vervullen en je kan ze tepassen waar ndig - je staat pen vr nieuwe zaken en feedback en maakt gebruik van kansen vr pleiding en ntwikkeling je vert pdrachten uit binnen de afgesprken kaders je kent de draagwijdte van de wetgeving, ndig vr de uitefening van je functie je kent de sftware en netwerktepassingen die ndig zijn m je jb uit te efenen je kent de rganisatie waarin je werkt je staat pen vr feedback m je werk te verbeteren je bent bereid m te leren je vraagt m uitleg en telichting wanneer iets niet duidelijk is RESULTAATGERICHTHEID: gedreven zijn m p tijd je delen te halen niveau 1: je werkt gericht en actief aan het bereiken van de vrpgestelde delen je gaat ervr m de taken af te werken binnen de afgesprken termijn je zekt naar de meest ptimale werkwijzen en middelen m een ged resultaat te hebben je gaat duurzaam m met materiaal en middelen je blijft je werk cntrleren p futen je blijft hfd- en bijzaak in het eigen werk nderscheiden je reageert rustig en vriendelijk bij prblemen, negatieve feedback en nvrziene situaties je signaleert p tijd teveel f te meilijk werk ZELFSTANDIG WERKEN: gedreven zijn m ptimaal en znder tezicht f cntrle te werken niveau 1: je vert taken zelfstandig uit en kan het eigen werk rganiseren je vert je taken p een zelfstandige manier uit je blijft aandachtig bij rutineuze taken je levert verzrgd werk af, znder futen en nnauwkeurigheden, k nder tijdsdruk je brengt structuur aan in de veelheid van taken je staat pen vr vernieuwing je staat pen vr feedback van anderen je laat je dcumenten p die manier achter zdat anderen hierin hun weg gemakkelijk kunnen vinden INNOVATIE EN CREATIVITEIT: gedreven zijn m te verbeteren en vernieuwen niveau 1: je staat pen vr vernieuwing en zekt mee naar alternatieve werkwijzen je stelt bestaande zaken ter discussie je zekt mee naar alternatieven je staat pen vr nieuwe ideeën, plssingen, prcedures en methdes je neemt deel aan veranderingsprcessen je ziet en signaleert regelmatig kansen f pprtuniteiten binnen de eigen taak f p dienstniveau je bedenkt sms nieuwe werkwijzen binnen de eigen taakuitvering f de dienst je hebt g vr cultuurverschillen en benut die m vernieuwing in te veren 9

10 SAMENWERKEN definitie: gedreven zijn m de delen van het team te bereiken niveau 1: je werkt met je cllega s aan gezamenlijke pdrachten, respecteert de gemaakte werkafspraken en nderhudt een gede werksfeer je leeft afspraken met leidinggevenden en cllega s na je hudt rekening met cllega s: bvb. bij taakverdeling, verlfplanning, teamvrzieningen, je stelt je pen en cnstructief p in de samenwerking met je cllega s je gaat respectvl m met anderen en tnt waardering vr ieders eigenheid en mening je bent vriendelijk, lyaal en respectvl in de dagelijkse mgang met je cllega s je ziet wanneer een cllega hulp ndig heeft en helpt spntaan je verwittigt tijdig als je een afspraak niet kan nakmen INZET EN MOTIVATIE definitie: gedreven zijn en zich inspannen m het werk z ged mgelijk te den niveau 1: je neemt initiatief, neemt verantwrdelijkheid, tnt leerbereidheid en nderneemt acties binnen je eigen takengebied (reactief) je kmt uit eigen beweging tt actie je start zelf een nieuwe taak p als het werk klaar is f vraagt naar een nieuwe taak je nderneemt gerichte acties m cncrete prblemen p te lssen je speelt spntaan in p kansen die zich aandienen je nderneemt acties p basis van glbale richtlijnen je det zelf vrstellen vr eigen bijschling je stelt alles in het werk m je taken tt een ged einde te brengen KLANTGERICHTHEID: gedreven zijn m de klant te helpen niveau 2: je denkt actief mee, speelt in p de vragen en wensen van de (interne en externe) klant en vlgt ze p je licht de klant crrect in ver alle zaken waar hij belang bij heeft je zekt een antwrd p iedere vraag f verwijst dr naar de juiste persn je streeft naar klantentevredenheid en nderneemt acties m klantgerichter te werken je behandelt elke klant gelijkwaardig en verzekert een discrete behandeling van zijn vraag je beperkt je niet tt de directe f uitgesprken vraag je vlgt de vraag en de gebden plssing verder p je denkt mee met de klant en levert een gepersnaliseerde service waar ndig KWALITEITSVOL WERKEN: gedreven zijn m werk af te leveren dat vldet aan de gevraagde nrmen niveau 1: je werkt crrect en verzrgd vlgens de afspraken je velt je verantwrdelijk vr de kwaliteit van het eigen werk je cntrleert je eigen werk vraleer het afgeleverd wrdt je stuurt bij als de kwaliteit ndermaats is je vlgt de vrgeschreven prcedures je besteedt aandacht aan de inhud en de vrmgeving van het af te leveren werk je laat, in geval van nzekerheid, het resultaat dr een cllega cntrleren 10

11 je kmt gemaakte afspraken altijd na ORGANISATIEBETROKKENHEID: gedreven zijn m de belangen van de rganisatie te verdedigen bij anderen en zich verbnden velen met de rganisatie, taak en functie niveau 1: je tnt respect vr de rganisatie en hudt je aan de regels, afspraken en prcedures van de rganisatie/directie/departement/dienst/ het team je tnt belangstelling vr het OCMW Krtrijk als rganisatie je uit je ver de rganisatie p een gepaste en neutrale manier, bij kritiek, beslissingen die niet vereenkmen met de eigen mening f inzichten,. je gaat altijd zrgvuldig m met vertruwelijke f delicate infrmatie je handelt altijd met het g p het klant-, dienst- en rganisatiebelang je draagt een psitief imag uit van het OCMW Krtrijk je brengt k vervelende pdrachten tt een ged einde je bent eerlijk tegenver je cllega s en de rganisatie COMMUNICATIE: gedreven zijn m infrmatie ver te brengen en te ntvangen niveau 1: je hanteert een crrecte en verstaanbare taal, je luistert en kan een bdschap begrijpelijk verbrengen je schrijft helder en beknpt je handhaaft de huisstijl je beperkt vakjargn je vraagt dr p gegeven infrmatie je kan het belangrijke van het nbelangrijke nderscheiden in je rapprtering je frmuleert helder en duidelijk de eigen standpunten je vraagt en luistert naar andermans standpunten en argumenten 11

12 Telatings- en aanwervingsvrwaarden Om tegang te hebben tt de functie met de kandidaat: een gedrag vertnen dat in vereenstemming is met de eisen van de functie waarvr hij/zij slliciteert: aantnen via attest ged zedelijk gedrag (recent attest wrdt pgevraagd vóór de indiensttreding) de burgerlijke en plitieke rechten genieten p de dag van het afsluiten van de inschrijvingen medisch geschikt zijn vr de uit te efenen functie, in vereenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvering van hun werk: uiterlijk p het mment van de indiensttreding Om in aanmerking te kmen vr aanwerving met de kandidaat: slagen vr het aanwervingsexamen vlden aan de diplmavereiste: beschikken ver een diplma hger middelbaar nderwijs vlden aan de vereiste ver taalkennis, pgelegd dr de wetten p het gebruik der talen in bestuurszaken, gecördineerd p 18 juli 1966 Buitenlandse diplma s die bij NARIC Vlaanderen gelijkwaardig zijn verklaard, kmen eveneens in aanmerking. 12

13 INFORMATIE OVER DE SELECTIE 1. DE SELECTIECRITERIA ZIJN VOLGENDE COMPETENTIES: vakkennis zelfstandig werken samenwerken klantgerichtheid cmmunicatie resultaatgerichtheid nauwkeurig werken plannen en rganiseren 2. DE SELECTIETECHNIEKEN ZIJN: Preselectie (indien meer dan 30 geldige kandidaten p de dag van afsluiten inschrijving) Dit nderdeel van de selectie is eliminerend. Kandidaten dienen minimum 2 jaar relevante ervaring in administratieve taken aan te tnen m tegelaten te wrden tt het vlgend nderdeel van de selectie Schriftelijke pref Dit nderdeel van de selectie is eliminerend. De kandidaten meten 60% behalen m tegelaten te wrden tt het vlgende nderdeel van de selectie. Mndelinge pref vraagstelling dr de jury gedragsgericht interview Dit nderdeel van de selectie is eliminerend. De kandidaten meten 60% behalen m tegelaten te wrden tt het vlgende nderdeel van de selectie. 3. WERFRESERVE en AARD VAN DE PROCEDURE alle geslaagde kandidaten wrden pgenmen in een werfreserve die lpt van 1 september 2017 tt 31 augustus 2019 deze selectie betreft een gewn examen, dat resulteert in de psmming van de geslaagde kandidaten, met mtivatie 13

14 4. VERLOOP VAN DE SELECTIE indienen van de kandidaturen: tegen uiterlijk dnderdag 6 juli 2017 aanvaarden/weigeren van de kandidaten: raad dnderdag 13 juli 2017 preselectie (eventueel): vrijdag 14 juli 2017 schriftelijke pref: 17 juli 2017 mndelinge pref: week 21 augustus 2017 aanstelling in de raad van 31 augustus 2017 indiensttreding vanaf ten vregste 1 september MEEREKENBARE ANCIENNITEIT BIJ INDIENSTTREDING er wrdt geldelijke anciënniteit tegekend vr werkelijke diensten in statutair f cntractueel verband, geleverd in de penbare diensten, zals vrzien in art. 127 van de RPR vr het persneel er wrdt tevens relevante privé-ervaring f relevante ervaring uit een zelfstandige activiteit tegekend beide tekenningen kunnen samen leiden tt max. 18 jaar geldelijke anciënniteit bij de indiensttreding 6. VERLONING weddeschaal C1 C3 Brut maandwedde 0 jaar anciënniteit: 1.852,51 beginwedde Brut maandwedde 23 jaar anciënniteit: 3.390,57 eindwedde 14